Controleren BTW nummers

[ondernemer 1100]

Ik heb geregeld buitenlandse klanten die een BTW nummer opgeven. Voor deze klanten maak ik een ICL factuur op met 0% BTW.

 

Het BTW nummer controleer ik via VIES (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=nl). Soms merk ik dat het adres of de naam van de besteller niet overeenkomt met de gegevens van VIES. Als ik dan navraag blijkt vaak dat het BTW nummer van

een vriendin van/man van/kennis gebruikt te worden.

 

In feite kan iemand het BTW nummer van een willekeurig bedrijf opgeven...

 

1. Wat wordt er verwacht van de controle die ik uitvoer?

2. Stel iemand gebruikt met goedkeuring van bedrijf X het BTW nummer. Ik neem aan dat dan bedrijf X verantwoordelijk is bij eventuele controles?

 

 

 

[Bert.]

Het doel van het controleren van het BTW nummer is om enige zekerheid te verkrijgen dat de zending in het land van aankomst op de correcte manier voor de BTW aangegeven wordt. Formeel gezien wordt dat ook geeist. Omdat je als NL ondernemer natuurlijk nooit 100% zekerheid hierover hebt is het de praktijk om het BTW nummer te controlen en te gebruiken op de factuur en ICP-listings e.d. Als jouw afnemer het BTW-nummer opgeeft van een vriend/kennis of de bakker op de hoek dan mag je niet met 0% BTW factureren.

 

Als de belastingdienst vast stelt dat je onterecht het 0-tarief hebt toegepast krijg je een naheffing van de BTW, eventueel vermeerderd met een boete. Het belangrijkste bewijs om het 0-tarief te claimen blijft trouwens wel het aantonen dat de goederen fysiek Nederland verlaten hebben, het BTW-nummer van de afnemer is iets minder spannend. De afnemer, die zeer waarschijnlijk de goederen in zijn land ook niet aangegeven heeft, loopt ook kans op naheffing/boete.

[ondernemer 1100]

Als jouw afnemer het BTW-nummer opgeeft van een vriend/kennis of de bakker op de hoek dan mag je niet met 0% BTW factureren.

 

In de praktijk is dat niet altijd even duidelijk.

 

Stel ik verkoop verf. In het voorbeeld van hierboven is het mogelijk dat de vrouw van de bakker een bestelling plaatst en dat zij zijn BTW nummer gebruikt. Over het algemeen doen bakkers niets met verf. Dus zou ik kunnen concluderen dat de vrouw iets prive wil kopen en daarom het BTW nummer van haar man als 'kortingscode' gebruikt. 100% zeker is dit natuurlijk niet: de bakker kan zijn vrouw opdracht gegeven hebben om verf te kopen om een kistje voor de etalage te verven...

 

Als een bedrijf goedkeuring geeft tot het gebruiken van het BTW nummer, wie ben ik dan om te bepalen welke personen wel en niet namens dat bedrijf mogen bestellen?

 

Daarom mijn vraag:

1. als ik het gegeven BTW nummer invoer en dit is een geldig BTW nummer

2. ik verstuur het naar een adres in het buitenland

 

heb ik dan mijn controle plicht 'voldoende' uitgevoerd? Hoe ver moet je gaan?

 

Of horen er nog andere controles bij zoals

3. komt het adres van de BTWnummer registratie overeen met het leveradres?

4. moet de naam van de BTWnummer registratie overeen komen het de naam van de besteller?

 

[Rik ·]

Daarom mijn vraag:

1. als ik het gegeven BTW nummer invoer en dit is een geldig BTW nummer

2. ik verstuur het naar een adres in het buitenland

 

heb ik dan mijn controle plicht 'voldoende' uitgevoerd? Hoe ver moet je gaan?

 

Of horen er nog andere controles bij zoals

3. komt het adres van de BTWnummer registratie overeen met het leveradres?

4. moet de naam van de BTWnummer registratie overeen komen het de naam van de besteller?

 

Even naast de goede vragen die je hier stelt... Wat is erop tegen om de naam (en eventueel het adres) van de eigenaar van het BTW-nummer te vermelden op de factuur? Op die manier kun je zelf in ieder geval geen problemen krijgen bij controle. En de afnemer kan ook niet echt klagen dat zijn naam niet op de factuur staat omdat die een BTW-nummer opgeeft dat niet aan hem toe behoort.

 

Edit:

 

Tevens interessant:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/btw_nummers_controleren/

 

Op deze internetsite kunt u naast de geldigheid van het btw-identificatienummer ook de naam- en adresgegevens van uw afnemer controleren. Is het nummer niet geldig of wijken de naam- en adresgegevens af? Neem dan contact op met uw afnemer.

