[BTW + IB] Bedrijf stuurt maar geen factuur voor geleverde diensten.

[HITC]

Beste forumleden,

 

Als beginnend ondernemer loop ik nogal eens tegen problemen aan waar jullie waarschijnlijk al veel meer ervaring in hebben. Momenteel zit ik met het volgende (potentiele) probleem:

 

Om kosten (en irritatie) te besparen verzenden we onze internationale pakketten niet via Post NL / TNT maar via BPOST.

Wij doen dit middels een transportbedrijf welk de pakketten bij ons en andere bedrijven komt ophalen om ze vervolgens in één keer bij BPOST aanbiedt. Door het grote volume van dit transportbedrijf profiteren wij mee van kortingen bij BPOST.

 

De eigenaren van het transportbedrijf hebben hiernaast nog een goedlopend bedrijf en hebben het altijd bijzonder druk. Ik heb meermalig (tientallen keren per telefoon, klantenservice en e-mail naar eigenaren) gevraagd om een factuur over de geleverde diensten van februari en maart en zij geven aan dat ze er mee aan de slag gaan. Nu is het echter al mei en heb ik de facturen nog niet ontvangen.

 

Normaal gesproken halen ze de pakketten op en wachten ze tot ze het geld op hun bankrekening hebben voordat het pakket daadwerkelijk verzonden zal worden. Ze hebben namelijk veel (particuliere) klanten gehad waarbij het pakket op eindbestemming ligt en de klant nog niet betaald had). Wij hebben de afspraak dat we als bedrijf gewoon netjes betalen - mochten we dat niet doen kunnen zij immers een incassobureau inschakelen. Door deze afspraak verzenden zij meteen de pakketten in plaats van te wachten tot de betaling binnen is gekomen (dus snellere levering naar onze klanten).

 

Het probleem is dus dat als zij geen facturen overhandigen ik geen BTW kan terugvragen. Daarnaast heb ik aan het eind van het jaar en probleem bij mijn IB-aangifte aangezien ik de verzendkosten zonder factuur niet als kosten mag inboeken.

Door de onderling gemaakte afspraak m.b.t. betalen ná verzending heb ik uit voorzorg in april wel pakketten verzonden maar de verzendkosten (nog) niet betaald. Ik hoop mij op deze manier in te kunnen dekken voor het eventueel mislopen van BTW en te hoge IB.

 

Uiteraard heb ik het bedrijf nagekeken. Zij werken niet zwart en zijn gewoon geregistreerd bij KvK et cetera. Wat kan ik het beste doen? Ik ga ervan uit dat zij niet op de hoogte zijn dat ik de hele maand april nog niet betaald heb. Kan ik dit het beste verzwijgen en stilletjes van transportbedrijf wisselen? Ik heb geen ervaring met deze situatie dus wil graag jullie kijk op mijn situatie hebben.

 

Mijn doel is uiteraard niet om iemand te misleiden of te benadelen, echter ik wil ook niet de dupe worden van iemand anders zijn/haar laksheid of onwelwillendheid.

[Zomaar iemand]

Sorry het is mij niet helemaal duidelijk.

 

Heb je wel al bedragen betaald of heb je nog niets betaald.

 

Zolang er niets betaald is zie ik het probleem ook niet helemaal, behalve dat je binnenkort misschien ineens een megafactuur ontvangt.

[Joost Rietveld]

dag HITC

 

Ik zie het probleem ook niet helemaal. Je hebt de kosten gemaakt dus die boek je vast in de administratie

 

verzendkosten

Aan te betalen kosten

 

Alleen doe je dit zonder BTW.

 

Zodra de factuur eindelijk komt, boek je de BTW daarop naar de terug te vragen voorbelasting en boek je de betaling van de factuur tegen op de rekening "te betalen kosten".

 

groet

Joost

[Dennis_van_Dijk]

dag HITC

 

Ik zie het probleem ook niet helemaal. Je hebt de kosten gemaakt dus die boek je vast in de administratie

 

verzendkosten

Aan te betalen kosten

 

Alleen doe je dit zonder BTW.

 

Zodra de factuur eindelijk komt, boek je de BTW daarop naar de terug te vragen voorbelasting en boek je de betaling van de factuur tegen op de rekening "te betalen kosten".

