Een procesverbeteringsbedrijf? Graag feedback.

[Opifex]

Beste ondernemers,

 

Een vriend en ik zitten er al enige tijd over te denken om Business Process Improvement voor het MKB te introduceren op basis van no cure- no pay. Dit houdt in dat wij een bedrijf analyseren op mogelijkheden tot besparen middels verschillende invalshoeken en deze besparing realiseren. Vervolgens willen wij dan een deel van de besparing vergoed krijgen. Zo is iedereen tevreden en weet iedereen waar hij/zij aan toe is, zeker gewild in deze tijden van recessie.

 

Besparing moet dan met name komen uit: een cijferanalyse over de jaren die met verbanden wordt gekoppeld aan de bedrijfsactiviteiten, uit doorlooptijden van producten, uit floorplans, uit tijdsberekeningen van taken vs. personeelsbezetting, uit AO/IC verbetering en normenstellingen. Daarnaast hangen de tools ook zeer af van het soort bedrijf dat wordt geoptimaliseerd.

 

Enkele randvoorwaarden die hier natuurlijk bij geplaatst gaan worden is de grootte van de onderneming en de daarmee samenhangende kosten, deze dient uiteraard voldoende groot te zijn. Verder is de deskundigheid dermate dat een MKB onderneming met voldoende competentie wordt geholpen.

 

Zou hier vraag naar zijn? Dit lijkt mij eigenlijk wel..

 

Veel van jullie zijn ondernemer, dus als jullie je visie geven op dit concept stel ik dat op prijs.

 

Dank bij voorbaat voor je reactie,

Benjamin

 

PS: Hoogstwaarschijnlijk ten overvloede, maar het komt er dus op neer dat de geoptimaliseerde bedrijven dus minder kosten maken en dus blijft er meer winst over. Dergelijke optimalisatie kan dus ook gewoon worden toegepast op bedrijven van ondernemers die niet in zwaar weer zitten, maar door lagere omzetten dezelfde levensstandaard willen behouden.

[Frans Sijtsma]

Stel dat jullie een mogelijke besparing voorstellen die de ondernemer niet wenst door te voeren? Hoe doe je dat met je no-cure no-pay constructie?

 

Daarnaast heb je natuurlijk besparen en besparen. Vrijwel iedere besparing heeft al dan niet valide nadelen. Die moeten door de ondernemer op waarde geschat worden en niet door jullie.

Lijkt me een potentieel strijdpunt waarvan je moet overwegen of je die strijd met no-cure no-pay aan wil gaan. Het kan dan namelijk voorkomen dat je belangen anders komen te liggen ipv een gezamenlijk belang.

Jullie willen maximale kostenbesparing vanwege je eigen portemonnee. De ondernemer wellicht niet

 

Frans

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik zie niet zoveel heil in kostenbesparingen, zie ook mijn HL column. Beter om te focussen op omzetverbetering met minder snel stijgende kosten.

[XiaoDi]

Zo heb je dus mensen die het een goed en een slecht idee vinden. Ikzelf doe niet veel anders dan kijken hoe ik nog goedkoper kan werken. Misschien ligt het aan de bedrijfstak. Ik kan me voorstellen dat kostenbesparing in een dienstverlenend bedrijf wat moeilijker zal zijn dan in een productiebedrijf.

 

Ik zou gewoon beginnen, en na verloop van tijd als bijvoorbeeld Frans gelijk blijkt te hebben, je businessplan aanpassen. Je hebt geluk dat het enige wat je nodig hebt voor jullie idee tijd, kennis en vertrouwen van de klant is.

 

Mensen zijn wel enorm eigenwijs. Je moet kunnen praten als Brugman om ondernemers ervan te overtuigen dat jij het beter weet dan hen. Een goede track-record is dan onmisbaar.

[Frans Sijtsma]

 

Ik zou gewoon beginnen, en na verloop van tijd als bijvoorbeeld Frans gelijk blijkt te hebben, je businessplan aanpassen. Je hebt geluk dat het enige wat je nodig hebt voor jullie idee tijd, kennis en vertrouwen van de klant is.

