Factuurnummers oplopend verwerken in administratie

[CLabs]

Goedendag,

 

Wij hebben een Amerikaans bedrijf overgekocht.

Hier kregen wij vanzelfsprekend ook het order systeem bijgeleverd.

 

Een regelrechte ramp, en een enorme bende. Achteraf gezien hadden we er beter aan gedaan om de klanten over te zetten naar ons eigen order systeem.

Niet bijster ingericht op de EU, problemen met currency bijvoorbeeld: zo willen wij van USD naar EUR. Hoewel er opties zijn voor meerdere valuta, gaat het omzetten niet omdat de software in de database niet verankerd heeft in welk valuta de reeds uitgeschreven facturen zijn; en doet dan net alsof het betaalde bedrag van "5.00 USD" opeens "5.00 EUR" is, en meer van dat soort fratsen; derhalve blijven die klanten in USD uitgeschreven worden. (Niet perse een probleem, maar toch zien we dat liever anders. Hier gaan we nog aan werken.)

Ook moesten wij voor de nieuwe EU VAT regels de meest smerige hacks schrijven om controle te laten plaatsvinden. Doordat we eerst het systeem moesten inpassen aan de nieuwe BTW regels, hebben we wat minder tijd kunnen spenderen aan onderstaande overige problematiek. Dit had top prioriteit.

 

Enfin, even lekker de frustraties eruit getikt te hebben: we hebben een behoorlijk aantal problemen opgelost en hebben het nu in principe werkend onder Nederlandse wetgeving; met nog een paar kleine babyziektes. Hoewel de administratie in orde is, gaat nog niet alles 100% zoals we het willen (zoals ECB conversie), maar gezien dat handmatig aangepast wordt op dit moment terwijl we nog druk aan het scripten zijn, verwachten we dat de belastingdienst daar niet heel moeilijk over doet dat dit nu nog niet automatisch gebeurd en niet per direct in de factuur notities verschijnt. (Wat volgens mij ook geen verplichting is, maar wel zo netjes.)

Uiteindelijk moet alles overgezet worden naar EUR.

 

Echter nu doen de volgende problemen zich voor, waar ik wat vragen over heb:

 

1.) Er staat een godsvermogen aan onbetaalde facturen in het systeem. Het bedrijf vond het kennelijk niet nodig om dit goed te onderhouden. We zijn voornemens om al deze onbetaalde facturen, en bijbehorende klanten accounts, er uit te gooien zodat we een schone administratie overhouden. Een grote opruiming, zegmaar. Mag dat?

De facturen zijn uitgeschreven toen het nog in Amerikaanse handen was, en derhalve lijkt het me ongepast als wij daar tig kredit nota's voor gaan uitschrijven. Dat komt immers niet overeen met de uitgeschreven facturen, daar het toen nog niet van ons was en derhalve geen deel hebben uitgemaakt van onze administratie. Dan zouden er credit facturen verschijnen voor nota's die wij nooit zelf uitgeschreven hebben, het lijkt me niet dat dat de bedoeling is.

 

2.) De factuurnummering zal niet doorlopend zijn omdat we dus zoveel facturen moeten verwijderen. Sinds de overname zijn er wel legitieme facturen uitgeschreven en door klanten voldaan, maar er kunnen gaten ontstaan bij het opruimen van de inactieve accounts van niet betalende klanten die allang met de noorderzon zijn vertrokken. Als wij hiervan een notitie maken in onze administratie zodra de opruiming voltooid is, en hierna prima aan de doorlopende nummering voldoen: zijn we dan wettelijk gezien correct bezig? Het klinkt ons toch ietwat vreemd in de oren dat dit niet zo zou zijn, gezien het eerst onder Amerikaanse wetgeving viel en pas sinds de overname onder Nederlandse wetgeving. We doen er alles aan om de bende op te ruimen en zo geheel te voldoen aan de Nederlandse wet, maar dan is eerst die opruiming noodzakelijk; hetgeen daar gaten zal gaan creeeren. Hierna zal het echter heel netjes voldoen aan doorlopende nummering.

Moeten we de belastingdienst hiervan op de hoogte stellen, of zou een notitie met grondige uitleg van het achterliggende probleem dat ontstaan is bij de overname voldoende zijn bij een eventuele controle?

 

3.) De software schrijft facturen doorlopend uit, maar verandert elke maand de prefix. Mag dat?

Als voorbeeld:

In Maart worden de facturen ABC-032015-001 tot ABC-032015-300 uitgeschreven.

In April worden de facturen ABC-042015-001 tot ABC-042015-300 uitgeschreven.

In Mei zullen de facturen ABC-052015-001 tot ABC-042015-300 uitgeschreven worden.

 

De factuurnummers zijn dus uniek, maar worden per maand gecategoriseerd en de telling na het laatste streepje begint elke maand opnieuw.

Het zijn unieke nummers, het zijn doorlopende nummers, maar maandelijks wijzigt het middelste deel van de factuurnummers dus.

