• 0

Eisen digitale inkoopfacturen - mogelijkheden om papieren facturen te vernietigen

Bij de verwerking van inkoopfacturen maken veel gezondheidszorginstellingen gebruik van scansoftware en een zogenaamde workflow managementsysteem (WFM systemen). Met behulp van een WFM systeem worden de inkoopfacturen digitaal verzonden naar de budgethouder. Na accordering kan de inkoopfactuur geboekt worden in het financieel systeem en klaargezet worden voor betaling.

 

Ondanks het feit dat de inkoopfacturen digitaal beschikbaar zijn voor de organisatie, bewaren instellingen in veel gevallen ook de originele inkoopfacturen. Dit is onnodig. Het bewaren van deze facturen brengt onnodige handelingen met zich mee en neemt onnodig (archief)ruimte in beslag.

 

In deze publicatie wordt ingegaan op de aandachtspunten om de vernietiging van inkoopfacturen te realiseren. De wetgever stelt namelijk wel enkele eisen. Om aan deze eisen te voldoen, dienen waarborgen in de organisatie aanwezig te zijn.

 

Wet- en regelgeving - wettelijke eisen (digitale) facturen

In februari 2009 heeft (toenmalig) Staatssecretaris van financiën, De Jager, besloten om alle extra eisen voor de elektronische factuur af te schaffen (CPP2009)/ 263M, Stcrt. Nr. 32). Door dit besluit worden elektronische en papieren facturen op dezelfde manier behandeld.

 

De wettelijke eisen voor facturen zijn het volgende:

- Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan.

- Aantoonbaar dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd.

Het is van belang dat bewezen kan worden dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Naast technische maatregelen is het ook mogelijk om middels documenten (opdrachtbevestiging, order, contract, pakbon) de authenticiteit/ integriteit van de inkoopfactuur aan te tonen.

- De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.

Net als bij papieren facturen moeten de digitale facturen overhandigd kunnen worden als een inspecteur daar bij een controle om vraagt. Facturen worden 7 jaar bewaard en facturen met betrekking tot onroerende zaken 10 jaar.

Beheersmaatregelen in de organisatie

 

Om te voldoen aan de eisen die de wetgever stelt is het van belang dat de organisatie mogelijke risico’s in kaart brengt en aan de hand van het scanproces beheersmaatregelen analyseert en eventueel aanvullende beheersmaatregelen ontwerpt en implementeert om deze risico’s te mitigeren. Hieronder staan enkele aandachtspunten vermeld.

 

Wettelijk verplichte gegevens

De wetgever verplicht dat op de factuur de wettelijk verplichte gegevens staan. Dit is echter een eis voor de partij, die de factuur verzendt. Bij de behandeling van inkoopfacturen is het wel raadzaam om te beoordelen of de verplichte gegevens vermeld staan (KvK, BTW nummer, contactgegevens etc). Indien niet aan de wettelijke eisen wordt voldaan is het verstandig om de crediteur hiervan op de hoogte te stellen.

 

Authenticiteit/ integriteit van inkoopfacturen

Om de authenticiteit/ integriteit van inkoopfacturen te kunnen waarborgen is het van belang dat het scanproces nader onder de loep wordt genomen. Met name mogelijkheden tot het wijzigen van inkoopfacturen en toegankelijkheid tot de scanapplicaties/ database vormen mogelijke bedreigingen voor deze eis van de wetgever. Daarnaast is het van belang dat de audit trail tussen het financieel pakket, de digitale factuur en de achterliggende bewijsstukken (dagafschriften, offertes, order, opdrachtbevestiging, contracten, pakbon, correspondentie) duidelijk aanwezig is.

 

Beschikbaarheid inkoopfacturen

Aangezien de wetgever een bewaartermijn heeft ingesteld is het van belang dat de organisatie maatregelen neemt, om gegevensverlies te voorkomen. Van belang zijn hierbij adequate back up & recovery procedures. Daarnaast dient gewaarborgd te worden dat inkoopfacturen juist (duidelijk zichtbaar, geen ontbrekende of scheve/ onleesbare pagina’s) en volledig worden ingescand. Schenk hierbij bijvoorbeeld aandacht aan hoe wordt omgegaan met dubbelzijdige facturen, facturen die bestaan uit meerdere pagina’s en facturen met eventuele bijlagen. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan hoe wordt omgegaan met overige mogelijkheden van factuur ontvangst, zoals facturen die via email worden ontvangen of die in een portal worden klaargezet. Het uitprinten en vervolgens scannen van deze facturen is niet de bedoeling, aangezien hierdoor sprake is van een conversie en mogelijk verlies van echtheidskenmerken. De termijnen gaan overigens in, vanaf het moment dat een laatste toevoeging is gedaan op de factuur (bijv. aantekeningen/ blokstempel, ontvangstdatum etc.).

