Boekhoudprogramma

[MrSelected]

Goedemiddag,

 

Momenteel ben ik bezig met de boekhouding voor een bedrijf wat in oktober 2011 is gestart. Alles van de eerste twee jaar is kwijt, een groot gedeelte van 2013 mist.. Sinds ik er zelf mee bezig ben klopt het gelukkig, probeer met terugwerkende kracht zoveel mogelijk oude facturen op te vragen, te kijken welke lopende zaken er waren enzovoorts.

 

In het begin werd dit in Snelstart gedaan (2011 en 2012, dit is allemaal verdwenen) en 2013 en 2014 is in Basecone/Twinfield ingevoerd. Nu is dat contract met de boekhouder afgelopen en wil ik het liefst alle administratie netjes bij elkaar in 1 programma zetten. In 2011 en 2012 is er nooit een jaarrekening gemaakt, en volgens de laatste boekhouder is daarom ook nooit een jaarrekening voor 2013 of 2014 gemaakt. Door de nieuw 'gevonden' facturen moet ook nagekeken worden of de oude aangiftes klopten en moet alles dus vanaf scratch opnieuw ingevoerd worden.

 

Kortom: het is een groot drama. Had geen enkele ervaring toen ik hiermee begon: het is begonnen met het invoeren van bonnetjes, en is nu een uit de hand gelopen project geworden :)

 

Is er iemand, die mij alsjeblieft kan helpen met welk boekhoudprogramma we hier het beste voor aan kunnen schaffen? Wil het liefst een eenmalige aanschaf in plaats van abonnementen.

 

 

Heel erg bedankt!

 

 

Groetjes,

 

Denise

[prinsrachid]

Heel toevallig heb ik vorig jaar exact hetzelfde aan de hand gehad. Het is altijd lastig. Mijn oplossing hiervoor was te kijken naar de eindbalans(totalen) zoals die in de laatste aangifte IB/Vpb bij de Belastingdienst was aangegeven.

 

Vervolgens heb ik een nieuwe beginbalans gemaakt door - zoals jij zei - from scrath alle traceerbare balansposten in de beginbalans van de nieuwe boekhouding te zetten. Je zult daarbij altijd afwijkingen vinden. Dat is op zich ook niet zo'n probleem. Ik heb aan beide kanten van de balans een post "Vraagposten activa" en "Vraagposten passiva" (in de 1-groep) gemaakt die als kussentje dienden om de balanstotalen van de nieuwe boekhouding aan te laten (blijven) sluiten met de oude balans. Het duurde overigens een jaar voordat alles boven tafel was! De "Vraagposten" bewegen dus ook steeds mee om de balanstotalen aan te laten sluiten met de oude (bij de Belastingdienst bekende) balans, zodra andere balansposten opdoken.

 

Op de laatste dag van het jaar zullen er dan waarschijnlijk nog steeds "Vraagposten" aan beide kanten van de balans overblijven. Ook dat is geen probleem. Die heb ik beide via een memoriaalboeking als privéstorting en/of privéopname (of via DGA) kloppend gemaakt.

 

Persoonlijk vind ik Exact (Online) een erg fijn programma, maar kan een beetje prijzig zijn. Davilex (Online) is echter een stuk vriendelijker geprijsd. Die heeft bovendien een mooie optie om de Beginbalans aan te passen lopende het jaar.

 

Oh, en vergeet ook niet om een schriftelijk bij te houden hoe en waarom je elke balanspost hebt opgenomen (vooral als die afwijkt van de balans van de laatste aangifte). Als er ooit nog controle komt, kun je zo aannemelijk maken dat je te goeder trouw hebt gehandeld, zelfs als de Belastingdienst het er niet mee eens zou zijn.

 

Succes er mee!

[KindSupport]

Hallo Denise,

 

Ligt eraan wat het programma moet kunnen. Voor de kindertherapiepraktijk van mijn vrouw gebruik ik Minipak. Vind ik zelf een erg fijn programma. 30 dgn proefversie op site te vinden.

 

Suc6.

[Erik van Ficsus.nl]

Dat klinkt als een stevige puzzel. Mede om documenten vindbaar te laten zijn voor latere referentie is het handig om een pakket te zoeken waarbij je een scan van de facturen kan bewaren zodat je van elke boeking direct de factuur kan inzien.

 

Wat is overigens de reden dat alles kwijt is. Is het gewoonweg nooit verwerkt of is het op een later moment verloren?

