Privé-auto, geen km-registratie, toch aftrekbaar?

[geert1234]

Ondanks het grote aantal topics over zakelijk autogebruik, kon ik geen antwoord vinden op mijn vragen. En de site van de belastingdienst houdt het ook iets te vaag en te algemeen. Ik heb een vraag over hoeveel bewijs (in de vorm van administratie) ik nodig heb om autokosten af te mogen trekken. Enige intro is nodig helaas, dus hier gaan we:

 

Ik heb een eenmanszaak. Ik heb een auto in privé-bezit, die ik af en toe gebruik voor een zakelijk ritje en ik zou graag de kosten hiervan aftrekken van mijn inkomsten (en eventueel de BTW terugvragen). Mijn doel is echter om zo weinig mogelijk administratieve rompslomp te creëren en mijn kleine bedrijfje simpel en leuk te houden. Ik wil dus eigenlijk geen uitgebreide registratie doen van kilometers omdat het uiteindelijk maar om een klein bedrag gaat per jaar. Ik noteer in mijn agenda per zakelijke rit wel waar ik ben geweest en wanneer, plus het totaal aantal kilometers van die rit. Maar verder wil ik mijn privé-ritten en het totaal aantal kilometers per jaar e.d. het liefst niet bijhouden. Ik schat dat mijn auto 75% privé gereden wordt, en 25% zakelijk, over in totaal slechts enkele duizenden kilometers per jaar.

 

Mijn vragen:

 

1) Mag ik volgens de belastingdienst € 0,19 per km aftrekken van mijn inkomsten, ook al houd ik alleen de gegevens bij die ik hierboven beschreef?

 

2) Mag ik de BTW over de benzine en de onderhoudskosten (deels) terugvragen, ook al houd ik alleen de gegevens bij die ik hierboven beschreef?

 

Informatie over wat de belastingdienst van ondernemers precies nodig heeft voor de bewijslast ontbreekt wel eens vaker, dus ik hoop er met dit topic duidelijkheid over te krijgen.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

1) Ja, want je houdt van je zakelijk ritten de kilometers bij. Wat je prive rijdt is niet belangrijk

2) Nee, dat zit in die 19 cent/km inbegrepen

edit: verkeerd onthouden... :(

[geert1234]

Bedankt voor je reactie Peter, maar ik lees op de website van de belastingdienst iets anders, wat betreft vraag 2: link.

 

Daar wordt gesproken over zowel de € 0,19 voor de inkomstenbelasting als een aftrek van de BTW op onderhoud en gebruik. Dat laatste moet in verhouding met de zakelijke kilometers ten opzichte van het totaal aantal kilometers per jaar.

 

Vandaar mijn vragen hierboven; ik wil precies weten wat ik aan bewijs moet kunnen leveren om aanspraak te maken op één van beide of allebei deze regelingen, om zo het beste midden te vinden tussen zo weinig mogelijk bijhouden en toch zoveel mogelijk besparen.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Bedankt voor je reactie Peter, maar ik lees op de website van de belastingdienst iets anders, wat betreft vraag 2: link.

Sorry - ik had het dus verkeerd onthouden...dat krijg je als je als niet-expert toch vragen wilt beantwoorden...

 

Laat ik de vraag dan maar overlaten aan mensen die het wel weten... ;)

[Joost Rietveld]

Voor de 19 cent per KM is geen glashard bewijs nodig. Een opgave van alleen de zakelijke ritten volstaat.

 

BTW is een ander verhaal: twee manieren:

1. naar verhouding zakelijk/privé de BTW terugvragen

2. het forfait gebruiken en alle BTW eerst terugvragen en daarna eens per jaar (in jouw geval) 1,5% van de oorspronkelijk nieuwwaarde van de auto als BTW afdragen voor privégebruik.

 

1 kun je alleen doen als de verhouding zakelijk/privé ook aantoonbaar is. Dat kun je bereiken door bijv. op 1-1 en 31-12 de KM-stand te fotograferen. Daar haal je het aantal zakelijke KM´s vanaf zodat het aantal privé resteert. Dan heb je de verhouding dus ook helder.

