verplichte administratie bij intracommunautaire levering

[Sandra.]

Op Belastingdienst staat:

Er is sprake van een intracommunautaire levering als u aan 2 voorwaarden voldoet:

 

U vervoert de goederen naar een ander EU-land. Dit moet u kunnen aantonen aan de hand van uw administratie. Bijvoorbeeld met bestelformulieren, orderbevestigingen, en transportpapieren.

Orderbevestiging en facturen heb ik natuurlijk sowieso, tot dusver maakte ik ook pdf van de tracking als bewijs dat het product Nederland heeft verlaten. Maar is dat laatste (transportpapieren) ook echt verplicht? Ik heb inmiddels steeds meer orders ;D maar dan kost het verzamelen van transportpapieren dus ook steeds meer tijd...

En wat ik me ook afvraag, hoe vaak moet je de VAT nummer controleren? Als klant net aanmeld controleer ik VAT nummer via http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=nl , als het klopt stel ik 0% btw in bij de klant. Zou er risico kunnen zijn dat na verloop van tijd de btw nummer niet meer geldig is? Het lijkt me tijdsverspilling om bij iedere bestelling opnieuw VAT nummer te controleren....

 

En zijn er andere dingen waar je nog op moet letten bij intracommunautaire levering, dus naast geldige VAT nummer en verzending naar buiten Nederland / land binnen Europa?

 

Alvast bedankt!

[Rik ·]

Orderbevestiging en facturen heb ik natuurlijk sowieso, tot dusver maakte ik ook pdf van de tracking als bewijs dat het product Nederland heeft verlaten. Maar is dat laatste (transportpapieren) ook echt verplicht? Ik heb inmiddels steeds meer orders ;D maar dan kost het verzamelen van transportpapieren dus ook steeds meer tijd...

Hoe transporteer je deze goederen naar het buitenland? Als je dit met een vervoerder doet dan heeft die toch ook papieren nodig (of krijg jij van de vervoerder papieren). En hoe administreer jij dat de klant die goederen ook daadwerkelijk gekregen heeft? Ik neem aan dat je daar ook bericht van krijgt (want ik zou wel willen weten of een product ook daadwerkelijk geleverd is of ergens blijft "haken"). Als je deze gegevens niet automatisch van de vervoerder krijgt dan lijkt mij gewoon even de tracking-code intikken en Ctrl+P indrukken om af te drukken toch niet zoveel werk per order (10 seconden). Geef dan ook in je eigen administratie aan dat de levering plaatsgevonden heeft zodat je een duidelijk overzicht hebt van wat nog "in de lucht hangt".

 

En wat ik me ook afvraag, hoe vaak moet je de VAT nummer controleren? Als klant net aanmeld controleer ik VAT nummer via http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=nl , als het klopt stel ik 0% btw in bij de klant. Zou er risico kunnen zijn dat na verloop van tijd de btw nummer niet meer geldig is? Het lijkt me tijdsverspilling om bij iedere bestelling opnieuw VAT nummer te controleren....

Ja, in principe ben jij verantwoordelijk voor de controle van het BTW-nummer. Nu zul je dat in de praktijk bij een klant waaraan je veelvuldig levert niet elke keer hoeven te doen maar een periodieke controle (al dan niet automatisch) lijkt mij wel verstandig want bij controle zal dat nummer toch moeten kloppen want anders krijg jij de naheffing.

 

[Sandra.]

Hoe transporteer je deze goederen naar het buitenland? Als je dit met een vervoerder doet dan heeft die toch ook papieren nodig (of krijg jij van de vervoerder papieren). En hoe administreer jij dat de klant die goederen ook daadwerkelijk gekregen heeft? Ik neem aan dat je daar ook bericht van krijgt (want ik zou wel willen weten of een product ook daadwerkelijk geleverd is of ergens blijft "haken"). ..

Ik verstuur via ups of postnl, pakketsticker wordt automatisch geprint en pakket wordt opgehaald, alleen bij hele dure pakketten krijg ik handtekening voor afhaalbewijs. Dus alles gaat automatisch en digitaal, en ik controleer niet achteraf of ze inderdaad hebben ontvangen want het gaat altijd goed.

