eland

Iets is een gift omdat je uit vrijgevigheid geld of goederen geeft en daarbij afstand doet van een wederdienst. Bij bedrijfskosten worden goederen en diensten geleverd waar je een afgesproken bedrag voor betaald. Het is dus of het een of het ander. Een gift is voor bedrijven aftrekbaar mits het prive karakter van de gift niet de overhand heeft. Algemeen erkende instellingen zijn geen probleem, plaatselijke (sport)verenigingen wordt al lastiger. Verder dient bij de berekening van de te betalen belasting rekening te worden gehouden met de minimum (drempel) en maximum grens zoals die ook in de IB gelden. Dus niet alle giften zijn aftrekbaar voor de belasting! Bij bedrijfskosten kun je denken aan sponsoring in de trant van borden. Dit kan in de meeste gevallen zonder BTW maar ook hier zijn uitzonderingen op (o.a. afhankelijk van of de vereniging BTW plichtig is of niet).

Facturen zonder vermelding van het BTW nummer van de leverancier voldoen sinds 1 januari van dit jaar niet meer aan de eisen die aan een factuur gesteld worden. Dus formeel kan niet meer gesproken worden over een factuur en om die reden mag de BTW niet teruggevorderd worden (geldt bijv. ook voor verkeerde adressering). Dus als je een factuur zonder BTW nummer van de leverancier krijgt betaal je wel het bruto bedrag en het BTW bedrag pas nadat het BTW nummer bekend is. Terugvordering van BTW zonder dat het BTW nummer bekend is kan tot naheffing met bijbehorende boete en rente leiden. Benzinebonnen (en andere soortgelijke bonnen zoals bijv parkeerkaarten, NS kaarten, taxibonnen e.d.) zijn om praktische redenen vrijgesteld van een aantal van de verplichtingen waar een factuur aan moet voldoen.

Ben je ingeschreven in het BIG-register oftewel ben je HBO/Wo afgestudeerd in een medische richting? Indien ja dan hoef je ook geen BTW nummer aan te vragen want dan ben je vrijgesteld. Indien nee dan moet je inderdaad een BTW nummer aanvragen. Dat je niet ingeschreven hoeft te worden in de KvK kan ik ook niet zo snel beoordelen (jouw tak van sport komt niet op de lijst voor) maar ik zou voor de zekerheid aan de Kvk vragen om schriftelijk te laten bevestigen dat je niet ingeschreven hoeft te zijn. Als nml achteraf blijkt dat je wel ingeschreven had moeten zijn dan heb je een economisch delict gepleegd met bijbehorende boete.

Maar al te vaak blijkt dat een VOF opzetten heel snel besloten wordt en dat het contract opstellen vergeten wordt onder het mom van "we gaan zo goed met elkaar om". Dat is ook de reden waarom het contract in goede tijden opgesteld "moet" worden, zelfs bij familieleden. Als dit niet lukt dan zou dat op zich al een reden zijn om niet door te gaan. In het contract regel je, naast o.a. de winstverdeling, alles wat er in "slechte" tijden moet gebeuren. In welke vorm het contract dan ook is opgesteld, het blijft een overeenkomst waar alle partijen zich aan moeten houden. Het standaard contract van de KvK heeft als voordeel dat dit voor iedereen duidelijk en eenduidig is. Het is echter geen vast keurslijf, er mag net zoveel toegevoegd als doorgestreept worden. Dit is dus afhankelijk van de onderlinge afspraken.

Je kan wel tegenstander zijn maar dat is niet relevant. Je hebt nml geen keuze: kasstelsel mag alleen in hele specifieke gevallen (art 26 uitv.besch.OB) en in alle andere gevallen moet je facturenstelsel hanteren. Er zijn al meer vragen over boekhoudpakket of Excel geweest. Als vuistregel zou je vlgs mij kunnen hanteren dat tot 600 mutaties (dat zijn dus zowel in- als uitgaven) een Excel-sheet uitstekend kan voldoen in de behoefte ("vroeger" konden we het tenslotte ook af met het 14kolommenpapier). Ik zou het alleen heel simpel houden met een zo beperkt aantal kolommen als mogelijk. Je hoeft in (extreme vorm) alleen vast te leggen hoe je tot je aangiftes bent gekomen, al de uitsplitsingen in heel veel soorten kosten is uiteindelijk alleen handig voor jezelf voor het inzicht (uitgaande van de eenmanszaak). In de jaarrekening wordt alles weer samengevat in een beperkt aantal posten, dus die zou ik ook aanhouden in het Excel-sheet. Belangrijkste is dat je alle inkomsten en uitgaven kunt herleiden tot bepaalde bronstukken (in-en verkoopfacturen, bonnen, dagafschriften e.d.). En dat geldt voor zowel Excel als boekhoudpakketten.

Wil je vast leggen dat iets eenmalig gekocht is van een particulier door de onderneming ten behoeve van de boekhouding? In dat geval kan gebruik worden gemaakt van "self-billing" (spreekt voor zich) door de onderneming. Je kunt ook als particulier een briefje maken met vermelding van NAW particulier, wat je verkoopt, aan wie en voor welk bedrag. Hier zijn dus geen zgn vormvereisten aan hoe zoiets er uit moet zien. Daarom kun je ook niet echt spreken van een factuur want daar gelden wel specifieke eisen voor (zie de site van de fiscus). In beide gevallen is BTW niet aan de orde (anders was je geen particulier maar ondernemer/neming en die moet wel ingeschreven staan bij KvK). Let even op: als het gaat om 2e hands spullen dan heeft dit verder geen fiscale gevolgen, als het gaat om nieuwe (eigen gemaakte) produkten of diensten dan kan dit nog gevolgen hebben voor de inkomstenbelasting. Maar dit gaat te ver in het kader van jouw vraag.

Zou je je niet eerst eens afvragen of je wel BTW-plichtig bent en zo ja welk tarief? Een BTW-nummer lijkt handig (terug vragen betaalde BTW) maar vereist tegelijk ook een "uitgebreide" administratie. Overigens zou ik me niet zo druk maken over het toegezonden krijgen van het nummer tenzij je verwacht veel terug te krijgen (dus meer betaald dan gefactureerd). Hoe langer het duurt hoe later je moet afdragen (wel reserveren, je zult niet de eerste zijn die door de afdracht in de problemen komt). Scheelt weer liquiditeit en dus rente. Je BTW-nummer heb je alleen heel snel nodig omdat je dit, sinds begin dit jaar, verplicht bent om op je factuur moet vermelden. En dat nummer is, zoals door anderen al gemeld, bij eenmanszaken altijd je SOFInummer met B.01 erachter (of 02 als je al een zaak had).

Het sheet van Camelot is een redelijke benadering (wel "gevaarlijk" als je de gehanteerde termen niet kent), de helft apart zetten is praktischer (en veiliger). Bekend gezegde is dat je de eerste zes maanden voor de fiscus werkt en de tweede zes voor jezelf. Je hoeft natuurlijk alleen te reserveren over jouw eigen % van de netto winst (omzet minus kosten).

de deadline is erg strak (art 204 BW2) echter niet 1 mei (4 maanden) maar 30 mei. vergeet niet dat je wrs een accountantsverklaring nodig hebt voor de inbreng en dat je dat niet gaat redden. De omzetting van VOF b naar een BV heeft geen directe fiscale gevolgen maar wederom krijg je te maken met art 204. Verder goed nadenken over tijdstip van omzetting i.v.m. de 1225 uur voor het ondernemerschap in de IB.