Kent iemand dit systeem om klanten/leveranciersnummers toe te kennen...

[alfredbos]

Hoi,

 

Ik ben bezig om de huidige boekhouding om te zetten naar een nieuw boekhoudpakket waar we vanaf 1 jan mee starten. Hierbij probeer ik natuurlijk ook alle klanten en leveranciers zo goed mogelijk mee te nemen.

 

De huidige eigenaar van het bedrijf heeft een beetje aparte methode, vind ik, om klanten en leveranciers van een unieke code te voorzien:

 

Elke code begint met een getal 1-26 dat vereenkomt met A-Z, daarna nummert hij door.

 

Dus bijv. Aalders BV nummer begint met 1xxxxx en Cornelus met 3xxxxx, nu moet je dus nadat je besloten hebt waarmee je het nummer moet beginnen kijken wat binnen die reeks het laatste nummer is en dit nummer +1 ophogen.

 

Ik vind dit een ronduit stom systeem en onnodig ingewikkeld en gevoelig voor fouten en inconsequenties, kent iemand de historie achter dit coderingssysteem zodat ik wat meer het 'waarom' snap.

 

Persoonlijk ben ik meer voor eenvoudig oplossingen dus in dit geval 'laatst gebruikt nummer' + 1....en klaar....

 

Graag hoor ik of iemand dus dit 'rare' systeem kent ?

 

[John B]

De huidige eigenaar van het bedrijf heeft een beetje aparte methode ...

Heb je al aan de huidige eigenaar gevraagd hoe hij op dit systeem gekomen is?

 

En puur uit nieuwsgierigheid: zijn alle nummers 6-cijferig of zijn de nummers vanaf letter "J" 7-cijferig?

 

[alfredbos]

Ja, dit was ooit door een boekhouder uitgelegd als een handig systeem, maar ik zie het niet...

 

En inderdaad je telt gewoon door 1-26, het aantal plekken na de 1-26 is vrij random gekozen, even in dit geval is het 1xxx - 26xxx, dus feitelijk kun je ook niet meer dan 1000 klanten hebben voor een bepaalde letter, echter dat is dan waarschijnlijk domweg meer een luxe probleem dan ;)...

[Roel J]

ik ken het systeem wel, in de zin dat ik het wel eens tegen gekomen ben.. Voor zover ik weet is dit een antiek overblijfsel uit de tijd dat de boekhouding nog in kaartenbakken zat.. door deze methode kon je makkelijker klanten terugvinden op zowel naam als nummer.

 

Stel dat je 500 klanten hebt met de nummering 1 tm 500 dan krijgt die Aalbers als nieuwe klant 501 en zit hij na klant 500 Karelse, dus dan moet je altijd het nummer kennen om te weten waar je moet zoeken in de kaartenbak.

Als je de 1 voor A gebruikt en 26 voor Z heb je bij 500 klanten 500/26 = ca 20 klanten per letter (laten het er eens 40 zijn voor de populaire letters.

Dan weet je dus dat je nooit meer dan 40 kaarten hoeft te doorzoeken ipv 500

Het geeft dus een beetje het gevoel dat de klanten beter gesorteerd zijn.

 

In een geautomatiseerde boekhouding is dit redelijk onzinnig, meest praktische is gewoon de automatische nummering van de software aanzetten (zo die aanwezig is)

het nummer heeft immers geen enkele boekhoudkundige waarde, het is vooral een soort verkorte zoekcode voor klanten.. boekhouders zijn cijfer mensen die onthouden nu eenmaal makkelijker een klantnummer dan een afkorting :)

[alfredbos]

Aha, kijk dit vermoede ik dus al....is in iedergeval een interessant weetje.

 

Mijn voorstel is ook gewoon vanaf 1-1 te beginnen met een nieuwe startwaarde bijv. 900xxxxx, en vanaf dat moment gewoon inderdaad automatisch te laten doornummeren....