Bestandsnaam ontvangen factuur aanpassen? (niet de inhoud van de factuur)

[Reemsons]

Ik pas nadat ik een factuur heb ontvangen en deze opsla op mijn harde schijf altijd de factuur bestandsnaam aan zodat ik de ontvangen factuur makkelijk kan terugvinden. De inhoud van de factuur pas ik natuurlijk niet aan en ik bewaar ook de mail waarin de factuur zat in mijn mailbox. Zodat ik aan de fiscus altijd kan laten zien dat de ontvangen factuur niet is aangepast.

 

Maar nu vroeg ik mij eigenlijk af: mag dat? Ik weet natuurlijk dat je de inhoud van de facturen niet mag aanpassen en dat je de mail moet bewaren waarin de factuur zat die je had ontvangen. Maar een bestandsnaam aanpassen, gewoon om het makkelijk terug te zoeken, mag dat wel gewoon? 

[Rik ·]

Ja, dat mag gewoon. Is een beetje hetzelfde als op de papieren versie een grote stempel zetten met een eigen administratie nummer.

Je hebt ook altijd nog je mail-archief waar het origineel in staat.

(Overigens is dat voor de belastingdienst bij controle ook makkelijker dat het allemaal op volgorde staat )

 

Ik zet er mijn inkoopnummer (uit mijn administratie) voor met de datum en een korte leverancierscode (dan staan ze op volgorde).

23.123 - 01-25 - yyyy - originele naam

 

[Reemsons]

Oké top! Ik zet er nummer voor wat mijn boekhoudprogramma er aan geeft. Dan kan ik het daar ook in de boekhouding direct terugvinden. En dus op mijn harddisk met een omschrijving.