Tips voor effectief debiteurenbeheer inclusief voorbeeld aanmaning

[Lucien Ridderbroek]

Iedere ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met wanbetalers. Wat doe je indien jouw factuur niet wordt betaald?

 

Betalingsherinnering

Het eerste wat je zelf kunt doen bij een onbetaalde factuur, is je debiteur tot betaling aanmanen. Gebruikelijk is om eerst een betalingsherinnering te sturen.

 

Doel van de herinnering

Een betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Het doel van de betalingsherinnering is het attenderen van de debiteur op de ontstane betalingsachterstand. Verder wordt de debiteur verzocht om op korte termijn te betalen.

 

Welke termijn hanteert u voor de herinnering?

Een relatief korte termijn verdient de voorkeur voor een betalingsherinnering. Voorkomen dient te worden dat de debiteur een ruime betalingstermijn opvat als vrijbrief om facturen in het vervolg veel later te mogen voldoen. Bedraagt de standaard betalingstermijn bijvoorbeeld 14 dagen, dan ligt het niet voor de hand om debiteuren standaard nogmaals 14 dagen betalingsuitstel te geven.

Bovendien verdient het aanbeveling om bij het incasseren van vorderingen altijd zo snel mogelijk te incasseren. Dat verhoogt de kans op betaling namelijk. Een korte termijn verdient daarom de voorkeur.

 

De debiteur bellen

Is de betalingsherinnering gestuurd, maar betaalt de debiteur nog steeds niet? Dan is het tijd om de debiteur even te bellen.

Het bellen van de debiteur om hem te confronteren met de betalingsachterstand is doorgaans effectief. Vaak betaalt de debiteur de factuur alsnog op korte termijn. Waak wel voor smoezen of en vage betalingstoezeggingen.

 

Doel van het bellen

Doel van het gesprek is het maken van een duidelijke afspraak binnen welke termijn de debiteur de factuur alsnog betaalt. Probeer daarom een concrete datum af te spreken waarop de factuur uiterlijk dient te zijn voldaan.

 

Tips bij het afspreken van een betalingsregeling

Indien blijkt dat de debiteur betalingsproblemen heeft, kun je eventueel een betalingsregeling afspreken. Let er hierbij wel op dat de eerste termijnbetaling op korte termijn plaatsvindt. Anders weet je namelijk niet snel of de debiteur de betalingsregeling wil en kan nakomen. Het is belangrijk om de betalingsregeling schriftelijk of per e-mail te bevestigen. Let er op dat je hierbij uitdrukkelijk vermeldt dat de betalingsregeling vervalt indien deze niet wordt nagekomen en dat de vordering dan onmiddellijk volledig opeisbaar is.

Een voordeel van het bellen is dat u je debiteur zo wellicht niet hoeft aan te manen. Zo voorkom je dat de relatie met uw debiteur onnodig onder druk wordt gezet.

 

Aanmaning

De betalingsherinnering gestuurd en debiteur is ook gebeld, maar er is nog steeds niet betaald. Dan is het tijd om de debiteur een aanmaning te sturen. Dit om de debiteur een laatste betalingsmogelijkheid te geven voordat de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven.

 

Doel van de aanmaning

De aanmaning is dwingender van toon dan de herinnering en dient ertoe uw debiteur een allerlaatste betalingsmogelijkheid te bieden. De debiteur wordt hierbij gewaarschuwd dat de vordering anders ter incasso uit handen wordt gegeven. Verder wordt de debiteur gewaarschuwd voor de consequenties van niet betalen, zoals het moeten betalen van rente en incassokosten.

 

Welke termijn hanteer je voor de aanmaning?

Net als bij de herinnering dient ook deze termijn kort te zijn. Bij voorkeur is deze termijn nog korter. De korte termijn zorgt ervoor dat de debiteur meer druk zal ervaren.

 

Niet betaald? Vervolgstappen!

Na het versturen van de herinnering en aanmaning en het telefoongesprek met de debiteur, heb je zelf gedaan wat redelijkerwijs mag worden verwacht om jouw factuur betaald te krijgen.