 

Je kunt er ook vooraf even over nadenken en daar vast je toekomstige acties op baseren ;)

 

Nog een puntje: Korte termijn kostenbesparingen zijn relatief eenvoudig en met wat boekhoudkundige zaken te bereiken.

 

Welk soort kostenbesparingen ga je toepassen en hoe ga je de ondernemer duidelijk maken dat je daadwerkelijk duurzame (sorry voor het woord) besparingen realiseert.

 

Frans

[Joost Rietveld]

Dag Benjamin,

 

voor de reacties tot op heden:

Laten we niet meteen kostenbesparing gelijk stellen aan inkoopgedrag dat daartoe leidt. Ik denk dat TS er niet op uit is om de slechte praktijken (knijp je leverancier af, verleng de betaaltermijn, etc.) uit de inkoopwereld eens dunnetjes over te gaan doen.

 

Ik denk dat zij met name bedoelen dat zaken efficiënter kunnen als alle relevante parameters daarvoor eens goed onder de loep genomen worden. Dat kan beslist door de hele onderneming en hoeft helemaal niet ten koste te gaan van alle nadelen die thans genoemd worden op grond van slecht inkoopbeleid.

 

@Benjamin

Of daar in het MKB behoefte aan is? Ik denk het wel, maar je moet het goed kunnen verkopen. Het zal niet eenvoudig zijn om eigenaren te laten inzien dat wat jullie doen geld in het laatje brengt. Met name bij het grotere MKB waarbij met budgetten per BU gewerkt wordt, moet je je ter dege afvragen welke weerstanden je tegen zult komen. Simpel voorbeeld: als je ergens een proces weet te optimaliseren en geld vrijmaakt, dan kun je verwachten dat het budget dat de bewuste afdeling heeft, elders besteed gaat worden. Immers, de manager zal niet graag zien dat zijn budget beperkt wordt. Bewijs dan nog maar eens dat jullie adviezen gewerkt hebben. Zo gaat het in inkoopland helaas al decennia. Inkopers schermen met enorme kostenbesparingen, maar je ziet er in de jaarrekeningen niets meer van terug, met als gevolg dat het management het inkoopapparaat weer opsplitst en uitzet binnen de organisatie.

 

Ik kan jullie het managementboek van het jaar 2010 aanraden (helaas uitverkocht). Bedoeld voor grote en zeer grote ondernemingen, maar je komt er beslist in tegen welke obstakels je zult tegenkomen en hoe je het management zult moeten weten te overtuigen dat jullie adviezen door de ruggengraat van de onderneming. Hopelijk behoedt het jullie er ook voor dat het enige argument is dat kostenbesparingen gerealiseerd worden, want de klank daarachter wordt meer en meer negatief.

 

Om een mooie quote aan te halen:

 

"bespaar je op kosten, dan lever je kwaliteit in;

lever je kwaliteit, dan gaan de kosten omlaag".

 

groet

Joost

 

[Opifex]

Dank voor de reacties. Ik merk dat kostenbesparing een te breed begrip is om te behandelen.

 

Kostenbesparing op basis van simpele dingen zoals marketingbudgetten schrappen is geen kostenbesparen, dat is een blinddoek op binden. Ik heb het over het optimaliseren van bedrijfprocessen en het introduceren van control op kosten. Iedere keer als een product verkocht wordt dan komen daar schakels tot stand in het proces, die schakels zijn ontstaan omdat een ondernemer de schakels op die manier het meest efficiënt ervoer. Zij het niet dat dat proces al enige tijd geleden tot stand is gekomen. Wordt er dus als één van de besparingsaspecten onderzocht welke 'cost drivers' er vrijkomen vanaf het moment dat de ondernemer een aanvraag voor een offerte binnenkrijgt tot dat het product is afgeleverd (en evt. de nazorg), dan kun je bottlenecks onderkennen. Dat is niet simpel en dat is dus niet per definitie kostenbesparing maar kritische procesoptimalisatie. Dáár verlaag je kosten mee, welke als 'duurzaam' worden ervaren. Uiteraard tot het moment dat de markt verandert of er nieuwe producten in de onderneming komen, dan ontstaat er nieuw optimum net zoals de eerdere verandering de noodzaak tot optimaliseren bracht. Verder zou je bijvoorbeeld kunnen kijken naar AO/IB, voor degenen die niet weten wat dit is: het creëren van tegengestelde belangen waarmee zekerheid over de getrouwheid van de financiële input wordt verkregen. Simpel voorbeeld is de postbode die je pakje komt bezorgen.

