CRM/Ticketsysteem of anderzijds voor meerdere afdelingen

[Chester]

Hoi allen,

 

Wij leveren voornamelijk service en spares over de gehele wereld aan machines. Vele van deze zijn oud en  worden  o.a. vanwege faillissementen niet meer ondersteund door andere bedrijven. Tevens bouwen wij zelf een nieuw model machine waarvan er inmiddels enkele zijn verkocht. Door deze lange geschiedenis, overnames, onderhanden verkopen etc. en honderden klanten is niet meer geheel overzichtelijk welke machine precies waar staat. Wel hebben wij in Exact een volledig overzicht van alle relaties en tevens bezitten wij alle documentatie van alle ooit geleverde machines.

 

Om toch een database te gaan opbouwen ben ik op zoek naar een geautomatiseerde oplossing die het volgende biedt;

• Bij Servicebezoeken zou de servicemonteur en/of verkoper toegang moeten hebben tot de historie en openstaande punten bij deze klant/machine
• Servicerapportages zouden in dit systeem moeten worden geplaatst, zodat andere servicemonteurs bij toekomstige bezoeken toegang hebben tot deze historie;
• Geleverde onderdelen zou in en Spares-historie moeten komen, misschien in de toekomst zelfs met mogelijkheid van een klanten portal waarbij de klant herhaalbestellingen kan doen
• De helpdesk kan deze informatie inzien voor technische ondersteuning en eventuele info of reminders plaatsen
• Als de Sparesafdeling de melding krijgt dat er 'bij een volgend bezoek' een bepaald onderdeel meegenomen dient te worden, moet deze afdeling dit als reminder in het systeem kunnen plaatsen, zodat deze oplicht als bijvoorbeeld een serviceafdeling een bezoek inplant (werk/service order aanmaakt) en deze klant selecteert
• Finance moet hier eventuele openstaande facturen informatie aan kunnen hangen, zodat een monter in ieder geval op de hoogte is van bijvoorbeeld betalingsmoeilijkheden
• Engineering moet bijvoorbeeld bepaalde upgrades en/of tekeningen klaar kunnen zetten etc.

 

Als Boekhoudpakket gebruiken wij Exact Globe (offline), maar deze is ook met uitbreidingen mijns inziens niet geschikt om voor bovenstaande te functioneren. Wel zou het vanuit het mooi zijn als de oplossing die ik zoek deels te integreren is met Exact, bijvoorbeeld de Facturatie.

 

Zelf denk ik richting een soort Ticketsysteem, maar dit wiel is vast al eens uitgevonden.

 

Ik dank jullie reeds voor de input.

 

[MartinDupuis]

En heb je al naar bepaalde pakketten gekeken? Want in de wereld van CRM en ticketing kun je het zo gek maken als je zelf wilt, zowel qua mogelijkheden als qua budget.

 

De marktleiders in CRM zijn Salesforce en Microsoft Dynamics 365, dan krijg je een Ferrari met gouden velgen zeg maar. Zelf ben ik wel enthousiast over Freshdesk, dit is een ticketingsysteem. Wat verder een veel gebruikt ticketing systeem is dat is Topdesk.

 

Ik denk dat je eerst voor jezelf een prioritering moet maken met welke eigenschappen het systeem zeker moet hebben en welke nice to have zijn. Dan ook een begroting aan wat je uit wilt geven en met die lijst kun je vast en zeker iets vinden in het speelveld. 

 

Groet, Martin

[Frans Sijtsma]

Ik weet toevallig dat Exact een third-party extensie heeft dat Werkbonapp heeft. Dat zal niet alle mogelijkheden hebben die jij schets, maar je kunt wel per relatie een aantal objecten (lees machines) aanmaken met bijbehorende documentatie en servicerapporten die voor jouw servicemonteur real-time in zijn App beschikbaar zijn. 

 

Wellicht eens kort naar kijken of je er wat mee kunt

[Chester]

43 minuten geleden, MartinDupuis zei:

En heb je al naar bepaalde pakketten gekeken? Want in de wereld van CRM en ticketing kun je het zo gek maken als je zelf wilt, zowel qua mogelijkheden als qua budget.

 

Groet, Martin

 

Voordat we met begrotingen bezig gaan wil ik graag weten of er iets is wat al grotendeels aansluit op onze wensen. Op dit moment merk ik dat we geneigd zijn voor alles een oplossing te zoeken, maar dat het allemaal op zichzelf staande pakketten zijn die niet integreren met elkaar. Juist vanwege het grote aanbod was ik benieuwd wat jullie ervaringen zijn. Bedankt voor de tips.

 

35 minuten geleden, Frans Sijtsma zei:

Ik weet toevallig dat Exact een third-party extensie heeft dat Werkbonapp heeft. Dat zal niet alle mogelijkheden hebben die jij schets, maar je kunt wel per relatie een aantal objecten (lees machines) aanmaken met bijbehorende documentatie en servicerapporten die voor jouw servicemonteur real-time in zijn App beschikbaar zijn. 