 

In dat geval kun je twee logische vervolgstappen nemen.

 

Verplichtingen opschorten

Indien er nog resterende verplichtingen jegens de debiteur zijn, is het wellicht verstandig om de resterende verplichtingen op te schorten. Mogelijk kunt je de debiteur hiermee onder druk zetten en kun je zo alsnog betaling afdwingen. Door over te gaan tot opschorting voorkomt je ook dat de vordering verder oploopt. Het verdient aanbeveling om de debiteur schriftelijk (of per e-mail) te waarschuwen indien je tot opschorting overgaat.

 

Incassoprocedure starten

Indien het niet gelukt is om de vordering zelf te incasseren, kun je een incassospecialist inschakelen om de vordering te laten incasseren. Wacht daar niet te lang mee. De vordering is doorgaans sneller betaald indien snel wordt geïncasseerd. Zeker indien er meerdere schuldeisers zijn. De debiteur zal de schuldeisers die het snelst en het lastigst zijn vaak namelijk als eerste betalen. Dat zou je zelf toch immers ook doen?

 

Veel succes met het aanpakken van uw wanbetalers!

[Lucien Ridderbroek]

Nog een aanvulling:

 

Deze column is geschreven voor business to business incasso. Dit geldt ook voor de voorbeeld aanmaningen.

 

Voor incasso op niet-zakelijke partijen zoals consumenten gelden sinds 1 juli 2012 aanvullende regels. Zie:

 

http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/wetswijziging/buitengerechtelijke-incassokosten

[P.J.]

In b2b is de relatie tussen de debiteur en jij als opdrachtnemer/leverancier in het voortraject veel belangrijker. In dat traject dient jouw vakmanschap juist om dit soort situaties te voorkomen. Normaliter gaan in de praktijk dan ook 98% van de afspraken correct als je het over b2b hebt. (mijn eigen inschatting) En in de meeste gevallen waarin het dan toch mis gaat, kan goed en doorlopend communiceren ook helpen. Er kunnen immers ook externe factoren zijn die aan het probleem ten grondslag liggen.

 

Nog interessanter is het traject dat ontstaat als de opdrachtnemer/leverancier zijn verplichting niet goed vervuld. Ik denk n.l. dat die situatie meer schade toebrengt dan die in de column en minstens zoveel keer voorkomt.

[sca_]

Deze column gaat vooral over wat er gebeurt nadat een factuur verstuurd is. Effectief debiteurenbeheer bevat mijns inziens ook een besef van wat een verstrekte korting, een verlengde betaaltermijn of het gebruikmaken van factoring doet met de waarde van de transactie.

 

Ook een toenemend faillissementsrisico voor bijvoorbeeld een MKB-ondernemer omdat enkele rekeningen maar niet betaald worden, en de invloeden hierop op de waarde van de onderneming mis ik in de column.

[Lucien Ridderbroek]

Bedankt voor jullie reacties.

 

sca_, debiteurenbeheer omvat uiteraard meer dan in deze column is beschreven. Aangezien een column naar zijn aard van relatief beperkte omvang is, is volstaan met deze incassotips die voor veel ondernemers bruikbaar zullen zijn.

[Norbert Bakker]

sca_, debiteurenbeheer omvat uiteraard meer dan in deze column is beschreven. Aangezien een column naar zijn aard van relatief beperkte omvang is, is volstaan met deze incassotips die voor veel ondernemers bruikbaar zullen zijn.

en welllicht voer voor een vervolgcolumn.... Anyway, zeker reuswaardige informatie (bis, bis)

[Lucien Ridderbroek]

Ik zie nu pas dat de link naar de vindplaats van de voorbeeld aanmaningen niet is geplaatst door de moderator. Hierbij alsnog de link:

 

[Mod edit: geen links naar eigen documenten op de eigen site a.u.b. Voeg in plaats daarvan voorbeeld documenten (zonder bedrijfsnaam en logo) als bijlage toe aan het bericht ]