 

Kostenbesparing wil niet zeggen dat er verlies wordt gedraaid, maar control op de kosten biedt een mooi soelaas om zonder veel moeite (ik ben een finance professional) meer winst te creëren. Ik ben geen verkoper, wellicht ligt de redenatie aan kostenbesparing daaraan ten grondslag.

 

Verder ben ik het wel met jullie eens dat kostenbesparing een psychologisch neerwaarts effect kan hebben als het een onderneming betreft (bijv. productie) waar mensen gewend zijn aan kostenbesparingen door te simpele dingen zoals mensen ontslaan. Als de productiemannen dan zien dat er iemand in pak komt kijken hoelang je ergens mee bezig bent dan voel je de spanning uiteraard al gesneden worden tot het moment dat de focus nog alleen ligt op 'wie eruit vliegt'. Dat is één effect die kostenbesparing kan hebben, onder vele.

 

Overigens ben ik me, met alle respect, bewust van de boekhoudkundige besparingen, dat is enkele hoofdstukken vóór kostenbesparing. De discussie die hier losbarst is dat er latenties in de boeken ontstaan als je fiscaal en commercieel scheidingen gaat aanbrengen en dat brengt kosten met zich mee. Verder is herfinancieren en andere zaken te bespreken met de bank indien je optisch gaat verbeteren (ratio's omzetten door herbenoemingen en reallocaties e.d.). Logisch.

 

Even @Fred:

De drie besparingen die je voorstelt, vind ik met alle respect niet erg academisch.

Kostenbesparingen hebben niets van doen met budgetten. Verkopen is een vak, een ander vak dan kosten besparen. Om die reden doen ondernemers dit vaak niet in hun eigen bedrijf. Tenzij het Register Controllers zijn, maar dat is niet zo vaak het geval. Een ondernemer focust nooit op kosten besparen, een ondernemer is er zich vaak alleen van bewust dat hij weleens te veel kosten zou kunnen maken en een ondernemer weet (in mijn ervaring) maar al te goed welke contracten hij afsluit en of dat marktconform is en fair is. Derhalve dient een ondernemer zich niet bezig te houden met kostenbesparen, een vergelijking tussen een kostenbesparen en verkopen is derhalve niet te rechtvaardigen. Ik vind dat het een troebel beeld schept van de factoren die meespelen in het doel waarmee kostenbesparingen worden ingezet.

 

Concluderend: mocht het zo zijn dat het gezamenlijke belang niet aansluit bij mijn winstverwachtingen dan kan er altijd nog een tarief besproken worden, aangezien de verwachting dan niet aansluit wederzijds, bij de uitkomst.

 

Groet,

Benjamin

[Joost Rietveld]

Ik vermoedde al een bredere scope. Ik denk alleen dat no cure no pay niet de manier is. Je zit bij uitstek in een consultantswereld en je zult gewoon een uurtarief kunnen rekenen. Doe anders wat bij inkoopprofessionals usance is/was: kleine klussen tegen een X % van de besparing. Grote opdrachten tegen uurtarief.

 

Ik zie hier echt wel heil in.

 

groet

Joost

 

 

 

 

[Opifex]

Dag Benjamin,

 

voor de reacties ....ten omlaag".

