Goedkoop printen en versturen

[Johan88]

Hallo,

 

Mijn naam is Johan en ik zou graag jullie mening/ervaringen willen weten over het volgende:

 

Ik loop momenteel stage bij een telecombedrijf waar ze met een probleem zitten; het printen van PDF bestanden en vervolgens deze printjes versturen met tnt post kost te veel tijd. Het is mogelijk om dit (het printen en versturen) uit te besteden aan een extern bedrijf zoals TNT Post. Maar dit is nogal prijzig omdat er per maand ongeveer maar 50 PDF bestanden met de post gestuurd worden.

 

Ik zit er aan te denken om een bedrijfje te starten die dit goedkoop kan. Dus geen 500 euro opstartkosten en 70 euro vaste maandelijkse kosten.

 

Denken jullie dat hier toekomst in zit? En hoe lossen andere bedrijven dit probleem op?

 

Johan

 

[djluc]

Ik vind het een zeer goed idee, ik zou er per direct gebruik van maken. Eventuele vraag is wel: Hoe ga je om met briefpapier? Of print je alles op gewoon papier?

 

Facturen per post versturen wij bijvoorbeeld voor 1 euro met MoneyBird (http://moneybird.nl). Dat is me absoluut niet de moeite waard om het zelf te doen.

[Johan88]

Het lijkt mij het makkelijkst dat bedrijven de PDFjes met hun eigen huisstijl naar mij toe sturen en dat ik ze dan afdruk en ga verzenden.

 

MoneyBird is op zich wel een goed alternatief maar daar is het denk ik niet mogelijk om je eigen boekhoudprogramma PDFjes laten te produceren en te versturen met de post.

[djluc]

Ik zie het ook absoluut niet als alternatief! Ik zie jouw dienstverlening juist als een verdere ontwikkeling daarop. Naast facturen en offertes ook andere documenten per post verzenden zonder door de regen naar de brievenbus te moeten lopen.

 

Ik denk dat je met name even de juiste prijsstelling moet bepalen, jouw kracht zit uiteindelijk in de massa. Dus als je bijvoorbeeld leverancier van een MoneyBird kan worden + vele ondernemers dan ben je een heel eind! Dan kan je investeren in fatsoenlijke printers en kan je tevens je kostprijs per product laten zakken waardoor het voor nieuwkomers op jouw markt erg lastig wordt.

 

Wil je dit fulltime gaan doen?

[Johan88]

Dus als je bijvoorbeeld leverancier van een MoneyBird kan worden + vele ondernemers dan ben je een heel eind!

 

Zo ver zal het nog lang niet zijn ;) Ik wil dit naast mijn studie informatica gaan doen om wat ervaring op te doen met ondernemen. Misschien dat ik dit na mijn studie fulltime kan gaan doen, maar dan praten we al weer over 2 jaar verder..

[djluc]

In dat geval goed nadenken over beschikbaarheid. Als jij bijvoorbeeld er niet bent verwacht ik wel dat mijn belangrijke offerte gewoon volgende dag bij de klant op de mat ligt.

[Johan88]

Daar heb ik ook al over nagedacht maar ik ben eigenlijk nooit lang van huis. En ik ken genoeg mensen die dit tijdelijk van mij over zouden kunnen nemen.

 

Bedankt trouwens voor je snelle reacties djluc!

[djluc]

You're welcome at HL.

 

Ik heb er ook al een aantal keer aan gedacht maar nooit uitgevoerd omdat ik focus op websites ontwikkelen wil behouden maar het kan zeker goed werken verwacht ik.

 

Denk dat je met een website waar je kan zien wat verzonden is e.d. wel hele gave dingen kan maken. Omgekeerd ook trouwens, een postadres waar alles in kan worden gescand is ook erg gaaf. Het moet zo simpel mogelijk zijn. Ik zit bijvoorbeeld te denken aan een map op je computer waar je alles in plaatst. Vervolgens pikt jouw website het daar meteen uit en zet het in je online verzendlijst. Waar je vervolgens kan zien wat er al wel- en wat niet is verzonden.

[Johan88]

Leuke ideeën djluc! Ik had zelf ook al het een en ander in mijn hoofd zitten maar dat hou ik nog even voor mezelf.

 

Ik ga eerst maar even het een en ander uitzoeken over het opzetten van een bedrijf, wel zo handig.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Het lijkt mij het makkelijkst dat bedrijven de PDFjes met hun eigen huisstijl naar mij toe sturen en dat ik ze dan afdruk en ga verzenden.

 

Op zich een prima idee, maar dit detail vereist wel een printer met een hele goede afdrukkwaliteit - als iemand een officiele brief wil versturen moet die er natuurlijk wel net zo strak uitzien als wanneer het op briefpapier is geprint. Heb je daar al wat op gevonden?