Is dat onder Nederlandse wet toegestaan, of moet het over heel 2015, met 300 facturen per maand, als ABC-2015-001 tot ABC-2015-3600 uitgeschreven worden?

 

 

Alvast hartelijk dank voor de reacties!

 

 

[aanpassing: titel]

[R.I.P. - Benm]

Dat is een lastige. Factuurnummers moeten opvolgend zijn, maar je mag wel meerdere reeksen hanteren. Ik weet niet of er een precedent is voor de situatie waarbij per maand een nieuwe reeks wordt gebruikt, maar ergens lijkt me de technische beperking wel een mogelijke verklaring.

 

Je zou de situatie ook aan de inspecteur kunnen voorleggen. Die opeenvolgende factuurnummers zijn ter bestrijding van fraude, maar je hebt een redelijke legitieme reden om het per maand te willen nummeren. Wellicht is het zo'n probleem zolang je maar een gedegen administratie bijhoudt.

 

Wat je met de facturen uit het verleden moet is een andere kwestie. Als de onderneming voor de overname vanuit amerika bedreven werd en op een gegeven datum is overgegaan naar nederland kan het goed zijn dat alles van voor die overname, fiscaal gezien, geen issue in nederland is omdat de activiteiten niet in nederland plaatsvonden.

[prinsrachid]

Op zich toch wel leuk om te lezen. Het is met Amerikaanse bedrijven sowieso vaak stoeien als het gaat om orders voor elkaar te krijgen vanwege valutaverschillen of antieke orderprocessen.

 

1.) Er staat een godsvermogen aan onbetaalde facturen in het systeem. Het bedrijf vond het kennelijk niet nodig om dit goed te onderhouden. We zijn voornemens om al deze onbetaalde facturen, en bijbehorende klanten accounts, er uit te gooien zodat we een schone administratie overhouden. Een grote opruiming, zegmaar. Mag dat?

Dat lijkt me niet echt aan te raden. Al is het maar voor de controleerbaarheid achteraf. Eigenlijk zou je voor iedere factuur een credit moeten maken en ze vervolgens tegen elkaar moeten wegboeken. Op die manier kun je laten zien wat de situatie was en wat je daar vervolgens aan gedaan hebt. Als je zomaar facturen gaat weggooien, kan bij een controle alleen worden vastgesteld dat je "iets" hebt lopen wissen. Dan sta je er gekleurd op.

 

Wat ik me hierbij alleen afvraag is hoe deze 'open' facturen geregistreerd staan. Stonden die bij de overname op de balans als facturen die nog voldaan moesten worden? En zo ja, waren die onderdeel van de overname? Of zijn dat onverschuldigde facturen? Als deze openstaande facturen namelijk niet op de balans staan en je zou gaan crediteren, dan moet je natuurlijk zorgen dat deze creditfacturen niet in het verlies vallen!

 

Een andere vraag die bij me opkomt: als er zoveel omzetfacturen in het systeem staan, lijkt het erop dat de omzet daarmee optisch is opgeblazen, terwijl de facturen eigenlijk overschuldigd lijken te zijn. Of hebben ze dit systeem tevens als een soort van offertemachine gebruikt?

 

2.) De factuurnummering zal niet doorlopend zijn omdat we dus zoveel facturen moeten verwijderen.

Dat zou ik niet adviseren. Ik zou voor administratieve doeleinden alle facturen crediteren. Op die manier kun je ze veilig uit je systeem tegen elkaar wegboeken. Het enige probleem dat je daarbij in het oog moet houden is dat die crediteringen goed in het resultaat worden verwerkt! Je zou misschien nog een separate "overname-crediterings-factuurnummerreeks" kunnen overwegen. Die reeks gebruik je dan volledig voor de creditfacturen van oude onverschuldigde facturen, die je vervolgens ook buiten het resultaat houdt.

 

Maar wat je ook doet, maak een beknopt verslag van wat je doet. Op die manier kun je later makkelijk terugvinden wat en waarom je bepaalde dingen hebt gedaan.

 

3.) De software schrijft facturen doorlopend uit, maar verandert elke maand de prefix. Mag dat?

Ja, nummeren per maand is geen enkel probleem. Dat mag gewoon. Alleen binnen de maandreeksen mogen geen gaten vallen. Dus je moet elke maand met 1 beginnen. En als je facturen wilt 'wegboeken' zul je daarvoor een creditfactuur moeten maken met het op dat moment volgende nummer.

[CLabs]

Hallo,

 

Hartelijk dank voor de reacties, en excuses voor de trage terugkoppeling.

 

Dat is een lastige. Factuurnummers moeten opvolgend zijn, maar je mag wel meerdere reeksen hanteren. Ik weet niet of er een precedent is voor de situatie waarbij per maand een nieuwe reeks wordt gebruikt, maar ergens lijkt me de technische beperking wel een mogelijke verklaring.

 

Dit schijnt gewoon te mogen, mits de reeks wel opnieuw start.

Je mag ook per klantnummer een reeks voeren en dergelijken, zolang het maar bij het begin begint.

