• 0

CRM Klein bedrijf automatiseren

Beste Higherlevel forumleden,

 

Met belangstelling heb ik de afgelopen week verschillende topics in dit forum gelezen om een antwoord te vinden op de volgende case:

 

Huidige situatie

Ik heb een klein bedrijf (3 werknemers) in de dienstverlenende branche, derhalve geen voorraad en een persoonlijke aanpak met mijn cliënten. Alle communicatie met cliënten en partners geschiedt door middel van e-mail en telefoon. Tot noch toe gaat dat als volgt:

[*] Een nieuwe cliënt stuurt een e-mail (voor het gemak noem ik deze 'cliënt A').

[*] Voor deze nieuwe cliënt wordt een nieuwe map aangemaakt in mijn e-mail programma (Thunderbird). De e-mail van cliënt A wordt daar handmatig ingesleept.

[*] De e-mail wordt beantwoord en ik stuur een kopie daarvan naar mijzelf door mijn eigen e-mail adres toe te voegen als BCC om vervolgens deze kopie wederom handmatig naar het zojuist aangemaakte mapje van cliënt A te slepen.

 

Tot zover nog alles te overzien. Echter doen mijn twee werknemers op hun computers precies hetzelfde werkje om alles up-to-date te houden. Zij zien de e-mail van cliënt A binnenkomen, maken ook een mapje aan om vervolgens het binnengekomen mailtje en de kopie van mijn antwoord te slepen naar het nieuwe mapje van cliënt A.

 

Probleem

Afgezien van het feit dat dit vrij geestdodend werk is, is het bovenal tijdrovend en irritant omdat er op mijn bureau stapels werk te verzetten zijn en ik en mijn werknemers zichzelf bezig aan het houden zijn met dit omslachtige klusje.

 

Het contact met de cliënten loopt enkele jaren door eer het dossier in het archief geplaatst kan worden. Nu de correspondentie met de cliënten oploopt en het aantal cliënten zelf ook, vrees ik dat het overzicht houden in de toekomst een probleem kan gaan worden. Tevens omdat, als er bepaalde informatie opgezocht moet worden van een cliënt, honderden e-mailtjes door gespit moeten worden. Vaak weet ik ongeveer wel in welke tijdsperiode iets geschreven is doch optimaal is dit natuurlijk niet.

 

Ik heb de huidige situatie altijd beschouwd als een tijdelijke oplossing omdat ik ondertussen opzoek was naar nieuwe systemen. Echter is deze tijdelijke oplossing al enkele jaren aan de gang en de oplossing heeft zich nog niet laten zien. Kortom, er moet iets gebeuren:

 

Toekomstvisie

Ik zoek een systeem welke enkele taken automatiseert.

[*] Iedere werknemer heeft zijn eigen e-mail adres. Echter moet de correspondentie tussen andere werknemers en hun cliënten voor iedereen beschikbaar zijn. We zijn een klein bedrijf en interne communicatie is essentieel.

[*] Als een nieuwe cliënt contact opneemt, moet hiervoor automatisch een cliëntbestand aangemaakt worden waarin tevens de interesse voor product A, B of C (of een combinatie) van de nieuwe cliënt is verwerkt. Dit zal (lijkt mij) gaan werken via het invullen van een kort contact-formulier op internet. Als naderhand blijkt dat de voorkeur van de cliënt veranderd, moet dit uiteraard gewijzigd kunnen worden.

[*] De correspondentie tussen werknemer en cliënt moet gelinkt zijn aan het cliëntbestand.

[*] Het cliëntenbestand moet altijd en overal (online en offline) beschikbaar zijn voor alle werknemers daar er vanuit meerdere locaties gewerkt wordt en ook onderweg.

 

Als dit eenmaal werkt, lijkt het mij (met mijn boerenverstand) een kleine stap om dit cliëntenbestand 'uit te buiten'. Daarmee bedoel ik het sturen van nieuwsbrieven aan meerdere cliënten op basis van hun aangegeven interesses, het onder de aandacht brengen van bepaalde zaken bij potentiële cliënten uit het verleden, en het versterken van de persoonlijke aanpak door het sturen van bijvoorbeeld een verjaardagskaartje aan goede contacten e.d.

 

Research

Uiteraard heb ik hiervoor mijn research gedaan. Wat betreft de organisatie van e-mail verkeer heb ik in eerste instantie getracht de e-mails te synchroniseren door middel van Imap. Echter voelde het niet goed al mijn correspondentie op internet te zetten. Derhalve heb ik gekeken naar de mogelijkheden van een server. Afgezien van de hoge kosten voor een klein bedrijfje als die van mij, is er tevens het probleem met het synchroniseren tussen mijn computer en de server. Ik werk veelal in gebieden waar de internetconnectie prima is voor het sturen en ontvangen van een mailtje. Maar wanneer er grote bestanden worden gedown- of geupload is het einde zoek.

 

Wat betreft het klantenbeheer heb ik geprobeerd dit in outlook bij te houden, echter werkte het versturen van grote hoeveelheden e-mails niet en het specifiek aangeven van interesses was niet mogelijk. Derhalve heb ik een excel sheet bijgehouden doch het handmatig invoeren van alle gegevens blijft een probleem.

Na onderzoek op deze site ben ik afgestapt van mijn idee om MS Acces te gebruiken. Dit werd afgeraden omdat, als het niet goed gebeurt, je over onbepaalde tijd een keer ergens tegenaan loopt.

MS Dynamics voldoet niet aan mijn eisen aangezien er niet automatisch een cliënt bestaand aangemaakt wordt. Het idee dat het onderdeel van Microsoft was, gaf mij een veilig gevoel.

Vtiger beviel mij niet omdat het OS is. Het is voortdurend in ontwikkeling. Ik wil niet dat er continue aan mijn systeem gesleuteld moet worden.

SugarCRM werd wel erg complex. Zaken als begrotingen en prognoses interesseren mij niet.

Zoho leek goed te voldoen, echter vraag ik mij af in hoeverre dit te integreren valt met mijn e-mail cliënt.

Yeshello lijkt mij tot noch toe de beste kandidaat.

 

Excuses voor het lange verhaal, doch ik hoop dat ik op deze manier een goed inzicht in mijn situatie heb kunnen geven ten behoeve van een adequate oplossing. Ik ben niet bang om geld uit te geven. Immers, het is een zeer waardevolle investering voor mijn bedrijf. Het moet uiteraard wel in proportie blijven en bovenal nuttig zijn.

 

In afwachting van jullie reactie.

 

Mvg,

Christian

 

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Hide Sidebar
  • Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
    Deze verzenden we elk kwartaal.

  • Wie is er online?
    9 leden, 190 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 75.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

    Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.