 

[Rik ·]

Bij PostNL kun je met een account "Mijn PostNL" dacht ik je verzendingen bijhouden. Bij UPS zal er ook wel zoiets zijn.

 

Maar als je dat niet zo doet en elke keer individueel verzend zou ik gewoon de track-and-trace nummers bewaren en één keer per periode (week b.v.) even die nummers intikken en met Ctrl+P een uitdraai maken. Dat lijkt mij een paar seconden werk per nummer/verzending en dan heb je wel juiste gegevens. Ik zou niet eens onderscheidt maken tussen binnen en buitenland maar gewoon alles uitdraaien. Maar dat is een eigen keuze.

 

Ik zou er niet op vertrouwen dat de transporteur deze gegevens nog toegankelijk heeft op moment dat jij controle krijgt.

 

[Sandra.]

Voor het geval iemand ooit hierop komt via google/zoekfunctie geef ik antwoord op mijn eigen vragen ;)

 

1) Eenmalig de VAT nummer controleren is niet voldoende, soms vervalt het of heeft het bedrijf wegens fusie/verhuizing een andere VAT nummer. Er zijn abonnement oplossingen (+- 10,- per maand) zodat je het automatisch kunt controleren. Je kan PHP software ook eventueel (laten) maken met behulp van bijvoorbeeld deze gratis code https://github.com/pH-7/eu-vat-validator . Ik kom ook bijvoorbeeld https://www.valdit.com/nl-nl tegen dus er zijn veel oplossingen.

 

2) Verzendbewijs moet je in je administratie opnemen ter bewijs dat het product daadwerkelijk Nederland heeft verlaten. Ik verstuur UPS pakketten via www.pakketmail.nl en daar kan er gelukkig via paar kliks overzicht opgevraagd worden van alle verzendingen met daar de status van, nu nog zoeken naar makkelijk & snel downloaden van verzendbewijzen via bijvoorbeeld postnl.

[Sandra.]

Tijdens Prinsjesdag hebben ze het hier blijkbaar ook over gehad, ik citeer vanaf https://www.taxlive.nl/nl/documenten/nieuws/prinsjesdag-2019-wijzigingen-in-de-omzetbelasting/ :

Quote

Bewijs intracommunautaire verzending of vervoer

Door de aanpassing van de Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011 wordt een praktische regeling geboden naast de bestaande praktijk voor het bewijs van het intracommunautaire vervoer of verzending in het kader van intracommunautaire leveringen. Er wordt een bewijsvermoeden geïntroduceerd indien er twee niet tegenstrijdige bewijsstukken zijn. De aard van de bewijsstukken betreft aan het vervoer gerelateerde documenten, zoals een ondertekend CMR document. Welke documenten binnen deze regeling worden geaccepteerd wordt niet limitatief genoemd.

 

Er dienen twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken te worden overlegd die afkomstig zijn van onafhankelijke partijen. Aan het begrip onafhankelijk zal in de praktijk invulling moeten worden gegeven. Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, geldt de regeling niet. Indien de bewijsstukken van de leverancier kunnen worden weerlegd en er geen twee onafhankelijke bewijsstukken zijn, is het bewijs niet geslaagd in de zin van het weerlegbaar vermoeden. De inspecteur kan eventueel andere bewijzen aanvaarden die voor deze praktische regeling reeds van toepassing waren.

 

Een CMR document hebben ze volgens mij alleen bij grote zendingen zoals pallets, niet bij doosjes via postnl of ups...ik vraag me af waarom er 2 bewijsstukken moeten zijn...dus 2 onafhankelijke partijen?

20 september 2019 aangepast door Sandra.

[Sandra.]

Ik heb gebeld met de belastingdienst. Qua bewijsstukken voor nu is CMR document niet verplicht en verwees hij naar https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/goederen_en_diensten_naar_andere_eu_landen/administratie_bijhouden_van_goederen_en_diensten_naar_andere_eu-landen/aantonen_dat_u_goederen_levert_aan_afnemers_die_aangifte_doen/

"Zijn de goederen naar een ander EU-land vervoerd?

