2017: ervaringen met boekhoud pakketten (ZZP/klein bedrijf)

[geobeo]

Aangezien software over de jaren heen snel veranderd, leek het me handig een topic te maken waarin uitsluitend voor dit jaar 2017 ervaringen met boekhoudpakketten gedeeld kunnen worden.

 

Ik maak een beginnetje:

 

[*]Reeleezee

Zelf gebruik ik nu 6 jaar Reeleezee. De enige reden dat ik dit pakket ben gaan gebruiken, is omdat het bij het aanmaken van een rekening bij ABN hard gepushed werd destijds. Het was toen ook een van de weinige pakketten met een automatische bankkoppeling. Nu wil ik hier vanaf, omdat Reeleezee vorig jaar een nieuwe abonnementsstructuur heeft ingevoerd, waarbij de gratis versie komt te vervallen wanneer je gebruik wilt maken van automatische bankkoppelingen. Bij de overgang naar de nieuwe abonnementsstructuur vorig jaar beweerde Reeleezee nog dat niemand er op achteruit zou gaan. Nogal misleidend dus.

In de afgelopen 6 jaar zijn ze verder 3x volledig van gebruikers interface gewisseld, waarbij beschikbare functionaliteit soms verspreid was over 2 verschillende deels bruikbare versies.

 

Reeleezee heeft altijd wat brak aangevoeld en nu het in feite overgaat van een gratis pakket (bij weinig gebruik) naar een pakket dat minstens 198 EUR per jaar kost is het tijd om over te stappen. Die 198 EUR per jaar is overigens zonder gebruik te maken van onbeperkte automatische factuur import, zonder bijhouden vaste activa, zonder uren registratie en ga zo maar door. Redelijk belachelijk dus vergeleken met veel andere pakketten.

 

[*]Acumulus, Informer en MoneyMonk

 

Ik twijfel nu tussen Acumulus, Informer. Ik ben dus erg benieuwd naar mensen met ervaringen in die (en andere) pakketten.

 

Op basis van het lezen van reviews gaat mijn voorkeur voorlopig uit naar Informer. Dit, omdat het pakket een gratis versie heeft, goedkope volledige versies heeft en de support goed lijkt te zijn (direct chatten met medewerkers vanuit het pakket). Het belangrijkste voor mij is dat het boekhouden mij zo min mogelijk moeite kost en zoveel mogelijk automatisch gaat en ook wat dat betreft lijkt het wel snor te zitten (veel beeldherkenning/OCR en automatisch inboeken ingebouwd). Beheren van vaste activa moet er ook standaard inzitten na mijn ervaring met Reeleezee, maar dit lijken al deze pakketten te hebben.

 

Als ik een webshop had zou ik denk ik voor Acumulus gaan (wegens de beschikbare koppelingen met veel webshop software).

 

Ik ga Informer een maand gebruiken en zal hier mijn ervaringen plaatsen:

-- Het eerste dat me opvalt: Informer kan niet op basis van bedrijfsnaam automatisch bedrijfsgegevens opzoeken in de KvK database. Dat is 1 puntje voor Acumulus VS Informer.

[Ward van der Put]

Volgens mij moet je alle bedrijfssoftware kiezen op basis van een pakket van eisen (needs) en wensen (wants). Begin daarmee: gewoon twee lijstjes maken.

 

Vergeet daarbij de algemeenheden. "Dat het boekhouden mij zo min mogelijk moeite kost en zoveel mogelijk automatisch gaat": makkelijk en snel wil iedereen. "Goedkope volledige versies": zo veel mogelijk tegen zo laag mogelijke prijzen wil ook iedereen, maar niemand wil betalen voor de 80 procent van features die je toch nooit gebruikt. "Support goed": uiteraard wil iedereen goede support, maar professionele support is doorgaans beter als je er gewoon voor betaalt — of de support "gratis" is inbegrepen in software die dus duurder is.

 

Laat je daarnaast niet te veel afleiden door details. "Beeldherkenning/OCR" klinkt state-of-the-art hi-tech, maar voegt bij nader inzien betrekkelijk weinig toe als je vrijwel alle facturen als PDF ontvangt. Net zoals eerder ook mijn fax staat de scanner nu in een stil hoekje van het kantoor te verstoffen. "Op basis van bedrijfsnaam automatisch bedrijfsgegevens opzoeken in de KvK database" klinkt ook leuk, maar als je vele honderden zakelijke klanten hebt, is het niet meer een zuiver boekhoudkundige aangelegenheid en ligt een koppeling met software voor relatiebeheer meer voor de hand.