 

Wil je dat niet dan ben je aangewezen op 2 (of gewoon niets doen met de BTW natuurlijk)

 

groet

Joost

 

 

[geert1234]

Heel erg bedankt Joost! Precies de info die ik zocht. Gebaseerd hierop, heb ik besloten om niets met de BTW te doen. De forfait-optie kan voor mij niet uit (ik zou dan meer afdragen dan ik terug kan vragen), en het bijhouden van de jaarlijkse kilometerstanden + totaal zakelijke ritten loont me ook niet de moeite. Ik hou het dus bij het opgeven van de 19 cent / km voor de inkomstenbelasting en het noteren van deze ritten in mijn agenda.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Voor optie 1 hoef je toch alleen maar een keer per jaar een foto te maken? Lijkt me niet echt een grote moeite... ;)

[Joost Rietveld]

Enkele duizenden kilometers per jaar waarvan 25% zakelijk, dus wellicht 1000 km zakelijk. Auto rijdt wellicht 1 op 15, dus 66 liter zakelijke benzine. Dat is ongeveer 20 euro aan BTW.

 

Het effect kan wel groot worden bij forse onderhoudskosten.

 

gr. Joost

[geert1234]

Voor optie 1 hoef je toch alleen maar een keer per jaar een foto te maken? Lijkt me niet echt een grote moeite... ;)

Een grote moeite is het inderdaad niet, maar ik zou dan wel al mijn zakelijke kilometers ergens los moeten vastleggen, om het totaal te kunnen bijhouden. Ik zet de ritten liever in mijn agenda en vergeet het daarna weer. Zo heb ik geen km-registratiesoftware nodig. Mocht MoneyBird dit gaan bieden in de toekomst, zodat ik met één pakket toe kan, dan ga ik het overwegen. Ik wil voorkomen dat ik excel-lijstjes / meerdere pakketten / een dikker, duurder pakket moet gaan gebruiken. Daarnaast: Een onderhoudsbeurt aan mijn auto zou ik dan wel kunnen opvoeren voor de BTW, maar niet voor de inkomstenbelasting; dat soort complexiteit hoop ik (voor nu) te voorkomen.

 

Edit: Ik bedenk me nu dat in Moneybird ook geen ruimte is om de 19 cent / km in te boeken; het pakketje biedt alleen inboeking van inkoopfacturen. Dus zal ik de ritten alsnog los moeten bijhouden. Balen.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Een grote moeite is het inderdaad niet, maar ik zou dan wel al mijn zakelijke kilometers ergens los moeten vastleggen, om het totaal te kunnen bijhouden.

 

Dat moet je toch sowieso doen om te weten hoeveel keer je 19 cent kan declareren?

[geert1234]

Dat moet je toch sowieso doen om te weten hoeveel keer je 19 cent kan declareren?

Mijn idee was om dit telkens wanneer ik een rit gedaan had snel even in mijn factuurpakket te zetten, en in m'n agenda. En dan verder niet alle kilometers ergens los. Maar dat gaat me waarschijnlijk niet lukken. Dus maar iets verzinnen om het bij te houden en aan 't eind van het jaar mee te nemen in de inkomstenbelasting. Dan is het vastleggen voor de BTW ook alweer dichtbij, dus misschien dat ook maar doen dan...

 

Dit soort fiscale zaken zijn duidelijk een leesproces. Zie dit als het onhandige geneuzel van een beginnend ondernemer :D

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Een simpele Excel sheet met onder A de datum, onder B het aantal kilometers, en onder C de reden van de kilometers is genoeg. Kun je ook nog heel simpel het totaal uitrekenen! :)

[HITC]

Enkele duizenden kilometers per jaar waarvan 25% zakelijk, dus wellicht 1000 km zakelijk. Auto rijdt wellicht 1 op 15, dus 66 liter zakelijke benzine. Dat is ongeveer 20 euro aan BTW.

 

Het effect kan wel groot worden bij forse onderhoudskosten.

 

gr. Joost

 

Ik ben hier ook een leek in maar....

 

Mag de BTW op benzine dan ook (naar verhouding privé-zakelijk) terugevraagd worden? Ik dacht dat dat niet mocht bij een privé auto met geel kenteken? Ik dacht dat dat alleen mocht bij een 100% zakelijke auto. Dan moet neem ik aan wel gewoon de bon in de administratie meegenomen worden.

 

Dat het voor onderhoud wel mag weet ik maar voor benzine? Dat zou leuk zijn.

[Joost Rietveld]

tuurlijk mag dat bij benzine (en diesel, gas en waterstof) ook.

 

je hebt alleen van doen met een van de volgende twee correcties:

1. of je neemt alleen het (aantoonbaar) zakelijke deel van de BTW op autokosten mee

2. of je neemt 100% van die BTW mee, maar corrigeert dan 2,7 of 1,5% van de oorspronkelijke nieuwprijs op de BTW-aangifte.

[HITC]

tuurlijk mag dat bij benzine (en diesel, gas en waterstof) ook.

