Hoe houd je al die E-invoices inzichtelijk?

[Easy does it]

Hallo,

 

We krijgen steeds meer E-invoices.

Nu is het voor velen al een crime om gewone facturen op te bergen laat staan

allemaal bestanden.

Ik ben zo vrij geweest een hulpje hierbij in te voegen.

Veel plezier ermee.

En verbeteringen mag ik graag "horen".

 

Groetjes

E-Invoices.xlsx

[Ward van der Put]

Misschien een idee om onder je doelgroep te polsen wie Google Drive en wie Microsoft OneDrive gebruikt?

 

In 7 of 8 stappen de URI van een bronbestand handmatig naar een spreadsheet kopiëren is geen aanlokkelijk idee. Laat het file system gewoon doen waar het goed in is.

[Easy does it]

Hallo,

 

Ja nog een leuke is e-mails;

 

Er is op de administratie ook een civielrechtelijke en fiscaal wettelijke bewaarplicht van toepassing: het bestuur is verplicht alle bescheiden (waaronder e-mailcorrespondentie) gedurende zeven jaren te bewaren (Artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek).

 

Artikel

[Ward van der Put]

Ja precies, inclusief e-mail met virussen in de bijlagen dus. ;D

 

(Hoewel je erover kunt discussiëren in hoeverre dat correspondentie is.)

[Easy does it]

Hallo,

 

In 7 of 8 stappen de URI van een bronbestand handmatig naar een spreadsheet kopiëren is geen aanlokkelijk idee. Laat het file system gewoon doen waar het goed in is.

 

Ik zal het wat nader toelichten.

In mijn "systeem" sla je de facturen op onder factuurnummer.

De locatie ligt vast in de parameters.

A.d.h.v. van factuurnummer en parameter wordt de koppeling automatisch gelegd.

Verder niets voor nodig ook geen VBA routines.

 

Voor een "open" systeem moet je even de naam intikken of plakken als je intikken teveel werk vindt.

De locaties moet je eenmalig vastleggen.

Je kan de simpele tool ook in je eigen boekhoud werkmap gebruiken hij werkt dan net zo goed.

 

" All it costs is an open mind".

Your welcome,

 

 

[Ward van der Put]

In mijn "systeem" sla je de facturen op onder factuurnummer.

Bij ontvangen facturen is de logica in factuurnummers en bestandsnamen echter zoek. Dan krijg je juweeltjes zoals jaarfactuur_2016.pdf met factuurkenmerk FK-16868-22308393 naast creditnota foobar_67890_ideal_4831649.pdf met factuurnummer 4831649 (twee concrete voorbeelden uit mijn administratie).

 

Daarom zou ik die logica een niveau hoger aanbrengen: in de mapnaam in plaats van de bestandsnaam. Alles van mei 2016 sla ik daarom op in de map /2016/05/, alles van juni 2016 in /2016/06/ enzovoort. In combinatie met datumfuncties in een spreadsheet kom je dan uiteraard een heel eind.

 

Kun je iets dan nog niet terugvinden, dan biedt Google Drive nog een oplossing: Google is erg goed* in zoeken.

 

^{* Goed maar niet perfect: Gmail zoekt wel in PDF-bijlagen maar niet in CSV-bestanden.}

 

[Easy does it]

Hallo,

 

Even over de juweeltjes :).

Ik gebruik gewoon de betalingsreferentie (debiteurennummer/factuurnummer) die is uniek en niet te lang. Kun je ook toetsen of factuur al geboekt is alleen factuurnummer is een probleem want iedereen begint met 2016-0000 :).

 

Je kan anderzijds de sleutel net zolang maken als je wil.

Met het & (van gend & Loos) teken plak je gewoon de hele boekingsregel aan elkaar als referentie als die niet uniek is weet ik het ook niet meer.

 

Het is inderdaad verstandig geen leestekens te gebruiken want die moet je allemaal vervangen door _ (underscore) vervangen wat ik niet zo mooi vindt het is wel mogelijk met vervangen tekst.

 

Het probleem met voorbeelden is dat ze niet altijd "Best Practice " hoeven te zijn.

 

[Ward van der Put]

Het probleem met voorbeelden is dat ze niet altijd "Best Practice " hoeven te zijn.

Als anderen je factureren zonder daarbij best practices te volgen, moet je zelf GIGO voorkomen.

 

Een best practice is ook zoveel mogelijk van dit soort praktijkvoorbeelden in unittests verzamelen en dan doorontwikkelen tot je geen rode Fail-vlaggetjes meer over hebt: red/green/refactor. 8)

[Easy does it]

Hi,,

 

UBL gebruikt ook dit soort lange documentnamen waarin eerste letters crediteurennaam, debiteuren- en factuurnummer, datum, soort factuur e.d. worden gebruikt. Veel boekhoudpakketten gebruiken nu ook UBL om vanuit e-mail (UBL format) direct de inkoopfactuur vanuit e-mail in te lezen.

Als je alleen pdf ontvangt (of verstuurt bij verkoopfactuur) kun je voor € 0,35 online converteren.

Vaak is controle KvK nummer inbegrepen maar ik weet niet of dat adequaat spookfacturen bestrijdt.

 

Geeft wel te denken, maar je moet ook keuzes maken!