 

Kortom, ik mis concrete punten: wat moet erin zitten en wat mag dat kosten?

 

[geobeo]

Wat moet erin zitten:

-- Prioriteit nummer 1: automatisering. In de (nabije) toekomst verwacht ik dat bedrijfsadministratie, zeker voor ZZP'ers, volledig automatisch zal zijn. Hier gaat het nu al heen. Ik wil daar zo snel mogelijk aan beginnen. Dus: niet handmatig bankregels importeren, niet handmatig paypal regels importeren, niet handmatig facturen downloaden van leveranciers en weer handmatig uploaden in de software, niet handmatig facturen lezen en inboeken. Voor dit laatste bijvoorbeeld: als ik 12x per jaar een ABN nota ontvang, dan verwacht ik van de software dat deze na 1x handmatig inboeken, snapt waar de volgende nota's op geboekt dienen te worden. Liefst snapt de software dat zelfs voor die eerste boeking al (gebaseerd op input van andere gebruikers). Dit is mogelijk, omdat goede software automatisch een factuur kan lezen, de leverancier kan herkennen, hoeveelheid BTW kan herkennen en zelfs het soort boeking kan herkennen.

-- Voor wat betreft papieren facturen, die heb ik zeker nog wel veel. Denk aan facturen voor overnachtigen op locatie van klant of bonnen van etentjes. Ik heb mijn kantoor zo ingericht dat ik met 1 druk op de knop automatisch meerdere documenten scan (in een document scanner, niet een flatbed scanner). Deze worden door de scan software automatisch doorgestuurd naar de inbox van de boekhoud software. De OCR in de boekhoudsoftware moet waar mogelijk de factuur automatisch kunnen inboeken en koppelen aan de juiste bankregel (een aantal pakketten kunnen dit al).

-- Goede support. Liefst een chatbox die geïntegreerd is in de boekhoud app met een directe verbinding naar de helpdesk van het pakket. Ik heb nergens gezegd dat de support gratis moet zijn en dat is de support in het geval van alle genoemde pakketten dan ook niet ;)

-- Directe verbinding met de belastingdienst voor BTW en als het even kan ook IB aangifte. Ik wil niet (zoals bij Reeleezee) zelf een heel duur los SBR (standard business reporting) certificaat aan moeten vragen om vanuit het pakket direct aangiftes te kunnen doen. Vroeger kon dit in Reeleezee ook, maar door veranderingen bij de Belastingdienst omtrent SBR en een gebrek van inspelen daarop door Reeleezee kan dit niet meer. Het komt erop neer dat ik aangiftes nu in de website van de belastingdienst "met de hand" moet overtikken (of een heel duur certificaat moet aanvragen, duur in zowel aanvraagtijd als geld). Dat is dus precies het onzinnige monniken werk dat voor mij absoluut onacceptabel is in een boekhoud pakket.

-- Geïntegreerd vaste activa overzicht inclusief afschrijvingen die verwerkt worden in de aangifte.

 

Nice to have:

-- Ritten administratie

-- Uren administratie

-- Programmeer API, zodat ik zelf software kan schrijven die het geheel nog verder automatiseert. Bijvoorbeeld: automatisch mijn Google Calendar uitlezen en op basis daarvan per klant het aantal te factureren uren uitrekenen. Deze software heb ik al geschreven dus die zou zo automatisch gekoppeld kunnen worden aan mijn boekhouding/facturatie.

 

Kosten:

-- Gratis wanneer er een periode geen transacties zijn

-- 10 EUR per maand bij gebruik t/m 50 inkoop/verkoop facturen per maand.

-- max 25 EUR per maand voor onbeperkt gebruik

 

 

Ik snap dat bovenstaande nog steeds een beetje vaag is en vandaar dat ik gewoon een pakket ga proberen en zal laten weten wat ik erover denk :)

 

[Volledig citaat van direct voorgaande bericht verwijderd.]

[Easy does it]

Hallo,

 

Ik denk dat je meer naar de behoefte van de zzp'er moet kijken.