U toont aan dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd met bijvoorbeeld de volgende documenten:

de polis van een vervoersverzekering

een kopie van de vrachtbrief"

met als opmerking 'er zijn geen harde eisen, het gaat om totaalplaatje', dus cmr formulier niet verplicht.

 

Qua vraag over de 2 bewijzen voor 2020 kon hij nog geen info geven aangezien het nog door 1ste kamer moet.

Tijdens googelen kwam ik wel https://www.sva.nl/weg-en-wagen/fiscale-bewijskracht-van-de-digitale-vrachtbrief

tegen met oa

"Ik weet dat in de discussies over mogelijkheden om BTW-fraude te voorkomen, is nagedacht over een systeem waarbij een leverancier pas aanspraak zou kunnen maken op toepas­sing van het BTW-nultarief op het moment dat de leverancier een ontvangstbevestiging terug krijgt. In feite is dat wat de Duitse Gelängenbestätigung doet. "

 

Dat sluit wel aan op wat een collega-ondernemer van Duitse leverancier kreeg, namelijk dat je per se mailtje moet sturen zodra je zijn levering ontvangen heb.

[Dons Consultancy]

Op 1-3-2018 om 16:31, Sandra. zei:

Voor het geval iemand ooit hierop komt via google/zoekfunctie geef ik antwoord op mijn eigen vragen 😉

 

1) Eenmalig de VAT nummer controleren is niet voldoende, soms vervalt het of heeft het bedrijf wegens fusie/verhuizing een andere VAT nummer. Er zijn abonnement oplossingen (+- 10,- per maand) zodat je het automatisch kunt controleren. Je kan PHP software ook eventueel (laten) maken met behulp van bijvoorbeeld deze gratis code https://github.com/pH-7/eu-vat-validator . Ik kom ook bijvoorbeeld https://www.valdit.com/nl-nl tegen dus er zijn veel oplossingen.

 

2) Verzendbewijs moet je in je administratie opnemen ter bewijs dat het product daadwerkelijk Nederland heeft verlaten. Ik verstuur UPS pakketten via www.pakketmail.nl en daar kan er gelukkig via paar kliks overzicht opgevraagd worden van alle verzendingen met daar de status van, nu nog zoeken naar makkelijk & snel downloaden van verzendbewijzen via bijvoorbeeld postnl.

 

Bedankt hiervoor Sandra, zat er net zelf ook mee. Dit geeft direct duidelijkheid.

[Dons Consultancy]

Ik lees op de site van de Belastingdienst ook het volgende:

 

Quote

Vermeld op de factuur in elke gewenste taal:

'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of

 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'

 

Ik heb dat zelf nog nooit op een factuur zien staan volgens mij. Vermeldt iedereen dit netjes?

[Sandra.]

😁 we zijn tegelijk met hetzelfde bezig, ik wilde ook net naar https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/goederen_en_diensten_naar_andere_eu_landen/factureren/extra_factuureisen_bij_goederen

verwijzen inderdaad, daar staat:

"U factureert met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat het een intracommunautaire levering is. Vermeld op de factuur in elke gewenste taal:

    'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of
     'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'"

 

Ik zie bij een Franse leverancier wel bijvoorbeeld dit:

Exonération de TVA - article 262 ter du CGI (Exemption from VAT - Article 262b of the CGI volgens google translate)

en bij een Duitse alleen dit:

VAT 0% Intra Community supply

 

Dus dat moet er iig wel bij staan, voor de rest zie ik qua factuurregels geen andere uitzonderingen.

[Dons Consultancy]

7 minuten geleden, Sandra. zei:

Dus dat moet er iig wel bij staan, voor de rest zie ik qua factuurregels geen andere uitzonderingen.

 

In wat voor zin dan? 😄

[Sandra.]

"Vermeld op de factuur in elke gewenste taal:

    'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of
     'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'"" 😉

 

Ik heb zelf dit:

0% VAT because of Intra Community supply (ICP) (Table II, part a, item 6, OB Act '68' | tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68')

[Dons Consultancy]

Aha. Ik had er dit van gemaakt:
 

*Op deze factuur is 0% BTW toegepast in overeenstemming met tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112.

 

Geen idee eigenlijk ... 😁