 

groet

Joost

 

 

Hmm.. interessant. Dat is inderdaad lastig als er budgetten worden gesteld, dat de besparingen hierop worden doorbelast naar de afdelingen en er dus een verzet tegen besparen ontstaat in anticipatie dat de budgetten kleiner worden. Dat stel je in feite, toch?

 

Maar dan hebben we het met name over de grotere ondernemingen waar er echt een specifieke marketing en verkoop afdeling is op een hoofdkantoor. Wij willen ons meer gaan richten op bijvoorbeeld het bouwbedrijf wat in de stad zit die 30 jaar geleden is opgericht en waar een ondernemer vrolijk geld verdiend. En dan stuiten we waarschijnlijk inderdaad op: 'waarom zou ik, ik maak toch genoeg winst?' en 'straks gaat er iets mis als je in mijn kosten gaat snoeien'.

 

Lastig parket..

[Opifex]

Ik vermoedde al een bredere scope. Ik denk alleen dat no cure no pay niet de manier is. Je zit bij uitstek in een consultantswereld en je zult gewoon een uurtarief kunnen rekenen. Doe anders wat bij inkoopprofessionals usance is/was: kleine klussen tegen een X % van de besparing. Grote opdrachten tegen uurtarief.

 

Ik zie hier echt wel heil in.

 

groet

Joost

 

 

Ja, ik ook nu ik je praktijk voorbeeld lees. Zie ook mijn eerdere post waarin ik bij een gebrek aan overeenstemming in afstemming uit wil gaan van een vaste fee.

 

Ik ga nu echt paasweekend vieren, jullie allemaal vrolijk pasen en een fijn weekend!

[Frans Sijtsma]

 

voor de reacties tot op heden:

Laten we niet meteen kostenbesparing gelijk stellen aan inkoopgedrag dat daartoe leidt. Ik denk dat TS er niet op uit is om de slechte praktijken (knijp je leverancier af, verleng de betaaltermijn, etc.) uit de inkoopwereld eens dunnetjes over te gaan doen.

 

 

Wordt toch ook nergens gesteld?

 

Ik geef alleen aan dat indien je de focus van je klant op geld zet door enerzijds kostenbesparingen aan te bieden en vervolgens je vergoeding te relateren aan de hoogte van de besparing, je verdomd goed je communicatie en argumentatie richting die klant op orde moet hebben wil die klant (ik in ieder geval) niet een beetje wantrouwend worden

 

Maar goed, wellicht is het handig als TS ook deelneemt aan deze discussie :)

 

Frans

[Joost Rietveld]

 

Wordt toch ook nergens gesteld?

 

 

Niet gesteld, maar Fred verwijst al naar zijn column en kostenbesparing in het algemeen begint al een wrange bijsmaak te krijgen. Sorry, was niet helemaal goed omschreven.

 

TS doet aardig zijn best lijkt mij ;)

[Joost Rietveld]

 

Lastig parket..

 

Ook eigenaren zijn beïnvloedbaar, maar dan via een omweg, met de juiste argumenten en onderbouwing

[Frans Sijtsma]

uhhhmm, ja, excuus aan TS

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Even @Fred:

De drie besparingen die je voorstelt, vind ik met alle respect niet erg academisch.

 

't Was ook niet bepaald een artikel voor een wetenschappelijk tijdschrift. ;)

 

Je wilt trouwens niet de ondernemers te eten geven die zich om de verkeerde redenen met kostenbesparingen bezighouden. Ik heb er genoeg meegemaakt. Focussen op (vermeende) kostenbesparingen is makkelijk, zoals ik ook aangeef in mijn column. Maar wordt het bedrijf daar als geheel echt beter van? Daar wordt veel minder over nagedacht.

[John B]

Hallo Benjamin,

 

Ik vraag me af of je je wat het MKB betreft niet verkijkt op het effect van procesoptimalisatie op de besparing van kosten.