Geïntegreerde vaste materiële activa registratie voor een zzp'er met één auto en één laptop?

Automatische inscannen en OCR pakket voor automatisch boeken voor 5 nota's in de week?

Leuk voor je als je het allemaal kan kopen en als het uiteindelijk werkt maar voor veel zzp'ers is de administratie niet veel meer dan een bijlage bij de aangifte.

Ik doe de aangifte ook handmatig.

Dat half uurtje per jaar weegt wel op tegen de investering en de implementatie van een geautomatiseerd systeem.

Standaarden veranderen voortdurend en de overheid heeft vaak weer een eigen standaard voor elektronisch factureren enz..

SBR is na jaren ook niet echt de universele standaard geworden.

Ander nadeel is dat je als niet een deskundige niet goed weet wat je "automatisch" verzend naar de fiscus e.d..

Is jouw balansindeling conform de toelichting Belastingdienst. Ook volgend jaar?

Worden die nieuwe balansrekeningen automatisch meegenomen?

 

Automatisering werkt alleen efficiënter als een bepaald aantal mutaties wordt bereikt.

Daaronder is het inrichten en aanpassen meer werk dan handmatig eens per kwartaal of per jaar 20 cijfertjes inkloppen.

Zeker na de vereenvoudiging voor micro bedrijven (bv's).

Wat vaak vergeten wordt is dat alle automatisch ingelezen posten wel akkoord bevonden moeten worden voor definitief boeken.

Vaak duurt dit bijna net zo lang als gewoon invoeren en hoe snel kijk je niet over een verkeerd gekoppelde post heen.

Maar iedereen mag gelukkig zelf beslissen waar hij zijn of haar tijd en geld aan besteedt.

 

Vriendelijke groet,

 

[realist]

Helemaal mee eens, easy!.

Een boekhouding zul je altijd nog op enige punten zelf in moeten richten, dat vergeten mensen maar al te vaak. Zo heb ik de boekhouding een stuk compacter en dus overzichtelijker dan een standaard programma.

Ik denk dat veel kleine pakketten de zzp'er als gat in de markt zien, en daar dingen bij gaan verzinnen die hem zogenaamd ontzorgen, maar juist het weten waar je mee bezig bent, en het grip houden op de zaak is een van die zaken die rust, overzicht en daarmee vertrouwen geeft. De onzekerheid van een pakket dat alles maar uit handen neemt niet.

 

Daarnaast houd ik zelf ook graag controle over mijn werk. Ik ben er nog zo eentje die zelf schakelt in de auto, en ik bepaal wel wanneer het licht aan gaat, of de ruitenwisser.

Zo ook met de administratie: ik zie zelf graag even wat ik invul bij de aangifte.

 

Ik denk dat veel zzp'ers geholpen zijn met een heel eenvoudig opgezette administratie, die ze zelf begrijpen en waar ze zelf die anderhalve factuur helemaal handmatig in moet kloppen. Want dát is het probleem niet.

 

[geobeo]

 

Ik ben het er helemaal mee eens dat een volledig handmatige administratie beter is in de zin van meer controle, begrip van administratie en zekerheid over de administratie van de zaak.

 

Echter ben ik het er niet mee eens dat een volledig handmatige administratie beter is voor "de zaak" in het algemeen. Als ik alles handmatig zou doen, dan zou ik amper meer toekomen aan het echte werk en kan ik doorgroeien/uitbreiden als bedrijf helemaal wel vergeten.

 

De Nederlandse administratieve druk is nou ook niet bepaald zo laag dat je alles gewoon zelf kunt doen naar mijn mening. Zelfs als ZZP'er, al is dit afhankelijk van je business.

 

Dan zou je nog kunnen overwegen om alles uit te besteden, zoals heel veel ZZP'ers doen: je stuurt je factuurtjes door naar de boekhouder en denkt verder niet meer na over je boekhouding en belastingen. Dat is andere uiterste.

 

Ik denk dat een middenweg, waarin je als ZZP'er nog wel zelf de boekhouding doet (of in elk geval controleert wat de computer voor je bedacht heeft), maar waar saaie repetitieve taken geautomatiseerd zijn heel prima is. En dat is precies waar ik naar opzoek ben.

 

Het is voor mij echt geen optie om zelf wat op te zetten en de boel in Excel te doen. Moet er niet aan denken.