 

groet

Joost

 

Eens wat betreft de inkomstenbelasting.

 

Maar TS blijft natuurlijk wel de BTW voorfinancieren die niet terug te vorderen is totdat de BTW is ontvangen. Afhankelijk van de omvang van zijn werkzaamheden kan dat toch behoorlijk oplopen.

[HITC]

Sorry het is mij niet helemaal duidelijk.

 

Heb je wel al bedragen betaald of heb je nog niets betaald.

 

Zolang er niets betaald is zie ik het probleem ook niet helemaal, behalve dat je binnenkort misschien ineens een megafactuur ontvangt.

 

Februari en maart heb ik gewoon betaald. Echter heb ik hier achteraf nog geen factuur van ontvangen. Ik heb dus wel kosten gemaakt maar kan deze kosten niet inboeken (zowel voor BTW en IB). Zonder factuur loop ik BTW-teruggave mis (circa 1000-1500 euro over februari en maart). Daarnaast lijkt mijn winst veel hoger (voor de IB) omdat ik de verzendkosten zonder factuur niet mag inboeken als gemaakte kosten.

 

Om die reden heb ik voor april nog helemaal geen verzendkosten betaald terwijl ze wel mijn pakketten verstuurd hebben. Stel dat ik geen factuur krijg over februari en maart dan heb ik door over april niets te betalen in ieder geval deels de misgelopen BTW en te hoge IB-aanslag gecompenseerd.

 

Uiteraard is dit niet heel netjes van mij, maar wat kan ik er anders mee doen?

 

[HITC]

dag HITC

 

Ik zie het probleem ook niet helemaal. Je hebt de kosten gemaakt dus die boek je vast in de administratie

 

verzendkosten

Aan te betalen kosten

 

Alleen doe je dit zonder BTW.

 

Zodra de factuur eindelijk komt, boek je de BTW daarop naar de terug te vragen voorbelasting en boek je de betaling van de factuur tegen op de rekening "te betalen kosten".

 

Het probleem is dat ik na 25 vragen nog steeds geen factuur heb over de maanden februari en maart. Ik wil mijzelf dus indekken tegen een 'worst case scenario' waarbij ze helemaal geen factuur opsturen.

 

Voor de IB kan ik dan niet aantonen dat ik deze kosten gemaakt heb (tenzij rekeningafschriften genoeg zijn, zonder factuur?) en voor de BTW kan ik mijn voorbelasting (tussen 1000-1500 euro over februari en maart alleen al) niet terugvorderen.

[Dennis_van_Dijk]

Daarnaast lijkt mijn winst veel hoger (voor de IB) omdat ik de verzendkosten zonder factuur niet mag inboeken als gemaakte kosten.

 

Dit klopt dus niet. De kosten zijn gewoon op te voeren, je kunt immers aantonen dat je betaalt hebt (afschriften). Overigens maakt het voor de aangifte niet veel uit of je dit nu in januari of in december doet.

 

Om die reden heb ik voor april nog helemaal geen verzendkosten betaald terwijl ze wel mijn pakketten verstuurd hebben.

 

Dat lijkt mij een goede stap.

 

Stel dat ik geen factuur krijg over februari en maart dan heb ik door over april niets te betalen in ieder geval deels de misgelopen BTW en te hoge IB-aanslag gecompenseerd.

 

Maar zo werkt het niet. Door de poststukken aan te bieden neem je een dienst af - je sluit een overeenkomst af. Jouw deel van de overeenkomst (betaling) zul je gewoon na moeten komen. Overigens vermoed ik dat er gewoon eerdaags een factuur op je mat zal liggen. Het zou mij bevreemden als je april wel zouden factureren en februari en maart niet ;)

 

Uiteraard is dit niet heel netjes van mij, maar wat kan ik er anders mee doen?

 

Het is op zich vrij normaal om te betalen als de factuur er is. Je hebt je dus tot nu toe meer dan netjes gedragen. Als het nodig is om een factuur te ontvangen is het helemaal niet niet netjes als je zegt dat je eerst gefactureerd wilt worden voordat je betaalt. Ik zou er niet wakker van liggen.

 

Overigens, mocht het nou zo zijn dat je wel enkel een factuur over de maand april ontvangt dan zou ik deze netjes wegstrepen tegen de reeds gedane betalingen voor februari en maart en dus vooral geen geld over gaan maken. Soms moet je een heldere boodschap afgeven.

