Klant saldo: hoe mee om te gaan

[Wouter van Os]

Recent ben ik begonnen met een nieuw side-project, waarbij ik graag een saldo systeem wil handhaven voor klanten. Hierbij moeten (uitsluitend particulieren klanten uit heel de wereld) hun saldo opwaarderen om daarmee vervolgens de diensten draaiende te houden. Wanneer het saldo niet toereikend is, zal de dienst simpel stopgezet worden.

 

Hoe dien ik dit administratief het beste af te vangen? Ik heb online gelezen dat we niet verplicht zijn facturen naar particulieren te sturen, alleen weet ik dan niet hoe we dit moeten verwerken in onze boekhouding - en moet dit dan überhaupt in onze boekhouding? Heb soms ook verhalen gehoord van bedrijven die hetzelfde doen, dat ze het alleen op aangiftes terug laten komen. Oftewel: hoe boek ik een opwaardering van het saldo en afschrijvingen van het saldo voor het gebruik van een dienst, en wat moet ik daarvoor doen (bonnetje uitschrijven, factuur uitschrijven o.i.d.)?

 

Bij voorbaat dank.

 

[Roel J]

Het openstaand saldo is een schuld aan de klant, het maakt niet uit of het alleen een saldo in geld is of een vooruitbetaald abonnement beide horen in elk geval op de eindbalans als schuld/verplichting op je balans te worden opgenomen

Het kan prima dat het hele saldobeheer door een webapp/tool wordt beheert maar op zijn minst 1x per jaar op 31-12 zul je de dan openstaande saldo moeten overnemen naar je balans als verplichting. Pas als de dienst daadwerkelijk is afgenomen gaat het in je omzet terechtkomen.

[Wouter van Os]

Bedankt voor de reactie! Dat is me een duidelijk verhaal. 

 

Hoe boek ik dan de daadwerkelijke transactie van de schuld naar omzet in? Bij voorkeur wil ik geen NAW-gegevens verzamelen, waardoor ik (volgensmij?) geen normale factuur kan uitschrijven. Daarnaast heb ik liever geen volwaardige factuur en weet ik ook niet of dit überhaupt nodig is, gezien het uitsluitend om particulieren klanten zal gaan.  

 

De voornaamste reden dat ik geen volwaardige factuur wil, is omdat er tegenwoordig redelijk wat bedrijven zijn die dit wegwerken voor particulieren klanten (vooral SaaS startups e.d.) en het redelijk wat NAW-gegevens vereist, welke verzamelstap ik eigenlijk zoveel mogelijk wil weglaten. 

 

Verder zal het ook gaan om afschrijvingen die elk uur plaatsvinden, doordat klanten per uur betalen. Dit kan dan ook tot een gigantische stapel facturen leiden - of ik moet het optellen en eens in de maand van het daadwerkelijke saldo aftrekken. 

 

Bij voorbaat dank!

6 januari 2020 aangepast door Wouter van Os

[Roel J]

Het feit dat je iets op de balans moet zetten wil niet zeggen dat je opeens facturen moet maken en naw gegevens moet opslaan.. doe je nu toch ook niet om je omzet te verantwoorden?

 

Via de accountgegevens die je wel hebt in je websysteem heb je al een specificatie van wat er per gebruiker openstaat.

Aan jou om uit te zoeken welk deel nog niet is besteed (dus feitelijk een saldo in geld is) en welk deel een gekocht abonnement dat deels pas in 2020 wordt afgenomen door de klant.

Die twee zaken leiden in principe tot twee aparte saldi op de balans.. 1 als schuld in geld en de ander als "nog te leveren diensten"

 

Voor die 2e post geld dat als je alleen abonnementen verkoopt die maandelijks opzegbaar zijn dan zul je niet zoveel op je omzet te hoeven corrigeren en zijn alle openstaande saldi in principe in geld, maar als deelnemers ook een jaarabonnement kunnen sluiten. die dus vooruitbetalen en die loopt nog 7 maanden door in 2020 dan zul je 7/12 van de waarde moeten reserveren op de balans.

