Voorraadbeheer in Excel omslachtig

[0108daniel]

Het is alweer het einde van het jaar en de voorraadtelling is in volle gang.
We willen het Excel voorraad bestand wat duidelijker en simpeler maken.

Wat wij nu doen:

Als er een factuur binnenkomt dan maken wij een regel met de naam van de leverancier.
Onder de naam in dezelfde kolom komen alle producten onder elkaar.
Kolom ernaast is het aantal en de kolom daarnaast is de prijs per eenheid

Kolom daarnaast is de totale prijs hetzelfde product.

 

Als wij het product verkocht hebben kopieëren we de hele regel en plakken we in een nieuwe tabblad met 'verkochte producten December' of een andere maand.

Op de voorraad zetten we die op 0.

Echter, als wij meerdere dezelfde producten inkopen in andere weken dan staan er veel dezelfde producten in met andere regels, omdat ze bij een andere factuur horen.

 

Mag je alle producten van 1 leverancier onder elkaar zetten?
Dus van alle facturen van 1 leverancier onder elkaar.

Dan kan ik die producten waar ik er meer van op voorraad heb opboeken bij elkaar.

De prijzen zijn altijd hetzelfde, daar zit geen verschil in.

 

Het is nu erg lastig zoeken vanwege de hoeveelheid van dezelfde producten.
Ik weet niet of ik de voorraad die op 0 staat uit Excel mag verwijderen, deze staan dan natuurlijk wel in de tabblad 'verkochte producten'

 

Hopelijk is het een beetje duidelijk.
Zo niet dan kan ik via een privé bericht oid mijn Excel sheet toesturen?

[Ward van der Put]

Zoeken, filteren en optellen in Excel werken allemaal het gemakkelijkst als je gewoon alle voorraadmutaties van een heel boekjaar op één tabblad zet. Beginvoorraad op 1 januari zet je bovenaan. Plus + is voorraad erbij, min – is voorraad eraf. Met een paar extra kolommen voor artikelnummer, factuurnummer (in én uit) en leverancier heb je altijd overzicht.

[DaMedia]

Je hebt het jezelf lastig gemaakt door zowel leverancier en product in 1 kolom te plaatsen. Als je dat uit elkaar haalt wordt het al duidelijker, je kunt dan sorteren op leverancier en op product.

Ander lastig punt is dat je voor de verkoop een apart tabblad hebt, terwijl je beter kolommen kunt toevoegen op hetzelfde tabblad, zie ook de opmerkingen van Ward.

Excel heeft erg veel mogelijkheden, maar een goede opzet van een spreadsheet is wel belangrijk.

[0108daniel]

De factuurnaam van de leverancier staat in 1 kolom met de naam van de leverancier.
Daaronder op een nieuwe regel staan alle producten van die factuur.

Daarachter in een aparte kolom het aantal en in kolom C de inkoopprijs per stuk.

 

Als ik een product heb verkocht van bijvoorbeeld een potje verf kleur blauw dan zoek ik die op in excel.

Omdat ik meerdere inkopen heb gedaan met hetzelfde product moet ik steeds op 'volgende' klikken bij het zoeken omdat er dus meerdere dezelfde producten in staan.

Waar ik benieuwd naar ben is of ik de voorraad die op 0 staat uit de voorraadbeheer te halen.

Zo hou ik dus maar 1 of misschien 2 dezelfde producten over die wel voorraad hebben.

Mijn Excel lijst heeft momenteel 3745 waarbij het meeste van de producten op voorraad 0 staat.

[Ward van der Put]

34 minuten geleden, 0108daniel zei:

Waar ik benieuwd naar ben is of ik de voorraad die op 0 staat uit de voorraadbeheer te halen.

Die kun je ook verbergen. En de actuele voorraad hoef je niet apart bij te houden, want dat is inkoop minus verkoop, dus je kunt Excel het saldo van alle mutaties laten berekenen.

 

Verder zou ik een apart tabblad of spreadsheet per boekjaar gebruiken. Artikelen die je al jaren niet meer verkoopt, zitten op een zeker moment alleen nog maar in de weg.

[DaMedia]

Je kunt ook sorteren op "potje verf kleur blauw", dan staan ze allemaal onder elkaar, mits je altijd dezelfde invoer gebruikt voor "potje verf kleur blauw".

Je kunt ook alles dat op 0 staat verwijderen, mits je de facturen maar hebt voor de boekhouding. Maar ik neem aan dat dit systeem niet je boekhoudsysteem is.

 

[0108daniel]

Ward van der Put

Top dan doe ik die verbergen/verwijderen. 

Elk boekjaar is apart in excel. Dus alle verkochten producten in 2022 staan in een tabblad 2022.

