Fout in factuurnummering

[Tribbus]

Als startende ondernemer en weinig kennis van administratie ben ik foutief begonnen met de nummering van mijn facturen, waardoor er nu enkele gaten zitten. M.a.w. mijn nummering is niet doorlopend terwijl dit wel verplicht is. Nu is mijn vraag of ik dit moet melden bij de belastingsdienst en zo ja, hoe en waar kan ik dit het beste melden? Op de website van de belastingsdienst kan ik hiervoor geen formulieren vinden. En op google heb ik geen antwoord op deze vraag kunnen vinden.

[Joost Rietveld]

Kun je die gaten verklaren?

[Roel J]

Het overkomt iedereen wel eens dat er iets misgegaan is met de factuurnummering, maar je hoeft dit soort dingen niet te melden bij de belastingdienst. Dit valt gewoon onder je normale zorgplicht om te zorgen voor een goede / adequate administratie.

 

Het beste kun je voor jezelf even op papier zetten wat er nu fout gegaan is. Maak gewoon even een kort documentje waarin je beschrijft dat er iets fout gegaan is met de factuurnummering en dat daardoor een aantal nummers ontbreekt, benoem ook expliciet de nummers die ontbreken. En bewaar dat bij je administratie.

 

Zet in dat documentje eventueel ook hoe je je factuurnummering hebt aangepast en hoe je zorgt dat het nu wel klopt en als je een ordner met alle (uitgeprinte) facturen bewaard kun je eventueel op de ontbrekende plekken een leeg blad in met alleen dat ontbrekende factuurnummer en een korte opmerking dat dit nummer om die en die reden is overgeslagen.

 

Bovenstaande is geen verplichting om te doen, maar het is buitengewoon handig, want een controle komt zelden kort na het ontdekken van de fout, maar kan tot max 5 jaar na dato nog komen en over 2 of 3 jaar weet jij niet meer wat er nu precies is fout gegaan. Door dat nu vast te leggen kun je bij een controle voor jezelf snel achterhalen wat er fout gegaan is en als uitleg aan de inspecteur geven. Zo ontstaat er geen discussie (of veel minder snel) over eventueel niet verantwoorde omzet.

Daarnaast geeft het een positief beeld omdat je bewust bezig bent met je administratie.

ook kan het zijn dat een inspecteur meer waarde hecht aan een uitleg die 3 jaar geleden al in de administratie is gestopt (toen je niet wist van een eventuele controle) als aan een uitleg die nu bedacht moet worden om correctie te voorkomen.

 

 

 

 

 

 

[Tribbus]

Heren, bedankt voor het vlotte antwoord.

 

De verklaring voor het missen van nummers is als volgt:

Ik wilde het overzicht bewaren door offerte nummers gekoppeld te houden aan factuurnummers. Uiteraard worden niet alle offertes uiteindelijk ook order. Hierdoor ontstaan dus gaten. Dit is ontstaan door de onwetendheid en onoplettendheid van mij.

 

@Roel, bedankt voor het antwoord. Ik zal het inderdaad netjes registreren wat de oorzaak is geweest bij ieder missend factuur. Mijn intentie om het aan te geven was voornamelijk om te voorkomen dat de belastingsdienst denkt dat ik belasting probeer te ontduiken o.i.d.