Omdat ik niet weet hoe jou omzet nu wordt verantwoord weet ik niet welke boekingen jij nu op einde jaar moet maken. Het gaat erom dat het eindresultaat op de balans is dat je inzage geeft in je balans hoeveel onbesteed saldo van klanten openstaat en hoeveel verplichtingen jij nog hebt als gevolg van al bestelde maar nog niet geleverde diensten (bijv dus die jaarabonnementen die doorlopen in 2020)

[CyberMarco]

Als ik het goed begrijp:

• Klanten doen een betaling, en krijgen daarmee een "prepaid" saldo;
• "Abonnementen" lopen per uur.

 

Opmerking: het mooiste is natuurlijk als je alles in 1 systeem kan laten plaatsvinden, zodat je helemaal niks meer hoeft te boeken. Er vanuit gaande dat zoiets niet mogelijk is (vanwege eventuele hoge investering), hieronder mijn idee hierbij.

 

Maak in je boekhouding een grootboekkaart, bijv. "Ontvangen betalingen" (schuld). Hierop boek je alle betalingen die op je rekening binnen komen vanuit je klanten.

Kijk elke maand hoeveel daadwerkelijke omzet er geweest is, en maak een memoriaal-boeking aan waarbij je dit bedrag overboekt van "Ontvangen betalingen" (schuld) naar "Omzet".

 

Dat is het eigenlijk...

 

[Wouter van Os]

Dat is het exact. Interessant, op die manier had ik er nog niet over nagedacht. In principe is het inderdaad wel het idee dat ik alles (bijschrijvingen van het saldo en afschrijvingen ervan door het gebruik van de diensten), straks in de omgeving kan zien. Dan zal ik dit verder met mijn boekhouder bespreken en kijken of hij dit dan in Moneybird kan verwerken, of dat ik dat automatisch evt. kan doen.

 

Mijn voornaamste gedachtefout zit hem dan in dat ik er vanuit ging dat er iets van een bewijs (factuur, bon o.i.d.) naar de klant gestuurd moet worden als bewijs van de geleverde diensten en/of opgewaardeerde saldo - en dat ik dit dan in mijn administratie moet inboeken. Dit is alles dus dan niet nodig, als ik het goed begrijp?

[CyberMarco]

11 minuten geleden, Wouter van Os zei:

Dat is het exact. Interessant, op die manier had ik er nog niet over nagedacht. In principe is het inderdaad wel het idee dat ik alles (bijschrijvingen van het saldo en afschrijvingen ervan door het gebruik van de diensten), straks in de omgeving kan zien. Dan zal ik dit verder met mijn boekhouder bespreken en kijken of hij dit dan in Moneybird kan verwerken, of dat ik dat automatisch evt. kan doen.

 

Mijn voornaamste gedachtefout zit hem dan in dat ik er vanuit ging dat er iets van een bewijs (factuur, bon o.i.d.) naar de klant gestuurd moet worden als bewijs van de geleverde diensten en/of opgewaardeerde saldo - en dat ik dit dan in mijn administratie moet inboeken. Dit is alles dus dan niet nodig, als ik het goed begrijp?

 

Of het wel of niet verplicht is een factuur te sturen, laat ik even aan een ander om te beantwoorden.

Als je wel de facturen stuurt, bijv. vanuit je "omgeving", is de vervolgvraag of je deze wel of niet in je boekhouding op dient te nemen. Ik kan mij goed voorstellen dat dit erg veel werk zal zijn.

 

Mijn antwoord geeft alleen aan, hoe je het boekhoudkundig kan verwerken, als je besluit dit zonder facturen te doen. Ook in Moneybird kan dit op de manier zoals ik heb beschreven (kan je boekhouder doen, maar kun je ook vrij eenvoudig zelf).

[Roel J]

Nee facturen zijn niet nodig, de slager, bakker en supermarkt boekt ook niet van elke klant een factuur in maar heeft via de kassasysteem wel inzicht in afgenomen producten om tot de juiste omzet en btw afdracht te komen.
Dat soort lijsten heb je wel nodig als boekstukken om de omzet en btw te verantwoorden.

