Gedeelde agenda en boekings verwerking?

[Henk]

Hallo vraagje,

 

Wij willen met twee personen de boekingen en agenda van onze acts gaan beheren.

Dit moet op twee locaties plaats vinden, dus niet op een systeem op dezelfde loacatie.

De boekings aanvragen komen op de beide locaties binnen.

Afhankelijk van wie op dat moment de verwerking gaat doen, het invoeren van de aanvraag, de agenda updaten, order bevestiging versturen enz. Moet de een dit wel van de ander weten, we deden dit nu voorheen op een en dezelfde locatie met office 2003. Daar we nu ook op nieuwe win vista computers gaan draaien willen we over stappen op office 2007.

Maar hoe zouden we dan de gegevens up to date kunnen houden?

Is office 2007 dan wel het juiste pakket? Of Moeten we meer gaan denken aan een online database systeem? Of bestaat er software die de gevegens online kan bijhouden.

vb: Een klant boekt s'morgens op een bepaalde data een act bij persoon 1, s'middags wil een andere klant ook deze act huren. Persoon 2 moet dus wel weten dat dit niet op deze data mogelijk is.

Ook zou het mooi zijn als we met een soort invoerveld een de orderbevestiging kunnen mailen en uitprinten. (nu word).

 

Iemand idee, of ervaring met een software pakket of oline systeem?

 

onze dank..

[Progression]

Gezien de verschillende locaties zou ik kiezen voor een online systeem. Begin eenvoudig met bijvoorbeeld een online agenda. Facturen e.d. kunnen in eerste instantie gewoon lokaal gemaakt worden. In de toekomst zou je dit soort zaken ook online kunnen laten afhandelen.

 

Begin in ieder geval eenvoudig en bouw het later uit.

[Gast Verwijderd account]

Een online oplossing is inderdaad de beste oplossing. Anders moet er met regelmaat gesynchroniseerd worden wat niet echt betrouwbaar is of moet er een tussenschakel zijn die reeds geboekte data controleert.

[nimda]

een online agenda is redelijk eenvoudig te bouwen, vanuit de onderliggende tabel kun je dan gegevens exporteren naar excel of access zodat je wel je facturen kunt baseren op de agenda en niet opnieuw hoeft in te typen.

waarschijnlijk kost het nu wel wat geld, maar op de lange termijn is het zeker de moeite waard.

[Henk]

Ok, conclusie is dus eigenlijk een online reserveringssysteem.

Heb ik nog wat vraagjes, zijn er bv modulen die je in de website kan opnemen.

Dit dan met een gebruikersnaam en login met wachtwoord.

Ik neem aan dat dit bestaat, maar heeft iemand ervaring met modulen en complete pakketen?

Het zou ook handig zijn als we gelijk de reserverings gegevens ingevuld en wel naar de klant kunnen mailen als bevestiging.

We willen ook graag dat de klanten online een reserverings aanvraag in kunnen vullen en versturen.

Dit ook weer, indien mogelijk antwoord van onze kant, wij nemen binnen 24 uur contact met u op.

Dit vermelden wij op de site, voor eventuele mailserver error's enz te onderscheppen.

Heeft u binnen 24 uur geen reactie van ons ontvangen probeert u het dan a.u.b nog een keer..bla,,,bla..

Misschien is het beter dit in zijn geheel te laten bouwen en ligt dit niet op de plank?

 

bedankt voor de input... :)

 

 

[Gast Verwijderd account]

Iets laten bouwen is altijd mogelijk. Daarvoor kunt u gewoon contact opnemen met een softwareontwikkelaar.

 

Maatwerksoftware is echter wel een kostbare oplossing die veel geld en tijd kost. Wanneer een standaardpakket voldoet zal dat meestal goedkoper en sneller beschikbaar zijn. Een compleet pakket wordt bijvoorbeeld omschreven in de onderste pagina onder mijn bericht. Zie ook de PM die ik reeds eerder aan u stuurde.

 

Wat in uw situatie beter is ligt voornamelijk aan de overige wensen en omstandigheden waarin het pakket moet draaien. Dergelijke technische gegevens kunt u beter met een aanbieder en / of ontwikkelaar bespreken.

[nimda]

beste misdefinitie, ik heb even op je site gekeken.

in eerste instantie vond ik hem niet echt professioneel overkomen (geeft niet, kan ik van mijn eigen site ook niet zeggen ;-))

maar wat bovengenoemde gebruiker waarschijnlijk wil is een geïntegreerde applicatie in hun eigen website.

lukt je dat ook?

[Gast Verwijderd account]

U heeft helemaal gelijk. Laat ik zeggen dat eenvoud, snelheid en betrouwbaarheid een veel grote stempel hebben gedrukt op het geheel dan een mooie grafische schil.

 

Bij een standaardoplossing zal de klant veel eerder genoegen moeten nemen met de bestaande kenmerken van het pakket dan bij een maatwerkoplossing. Zeker als het ook nog eens een goedkope leaseconstructie betreft waarbij de klant tegen een haast consumentenprijs gebruik kan maken van het systeem. Eerlijk is eerlijk: de prijs is deels bepalend voor de mogelijkheden.