[HITC]

Bedankt voor de uitleg.

 

 

Daarnaast lijkt mijn winst veel hoger (voor de IB) omdat ik de verzendkosten zonder factuur niet mag inboeken als gemaakte kosten.

 

Dit klopt dus niet. De kosten zijn gewoon op te voeren, je kunt immers aantonen dat je betaalt hebt (afschriften). Overigens maakt het voor de aangifte niet veel uit of je dit nu in januari of in december doet.

 

 

Dit wist ik dus niet. Ik was in de veronderstelling dat bankafschriften voor zowel de IB alsmede de BTW in dit geval niet goed genoeg waren.

 

 

Stel dat ik geen factuur krijg over februari en maart dan heb ik door over april niets te betalen in ieder geval deels de misgelopen BTW en te hoge IB-aanslag gecompenseerd.

 

Maar zo werkt het niet. Door de poststukken aan te bieden neem je een dienst af - je sluit een overeenkomst af. Jouw deel van de overeenkomst (betaling) zul je gewoon na moeten komen. Overigens vermoed ik dat er gewoon eerdaags een factuur op je mat zal liggen. Het zou mij bevreemden als je april wel zouden factureren en februari en maart niet ;)

 

Als ik het goed begrijp:

Mocht ik geen facturen krijgen dan betaal ik alsnog de maand april niet (als statement) maar ben ik daar officieel wel toe verplicht.

 

Indien ze wel de factuur van april sturen en niet die van februari en maart dan verreken ik de factuur van april met de reeds betaalde bedragen over februari en maart (als statement omdat ik daar nog geen factuur voor ontvangen heb).

 

Overigens, mocht het nou zo zijn dat je wel enkel een factuur over de maand april ontvangt dan zou ik deze netjes wegstrepen tegen de reeds gedane betalingen voor februari en maart en dus vooral geen geld over gaan maken. Soms moet je een heldere boodschap afgeven.

 

 

Duidelijk. Ik verwacht echter eerder dat ze helemaal geen factuur opsturen.

 

Stel: indien zij mij op mijn betalingsplicht voor april wijzen en alsnog weigeren een factuur te sturen over de door mij afgenomen diensten, kan ik dan stappen ondernemen? Ik betaal immers wel BTW maar kan door het ontbreken van een factuur geen BTW terugvorderen. Of moet ik dan gewoon mijn verlies nemen?

 

Ik vind het vreemd dat dit bedrijf niet gewoon meewerkt, ze werken gewoon wit en zijn zelf ook vrijgesteld van belasting (verzending naar non-EU landen).

 

[Dennis_van_Dijk]

Als ik het goed begrijp:

Mocht ik geen facturen krijgen dan betaal ik alsnog de maand april niet (als statement) maar ben ik daar officieel wel toe verplicht.

 

Ja, maar dan moeten ze je wel eerst factureren. De volgorde is als volgt: eerst de factuur, dan betalen. Het kan andersom, maar dan moeten zowel de dienstverlener als de klant zich aan de afspraak houden. Maar met betrekking tot met BTW belaste diensten geldt toch wel dat er eerst gefactureerd moet worden. Ze kunnen natuurlijk ook in vooruit factureren ;)

 

Indien ze wel de factuur van april sturen en niet die van februari en maart dan verreken ik de factuur van april met de reeds betaalde bedragen over februari en maart (als statement omdat ik daar nog geen factuur voor ontvangen heb).

 

En vergeet vooral niet een staatje te sturen waarin je aangeeft hoe je de factuur betaald hebt.

 

Stel: indien zij mij op mijn betalingsplicht voor april wijzen en alsnog weigeren een factuur te sturen over de door mij afgenomen diensten, kan ik dan stappen ondernemen? Ik betaal immers wel BTW maar kan door het ontbreken geen BTW terugvorderen. Of moet ik dan gewoon mijn verlies nemen?

 

Ehm, je wijst klanten op hun betalingsplicht door het sturen van een factuur ;)

Er zal gewoon een factuur gestuurd moeten worden door deze mensen. Ik denk ook wel dat de factuur komt.

[Joost Rietveld]

Ik had even gemist dat er al betaald was, sorry.

@dennis, goed werk!

 

Gr. Joost