 

Als bijvoorbeeld door stroomlijning van het offerte-proces het maken van een offerte voortaan 3 uur kost in plaats van 4 - waarbij hopelijk de kwaliteit van de offertes minimaal gelijkblijft - dan zal dat niet meteen tot een besparing leiden. Dat uur dat vrijkomt wordt waarschijnlijk besteed aan het kwalitatief optimaliseren van de offerte of aan andere zaken waar men tot dan toe niet voldoende aan toe kwam. In het meest gunstige geval wordt de tijd gebruikt om extra offertes te maken. En dus mogelijk meer omzet met gelijke kosten. Of een vermindering van de werkuren van de ondernemer zelf, wat ook geen harde besparing is.

 

Bovendien gaat dat optimaliseren niet vanzelf. Dat kun je niet alleen van buitenaf opleggen, maar daar zal de organisatie zelf ook tijd in moeten steken. Soms betekent dat de ontwikkeling van nieuwe processen, handigere formulieren, betere ondersteuning door ICT, opleiding en coaching van medewerkers in betere werkwijzen, etc.. Investeringen die wellicht pas over een paar jaar terugverdiend worden. En op welk moment bereken je dan de besparing?

 

Daarnaast zul je altijd de discussie krijgen of een besparing in kosten wel te danken is aan jullie inspanning. Stel je optimaliseeert een bepaald proces en gaandeweg moet de ondernemer door tegenvallende verkopen 2 werknemers in datzelfde proces ontslaan, wat een behoorlijke besparing in arbeidskosten betekent. Tellen die besparingen dan mee voor jullie fee? Of worden die tegenvallers wellicht verweten aan jullie inspanningen ("voorheen hadden we hier nooit last van").

 

Of andersom, stel dat door betere processen de acceptatie van offertes drastisch toeneemt, waardoor de ondernemer meer personeel moet aannemen. Meer omzet dus, maar ook meer kosten ...

 

En stel dat je wel door optimalisatie een behoorlijke besparing kunt realiseren. Is jullie vergoeding dan gebaseerd op de besparing van één jaar? En moet je dan eerst een jaar wachten totdat die besparing hard is aangetoond voordat je een rekening kunt sturen?

 

Tot slot: het commitment van de ondernemer om aan procesoptimalisatie te doen is essentieel om succesvol te zijn. Dat commitment garandeert dat jij op de juiste momenten tijd kunt claimen van zijn medewerkers om je werk te kunnen doen. De relatieve vrijblijvendheid van een "no cure, no pay" constructie zou dat commitment wel eens behoorlijk in de weg kunnen zitten.

 

Groet,

 

John

[P.J.]

Optimaliseren is toch gewoon het beginsel van de Kwaliteitszorg. In heel veel bedrijven is men niet eens op de hoogte van de juiste invulling van alle werkzaamheden. Zo kan het voor de leiding tot een onoverzichtelijke brei verworden. Daar kan nuttig werk worden verricht om de taken en handelingen te optimaliseren en de beoogde processen uit te schetsen. Dat heb ik verschillende keren gedaan. De ISO-9000 hype heeft er echter een commercieel rommeltje van gemaakt, waardoor de nadruk veel meer op het certificaat kwam te liggen dan op optimalisatie. Ik ga voor het laatste en dan op level AQUAP-1 of 4.

[John B]

De ISO-9000 hype heeft er echter een commercieel rommeltje van gemaakt, waardoor de nadruk veel meer op het certificaat kwam te liggen dan op optimalisatie.

Datzelfde gevaar ligt ook op de loer bij de voorgestelde werkwijze van TS. Bij een inventarisatie van een bedrijf kunnen talloze verbetermogelijkheden naar voren komen, die bijvoorbeeld kunnen leiden tot hogere klanttevredenheid, meer omzet of meer werkplezier. Het risico bij een "no cure, no pay" aanpak waarbij de "pay" uitsluitend bepaald wordt door de besparingen, is dat de opdrachtnemer zich beperkt tot het signaleren van die verbeteringen die een maximale kans op besparing inhouden, omdat alleen die voor hem commercieel interessant zijn. Terwijl bij een volledig plaatje de opdrachtgever misschien heel andere keuzes zou maken.