[Johan88]

Een beetje zakelijke laserprinter kan wel op een redelijk niveau afdrukken maken lijkt mij. Misschien moet ik de optie open houden om klanten hun eigen briefpapier naar mij te sturen. Maar dan moeten ze uiteraard wel aan een bepaald minimum PDFjes verzenden per maand, omdat het anders teveel gedoe is.

[willemj]

Maar dan moeten ze uiteraard wel aan een bepaald minimum PDFjes verzenden per maand, omdat het anders teveel gedoe is.

 

En dan ben je terug bij het punt wat de dienst van de TNT te duur maakt voor kleine bedrijven.

[Johan88]

Dat is waar, maar de kleine bedrijven kunnen natuurlijk ook voor de optie kiezen dat ik de PDFjes print. Wel goed trouwens dat je het even aangeeft, wel een punt om nog over na te denken.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Een beetje zakelijke laserprinter kan wel op een redelijk niveau afdrukken maken lijkt mij.

 

Precies, 'redelijk'...

 

Nog een reden waarom andere partijen zo duur zijn, dus ;)

[djluc]

Het ligt er heel erg aan wat je wilt versturen, als het gewoon normale correspondentie is kan een beetje laserprinter een eind komen. Met marketing, offertes, sales etc. ligt dat een stuk gevoeliger.

 

Wat me opvalt qua ontwikkelingen is dat met name juridische zaken nog per post verzonden wordt. Veel normale correspondentie niet, het is veelal overeenkomst gerelateerd. Dus de echte juridische zaken maar ook overeenkomsten, offertes, facturen etc. Wel dunt dat aantal naar mijn verwachting al gaat dat nog een hele tijd duren. Wellicht kan je dus een slimme benadering zoeken, waarom wil iemand nou eigenlijk die pdf nog gaan printen? Je grootste concurrent is namelijk e-mail.

[Bazzio]

Facturen per post versturen wij bijvoorbeeld voor 1 euro met MoneyBird (http://moneybird.nl). Dat is me absoluut niet de moeite waard om het zelf te doen.

geen idee hoeveel facturen je stuurt, maar 1 euro vind ik nog duur.

Ik heb een HP kleurenlaserprinter die relatief goedkoop print, dus ook brieven met eigen geprint logo komen samen met de verzendkosten nog lang niet aan de euro.

 

ik kan me voorstellen dat als je meer dan bijv 50 facturen per week gaat versturen dat het wellicht interessant wordt,

maar dan zou ik persoonlijk eerder overwegen om digitaal met pdf via de mail te factureren.

[Johan88]

Je grootste concurrent is namelijk e-mail.

 

Dat is waar, zeker nu een elektronisch document ook rechtsgeldig is. Maar er blijven toch bedrijven die liever ouderwetse post krijgen. Dit merk ik ook op mijn stagebedrijf, de mensen vragen nadrukkelijk om een factuur per post.

[John B]

Hallo Johan,

 

Kijk goed naar de logistiek van een dergelijke onderneming:

 

- Het gaat niet alleen om de factuur, maar daar hoort ook een envelop bij. Ga je die ook printen met het logo van het bedrijf of heb je een voorraadje per klant? In het laatste geval dien je daar ook een voorraadadministratie van bij te houden, zodat ze niet op een cruciaal moment op zijn.

- Ga je de dienst alleen aanbieden in combinatie met vensterenveloppen of moet je ook etiketten kunnen printen? En dan uiteraard wel zorgen dat het juiste etiket op de juiste envelop zit ...

- Een factuur vouwen, in een envelop doen en de envelop dichtmaken kan een heel vervelend klusje zijn. Ik neem aan dat je hiervoor geen enveloppeermachine gaat aanschaffen. Hoeveel facturen/enveloppen kun je per uur verwerken en wat wil je daar financieel aan overhouden?

- Hoe ga je de facturen frankeren? En breng je ze steeds zelf weg, of laat je ze ophalen? In het laatste geval moet er ook iemand aanwezig zijn als dat gebeurt.

- Je klanten willen niet dat hun facturen te laat verstuurd worden als jouw printer het begeeft, dus je zult een backup moeten hebben met dezelfde kwaliteit.

- Wellicht heb je een netwerk dat bij kan springen als je ziek bent of op vakantie wilt. Maar factuurinformatie is privacy-gevoelig, dus jouw klanten zullen wel enige garantie willen hebben dat je daar op een juiste manier mee omgaat, zowel qua beveiliging van je apparatuur als qua "medewerkers".

 

Hopelijk niet teveel stof om over na te denken ...

 

Groet,

 

John

[Johan88]

Hallo Johan,

 

Kijk goed naar de logistiek van een dergelijke onderneming:

 

- Het gaat niet alleen om de factuur, maar daar hoort ook een envelop bij. Ga je die ook printen met het logo van het bedrijf of heb je een voorraadje per klant? In het laatste geval dien je daar ook een voorraadadministratie van bij te houden, zodat ze niet op een cruciaal moment op zijn.