Je kunt dus (in overleg) met de boekhouder dagelijks, wekelijks of maandelijks lijsten maken met afgenomen abonnementen en de betaalde prijs en al dan niet automatisch insturen en verwerken in het boekhoudpakket..

Daarnaast komt op de bank ook al die prepaid saldi binnen en die zal je ook moeten "matchen" met de saldi in het websysteem..

 

Dat kan overigens nog best wat voeten in aarde hebben omdat elke mutatie natuurlijk maar 1x moet worden opgenomen in de boekhouding dus je zult goed moeten weten welke gegevens al zijn doorgestuurd naar de boekhouding en welke niet.

 

voor de helderheid in mijn eerdere reacties heb ik dus het absolute minimum wat je 1x per jaar moet doen, maar in de praktijk zal je veel vaker gegevens uitwisselen omdat je toch ook tussentijds een beetje wil weten hoe de kosten in verhouding staan tot de omzet en of er eigenlijk wel wat verdiend wordt.

 

 

[Wouter van Os]

24 minuten geleden, CyberMarco zei:

 

Of het wel of niet verplicht is een factuur te sturen, laat ik even aan een ander om te beantwoorden.

Als je wel de facturen stuurt, bijv. vanuit je "omgeving", is de vervolgvraag of je deze wel of niet in je boekhouding op dient te nemen. Ik kan mij goed voorstellen dat dit erg veel werk zal zijn.

 

Mijn antwoord geeft alleen aan, hoe je het boekhoudkundig kan verwerken, als je besluit dit zonder facturen te doen. Ook in Moneybird kan dit op de manier zoals ik heb beschreven (kan je boekhouder doen, maar kun je ook vrij eenvoudig zelf).

 

Begrijpelijk en duidelijk.

 

Ben erg benieuwd of er mensen zijn met een soortgelijke ervaring en hoe die dit opgelost hebben met een dergelijk "bewijs" (factuur, bon, transactie o.i.d.), en in welke hoedanigheid dit dan (eventueel) nodig is.

 

Heb zelf ook al bij een Nederlands bedrijf uit mijn netwerk gevraagd hoe die hiermee omgaan, die ook met een dergelijk saldo systeem werken - naar mijn weten ook zonder "bewijs" van de transacties. Zal ook zeker posten als ik hier antwoord van krijg.

 

Toevoeging:

10 minuten geleden, Roel J zei:

Nee facturen zijn niet nodig, de slager, bakker en supermarkt boekt ook niet van elke klant een factuur in maar heeft via de kassasysteem wel inzicht in afgenomen producten om tot de juiste omzet en btw afdracht te komen.
Dat soort lijsten heb je wel nodig als boekstukken om de omzet en btw te verantwoorden.

Je kunt dus (in overleg) met de boekhouder dagelijks, wekelijks of maandelijks lijsten uitdraaien met afgenomen abonnementen en de betaalde prijs.

Daarnaast komt op de bank ook al die prepaid saldi binnen en die zal je ook moeten "matchen" met de saldi in het websysteem..

 

Dat kan overigens nog best wat voeten in aarde hebben omdat elke mutatie natuurlijk maar 1x moet worden opgenomen in de boekhouding dus je zult goed moeten weten welke gegevens al zijn doorgestuurd naar de boekhouding en welke niet.

 

voor de helderheid in mijn eerdere reacties heb ik dus het absolute minimum wat je 1x per jaar moet doen, maar in de praktijk zal je veel vaker gegevens uitwisselen omdat je toch ook tussentijds een beetje wil weten hoe de kosten in verhouding staan tot de omzet en of er eigenlijk wel wat verdiend wordt.

