Batch facturatie tool

[jujubee]

Hoi allemaal,

 

Al even ben ik op zoek naar een mogelijkheid om facturen te genereren in bulk, deze te verzenden en automatisch te incasseren met behulp van 1 programma. De situatie is als volgt:

 

In het distributiesysteem wat we gebruiken worden de facturen bepaald en gegenereerd. Het nadeel aan dit systeem is dat de facturen niet verzonden kunnen worden naar de klanten (best wel raar, ik weet het...). Ik kan via het systeem een tweetal excellijsten exporteren met de factuurgegevens. Het eerste bestand bevat de factuurinformatie op totaalniveau inclusief bedragen, btw, valuta etc. Het tweede bestand bevat de factuurinformatie op artikelniveau uitgesplitst met alle benodigde informatie. Optie 3 is alle facturen als .pdf te exporteren.

 

Nu genereer ik ongeveer 200-300 facturen per week welke ik niet handmatig wil inboeken, en het is geen optie om van distributiesysteem te wisselen. Ik zoek een tool waar ik de exports uit het distributiesysteem kan inlezen, de betreffende facturen genereren en verzenden,  en daarna kan monitoren. Heeft iemand een idee welke tool hierbij kan helpen?

 

Al een aantal van de lijst kunnen afstrepen:

Payt.nl

e-boekhouden facturatiemodule

Onlinefactureren

Factuursturen.nl

getmyinvoices

Crafter

Moneybird

Gripp

 

Hebben jullie toevallig tips en/of ervaringen?

 

Alvast vriendelijk bedankt!

 

[MrHTTP]

Situatieschets:

• distributiesysteem
• 200-300 facturen per week via
• geen optie om van distributiesysteem te wisselen
• facturen worden bepaald en gegenereerd
• facturen kunnen NIET worden verzonden naar de klant
• Export opties
  • #1: gegevens totaalniveau in Excel-bestand
  • #2: gegevens artikelniveau in Excel-bestand
  • #3: facturen als PDF-bestand

 

Aanpak:

Ik denk dat je als eerste het idee moet loslaten dat er een off-the-shelf oplossing voor je is en als die er al is zal het relatief duur zijn.
Vervolgens moet je in kaart brengen wat externe partijen WEL en NIET voor je kunnen doen.
Wat ze NIET kunnen doen moet je zien als een stukje maatwerk wat je kan voorleggen aan een ervaren programmeur of ERP-specialist.

 

Mogelijke oplossing:

Het distributiesysteem is 'the source of truth' en daarom gebruik je de exports (#1,#2) om de rest van de bedrijfsprocessen te automatiseren.

 

Je maakt de exports in het distributiesysteem en upload vervolgens deze bestanden naar een beveiligde online omgeving/web pagina.
Dit is het stukje maatwerk.

 

Indien het distributiesysteem beschikt over een zogenaamde API (Application Programming Interface) is het niet perse noodzakelijk om de upload handmatig te doen.
Een API is een technisch aanspreekpunt voor (maatwerk) software. Als de API een export mogelijkheid heeft kunnen de gegevens
van de export volledig geautomatiseerd en achter de schermen worden binnengehaald door het stukje maatwerk software.

 

Na het uploaden/binnenhalen van de wekelijkse export (de brongegevens) kan het stukje software hetvolgende uitvoeren voor de betreffende 200-300 facturen:

 

1) Facturen genereren
2) Facturen inboeken
3) Facturen verzenden

Bovenstaande drie punten kunnen bijv. gedaan worden met de API van Moneybird.

Het stukje maatwerk software zal de brongegevens omzetten naar een formaat wat Moneybird begrijpt en dit geautomatiseerd (via de API) toevoegen
aan de Moneybird account.

Hiermee is de factuur gegenereerd en ingeboekt.

Moneybird biedt de verzendmogelijkheden; email, post, handmatig.
Deze opties zijn ook via de API in te stellen.

 

4) Facturen incasseren
5) Facturen monitoren

Voor deze laatste stappen kun je wederom Moneybird gebruiken icm een SEPA-incasso contract
https://www.moneybird.nl/blog/163-sepa-incasso-in-moneybird/

Voor welke klanten je een incasso hebt en welke niet kun je ook geautomatiseerd instellen via de Moneybird API.