 

Stappenplan

1) Onderzoeken mogelijkheid/ doelstelling vernietiging inkoopfacturen

Het is in eerste instantie van belang dat intern de noodzaak en de voordelen van de vernietiging van inkoopfacturen worden onderzocht. Hierbij is het tevens van belang om de relatie met mogelijk andere activiteiten te bekijken. Papieren facturen kunnen namelijk gebruikt worden bij andere activiteiten (bijvoorbeeld bij het betaalproces o.i.d.). Daarnaast is het van belang te onderkennen dat door de vernietiging de inkoopfacturen louter elektronisch beschikbaar zijn. Enkele werknemers zullen echter de voorkeur geven om te werken met een papieren inkoopfactuur. Dit kan derhalve tot weerstand leiden in de organisatie. Goedkeuring vanuit het management van de organisatie is ook een voorwaarde.

 

2) Inventariseren activiteiten/ risico’s/ beheersmaatregelen scanproces

Om mogelijke risico’s te onderzoeken is het van belang dat in eerste instantie de activiteiten van het scanproces worden beschreven. Vervolgens kunnen risico’s worden geïdentificeerd (bestaan uit operationele en financiële risico’s en risico’s t.a.v. het niet voldoen aan de eisen van de wetgever). Om deze risico’s te kunnen mitigeren is het van belang dat de beheersmaatregelen worden geïnventariseerd. Bij leemten is het noodzaak om beheersmaatregelen te ontwerpen en te implementeren. Middels interviews met betrokken medewerkers, kennisnemen van procesbeschrijvingen en werkinstructies en het verrichten van een lijncontrole (in kaart brengen van één gehele transactie) wordt inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van het proces en beheersmaatregelen.

 

3) Interne controle

Om te kunnen waarborgen dat beheersmaatregelen daadwerkelijk effectief werken, is het van belang om intern het proces te testen. Hiervoor is het van belang om onderscheid te maken tussen IT-gerelateerde beheersmaatregelen en handmatige beheersmaatregelen.

 

4) Afstemming met de fiscus

Het is niet verplicht om goedkeuring te vragen van de fiscus om de vernietiging van inkoopfacturen te implementeren. Het is echter wel aan te raden om overleg te plegen en transparant hierin te zijn. De EDP auditors (IT accountants) van de fiscus kunnen advies geven over het proces en eventueel beheersmaatregelen controleren.

 

5) Implementatie

Na het succesvol doorlopen van voorgaande stappen kan daadwerkelijk worden overgegaan tot het vernietigingen van inkoopfacturen, nadat het scannen heeft plaatsgevonden.

 

6) Evaluatie

Het is raadzaam om periodiek het scanproces te evalueren.

 

Conclusie

De wetgever stelt eisen aan het gebruik van elektronische inkoopfacturen. Er zijn echter geen verschillen tussen de eisen die de wetgever stelt aan elektronische of papieren inkoopfacturen. Veel organisaties digitaliseren inkoopfacturen ten behoeve van de routing van facturen naar budgethouders. In veel van deze gevallen worden de papieren inkoopfacturen bewaard. Dit brengt echter onnodige handeling en onnodig gebruik van (archief)ruimte met zich mee. In dit geval is het goed om te overwegen of het vernietigen van papieren inkoopfacturen een optie is. Het is echter van belang om hierbij de eisen van de wetgever in acht te houden en het scanproces te onderzoeken op mogelijke risico’s en bijhorende beheersmaatregelen. In het artikel zijn stappen geformuleerd die doorlopen dienen te worden.

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

9 antwoorden op deze vraag

  • 0
Daarnaast is het van belang dat de audit trail tussen het financieel pakket, de digitale factuur en de achterliggende bewijsstukken (dagafschriften, offertes, order, opdrachtbevestiging, contracten, pakbon, correspondentie) duidelijk aanwezig is.

Zijn bij een papieren factuur die achterliggende trajecten ook wettelijk verplicht te bewaren? Sinds wanneer?