 

 

 

Dit matchen en het overdragen van het websysteem naar boekhouding is dan denk ik geen probleem. Het inboeken van schuld en het omzetten schuld naar de balans (als ik hier de juiste terminologie voor gebruik) zal ik dan eens per dag, week of maand doen inderdaad (exacte interval nog even open voor bespreking met boekhouder). Ik zal dit dan nauw in de gaten houden dat dit overeenkomt met de bank, want dit is tenslotte wel een belangrijk gedeelte van het project.

 

BTW technisch - lijkt me dat hier dan dezelfde regels op rusten als ik met een factuur zou doen aan particulieren? Ik doe nu geen MOSS meer door de optionele drempel die recent ingevoerd is, dus dan zou het simpelweg zijn:

- Particulier zit in EU: 21% BTW (omdat ik het dan in Nederland belast)

- Particulier buiten EU: 0% BTW

 

Indien ik MOSS dan erbij neem krijg ik nog enkele BTW percentages van de Europese landen erbij.

 

Hartelijk dank!

6 januari 2020 aangepast door Wouter van Os

[CyberMarco]

4 minuten geleden, Wouter van Os zei:

Dit matchen en het overdragen van het websysteem naar boekhouding is dan denk ik geen probleem. Het inboeken van schuld en het omzetten schuld naar de balans (als ik hier de juiste terminologie voor gebruik) zal ik dan eens per dag, week of maand doen inderdaad (exacte interval nog even open voor bespreking met boekhouder). Ik zal dit dan nauw in de gaten houden dat dit overeenkomt met de bank, want dit is tenslotte wel een belangrijk gedeelte van het project.

 

Je zou bijv. zo'n dag-overzicht of maand-overzicht als "verkoopfactuur" in moneybird kunnen inboeken. Dan via memoriaal het bedrag van de grootboekrekening "schuld" overboeken en als betaling koppelen aan deze "factuur".

 

Verder zou mijn tip zijn: koppel je bankrekening automatisch aan Moneybird, zodat je elke transactie daar automatisch binnen krijgt (met de vele transacties moet je dan wel het "duurste" abonnementje nemen denk ik.)

 

Alternatief: maak gebruik van een payment provider die de betaalde bedragen 1x per maand op je rekening stort. Dan heb je ook maar 1 (bank)boeking te verwerken ;-)

 

(verder mag ik hopen dat de betaling aan het websysteem automatisch verwerkt wordt)

[Wouter van Os]

11 minuten geleden, CyberMarco zei:

 

Je zou bijv. zo'n dag-overzicht of maand-overzicht als "verkoopfactuur" in moneybird kunnen inboeken. Dan via memoriaal het bedrag van de grootboekrekening "schuld" overboeken en als betaling koppelen aan deze "factuur".

 

Verder zou mijn tip zijn: koppel je bankrekening automatisch aan Moneybird, zodat je elke transactie daar automatisch binnen krijgt (met de vele transacties moet je dan wel het "duurste" abonnementje nemen denk ik.)

 

Alternatief: maak gebruik van een payment provider die de betaalde bedragen 1x per maand op je rekening stort. Dan heb je ook maar 1 (bank)boeking te verwerken ;-)

 

(verder mag ik hopen dat de betaling aan het websysteem automatisch verwerkt wordt)

 

Zo'n overzicht als verkoopfactuur vind ik een erg mooi idee, ga ik bespreken en bekijken! Thanks.

 

En, exact: Mollie laat ik een per week - of misschien voor dit project inderdaad één keer per maand - uitbetalen. Fijne is dat de factuur van de kosten die ik maak, ook pas aan het einde van de maand krijg, dus dat kan ik dan mooi met het reeds ontvangen saldo voldoen. Dat is ook een beetje het idee van het project: moet redelijk autonoom draaien  zonder enkel risico (wat er verkocht wordt, wordt er ingekocht - niks meer). 

 

Nu zit er wat development/hobby tijd in om dit allemaal te bouwen (en dit soort koppelingen met Moneybird, bankrekeningen, Mollie e.d.) en dan kan het draaien. Duurste pakket heb ik van Moneybird al door de "core" bedrijfstak, dat is dus ook geen probleem. 

7 januari 2020 aangepast door Wouter van Os