 

Let op! Controleren van naam- en adresgegevens van klanten in Duitsland via bovenstaande internetsite is niet mogelijk. De bevestiging dat het btw-identificatienummer geldig is, is dan voldoende.

 

De rest van de informatie op die website zou al voldoende moeten zeggen.

[ondernemer 1100]

 

Tevens interessant:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/btw_nummers_controleren/

 

Op deze internetsite kunt u naast de geldigheid van het btw-identificatienummer ook de naam- en adresgegevens van uw afnemer controleren. Is het nummer niet geldig of wijken de naam- en adresgegevens af? Neem dan contact op met uw afnemer.

 

Let op! Controleren van naam- en adresgegevens van klanten in Duitsland via bovenstaande internetsite is niet mogelijk. De bevestiging dat het btw-identificatienummer geldig is, is dan voldoende.

 

De rest van de informatie op die website zou al voldoende moeten zeggen.

 

Inderdaad, het staat er eigenlijk heel precies. Ik dacht dat ik daar al eens eerder had gekeken.

 

 

[Bert.]

 

 

Even naast de goede vragen die je hier stelt... Wat is erop tegen om de naam (en eventueel het adres) van de eigenaar van het BTW-nummer te vermelden op de factuur? Op die manier kun je zelf in ieder geval geen problemen krijgen bij controle. En de afnemer kan ook niet echt klagen dat zijn naam niet op de factuur staat omdat die een BTW-nummer opgeeft dat niet aan hem toe behoort.

 

 

Begrijp ik het goed dat je voorstelt om een factuur op te maken aan een bedrijf en daarbij het BTW-nummer van een ander bedrijf met NAW-gegevens te vermelden? Dat kan dus niet, je factureert aan een bedrijf en geeft daarbij het BTW-nummer op van datzelfde bedrijf. Of niet, maar dan factureer je inclusief BTW. Er zijn overigens EU en nationale regels waaraan een factuur v.w.b. de BTW moet voldoen.

 

Waar je allemaal rekening mee moet houden als je met 0% wil factureren staat beschreven in het beleidsbesluit Heffing van omzetbelasting met betrekking tot intracommunautaire leveringen,

http://wetten.overheid.nl/BWBR0014081/geldigheidsdatum_01-02-2014, onder punt 3 "Zorgvuldigheid".

 

 

[Rik ·]

Begrijp ik het goed dat je voorstelt om een factuur op te maken aan een bedrijf en daarbij het BTW-nummer van een ander bedrijf met NAW-gegevens te vermelden?

 

BJM, Als deze vraag voor mij bedoeld was... dan Nee... Ik stelde voor om, indien ondernemer1100 bij controle merkt dat de BEDRIJFSNAAM niet overeen komt met het BTW-nummer, dat ie dan de EIGENAAR van dat BTW-nummer (met NAAM) op de factuur gaat vermelden. En niet die van de oorspronkelijke besteller. Hier is niets mis mee. Alleen de besteller zal misschien moeite hebben om deze factuur in zijn eigen boekhouding te vermelden/verantwoorden (omdat er dus een andere naam op staat, n.l. degene van wie het BTW-nummer is) maar dat is verder niet meer de zorg van de leverancier.

 

In ieder geval moet er altijd voor gezorgd worden dat NAAM, ADRES, en BTW-nummer gewoon met elkaar overeenkomen zodat je geen problemen kunt krijgen. Hoewel in het geval je van adres natuurlijk wel met een afwijkend afleveradres zou kunnen werken.

 

Is het niet mogelijk om de factuur naar het bedrijf (en adres) te sturen dat in het register staat bij dat BTW-nummer dan moet je dus gewoon BTW rekenen,

[Bert.]

Rik99 , die vraag was inderdaad voor jou bedoeld, Bedankt voor de toelichting. Dus A bestelt bij ondernemer1100 en geeft het BTW-nummer van B op. Ondernemer1100 levert aan A maar maakt de factuur uit op naam van B, met als afleveradres A?

 

Dat daar niets mis mee zou zijn zie ik toch niet helemaal:

 

- A betaalt de factuur niet omdat zijn naam er niet opstaat.

- B geeft de intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat niet aan omdat hij geen factuur heeft/geen goederen heeft ontvangen/niet wil dat zijn BTW nummer misbruikt wordt

- Ondernemer1100 geeft de intracommunautaire levering aan B wel op, de belastingdienst constateert vervolgens een mismatch, gaat verhaal halen bij ondernemer1100 en heft de BTW na plus een (bijna onvermijdelijke) boete.

 

[Rik ·]

- A betaalt de factuur niet omdat zijn naam er niet opstaat.