 

Dat er meer wordt overgegaan naar digitale facturering, maakt het inscannen overbodig. Bij grote aantallen (verzender) is er door de banken al de FinBox in het leven geroepen.

 

Veel relaties vinden het toch nog zeker belangrijk om papieren facturen te versturen. Dit blijft door een zekere vorm van karakteriseren, kwalificeren en status ook mijn voorkeur, maar is het daarbij niet simpel om tegelijkertijd een kopie via e-mail te versturen. Eventueel kun je daar ook om vragen. De scan authenticiteit is dan vervallen. Iedere verzender heeft zijn factuur toch digitaal gemaakt en is dus geen extra stap.

Alleen wanneer bonnen bij aankoop geleverd worden (winkels, benzine, vervoer) is scannen aan te bevelen door de vervaging van teksten. Ook hier bestaat volgens mij een digitaal bestand in het verkoop systeem van de winkels.

 

Men (Ministerie van Financiën) zou beter kunnen verlangen dat, als de ontvanger digitaal wil bewaren, dat deze geverifieerd kan worden met de digitale versie van de verzender. Bij controle kunnen toch beide bronnen snel vergeleken worden, met de huidige communicatie mogelijkheden.

Het is tevens de vraag wat is authentiek? De factuur bij de verzender of bij de ontvanger. Als er bij controle ongelijkheid is, wie heeft dan vervalst?

 

Link naar reactie
  • 1

Zijn bij een papieren factuur die achterliggende trajecten ook wettelijk verplicht te bewaren? Sinds wanneer?

Er zijn geen verschillen qua eisen tussen papieren en digitale facturen. Achterliggende bewijsstukken zijn ook onderdeel van de administratie en dragen bij aan de authenticiteit en integriteit.

 

 

Men (Ministerie van Financiën) zou beter kunnen verlangen dat, als de ontvanger digitaal wil bewaren, dat deze geverifieerd kan worden met de digitale versie van de verzender. Bij controle kunnen toch beide bronnen snel vergeleken worden, met de huidige communicatie mogelijkheden.

Hoe de belastingdienst controleert is haar zaak, maar het is in eerste instantie toch de verantwoordelijkheid vd onderneming om zorg te dragen dat de organisatie zodanig is ingericht dat de authenticiteit vd de inkoopfactuur is gewaarborgd. Het voorbeeld wat je overigens noemt klinkt overigens eenvoudiger dan het is. In de toekomst zal dit wellicht veranderen als facturen op grotere schaal in een uniforme taal worden verzonden.

Het is tevens de vraag wat is authentiek? De factuur bij de verzender of bij de ontvanger. Als er bij controle ongelijkheid is, wie heeft dan vervalst?

het gaat erom dat de factuur niet is gewijzigt/ bewerkt door de ontvanger. Als de verzender een valse factuur heeft verzonden en deze niet is bewerkt dan is de factuur wel authentiek. In dit geval zou dit bij een goed ingerichte organisatie aan het licht moeten komen bij de factuurcontrole.

 

 

Link naar reactie
  • 0

Ik denk dat fraude met facturen niet is te voorkomen. Als men kwaad in de zin heeft kan men zo waad als men het zelf wil. Kijk maar naar de kleine witwas-"bedrijfjes". waar sprake is van een geldoverschot. In deze crisis is er bij gewone bedrijven niet zo snel sprake van overschot aan geld en zal er dus nauwelijks fraude zijn.

 

Overigens is het controlesysteem van de belastingdienst zo lek als een mandje. Bij intra-communautaire leveringen krijg je de indruk dat er sprake is van een heel strenge controle door de belastingdienst, omdat de opgevoerde BTW-nummers precies moeten kloppen. De verdere gang van zaken wordt echter niet gecontroleerd. De getallen worden voor statistieken gebruikt. Theoretisch kan via een buitenlands bedrijf gewoon onbeperkt voor prestaties worden gefactureerd. Vooral als een NL bv deel uitmaakt van een EU carrousel, kunnen winsten helemaal worden afgeroomd en uiteindelijk legaal via een ander EU-land worden gecached.

 

Gelukkig heb ik maar een eenvoudige eenmanszaak......

Link naar reactie
  • 0

het gaat erom dat de factuur niet is gewijzigt/ bewerkt door de ontvanger. Als de verzender een valse factuur heeft verzonden en deze niet is bewerkt dan is de factuur wel authentiek. In dit geval zou dit bij een goed ingerichte organisatie aan het licht moeten komen bij de factuurcontrole.

