Aanmaningskosten, factuur en boekhouding

[chrisvanbaal]

Stel de volgende situatie: ik maak en factuur van € 200 aan. Stuur een aantal herinneringen en tenslotte een aanmaning met daarin opgenomen aanmaningskosten a € 10.

 

Op welke manieren moeten de aanmaningskosten in de administratie worden opgenomen? De belastingdienst stelt als regel dat een eenmaal verzonden factuur nooit meer mag worden aangepast. Moet er dan een aparte post inkomsten worden geboekt (op een eigen datum) enkel voor de aanmaningskosten?

 

 

[4711]

Je moet de aanmaningskosten bij de klant in rekening brengen (factuur maken, dus) en daarover BTW afdragen.

 

Hoe je dit vervolgens noemt (omzet, overige opbrengsten etc), dat moet je zelf weten.

 

 

[chrisvanbaal]

Maar wat ik me dan nog steeds afvraag is: hoe wil de belastingdienst dat ik dit registreer?

 

Als ik op 1-12-2011 een factuur stuur en op 14-1-2012 een aanmaning van deze factuur met extra kosten, dan heb ik dus feitelijk twee keer inkomsten in twee verschillende jaren. Echter de eerste kostenpost heeft een eigen factuur met een eigen datum en factuur nummer. De tweede kostenpost heeft wel een datum, maar geen eigen factuurnummer. Dit is immers slechts een 'aanpassing' van de vorige factuur, wat mijns inziens dus eigenlijk niet mag.

[4711]

Sorry, ik was niet helemaal compleet:

 

Als de aanmaningskosten verschuldigd zijn omdat de klant niet betaalt, dan behoort het niet tot de vergoeding. Dan zou je daar dan mijns inziens geen BTW over verschuldigd moeten zijn. Deze worden dan geacht om de extra kosten voor jou te dekken.

 

Maar als het een overschrijding van bijvoorbeeld een leentermijn betreft (denk aan een videotheek), dan behoort het wel tot de vergoeding. Dan betreft het gewoon een vergoeding voor het voortgezette gebruik.

 

In dat eerst geval zou je dan het beste het ontvangen bedrag op je eigen kosten in mindering kunnen brengen.

En daar geen misbruik van maken om onder de BTW plicht uit te komen (dus realistische kosten).

 

Maar je mag ook gewoon een nieuwe factuur sturen voor de bijkomende kosten. Met BTW dan. In de huidige periode.

 

 

[chrisvanbaal]

Peter_CVinfo, bedankt voor je info. Voor mijn gevoel wringt er echter nog iets mbt tot de regels die de belastingdienst stelt.

Voor iedere nieuwe levering of dienst die je doet moet namelijk een apart factuurnummer worden aangemaakt. Dat is helemaal van belang als deze twee diensten in verschillende periodes worden gefactureerd. Op het moment dat er aanmaningskosten worden gerekend, zou dit 'meeliften' op het factuurnummer van de oude factuur. Dit lijkt me incorrect.

[4711]

Op het moment dat er aanmaningskosten worden gerekend, zou dit 'meeliften' op het factuurnummer van de oude factuur.

 

Nee, als je vandaag een factuur maakt voor aanmaningskosten krijgt de factuur natuurlijk een 'eigen' nummer, net als alle facturen.

[wouterz]

Nou krijg ik gelukkig niet zo vaak aanmaningen, maar de kosten daarvoor staan eigenlijk altijd op de factuur (met of zonder btw dat weet ik niet).

 

Ik zelf (en weet dus niet of het goed) voeg de aanmaningskosten toe aan de factuur, ik ga er dan in mijn boekhouding ook vanuit dat ze bij de factuur horen (rekening ook altijd btw). In principe loopt het traject tot aanmaning met kosten niet langer dan max zo'n 1,5 maand. Ik sluit de boeken meestal eind jan (te gelijk met aangift kwartaal 4).

 

Als daarna nog wat wijzigt kun je de boeken natuurlijk heropenen en suppletie aangifte btw maken, of een memoriaal maken voor het dan gestarte jaar.

 

Het lijkt me erg lastig om iedere keer een nieuwe factuur te sturen voor aanmaningskosten, zeker als je deze meerdere keren verhoogt, dan moet je ook iedere keer jezelf weer een credit factuur sturen.

[4711]

Ja, je maakt het jezelf inderdaad erg lastig om met dit soort 'additionele kosten' (achteraf) bezig te zijn.

 

Ik zou het zelf ook alleen doen als het echt om een aanzienlijk bedrag gaat. En dan zou ik een nieuwe (aanvullende dus) factuur maken voor de aanmaningskosten.

 

 

 

[Lana]

Hallo,

Enige tijd geleden zat ik zelf ook met het probleem van aanmaningen versturen. Nou heb ik een zeer handige tip gekregen van een collega.

 

Mod edit: toch grappig dat zogenaamde collega´s jou een tip geven over je eigen website, wist je dat zelf soms niet? Anyway, GEEN SPAM op HL en al helemaal niet als het niets te maken heeft met de vraag!

 

Hoop dat ik jullie hier ook wat mee kan helpen! Succes verder!

[Marjan]

Zelf breng ik geen aanmaankosten in rekening. Wel, conform mijn AV, 1% rente per maand.

Deze rente boek ik gewoon op ontvangen rente, ik maak hiervoor geen factuur.

 

Gelukkig is dit in alle jaren pas 1 keer nodig geweest. Ik breng de rente pas in rekening als de debiteur 3 maanden te laat is met betalen (maar dan wel met terugwerkende kracht).

[deondernemer]

Ik breng wel aanmaningskosten/incassokosten in rekening, maar gebruik hiervoor geen aparte factuur. Ik breng deze kosten in rekening op de herinneringsbrief (dus geen apart factuurnummer). Nu heb ik dit voor de eerste keer moeten doen, maar ook ik kom er niet uit hoe ik dit het beste kan inboeken. Naar mijn mening zijn er 3 mogelijkheden:

1. Vordering factuur waar de kosten betrekking op hebben uitbreiden (dus onder deze factuur scharen in boekhouding)

2. Deze kosten apart als vordering boeken (maar geen factuurnummer dus)

3. Kosten niet als vordering boeken, maar bij betaling direct boeken bv als ontvangen incassokosten.

 

Welke mogelijkheid gebruiken jullie (of zijn er nog betere mogelijkheden?) of welke mogelijkheid zou je mij aanraden?