De voorraad heb ik in 1 tabblad van elk jaar. Oudste bovenaan en nieuwste onderaan het excel sheet. 

 

DaMediadankje, maar als ik de potjes verf blauw onder elkaar zet hoe zie ik dan bij welke factuur die hoort?

Omdat ik nu meerdere dezelfde producten bij verschillende facturen heb staan. 

De invoer/titel van het product is altijd hetzelfde. 

 

[DaMedia]

9 minuten geleden, 0108daniel zei:

DaMediadankje, maar als ik de potjes verf blauw onder elkaar zet hoe zie ik dan bij welke factuur die hoort?

Daarom kun je beter de producten in kolom 2 zetten en in kolom 1 de factuurnummers. Maar waarom is het belangrijk om te weten welk product bij welke factuur hoort? Factuur gaat naar de boekhouding, product in de voorraadadministratie.

Als ik papier koop dan maakt het mij niet uit welke factuur daar bij hoort.

Maar als je dat gekoppeld wilt houden: kolom 1 factuurnummer, kolom 2 product, kolom 3 inkoop voorraad, kolom 4 verkoop voorraad, etc. (zelf uit te breiden)

[0108daniel]

Ah ik dacht dat er overzicht moest zijn van welk product bij welk factuur hoort. 

Als dat niet verplicht is dan kan ik het misschien beter bij de naam van de leverancier houden. 

Dus leverancier A in kolom 1 en kolom 2 alle producten die bij die leverancier gekocht zijn, inclusief producten van het verleden en kolom 3 het aantal en kolom 4 de inkoopprijs.

 

Als ik toekomstige bestellingen bij de leverancier for dan voeg ik die producten toe aan kolom 2.

Dit zou dan goed genoeg zijn? 

[DaMedia]

Klopt, als voor jou de leverancier wel belangrijk is om te vermelden. Maar zo ver ik kan lezen maakt ook dat niet uit voor "een potje blauwe verf", dus zou je zelfs dat weg kunnen laten.

Uit de facturen/boekhouding kun je leveranciers en factuurnummers halen. Maar uiteraard even kijken wat voor jou belangrijk is, Excel heeft kolommen genoeg om alles op te nemen.

 

Klopt het dat je nu steeds per jaar 2 tabbladen gebruikt? Inkoop en verkoop per jaar?

Dat kan veel beter in 1 tabblad (zie eerste reactie van Ward).

Op 1 januari kopieer je dan het tabblad met eindstand 2024 naar beginstand 2025, alle 0-voorraden verwijderen en klaar.

[0108daniel]

Ik vind het persoonlijk handig welk product bij welke leverancier vandaan komt. 

De voorraad bevind zich altijd in 1 tabblad. 

De verkoop staat elk jaar in een eigen tabblad. 

 

Ik deed het altijd op deze manier omdat ik iedere maand wil weten hoeveel ik in die maand verkocht heb. 

Dit word in het boekhoudprogramma met een mutatie aangemaakt. 

[DaMedia]

In dat geval zou ik 12 kolommen toevoegen voor verkoop i.p.v. 1 kolom, maar wel alles op 1 tabblad.

 

De voorraad staat altijd in 1 tabblad klopt bij jou niet, jouw voorraad is tabblad 1 minus tabblad 2. Wat je nu hebt is inkoop in tabblad 1 en verkoop in tabblad 2, het verschil is je voorraad.

Of heb je een koppeling tussen de twee tabbladen die dat uitrekent?

Hoe je het ons uitlegt geeft namelijk ook de berekening per maand niet aan, dat zit dus blijkbaar ook nog ergens in een berekening?

[0108daniel]

Zoals je aangeeft doe ik dat inderdaad. 

Ik heb geen koppeling. 

De berekening per maand heb ik in tabblad 2. 

Omdat ik bij iedere verkoop dit in tabblad 2 zet onder de juiste maand. 

Eind van de maand selecteer ik alle inkoopprijzen van de producten en zie ik mijn verkoop in 1 maand. 

Dit bedrag doe ik elke maand met een mutatie in de boekhouding zetten. 

 

Tabblad  1 is mijn actuele voorraad. 

Daar boek ik het aantal af als ik een product heb verkocht. 

Dat aantal/regel kopieer ik en zet ik dan in tabblad 2 verkoop December. 

Zal ik je anders mijn excel sheet doorsturen? 

Dan word misschien het eea duidelijker :) 

[DaMedia]

Ik heb je een bericht gestuurd.

[DaMedia]

Even een snelle opzet gemaakt hoe ik het zou doen. Is nog uit te breiden met verkoopprijzen, totaal prijzen, etc. Maar dat is toevoegen van kolommen.

voorraad.xlsx