 

Wat je met de facturen uit het verleden moet is een andere kwestie. Als de onderneming voor de overname vanuit amerika bedreven werd en op een gegeven datum is overgegaan naar nederland kan het goed zijn dat alles van voor die overname, fiscaal gezien, geen issue in nederland is omdat de activiteiten niet in nederland plaatsvonden.

Dat lijkt me niet echt aan te raden. Al is het maar voor de controleerbaarheid achteraf. Eigenlijk zou je voor iedere factuur een credit moeten maken en ze vervolgens tegen elkaar moeten wegboeken. Op die manier kun je laten zien wat de situatie was en wat je daar vervolgens aan gedaan hebt. Als je zomaar facturen gaat weggooien, kan bij een controle alleen worden vastgesteld dat je "iets" hebt lopen wissen. Dan sta je er gekleurd op

 

Ik heb hier even met de belastingdienst over gesproken.

Die vonden het ook een bizar lastige situatie, maar: je mag niet voor facturen die niet onder Nederlandse wetgeving vielen zondermeer een credit nota aanmaken.

Want dat zou van toepassing zijn op je omzetbelasting, terwijl de facturen voorheen daar helemaal geen betrekking toe hadden. Als je nu dus onder de NL wetgeving voor die facturen een credit nota aan gaat maken: dan klopt je administratie voor geen meter.

 

... Maar zomaar verwijderen is inderdaad ook niet zo'n pracht situatie.

Wat wel raar was dat er werd gesteld "credit nota's aanmaken puur om de nummering goed te houden, daar wordt ook bij gefronst"; maw: dat mag ook niet zomaar, mede vanwege wat ik hierboven beschreven heb.

 

Ik zit nu dus in de situatie:

1.) Ik heb er een zooi facturen erin staan die nergens op slaan en er niet thuishoren

2.) Ik mag ze niet zomaar verwijderen als ik de nummering kloppend wil houden

3.) Ik mag niet zomaar een credit nota aanmaken voor die klanten, althans: niet voor de facturen die zijn uitgeschreven toen het nog onder Amerikaanse wetgeving viel; er zijn nog een aantal nutteloze facturen uitgeschreven (met BTW) na de overname; die moeten wel een credit nota krijgen. Of dat 1 credit nota per klant waarop alle foute nota's worden weggeboekt mocht zijn, dat moest ik aan de inspecteur vragen; want daar durfden ze geen uitspraak over te doen.

 

Een alternatief wat ik heb is dat ik alle facturen van *voor* Nederlandse wetgeving op "CANCELLED" (vervallen) zet.

Dan:

1.) Hoef ik geen credit facturen uit te schrijven

2.) De nummering blijft kloppen

3.) De facturen staan dan gemarkeerd als "niet van toepassing" en kunnen genegeerd worden.

 

MAAR... Op die oplossing durfden ze ook niet te zeggen of dat wel mocht.

Ook dat moet aan de inspecteur voorgelegd worden, want die heeft daar ervaring mee.

 

Een andere vraag die bij me opkomt: als er zoveel omzetfacturen in het systeem staan, lijkt het erop dat de omzet daarmee optisch is opgeblazen, terwijl de facturen eigenlijk overschuldigd lijken te zijn. Of hebben ze dit systeem tevens als een soort van offertemachine gebruikt?

 

De omzet was gebaseerd op daadwerkelijke omzet via de bank en op terugkerende betalingen die wel degelijk geregistreerd stonden.

Niet op basis van de facturen. Die omzet komt dus behoorlijk overeen, al waren sommige klanten niet blij met de overname door een Europees bedrijf en die zijn weggegaan, maar daar tegenover zijn er weer wat bijgekomen; dus dat staat weer quite. ;)

 

 

 

Wat een hel af en toe, die administraties. :)

Als je eenmaal tussen de regels invalt krijg je soms een beetje moedeloos gevoel.

Maar uiteindelijk komt het vast wel goed en wordt die administratie netjes in orde gebracht. :)

[prinsrachid]

Een alternatief wat ik heb is dat ik alle facturen van *voor* Nederlandse wetgeving op "CANCELLED" (vervallen) zet.

Dat is eigenlijk wat ik beoogde met mijn voorstellen om een soort annuleringsreeks te maken exclusief voor deze facturen. Die kun je dan buiten de boeken houden, als heb je dan inderdaad het probleem dat die credits ná de overname zijn aangemaakt.

 

Maar als je de oude facturen kunt annuleren, dan lijkt me dat een alleszins acceptabele en elegante manier. Je verwijdert ze namelijk niet, dus het blijft controleerbaar. Maak overigens wel een gedateerde hardcopy (printje ofzo) van alle facturen die je nu op "CANCELLED" hebt gezet, zodat je bij een eventuele controle kunt aantonen dat er niets bij is verzonnen in een later stadium.

 

Succes!

[Zomaar iemand]

Is get gezien alle problemen toch niet beter om met het zelfde pakket een nieuwe administratie te beginnen en deze naar eigen smaak in te richten. Als ik het zo lees zouden er zomaar nog veel meer lijken in de kast kunnen liggen.