 

Ik blijf bij mijn definitie dat authentiek betekend dat bij controle de factuur van de ontvanger dezelfde moet zijn als van de verzender.

 

Dit is volgens mij eenvoudiger te controleren dan een controle of de verwerking van allerlei conversies en scanningen één op één gebeurt. Wat denk je dat de belastingdienst het liefste en voor alle zekerheid doet ? Het zonder meer aannemen dat een gecertificeerde procedure geen fouten (fraude) maakt is naïef.

Link naar reactie
  • 0

Ik blijf bij mijn definitie dat authentiek betekend dat bij controle de factuur van de ontvanger dezelfde moet zijn als van de verzender.

 

Dit is volgens mij eenvoudiger te controleren dan een controle of de verwerking van allerlei conversies en scanningen één op één gebeurt. Wat denk je dat de belastingdienst het liefste en voor alle zekerheid doet ? Het zonder meer aannemen dat een gecertificeerde procedure geen fouten (fraude) maakt is naïef.

 

Dit is een non-discussie. Definitie dat de factuur van de ontvanger dezelfde is als de verzender is hetzelfde als de definitie dat de factuur niet is gewijzigd maar oorspronkelijk is. Om hetgeen je bedoeld te kunnen controleren (laat staan te reguleren) heb je toch echt een uniform format nodig (bijv. xbrl die ook nogeens door alle bedrijven dan zou moeten zijn ingevoerd), In de huidige situatie is het niet te doen dat een belastingdienst (of je als organisatie zelf) van elke factuur nagaat of deze conform het systeem van de leverancier is. Als je een paar facturen verwerkt en met een handvol leveranciers werkt is dat misschien uitvoerbaar.

 

Hetgeen wat je noemt t.a.v. conversie is daarentegen wèl makkelijk te realiseren. Er kunnen namelijk gewoon beheersmaatregelen ingebed worden t.a.v. conversie/ scannen (die overigens voor de organisatie ook voor andere doeleinden van belang zijn). Denk bijvoorbeeld aan:

- Scannen zou alleen voorbehouden moeten zijn aan bepaalde personen (functiescheiding);

- Mogelijkheid tot het verwijderen van facturen zou niet mogen;

- Een factuur moet niet bewerkbaar zijn middels pdf of andere tools;

- Procedures die gegevensverlies mitigeren (automatische back up, restore tests, roulatieprocedure t.a.v. tapes etc);

etc. etc. kan nog wel even doorgaan.

 

Link naar reactie
  • 0

WIj printen alle digitale facturen uit en stoppen die bij de echte boekhouding in een map, de orignele digitale facturen worden op usb stick gezet en bij de boekhouding bewaard. Verder is er natuurlijk de gewone backup, mocht de USB stick het begeven.

Volgens de inspecteur was dit meer dan voldoende en hoefde ik de facturen niet eens uit te printen. (maakt het wel een stuk overzichtelijker)

 

Een PDF is trouwens tegenwoordig niet meer zo onbewerkbaar als vroeger hoor, vooral als het een "echte" PDF is, zijn er genoeg manier om ze aan te passen.

 

Maar laten we eerlijk zijn, de Nederlndse overheid loopt op het gebied van ICT jaren achter en loopt daarna eigenlijk ook achter de feiten aan.

De digitale facturen werden al verstuurd voordat men daar wist dat het mogelijk was en uiteindelijk werd het dan pas veel later goedgekeurd, omdat men toch niet anders kon. Ook toendertijd werden de facturen gewoon uitgeprint en als origineel behandeld.

 

Tegen de tijd dat denkt dat PDF helemaal veilig is, zitten de PDF bewerkingsprogramma standaard in je windows versie ;-)

Link naar reactie
  • 0

Je kunt een pdf beveiligen tegen elke vorm van bewerking d.m.v. een wachtwoord. Maar als de ontvanger er een screenshot van maakt en die vervolgens weer omzet in een pdf, heb je dus een bewerkbare pdf. Soms kan het handig zijn om deze methode op een document te gebruiken, maar niet om fraude te plegen natuurlijk.

Link naar reactie
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Hide Sidebar
  • Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
    Deze verzenden we elk kwartaal.

  • Wie is er online?
    7 leden, 217 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 75.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

    Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.