Eenmanszaak 2 werkzaamheden en administraties combineren tot 1 geheel.

[dnhems]

Goedemiddag,

 

Mijn vraag gaat over het combineren van 2 softwarepakketten m.b.t. de administratie.

Ik werk als eenmanszaak en het 2 activiteiten. Dit zijn werkzaamheden in media en in de sport.

Voor mijn administratie gebruik ik ook 2 systemen, 1 heb WeFact voor het stukje media en voor sport

heb ik een pakket waar ik ledenadministratie,roostering en facturatie voor die leden doe.

 

Deze combinatie maakt het erg lastig om aan het einde van het kwartaal de aangifte te doen en om een duidelijk overzicht te hebben over het totaalplaatje.

WeFact is wat meer uitgebreider met boekhouding en ik wil daar graag de aangifte in doen.

 

Hoe kan ik er nu toch voor zorgen dat ik een duidelijk overzicht heb in 1 pakket (WeFact)?

 

Is het een optie om in WeFact mezelf als klant aan te maken (Referentie naar werkzaamheden sport) en zo een factuur aan te maken voor het bedraag aan inkomsten uit de sportwerkzaamheden?

Wanneer ik die dan ook direct op betaald zet moet het toch kloppen?

 

Ik hoor graag jullie adviezen.

 

[verandering: titel]

[Anouk V]

Hoezo is WeFact uitgebreider met boekhouding? Ik dacht dat dit juist alleen een facturatiepakket was? Zie op de site ook verder weinig over boekhouding staan?

 

Als je beide werkzaamheden uiteindelijk toch in een systeem wilt hebben dan zou ik een goed systeem zoeken waar je ook de ledenadministratie ik kan doen en vanuit kan factureren.

 

De optie van de verkoopfactuur die je geeft begrijp ik niet helemaal. Als wat voor omzet/kosten ga je die factuur dan opnemen. En je zegt hem dan als betaald te zetten. Hoe geef je dan aan dat die betaald is?

 

Ik heb het idee dat je nu vanuit WeFact alleen kan factureren en aan kan geven if de factuur betaald is en verder helemaal geen boekhouding voert.

 

[Ron van der Kolk]

Deze combinatie maakt het erg lastig om aan het einde van het kwartaal de aangifte te doen en om een duidelijk overzicht te hebben over het totaalplaatje.

Dat zal de Belastingdienst bij een controle van harte met je eens zijn, vrees ik. Het zijn twee activiteiten, maar het is een eenmanszaak met (naar ik aanneem) een BTW nummer. Je moet daar aantoonbaar een deugelijke, samenhangende en inzichtelijke administratie voor voeren. Dat lijkt me ook voor iedereen makkelijker.

 

Is het een optie om in WeFact mezelf als klant aan te maken (Referentie naar werkzaamheden sport) en zo een factuur aan te maken voor het bedraag aan inkomsten uit de sportwerkzaamheden? Wanneer ik die dan ook direct op betaald zet moet het toch kloppen?

Een factuur naar jezelf sturen kan niet. Om dat als lapmiddel te gebruiken tussen twee halve administraties lijkt me daarnaast de zaak alleen maar ingewikkelder maken. Beide administraties kloppen dan eigenlijk niet meer.

 

Ik hoor graag jullie adviezen.

Zoals Anouk al aangeeft ben ik benieuwd naar de inhoud van je administratie. Er is veel meer dan verzonden facturen bijhouden. Denk aan inkoop, BTW op buitenlandse aankopen, afschrijvingen, privécorrecties en wat al niet.

 

Mijn advies: kies een goed boekhoudpakket. Als je facturen en ledenadministratie vanuit een aparte applicatie wilt doen is dat prima, maar zorg dan dat je voor elke met die aparte applicatie verzonden factuur een boeking maakt in je boekhoudpakket (handmatig of met een softwarekoppeling). Zo is er een volledige administratie in een pakket en hebben jij, je boekhouder en de Belastingdienst goed inzicht en overzicht.

 

[dnhems]

Wat ik aan boekhouding doe is enkel een factuur maken en een inkoopfactuur inboeken.

Dit kan beide in WeFact en werkt voor mij gewoon erg fijn. Aan de hand daarvan doe ik elk kwartaal aangifte. Aan het einde van het jaar stuur ik alles naar een externe partij voor de volledige boekhouding.

Je zou eigenlijk kunnen stellen dat ik simpel gezegd alleen een balans bij wil houden.

In dat geval is WeFact inderdaad enkel facturatie. Voorheen werkte ik in Acumulus en probeerde ik zelf een volledige boekhouding te voeren, maar ik merkte dat ik hier te laks in was. En eigenlijk alleen een balans wil bijhouden.

 

Los daarvan kan ik niet een ander pakket pakken voor mijn werk in de sport. Dat systeem is namelijk echt specifiek gemaakt voor sport. Leden kopen daar hun lidmaatschap en producten, plannen trainingen in en ontvangen daar de factuur uit. Ik kan daar geen facturen inboeken om een losse (sport) balans te krijgen. Wel kan ik een inkomstenoverzicht genereren.

 

Wanneer ik dan een overzicht genereer van maand x staat daar een bedrag. Laat even zeggen €200,-.

Dit zijn inkomsten die al door de klant betaald zijn, ze betalen namelijk direct.

Vanuit WeFact heb ik een aantal facturen gestuurd naar klanten voor mijn werk als cameraman. Laat zeggen €500,-

Om dan alles in WeFact te hebben en dus een duidelijk overzicht te krijgen voor de btw aangifte wil ik dan een factuur van WeFact aanmaken. Deze krijgt de naam: "Werkzaamheden sport maand x" en heeft het bedrag van €200,-.

Die zet ik meteen op "betaald" omdat de klanten al meteen betaald hadden en het bedrag gewoon al op de rekening staat.

 

Volgens mij heb ik dan toch gewoon een goed overzicht van alle inkomsten in 1 pakket?

Punt is wel dat ik dan dubbele facturen in mijn boekhouding heb zitten... de klanten hebben namelijk al een factuur en ik maak er naderhand nog 1 aan per maand waar ze ook op staan.

 

[Ron van der Kolk]

Aan de hand daarvan doe ik elk kwartaal aangifte. Aan het einde van het jaar stuur ik alles naar een externe partij voor de volledige boekhouding.

Er is nog een derde pakket bij een externe partij? Hoe zorg je dat alles aangesloten blijft tussen die drie pakketten?

 

Andere suggestie: gewoon elk kwartaal alles naar die externe partij sturen voor de kwartaalaangifte.

 

[dnhems]

Er is nog een derde pakket bij een externe partij? Hoe zorg je dat alles aangesloten blijft tussen die drie pakketten?

 

Klopt. Aan het einde van het jaar stuur ik een overzicht naar een boekhouder.

Zij doen daar dan de volledige boekhouding.

Ik houd eigenlijk alleen maar een balans bij voor mezelf en doe de kwartaal aangifte aan de hand van die balans.

[mmint]

Hoe zorg je voor doorlopende factuurnummers tussen die verschillende pakketten?

 

Waar boek je je inkoopfacturen in?

 

Wanneer je in beide pakketten alleen maar de facturen zet, wat maakt het dan zo onoverzichtelijk ieder kwartaal?