 

Wie duizenden euro's betaalt voor maatwerk, zal mogen eisen dat een dergelijk systeem perfect te integreren is en zelfs op de eigen server kan draaien. Gaat het om een standaardpakket voor enkele tientjes per maand in abonnementsvorm, dan zal het pakket extern draaien en weliswaar voldoende mogelijkheden bieden, maar echte maatwerkeisen zijn dan niet mogelijk. Aanpassingen waar de rest van de gebruikers ook iets aan hebben soms wel.

 

Dan is integratie het snelst te bereiken door de applicatie in een iframe op de betreffende website aan te roepen of simpelweg naar het externe systeem te verwijzen.

 

Al met al heeft de ondernemer met een standaardoplossing tegen weinig financieel risico de kans om kennis te maken met dergelijke systemen. Mochten de beperkingen op een gegeven moment toch te bezwarend zijn, dan is overstappen op duurdere varianten altijd een optie.

[Iwan van Geelen]

Ik zal wel niet ze heel slim zijn maar Google agenda? Kan je delen zoals je wilt en ook heel eenvoudig in je site opnemen...

[willemj]

Misschien is het beter dit in zijn geheel te laten bouwen en ligt dit niet op de plank?

 

Helemaal op maat voor jouw wensen zal het nooit op de plank liggen. Maar vraag je eerst af waar de pijnpunten van je manier van werken nu liggen en in hoeverre dat allemaal geautomatiseerd moet worden.

 

In elkaars agenda kunnen kijken lijkt me kritiek. Dit kun je ondervangen met bijvoorbeeld Google Calendar. Ieder een eigen agenda en deze delen met elkaar en je ziet precies wie wanneer beschikbaar is. (is doingbusiness met net voor...)

 

Het volgende is het werk om bevestigingen te sturen en factureren. Als je veel wisselende klanten hebt is het kopieren van de adresgegevens vanuit de agenda naar een voorgekauwd mailtje en factuur minder werk dan die klant aanmaken en de bevestiging sturen.

 

Ik zou dus eens opschrijven wat je precies doet van eerste telefoontje tot factuur en kijken wat (te) veel tijd kost of mis kan gaan.

 

Je kunt trouwens ook (botte bijl) een extra PC op 1 van de locaties zetten en daar met 'remote desktop' (toegang op afstand) werken met de huidige office toepassing. Niet praktisch voor veel personen maar 2-4 gaat prima.

 

Dit ook weer, indien mogelijk antwoord van onze kant, wij nemen binnen 24 uur contact met u op. Dit vermelden wij op de site, voor eventuele mailserver error's enz te onderscheppen. Heeft u binnen 24 uur geen reactie van ons ontvangen probeert u het dan a.u.b nog een keer..bla,,,bla..

 

Als je de aanvraag in een database op je site opslaat dan is er geen enkel risico dat jij de aanvraag niet ontvangt. Hoef je je potentiele klant niet op te zadelen met het onthouden en opnieuw aktie ondernemen ;)

[Fjan11]

Ok, conclusie is dus eigenlijk een online reserveringssysteem.

Heb ik nog wat vraagjes, zijn er bv modulen die je in de website kan opnemen.

Dit dan met een gebruikersnaam en login met wachtwoord.

Ik neem aan dat dit bestaat, maar heeft iemand ervaring met modulen en complete pakketen?

Het zou ook handig zijn als we gelijk de reserverings gegevens ingevuld en wel naar de klant kunnen mailen als bevestiging.

 

Ja, wat jij wilt kan allemaal prima met http://www.supersaas.nl. Het is zo zelf in je eigen site te hangen zonder dat je programmeer ervaring nodig hebt. De probeerversie is gratis, dus dat zou ik zeker even proberen voordat je wat laat bouwen.

[retail]

Ik zal wel niet ze heel slim zijn maar Google agenda? Kan je delen zoals je wilt en ook heel eenvoudig in je site opnemen...

 

Daar zat ik ook aan te denken, daar is toch niets mis mee?

Inloggen op een website kan vanaf elke locatie.

De orderbevestiging en factuur zou ik zelf op 1 adres maken en verzenden om het overzichtelijk te houden.

 

Waarom moeilijk doen als het ook eenvoudig kan, KISS.

[Fjan11]

Een online agenda zoals Google Calendar als boekingssysteem gebruiken lijkt me niet zo handig. Dan kun je klanten dus niet online laten reserveren en kun je ook niet automatisch e-mail bevestigingen sturen en dat soort dingen. Ik zou eerst een gratis online reserveringssysteem proberen zoals supersaas.nl, dat heb je in een kwartiertje opgezet ne dan kun je altijd nog terugvallen op een online kalender als dat niet bevalt.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Een gratis variant die ik ook wel gebruik is www.datumprikker.nl Of daarmee alles kan wat jij wilt moet je zelf even bekijken.