 

Moneybird API Documentation

https://developer.moneybird.com/

Quote

The Moneybird API allows you to interact with a Moneybird account. The API is RESTful and uses JSON and XML to transport information. Use cases for interacting with a Moneybird account through the API include: automate sending of invoices from your webshop or backend, synchronise contact information or import products.

 

 

20 december 2019 aangepast door MrHTTP

[Branko Collin]

Als álle factuurgegevens in het Excelbestand zitten én het distributiesysteem is al de basis voor je boekhouding, kun je dan niet een simpele Mail Merge-functie in je tekstverwerker gebruiken?

[jujubee]

Dank voor de reacties!

 

Branko Collin Een mailmerge zou inderdaad kunnen, echter heb ik dan geen debiteuren opvolging en betaalmogelijkheden met een mailmerge. Daarnaast is het distributiesysteem niet zo geavanceerd dat deze opties daarin verwerkt zitten.

 

MrHTTP Dank voor de uitgebreide uitleg. Ik ben inderdaad bekend met wat een API is en kan, en wilde daar eigenlijk niet aan beginnen omdat ik dat niet zelf kan en dus moet uitbesteden. Echter ben ik het met je eens dat een "off the shelf" oplossing moeilijk te vinden is. Nav jouw Moneybird tip ben ik daar even verder in gedoken, en ik zag dat ze gebruik maken van Zapier. Ik kan dus de factuurregels bv. in een Google Sheet zetten, waarna een Zap wordt afgevuurd richting Moneybird en een factuur wordt aangemaakt. Het is geen perfecte, volautomatische oplossing, echter kan ik nu binnen 5-10 minuutjes alle facturen erin krijgen door simpelweg te kopiëren en te plakken.

 

Mogelijk dat ik het later nog volledig ga automatiseren maar dit is al een hele tijdwinst! Hartelijk dank voor de reacties, mijn vraag is tot zover opgelost:-)

[MrHTTP]

8 uur geleden, jujubee zei:

Het is geen perfecte, volautomatische oplossing, echter kan ik nu binnen 5-10 minuutjes alle facturen erin krijgen door simpelweg te kopiëren en te plakken.

Hoeveel tijd was je eerst wel niet kwijt dan?

 

8 uur geleden, jujubee zei:

en wilde daar eigenlijk niet aan beginnen omdat ik dat niet zelf kan en dus moet uitbesteden.

Hoor dit wel vaker... Op een bepaald moment (zeker als je wilt/moet gaan schalen) kun je de serieuze techniek niet meer afhouden. Dan moet je een extern iemand betalen om van 500 facturen handmatig invoeren in een dag naar 500 facturen invoeren in 30 seconden te gaan...

 

 

 

21 december 2019 aangepast door MrHTTP

[espen]

Een beetje programmeur knutselt al snel iets inelkaar, zo lastig is het combineren van van wat  excel bestanden niet. Ja dat moet je dan extern laten ontwerpen, en ja dat kost geld.

Maar elke week honderden facturen met de hand inkloppen kost nog veel meer.

 

[JansenmeteenJ]

Het is een idee:

 

Kan jouw distributie software automatisch de excel genereren en in een netwerkmap plaatsen?

 

Als je een NAS met cloud sync hebt zou je een heel eind moeten kunnen komen

 

*je distributiesoftware genereert een excel formulier en plaatst deze op de netwerkmap van de NAS

*de NAS synchroniseert realtime met een cloudienst

*Zapier wordt getriggerd omdat er nieuw bestand in de clouddienst staat en schiet dat bestand in moneybird

 

Het is maar een idee. Ik heb niet helemaal verstand van Zapier.

We hebben zelf lopen zoeken hoe we onze scanner konden koppelen aan een clouddienst om zo direct overal inzicht te krijgen in de ingescande dagstaten. 

Alhoewel de laatste scanner wel een optie had om rechtstreeks te koppelen met de clouddienst, kon dat niet één richting. Dan kom men ook bestanden vanaf de cloud uitprinten.  Nu scant hij het naar een netwerkmap op de NAS en de NAS synchroniseert realtime, binnen een minuut staat het in de cloud