 

[Anouk V]

Ook ik ben wel een voorstander van het zoveel mogelijk automatiseren van de administratie. Echter maak ik hierbij altijd wel per klant de afweging of de extra kosten van het boekhoudpakket de tijdwinst waard is. Vaak is dit wel zo maar soms ook niet.

 

Een pakket waar ik erg tevreden over ben en grotendeels aansluit op jouw wensen is Yuki. Echter is dit pakket als ondernemer volgens mij niet zonder een administratiekantoor die hier mee werkt af te sluiten.

 

Ik denk wel dat de €10 die je benoemt ver van realistisch is voor de eisen die je bij het pakket hebt.

 

[geobeo]

 

Ik denk wel dat de €10 die je benoemt ver van realistisch is voor de eisen die je bij het pakket hebt.

 

 

En toch zijn de eisen die ik noem redelijk de markt-norm. Kijk bijvoorbeeld eens naar Informer, Money Monk of Acumulus. Die zitten allemaal rond de 10 EUR per maand (afhankelijk van hoeveel je inboekt) en zijn zelfs gratis zolang je weinig tot niets inboekt. Er zijn er vast nog meer, maar dit zijn zo de pakketten die ik kon vinden.

 

Dus wellicht heb je meer aan dit topic dan je in eerste instantie dacht? Tijd om over te stappen? :P

[Anouk V]

Moneymonk €20 per maand anders zie ik alleen maar facturatie staan. Over factuurherkenning via ocr zie ik zo snel niks.

 

Informer 15 euro per maand (je had het over 50 facturen per maand dus dan kom ik op dat pakket uit anders 10 euro bij max 30 banktransacties wat erg weinig is)

+ 0,35 per inkoopfactuur als je dit automatisch laat lopen. Dat is dan 50×0,35= 17,50 + 15=32,50 per maand.

 

Bij Acumules inderdaad 10 euro maar ook daar zie ik snel niks terug over automatische herkenning.

 

Bij alle paketten die je noemt moet je volgens mij ook nog steeds zelf je facturen bij Ziggo etc downloaden.

Sommige inderdaad gratis als je bijna geen mutaties hebt maar dan valt er ook weinig te automatiseren. Bij klanten met weinig mutaties ben ik hooguit 1 uur per kwartaal bezig.

 

Ik zeg overigens niet dat bovenstaande pakketten slecht zijn maar omdat je het over volledig automatiseren had vind ik dat voor 10 euro nog steeds niet terug.

 

[geobeo]

 

Informer 15 euro per maand (je had het over 50 facturen per maand dus dan kom ik op dat pakket uit anders 10 euro bij max 30 banktransacties wat erg weinig is)

+ 0,35 per inkoopfactuur als je dit automatisch laat lopen. Dat is dan 50×0,35= 17,50 + 15=32,50 per maand.

 

Wanneer ik een keer een maand 50 facturen inboek vindt ik 32,50 geen enkel probleem. Dan heb ik die maand namelijk extreem goed geboerd. Zeker wanneer de boel dan heerlijk automatisch gaat. Dat alles uiteraard wel onder de voorwaarde dat niet elke maand 32,50 kost, maar alleen de maanden die wat drukker zijn.

 

Bij Acumules inderdaad 10 euro maar ook daar zie ik snel niks terug over automatische herkenning.

 

Ik zie inderdaad dat Acumulus automatische herkenning niet heeft. E-boekhouden bijvoorbeeld wel. Zie "Automatisch wegboeken afschriftregels" onder functies op de e-boekhouden website. Reeleezee doet dit ook waar mogelijk en dus ook Informer. Voor moneymonk kan ik het zo snel niet terugvinden.

 

Bij alle paketten die je noemt moet je volgens mij ook nog steeds zelf je facturen bij Ziggo etc downloaden.

 

Nee hoor. Op informer.nl/uitgaven staat Ziggo er zelfs expliciet als voorbeeld bij. Die facturen komen dus volautomatisch in je boekhoudpakket terecht en worden bovendien automatisch gekoppeld aan de betreffende bankregel en ingeboekt.

 

Reeleezee kan ook facturen van leveranciers volautomatisch ophalen en ook (soms/deels) ook automatisch een boeking doen van die automatisch opgehaalde factuur (maar daar heb ik andere kritiek op). Heel ironisch en bijna ongelofelijk overigens: Reeleezee kan de facturen die Reeleezee zelf aan klanten stuurt niet automatisch inboeken.