 

je hebt alleen van doen met een van de volgende twee correcties:

1. of je neemt alleen het (aantoonbaar) zakelijke deel van de BTW op autokosten mee

2. of je neemt 100% van die BTW mee, maar corrigeert dan 2,7 of 1,5% van de oorspronkelijke nieuwprijs op de BTW-aangifte.

 

Bedankt voor de informatie. Alleen nog wel één vraag naar aanleiding van het volgende:

 

"Er zit wel een dikke adder onder het gras. De Belastingdienst accepteert deze aftrek van btw alleen als je kunt aantonen dat de tankbeurt zakelijk is betaald. Heb je het tanken met je privé-bankpas afgerekend, dan wil de fiscus niets van de btw-aftrek weten. Je kunt immers geen zakelijke factuur tonen; op het tankbonnetje staat geen naam van je bedrijf vermeld. De aftrek wordt wel geaccepteerd als je de benzine hebt afgerekend via je zakelijke bankrekening of met een tankpas die op naam van je bedrijf staat."

 

Wanneer een tankbeurt onder de 100 Euro kost geldt toch ook gewoon de 'vereenvoudigde factuur' regel? Dan voldoet een bonnetje van het tankstation toch ook gewoon? Ik neem aan dat ze daar ook wel ongeveer kunnen uitrekenen hoeveel benzine je verbruikt bij de opgegeven zakelijke kilometers ???

 

Of zou je dan automatisch uit mogen gaan van het 75% besluit?

[Joost Rietveld]

Die informatie is wel erg achterhaald. Er geldt al jaren een goedkeuring dat als de betaling van de brandstof te herleiden valt naar de ondernemer (bijv. door betaling per pin) dat dan BTW aftrek geen probleem is.

 

Die 75% regeling is sowieso gestopt per 1 juli 2011.

 

Gr. Joost

[HITC]

Die informatie is wel erg achterhaald. Er geldt al jaren een goedkeuring dat als de betaling van de brandstof te herleiden valt naar de ondernemer (bijv. door betaling per pin) dat dan BTW aftrek geen probleem is.

 

Die 75% regeling is sowieso gestopt per 1 juli 2011.

 

Gr. Joost

 

Ok, geweldig. Dan weet ik genoeg. Ik heb zo'n hekel aan administratie maar mijn administratiekantoor durf ik ook niet meer te bellen voor dit soort onnozele vragen aangezien ik ze overlaad met administratieve taken :P ze zijn goed en best goedkoop dus dat wil ik graag zo houden door ze niet te veel lastig te vallen.

[Joost Rietveld]

Graag gedaan. Je boekhouder kan dit weten. Met de nadruk op kan, want je moet de fiscaliteit wel volgen en niet iedereen ziet dat als zijn taak als boekhouder (wat ieders goed recht is).

 

Groet

Joost

[Karen]

@geert1234

 

Ik houd ook niet van gedoe (en ben al 20 jaar geen beginner meer).

Door het jaar heen zet ik alleen mijn afspraken in mijn agenda en stop ik alle tank- en garagebonnetjes (die ik met pin van een priverekening betaal, went snel) in een mapje. Je kunt daarvoor ook zo'n leuk clipje in je auto plakken of bijv. een envelop in je handschoenenkastje leggen.

 

Rond de jaarwisseling spendeer ik eenmalig pakweg een halfuurtje aan met een pen op een A4-schrijfblok aan de hand van mijn digitale agenda een lijstje maken met datum, afspraak, plaats en km's (die berekent mijn tablet nadat ik het adres intik op het route-appje).

Ook zakelijke ritten die ik met de trein heb gereisd (houd ik niet apart bij), zet ik gewoon in het lijstje en bereken ook die km's.

 

Dan tel ik alle km's bij elkaar op.

Daarna schrijf ik even de kilometerstand op en zoek de kilometerstand van een jaar eerder op in mijn vorige boekhouding (dat doet deze niet-boekhouder sinds juli 2011 dan he? ;)).

 

Vervolgens vertelt mijn rekenmachine me welk percentage van de gereden km's zakelijk was en hoeveel btw ik mag terugvragen van de benzine en garagebonnetjes.

 

Vervolgens declareer ik het totaal aantal zakelijk gereden km's x €0,19 en de terug te vorderen btw bij mijn bedrijf. Ik maak precies twee betalingen over naar mijn privérekening en heb voor de autokosten per jaar precies twee boekingen in mijn boekhouding.

 

Als je daar even voor gaat zitten is je zakelijke kilometers in je boekhouding verwerken klaar voordat je goed en wel bent begonnen. En als jij graag je boekhouding digitaal in de wolken hangt kun je gewoon een foto maken van je handgeschreven A4-tje en berekeningen.

 

Tot zover mijn twee zakelijke kilometer centen, succes ermee.