 

Ik zat er aan te denken om gewoon standaard blanco enveloppen te versturen, en later als het bedrijfje wat op gang is gekomen om de enveloppen te laten bedrukken.

 

- Ga je de dienst alleen aanbieden in combinatie met vensterenveloppen of moet je ook etiketten kunnen printen? En dan uiteraard wel zorgen dat het juiste etiket op de juiste envelop zit ...

 

Ik kies voor een vensterenvelop omdat dit het minst problemen met zich meebrengt.

 

- Een factuur vouwen, in een envelop doen en de envelop dichtmaken kan een heel vervelend klusje zijn. Ik neem aan dat je hiervoor geen enveloppeermachine gaat aanschaffen. Hoeveel facturen/enveloppen kun je per uur verwerken en wat wil je daar financieel aan overhouden?

 

In het begin ga ik dit met de hand doen, en later waarschijnlijk met een enveloppeermachine.

 

- Hoe ga je de facturen frankeren? En breng je ze steeds zelf weg, of laat je ze ophalen? In het laatste geval moet er ook iemand aanwezig zijn als dat gebeurt.

 

Postzegels en ik breng ze elke dag weg naar de postbus.

 

- Je klanten willen niet dat hun facturen te laat verstuurd worden als jouw printer het begeeft, dus je zult een backup moeten hebben met dezelfde kwaliteit.

 

Daar heb je wel een punt. Een extra laserprinter op voorraad kan geen kwaad natuurlijk.

 

- Wellicht heb je een netwerk dat bij kan springen als je ziek bent of op vakantie wilt. Maar factuurinformatie is privacy-gevoelig, dus jouw klanten zullen wel enige garantie willen hebben dat je daar op een juiste manier mee omgaat, zowel qua beveiliging van je apparatuur als qua "medewerkers".

 

Hopelijk niet teveel stof om over na te denken ...

 

Groet,

 

John

 

Ik heb een paar antwoorden hierboven neergezet, maar er zijn nog genoeg dingen waar ik nog over na moet denken. Wel leuk dat iedereen hier met je meedenkt ;D

 

 

[Mark Hameetman]

Misschien handig om eens te kijken naar www.bluemailcentral.nl ?

De post kan je aanleveren via lokale printer (software) of API waarmee je alles kan automatiseren!

[headquarters]

Briefpapier kan afloop in het ontwerp hebben. Iets wat behoorlijk vaak voorkomt.

Dan heb je al een printer nodig die groter dan A4 kan printen en kom je dus uit op een profesioneel apparaat.

 

Dan heb je een snijmachine nodig om naar netto A4 te snijden, dit gaat je echt niet lukken met een rolsnijdertje van de boekhandel. Dus een professionele snijmachine moet worden aangeschaft.

 

A4-tjes moeten worden gevouwen in enveloppen zoals hierboven al is gezegd, dat wil je écht niet met de hand doen, dus moet er ook een vouwmachine komen.

 

Dan wil een klant misschien zijn vensterenveloppen ook bedrukt hebben (lijkt me geen onredelijke eis), dit ga je écht niet willen met een laserprinter.

 

Kortom, je idee klinkt leuk, maar om het even erbij te doen naast een studie is in mijn ogen een zware onderschatting.

[djluc]

Ik vind dat we niet moeten overdrijven. Briefpapier met afloop, vouwmachines, etc. Er zijn partijen die dat inderdaad allemaal kunnen. Maar volgens mij ligt er een zeer interessante doelgroep in gewoon de MKB'er.

[edwinv]

Leuk om deze discussie over print post te zien. Zoals Mark al aangeeft zou ik zeker even naar BlueMailCentral kijken, deze partij kan precies wat je nu omschrijft. Ze werken daar met een voorblad waarop ze het adres printen, waarna jouw document + voorblad in een vensterenveloppe gaan. Het grote voordeel van BlueMailCentral is dat je over de hele wereld kunt printen + versturen tegen lokaal tarief, het nadeel is de ingewikkelde gebruikersinterface. Daar liggen zeker nog kansen. BlueMailCentral heeft de beveiliging van je gegevens wel goed voor elkaar, door de opzet van hun print centra kunnen medewerkers de inhoud van je brief nooit zien.

 

Met MoneyBird printen we op dit moment alles nog zelf. Omdat we zelf de documenten opmaken vanuit ons facturatiepakket hebben we weinig problemen met de (venster)enveloppen. Via onze webinterface kunnen we elke dag de facturen printen op onze kleurenlaserprinter. We vouwen ze vervolgens in blanco enveloppen en sturen ze via de TNT op.

 

Overigens is het gebruik van MoneyBird Post beperkt. Wij focussen met MoneyBird op het elektronisch versturen van facturen, bij voorkeur via e-mail. De facturen die nog per post verzonden worden zijn vaak herinneringen of gaan naar bedrijven die nadrukkelijk om een papieren variant vragen.