 

Bij Acumulus is het me niet helemaal duidelijk, maar omdat dat bedrijf vooral verkoopt met het argument dat koppelingen met andere bedrijven het best ontwikkeld zijn denk ik dat ze dit ook kunnen. In hun eigen woorden: "koppelingen met Facturatiepakketten (importeren van facturen en relatiegegevens)"

 

De website van moneymonk wordt ik niet veel wijs uit.

 

Sommige inderdaad gratis als je bijna geen mutaties hebt maar dan valt er ook weinig te automatiseren. Bij klanten met weinig mutaties ben ik hooguit 1 uur per kwartaal bezig.

 

Jij bent daar 1 uur mee bezig, dat is neem ik aan een uur dat de klant moet betalen? In het geval van sommige automatische pakketten kost het de klant helemaal niets. Dat is dan toch (voor de klant) beter?

 

Zeker voor starters of voor bedrijven waarbij omzet seizoensgebonden is, kan dit een afweging zijn...

 

[Anouk V]

Kosten:

-- Gratis wanneer er een periode geen transacties zijn

-- 10 EUR per maand bij gebruik t/m 50 inkoop/verkoop facturen per maand.

-- max 25 EUR per maand voor onbeperkt gebruik

Wanneer ik een keer een maand 50 facturen inboek vindt ik 32,50 geen enkel probleem. Dan heb ik die maand namelijk extreem goed geboerd. Zeker wanneer de boel dan heerlijk automatisch gaat. Dat alles uiteraard wel onder de voorwaarde dat niet elke maand 32,50 kost, maar alleen de maanden die wat drukker zijn.

 

Dan zijn we het toch wel eens. Ik gaf alleen aan dat 50 facturen per maand vol automatisch verwerkt voor €10,- niet realistisch is. Je geeft nu zelf aan hier €32,50 voor te willen betalen. Dat is nogal een verschil.

 

Jij bent daar 1 uur mee bezig, dat is neem ik aan een uur dat de klant moet betalen? In het geval van sommige automatische pakketten kost het de klant helemaal niets. Dat is dan toch (voor de klant) beter?

Klopt dat zou dan dus neer komen op €18 per maand. Dat is dan dus wel gedaan door een boekhouder die op de hoogte is van alle nieuwe regelgeving (overigens niet als reclame bedoeld!).

Je zegt het kost bij sommige vol automatische pakketten helemaal niets. Dat pakket heb ik dus nog steeds niet gevonden. Daarnaast zal ik je uit de droom helpen dat er een pakket bestaat die 100% automatisch verwerkt zonder dat jij nog iets moet doen.

- Acumulus inmiddels afgevallen want niet vol automatisch (met koppelingen met facturatiepakketten bedoelen ze andere pakketten waarmee jij kan factureren, heeft dus niet met inkopen te maken.

- E-boekhouden ( vind ik ook een goed pakket!) €13,90 (inclusief facturering anders €7,95 per maand) + €1,04 tot €3,95 voor de OCR herkenning is €17,85 per maand. Ook weet ik dat je bij dit pakket elke factuur die herkent is nog moet controleren en goed moet keuren. Niet volledig automatisch dus. Bij de andere pakketten die je noemt weet ik niet hoe dit werkt.

- informer €15 per maand + €0,35 per factuur wordt er dus ook niet goedkoper op.

- Reeleezee zou dan nog de enige goedkopere optie zijn bij max 3 facturen per maand. Daar ga je wel heel snel overheen! Anders vanaf €16,50

 

Ik zeg hiermee dus niet dat je het uit moet besteden. Zeker niet als het zo weinig is! Ik zeg alleen dat je als (startende) zzpér jezelf af moet vragen of het de moeite is alles zover te willen automatiseren. Is 1 uur per kwartaal (door een boekhouder maar dat kan je ook gewoon zelf zijn) dat waard?

 

Overigens ga ik het hier wel bij laten. Mocht je de verschillende pakketten geprobeerd hebben en je hebt het (gratis of goedkope) pakket gevonden waar je niet meer naar om hoeft te kijken dan lees ik dat graag nog terug!

 

Succes!