Kan niet voor een zeer scherpe prijs aanbieden en alle mogelijkheden in de markt overtreffen.

 

Voor bezitters van de reguliere pakketten zou ik zeker aanbevelen om het eens te bekijken.

Vraag is of je voor de boeking dan € 0,35 per boeking extra wilt betalen en dan je mail wil converteren en inlezen. Wellicht dat in de toekomst ook dit nog gestroomlijnd wordt.

Lijkt mij logisch als je een flinke prijs voor je pakket vraagt.

Maar dan blijft nog de vraag wil je alles blind boeken en klaarzetten voor betaling?

Misschien dat een controle op bestaande crediteuren nog een oplossing biedt.

Ik neem aan dat niemand de crediteuren voor spookfacturen in zijn bestand wil hebben.

Een zwarte lijst is dan ook makkelijker te maken door service en pakket aanbieders maar dat zal wel waarschijnlijk niet mogen om privacy redenen.

 

Groetjes

 

 

 

 

[colombo]

Hoe zit dat eigenlijk met tankbonnetjes? Ik heb er een aantal liggen die ik destijds goed heb kunnen scannen maar waarvan de inkt nu langzamerhand begint te vervagen. Moet je daar een copy van maken zodat het op papier leesbaar blijft of is enkel bewaren in de originele vorm voldoende?

Als het origineel onleesbaar wordt is dat natuurlijk niet voldoende. De factuur moet toegankelijk blijven. Maar of je dan een papieren kopie of een elektronische scan mag/moet maken staat nergens ;)

 

Vervagen van thermisch geprinte bonnetjes is trouwens niet het grootste probleem; een kopie/scan is zo gemaakt. Digitale duurzaamheid is veel lastiger, blijkt uit de brochure geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht.

 

Wanneer u gebruikmaakt van bijvoorbeeld elektronisch bankieren of online

boekhouden, dan moet u ervoor zorgen dat u gedurende de wettelijke termijn

toegang houdt tot de betreffende internetomgeving. Of u moet op een andere

manier de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van

de gegevens (integriteit van de inhoud) van de betreffende transacties waarborgen.

Bij online diensten moet je dus eigenlijk nog 7 jaar toegang hebben nadat je stopt met het gebruiken van de dienst. Dat geldt dan ook voor:

 

Met name Google Adsense en eBay ^{(meen ik me zo te herinneren)} hadden van die 'facturen' die geen mooie pdf waren, maar domweg op een webpagina stonden

Ik ken het, heb ook een paar opgeslagen HTML pagina's van Google Adwords in de administratie. Een fatsoenlijke factuur kan er helaas niet af.

 

Na een scan kun je altijd nog weer een print maken :)

 

Zijn digitale afschriften en jaaropgaven voldoende? Aan het begin van het jaar download ik van alles wat ik maar kan downloaden en bewaar dat (zoveel mogelijk) onder de originele bestandsnamen.

 

Mbt facturen die geen pdf oid zijn gebruik ik de optie "printen naar XPS" en sla het bestand op. Overigens heeft Google Drive een ingebouwde XPS-viewer. Lukt het printen naar XPS niet of ziet het er gebrekkig uit dan probeer ik de hele html-toestand offline te krijgen en ook print ik het uit en scan ik het.

[Easy does it]

Hallo,

 

Ik sla alles op als pdf.

ook een site kun je "uitprinten" als pdf.

Pdf is vrij constant en blijft waarschijnlijk "leesbaar".

Microsoft heeft nogal de gewoonte documentviewers en formats te veranderen.

Verder als het archief koel en donker is denk ik dat alles redelijk leesbaar blijft.

 

Banken stappen steeds meer over op alleen elektronische afschriften de overheid wil vanaf 1 januari 2017 alle leveranciers verplicht stellen facturen elektronisch (UBL-formaat) in te dienen.

De conventionele factuur en ook de pdf verdwijnen uiteindelijk geheel uit beeld.

Dus mag je wel verwachten dat de archiefplicht ook elektronisch wordt.

Hoe moet je het anders doen als je niets meer krijgt?

 

[Acrobat Reader]

Pdf is vrij constant en blijft waarschijnlijk "leesbaar".

Microsoft heeft nogal de gewoonte documentviewers en formats te veranderen.

Verder als het archief koel en donker is denk ik dat alles redelijk leesbaar blijft.

 

Hallo,

 

Ik ben redelijk ervaren met PDF en PDF readers

 

PDF's zijn minstens 10 jaar houdbaar bij een constante temperatuur tussen 7 en 15 graden celcius

 

Nu heb ik laatst iets gelezen over documenten bewaren "in de wolken", en dat schijnt helemaal een hype te worden, maar ik ben wel benieuwd of je dan vooraf buienradar moet checken?

[Easy does it]

PDF's zijn minstens 10 jaar houdbaar bij een constante temperatuur tussen 7 en 15 graden celcius .

 

Grappig,

 

Maar dat sloeg op hardcopy met vervagende inkt.

Leek mij wel duidelijk gezien voorgaande vragen en

dat een archief iets anders is als een mapje pdf's.

 

Groetjes

[Acrobat Reader]

Grappig,

 

Maar dat sloeg op hardcopy met vervagende inkt.

Geef mij maar PDF, dat lusten de zilvervisjes niet.