- B geeft de intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat niet aan omdat hij geen factuur heeft/geen goederen heeft ontvangen/niet wil dat zijn BTW nummer misbruikt wordt

- Ondernemer1100 geeft de intracommunautaire levering aan B wel op, de belastingdienst constateert vervolgens een mismatch, gaat verhaal halen bij ondernemer1100 en heft de BTW na plus een (bijna onvermijdelijke) boete.

 

Het is natuurlijk wel even de bedoeling om contact op te nemen met de afnemer (zoals ook op de belastingdienst-site is aangegeven). Er moet natuurlijk wel voor gezorgd worden dat er een betaling komt en dan zal B ook gewoon de factuur betalen en inboeken (en aangeven). Als dat niet het geval is dan gaat dit verhaal helemaal niet meer op (was ik inderdaad even vergeten te vermelden :") )

 

Op deze internetsite kunt u naast de geldigheid van het btw-identificatienummer ook de naam- en adresgegevens van uw afnemer controleren. Is het nummer niet geldig of wijken de naam- en adresgegevens af? Neem dan contact op met uw afnemer.

 

Er was een voorbeeld genoemd van een vrouw van de bakker die verf koopt. Er is natuurlijk niets mis mee als er een factuur uitgereikt wordt waar dan de naam en adres van de bakker op staat. (Natuurlijk wel in goed overleg met de vrouw en afspraak dat er gewoon betaald gaat worden) Indien er dan een betaling plaats vindt dan mag je er toch wel vanuit gaan dat de factuur goed verwerkt gaat worden?

 

Of heb je als leverancier de verantwoording dat je afnemer de intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat aangeeft??

 

(Overigens heeft dat verhaal van de bakker natuurlijk ook weer haken en ogen want als het erom gaat dat de vrouw de verf komt halen in eigen land, dat je dan ook weer de juiste uitvoer formuliertjes moet laten tekenen, en je wel zelf de verantwoording hebt op de controle dat de uitvoer ook daadwerkelijk gebeurd)

 

Als je overigens een BTW-nummer opgegeven krijgt van een andere naam dan gaan er natuurlijk wel allerlei alarmbelletjes rinkelen en neem je contact op met de afnemer. In dat geval zou ik ook heel erg voorzichtig zijn met hoe/wanneer de betaling plaats gaat vinden. Er is mogelijk sprake van fraude/willekeurig nummer van internet geplukt en voor hetzelfde geld klopt een eventueel afwijkend opgegeven factuuradres ook niet eens of zegt de afnemer.... o, stuur die factuur maar naar dat bedrijf... zonder dat je een betaling krijgt.

 

Resultaat van dit verhaal is dus eigenlijk dat je afnemer aangepast wordt naar het bedrijf met het juiste BTW-nummer. Dat de goederen uiteindelijk een ander afleveradres hebben mag geen probleem zijn zolang de afnemer (lees bedrijf met juiste BTW-nummer) maar de juiste administratieve handelingen verricht.

[Bert.]

 

Het is natuurlijk wel even de bedoeling om contact op te nemen met de afnemer (zoals ook op de belastingdienst-site is aangegeven). Er moet natuurlijk wel voor gezorgd worden dat er een betaling komt en dan zal B ook gewoon de factuur betalen en inboeken (en aangeven). Als dat niet het geval is dan gaat dit verhaal helemaal niet meer op (was ik inderdaad even vergeten te vermelden :") )

 

De belastingdienst bedoelt contact op te nemem over het BTW-nummer, niet of de factuur al of niet betaald wordt (dat gaat de belastingdienst in principe niet aan). B gaat niet gewoon de factuur betalen/inboeken/aangeven want hij ontvangt geen goederen, tenzij hij de goederen doorbelast aan A. Maar dan wordt er weer gewoon van B aan A BTW berekend.

 

Op deze internetsite kunt u naast de geldigheid van het btw-identificatienummer ook de naam- en adresgegevens van uw afnemer controleren. Is het nummer niet geldig of wijken de naam- en adresgegevens af? Neem dan contact op met uw afnemer.

 

Of heb je als leverancier de verantwoording dat je afnemer de intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat aangeeft??

 

Nee, dat zou praktisch ook niet mogeiijk zijn. De levering moet voor het toepassen van het nul-tarief wel voldoen aan Tabel II post a 6 "goederen die worden vervoerd naar een andere lid-staat, wanneer deze goederen aldaar zijn onderworpen aan heffing van belasting ter zake van intracommunautaire verwerving van die goederen"

Dat de goederen in de andere lidstaat aan heffing van belasting zijn onderworpen" volgt uit de status van de afnemer, dus een voor de BTW geregistreerde ondernemer, met een geldig BTW-nummer.