 

Wellicht eens kort naar kijken of je er wat mee kunt

 

Dankjewel Frans, deze App had ik inderdaad al gevonden. Wij werken zelf met een andere soortgelijke. Verschil is dat die werkbon App alleen werkt met Exact Online, niet met onze Globe versie. De App die wij gebruiken laten wij zelf een integratie voor schrijven, dit werkt goed. 

 

Maar de oplossing die ik zoek is meer een centrale plek, een database/portal/wiki/zegt het maar, waarin alle afdelingen de status van klanten/machines kan terugvinden. Bovenstaande App leent zich daar niet voor. Evengoed bedankt!

[Hermes Ratgers]

Geintegreerde apps zijn lastig, neem ik aan aangezien jouw wensen en gebruikte toepassingen voor jou werken maar wellicht niet voor een ander.

 

Ik gebruik ook meerdere toepassingen voor allerlei werkzaamheden, gevolg is alles is versnipperd en lastig bij elkaar te halen. Ik werk nu echter met Companyhub. Dat is een crm met de volgende toepassingsgebieden (leadmanagement, email automation, sales reporting, customizable crm, sales bots en integraties met zapier/piesync/api en web to lead). Dus alle relaties en de hele verkoopproces kan ik erin zetten, maar bovendien ben ik in staat om zelf databestanden aan te maken (en te importeren). Dus als je toepassingen hebt die een csv kan exporteren, dan kun je dat importeren bij Companyhub. En direct koppelen aan je relatie.

[Roel J]

Als je met Exact werkt dan zou ik zeker een  dealer vragen naar de mogelijkheden van het Exact Synergy product.
Ik weet (als oud werknemer) dat ze in het verleden meerdere machinebouwers met (complex) onderhoudsbeheer hadden (o.a. caterpilar)

volgens mij is het zoekwoord "service management"

weet niet zeker of deze link op het goede complexiteitsniveau zit. maar het is zeker een ingang om ver te (onder)zoeken
https://www.exact.com/nl/support-blog/exact-synergy/service-management-service-activiteiten-realiseren/

[Chester]

2 uur geleden, Roel J zei:

Als je met Exact werkt dan zou ik zeker een  dealer vragen naar de mogelijkheden van het Exact Synergy product.
Ik weet (als oud werknemer) dat ze in het verleden meerdere machinebouwers met (complex) onderhoudsbeheer hadden (o.a. caterpilar)

volgens mij is het zoekwoord "service management"

weet niet zeker of deze link op het goede complexiteitsniveau zit. maar het is zeker een ingang om ver te (onder)zoeken
https://www.exact.com/nl/support-blog/exact-synergy/service-management-service-activiteiten-realiseren/

Hartelijk dank voor deze tip. Heb mij er nu even in verdiept, erg interessant! Wat me maar iet duidelijk wordt is of Globe Next uit te breiden is met Synergy of dat het twee aparte platformen zijn. In dat laatste geval is de vraag of Globe next is uit te breiden met de modules die in Synergy zitten.

PS. Ik heb inmiddels onze Exact-partner ingeschakeld voor meer info.

29 november 2018 aangepast door Chester
Toevoeging

[Roel J]

De info die ik daarover heb is 10 jaar oud, maar beide modellen zijn mogelijk.
Globe is volledig te integreren met Synergy dan zit alles in één database.

maar het is ook mogelijk om Synergy en Globe naast elkaar te draaien.

Dat is vooral een kwestie van welke eisen je stel en welke wensen je hebt.

maar daar kan de Exact partner je ongetwijfeld uitgebreid over informeren.

 

maar om even een indruk te geven.

Bij een geintetreerde Globe-Synery omgeving kan een monteur ter plaatse niet alleen de onderhoudsbeurt afwerken maar desnoods ook meteen de factuur mailen met een paar klikken.

Bij losse installaties moeten eerst de werkorder gegevens overgebracht worden naar Globe om de verkooporders te kunnen factureren.
Het ene bedrijf ziet voordelen in geïntegreerde oplossingen bijv als je met standaard prijzen voor bepaald onderhoud werkt en de monteur misschien ook wel een pinapparaat bij zich heeft. Dan wordt alles bij de klant afgehandeld en de administratie ook bijgewerkt en up to date als de monteur de deur dichttrekt bij de klant.

Terwijl andere bedrijven bijvoorbeeld vanwege complexere prijsafspraken bij onderhoudscontracten  of hogere beveilingingseisen voor de financiële administratie kiezen voor aparte installaties.

[Chester]

Nogmaals dank Roel, ik ga dit volgende week allemaal eens even bespreken met onze Exact-partner.

 

 

 

 

 

29 november 2018 aangepast door Roel J
full quote van direct voorgaande bericht verwijderd tbv betere leesbaarheid reactie