Interne doorbelasting loonkosten en inzicht loonkosten

[Ruud11]

Ik heb een vraag waar hopelijk iemand me mee kan helpen:  Onze bedrijfsstructuur bestaat uit een holding en enkele werkmaatschappijen (elke locatie een eigen werkmaatschappij). Op elke locatie zijn enkele medewerkers in dienst maar het komt sinds kort voor dat 2 medewerkers tijdelijk invallen op een andere locatie. Omdat we graag inzicht blijven houden in de werkelijke loonkosten per locatie en de verdeling bekend is worden de loonkosten aan de andere locatie/werkmaatschappij gefactureerd en worden de loonkosten uit rubriek 4 overgeboekt naar rubriek 7 inkoopwaarde omzet (doorbelaste loonkosten). Voor ons werkt het zo goed omdat we zo de werkelijk loonkosten per werkmaatschappij in beeld houden. 

Onze accountant is hier minder blij mee omdat de geboekte loonkosten hierdoor niet aansluiten op de loonstaat/verloningen. Hij boekt een representatieboeking om die doorbelasting terug te draaien en ook die (interne) onterechte omzet eruit te halen. 

Is er een betere manier waarbij achteraf de accountant vanwege het jaarverslag niets hoeft te corrigeren of hoe wordt dit normaal gedaan?

[Roel J]

Beste Ruud,

 

Wat je in elk geval NOOIT moet doen is extra boekingen maken die gevuld worden door de loonjournaalpost vanuit het salaris pakket, daar komt dit probleem voormoedelijk uit voort.

De oplossing is simpel, splits je personeelskosten in 2 groepen rekeningen  bijv 40000-40099 voor alle boekingen vanuit het salarispakket tbv van de loonstaat aansluiting(en)

en gebruik een tweede groep rekeningen bijv 40100-40199 om andere personeelskosten op te boeken, bijv kosten uitzendkrachten, kosten opleidingen, kosten sociaal budget (team uitjes) maar ook dus de creditering van de doorbelaste lonen.

 

Dan is de accountant blij want hij kan obv rekening reeks 40000-40099 makkelijk de loonstaat aansluitingen maken en is het management blij want zij kunnen als ze de (totale) personeelskosten bekijken de kosten zien zonder doorbelaste kosten naar andere werkmaatschappijen..

 

Het is mijn ervaring dat het in dit soort situaties handig is om een keer een afspraak met de accountant te plannen buiten de jaarrekeningopstelling om en samen te kijken naar een handiger inrichting van het grootboek zodat hij minder tijd kwijt is aan de controle en allerlei correctie journaalposten en jullie minder geld kwijt zijn aan de accountant omdat hij jullie gerapporteerde kosten niet hoeft door te spitten en opnieuw te gaan rubriceren voor de jaarrekening.

 

Beter een paar grootboekrekeningen extra dan heel veel gemengde journaalposten op 1 rekening, je hebt sneller de totaal saldi van een paar grootboekrekeningen bij elkaar opgeteld dan dat je 1 grote verzamelpot voor jaarwerk moet gaan uitspitten en splitsen over 2 of 3 categorieën..

 

[Highio]

  

Quote

Op elke locatie zijn enkele medewerkers in dienst maar het komt sinds kort voor dat 2 medewerkers tijdelijk invallen op een andere locatie.

Is het dan geen optie om deze medewerkers een tijdelijk contract aan te bieden op de invallocatie? Dat is zoals ik het openingsbericht begrijp ook een andere BV.

 

Wat gebeurt er met standplaats en vergoeding van reiskosten? En wat zou er in theorie gebeuren in geval van ziekte(kosten)? Mijn aanname bij deze wedervraag is dat de locatie-BV's werkgever zijn.

 

Welkom op ondernemersforum Higherlevel trouwens!

 

Groet,

 

Highio

27 februari 2020 aangepast door Highio

[Roel J]

Sorry highio, ik bemoei me niet snel met suggesties van anderen maar dit is een héél slecht idee, daarmee ga ten eerste je werknemers opzadelen met de personeelstekorten van dochterondernemingen.. Daarnaast is een extra arbeidsovereenkomst opmaken en de werknemer opvoeren in de loonadministratie, 10x meer werk dan gewoon de interne doorbelasting  slimmer te boeken.

 

Dit probleem is echt intern "geneuzel" tussen boekhouder en accountant die vrij eenvoudig is op te lossen door betere afspraken over boekingsgangen en aansluitingen.

[cp1234]

Zorg in ieder geval dat de totale loonjournaalpost  aansluit, zowel voor je accountant als voor jezelf (bijv. bij eventuele correcties na afloop).

 

Ik zou het ook oplossen met een apart grootboeknummer in rubriek 4 én deze doorbelasting.

 

Highio Nooit doen. Los van de administratie heb je ook te maken met bepaalde rechten en plichten rondom een contract. Het levert meer gedoe op dan voordelen. 

 

Mijn advies is om daar een vaste verrekenprijs voor te nemen (kostendekkend). Daar neem je gewoon reiskosten, ziekte e.d. in mee. Dat geeft voldoende inzicht, maar voorkomt dat je tijd verspilt aan allocatie van reiskostenvergoedingen e.d.

[Highio]

Ruud11, Roel J en cp1234,

 

Over wat voor medewerkers en wat voor arbeidscontracten spreken we hier? Ik snap of weet ook wel dat deze niet met terugwerkende kracht aangepast kunnen worden.

 

Mijn insteek bij reactie op deze vraag is denk ik wat breder dan puur de administratieve verwerking van doorbelasting van kosten.

 

Werken de medewerkers ook nog in deeltijd voor de originele vestiging of zijn zij (tijdelijk) volledig uitgeleend? En/of is het werken op de andere locatie daarmee een uitbreiding op hun bestaande inzet?

 

Nog een open vraag: waarom is er in het geheel geen personeels-bv?

 

Groet,

 

Highio