 

Resultaat van dit verhaal is dus eigenlijk dat je afnemer aangepast wordt naar het bedrijf met het juiste BTW-nummer. Dat de goederen uiteindelijk een ander afleveradres hebben mag geen probleem zijn zolang de afnemer (lees bedrijf met juiste BTW-nummer) maar de juiste administratieve handelingen verricht.

 

Resultaat is als je levert aan een afnemer die niet voor de BTW geregistreerd met een BTW-nummer van een ander bedrijf je ten onrechte het 0-tarief toepast en je waarschijnlijk meewerkt aan het ontduiken van belasting. Zelfs als B de factuur zou inboeken, betalen en aangeven.

[Rik ·]

Resultaat is als je levert aan een afnemer die niet voor de BTW geregistreerd met een BTW-nummer van een ander bedrijf je ten onrechte het 0-tarief toepast en je waarschijnlijk meewerkt aan het ontduiken van belasting. Zelfs als B de factuur zou inboeken, betalen en aangeven.

 

Mmm, dat begrijp ik dus niet helemaal. Als je de factuur naar B stuurt van wie het BTW-nummer is (met toevallig als afleveradres A wat best vaak voor kan komen) en B gaat de factuur betalen en geeft deze ook netjes als intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat aan... dan is B toch gewoon de afnemer? Wil je dan zeggen dat je aangemerkt kan worden als meewerken aan het ontduiken van belasting?

 

Edit: Moet er altijd BTW-nummer van het afleverbedrijf/adres gebruikt worden??? Ik dacht altijd het BTW-nummer van het factuurbedrijf/adres.

 

(lees wel... bedrijf/adres moeten bij elkaar horen)

[Bert.]

Dit gaat niet over een bedrijf dat bij bestelling een ander afleveradres opgeeft dan het factuur -of vestigingsadres. Het gaat erom dat A een BTW-nummer opgeeft van een ander bedrijf. Stel dat B de factuur zou betalen, inboeken en aangeven voor de BTW dan koopt hij de goederen (als dat al zou gebeuren want het lijkt me nogal vergezocht....) Maar de goederen gaan naar A, dus zal B aan A een rekening moeten sturen, inclusief BTW. En dat zal dan wel niet gebeuren.

 

Een bedrijf heeft maar een (1) BTW-nummer. Afleveradres maakt niet uit (mits binnen dezelfde lidstaat), er zijn bedrijven genoeg die goederen bijvoorbeeld bij een filiaal of opslagloods laten afleveren.

[Rik ·]

Dit gaat niet over een bedrijf dat bij bestelling een ander afleveradres opgeeft dan het factuur -of vestigingsadres. Het gaat erom dat A een BTW-nummer opgeeft van een ander bedrijf. Stel dat B de factuur zou betalen, inboeken en aangeven voor de BTW dan koopt hij de goederen (als dat al zou gebeuren want het lijkt me nogal vergezocht....)

 

Ok, dan hebben we het inderdaad over twee verschillende situaties.

 

Ik ging ervan uit dat je contact op neemt met A (die een verkeerd nummer op heeft gegeven) en dat je tegen A zegt dat je niet aan hem kunt leveren tegen 0% BTW met dat BTW-nummer. Je kunt wel met 0% BTW leveren aan B (als B hier dus mee akkoord gaat). Als B dan betaalt en netjes alles afhandelt aan zijn kant dan zou alles in orde zijn. Wat B verder doet met A kun jij dus niet voor instaan. Het zou bijvoorbeeld kunnen gaan om een andere werkmaatschappij die onder een zelfde holding vallen. Administratieve afhandeling door B en levering naar A mag in dat geval geen probleem zijn. (Zolang je bedrijf/adres combo maar klopt)

 

Maar de goederen gaan naar A, dus zal B aan A een rekening moeten sturen, inclusief BTW. En dat zal dan wel niet gebeuren.

 

Maar je hebt gelijk. In de meeste gevallen zal het wel gaan om een particulier die dus tegen 0% BTW geleverd wil krijgen en dan kun je er wel vanuit gaan dat er dus niet helemaal juist gehandeld gaat worden in het land van levering, zelfs als B de factuur betaalt en netjes administratief afhandelt.

 

[van der post]

als je levert, moet je eigenlijk ook kijken of de winkel daadwerkelijk op het adres zit. en je moet zeker weten dat de afnemer ook dit btw nummer mag gebruiken.

 

In de praktijk is dit lastig. Heb je meerdere afnemers in het buitenland, dan kan je de geldigheid en de adressen controleren via sites zoals en

 

Je moet altijd op je hoede blijven dat niemand (particulier) het btw-nummer van een bedrijf misbruikt om de BTW als 'korting' te krijgen.

 

Mod-edit: links verwijderd