 

[Karen]

Hallo Denise,

 

Drie vragen om het meedenken makkelijker te maken:

 

1. Wat voor soort bedrijf heb je? Dienstverlenend, horeca, (web)winkel?

2. Hoeveel omzetfacturen en hoeveel inkoopfacturen heb je ongeveer per maand?

3. Waarom wil jij dat er jaarrekeningen komen? Of heb je een BV en moet het?

[MrSelected]

@PrinsRachid, thnx! Klinkt als een goede oplossing. In elk geval is iets beter dan niets :)

 

@Erik: Heb in het afgelopen jaar het grootste gedeelte gescand, wat nu niet meer toegankelijk is. Zaten zoveel uren in dat ik het voor de oude boekhouding in ieder geval niet meer wil gaan doen. Alles staan nu netjes en overzichtelijk in mappen, denk dat ik het er sowieso voor 2013 en 2014 bij wil laten.

 

De reden dat alles kwijt is.. Er stonden mappen van 2 jaargangen bij een oude boekhouder, van wat ik heb gehoord zijn daar woorden mee geweest en is alles nu onvindbaar. De drie mensen die de boekhouding in 2013 hebben gedaan zijn een hoop kwijtgeraakt, of waren van mening dat een foto van een factuur voldoende was. Veel ervan is onleesbaar en het origineel schijnt vaak weggegooid te zijn. En dan heb ik hier en daar nog tassen met facturen gevonden die de boekhouding op de een of andere manier nooit gehaald hebben.. :')

 

Bij de laatste boekhouder hebben ze het abonnement opgezegd, dus daarvan zijn ook de digitale scans niet meer toegankelijk. Ook een beetje woorden met die boekhouder: hij wist zelf niet echt wat hij deed, (bij veel wat ik vroeg was het: "jaaa.. Nou.. Dan kun je het een beetje zo doen, en anders zo.. Oh, nee.. Dat klopt niet.. Geen idee, doe ander maar iets.) hij zag hoeveel fouten er werden gemaakt en zei er vrij weinig over. Voor een simpele controle kregen we onverwachte (en hoge) facturen, maar opmerken dat er al een heel jaar geen vaste lasten als gas/water/licht enz werden ingeboekt zat er niet in. Toen het er op neer kwam dat ze pas de gemaakte afspraken wilden nakomen op het moment dat we voor 2015 tekenden, zijn we ermee gestopt.

 

@Karen:

1. Het is het bedrijf van mijn vriend. Een gedeelte is logistiek (verwerken van pakketten) en een ander gedeelte wil hij nu uitbreiden naar in en verkoop van auto's en het vervoeren van motoren.

 

2. Omzetfacturen vallen mee, standaard 1 grote en nog een stuk of 10 losse, wat met de uitbreiding meer gaat worden. Inkoopfacturen zijn een hoop, vooral ivm reparatie en verzekering van auto's voor het vervoeren van de pakketten, aanschaf inventaris, huur pand, tankbonnen, bezig met verhuizen en verbouwen. Gebruik voor de inkoop ongeveer twee grote ringbandmappen per jaar.

 

3. De jaarrekeningen waren belangrijk voor aanschaf van een nieuwe bedrijfsbus en de huur van het nieuwe pand. Dat is gelukt, alleen voor uitbreiding van het bedrijf zou het makkelijk zijn om aan de bank te laten zien. Verder hoefde het niet, maar heeft de oude boekhouder ongeveer 1/3e van zijn maandprijs op de jaarrekening gebaseerd. Op het moment dat hij die dan niet wil/kan maken betaal je ook al twee jaar een hoop geld voor niets.

 

 

 

Omdat ik zelf dus totaal geen boekhoudkundige achtergrond heb is het inderdaad een flinke puzzel! Qua programma's heb ik er al helemaal geen verstand van. Was begonnen om het in Excel te doen, maar hoorde dat een programma een hoop tijd scheelt en in veel gevallen ook een stuk meer in kaart kan brengen.

 

Bedankt voor jullie reacties :)

[SoftwareVGLK]

Hoewel Excel een prima oplossing is voor startende ondernemingen / zzp'ers kun je beter een goed boekhoudprogramma gebruiken. Zelfs binnen goedkopere varianten kun je al veel tijd besparen dmv. automatische koppelingen etc.

[zelfboekhoudingdoen]

mijns inziens is het handig een goed programma te gebruiken. in de cloud ben je goed bezig en is overal terug te vinden.