Activeren van contract met nieuwe klant [verwerken in boekhouding?]

[bert1000]

Beste HL community,

 

Ik heb een vraag over de volgende situatie: wij hebben recent een Purchase Order (PO) ontvangen van een klant voor een opdracht. De totale PO betreft een significant bedrag. Een factuur kunnen we echter pas sturen zodra de opdracht (later dit jaar) voltooid is. In onze boekhoud software zijn ze daarmee nog geen debiteur (omdat er nog geen factuur open staat). Nu vraag ik mij af of het toch niet mogelijk is om deze opdracht in de eind balans van de huidige periode (waarin deze PO ontvangen is) op te nemen. Is dat dan toch een debiteur? Of een ander soortige vlottende activa? Of kan activeren simpelweg niet totdat er een factuur verstuurd is?

 

Verdere achtergrond: de opdracht betreft het leveveren van computer systemen met daarop software waarvoor een licentie vergoeding gevraagd wordt. Ik vermeld dit erbij omdat ik mij ook kan voorstellen dat als deze opdracht zelf nog niet direct op de balans geactiveerd kan worden, we mogelijk wel de boekwaarde van de immateriele activa (de software waar we licenties voor uitgeven) omhoog kunnen bijstellen zodat die beter in overeenstemming is met de commerciele waarde (die is nu goed te meten aangezien er een PO voor klaar ligt, tot op heden was deze software slechts geactiveerd adhv de kosten van de verbrande ontwikkel uren).

 

Als dit een vraag is die op dit forum thuis hoort dan verneem ik graag jullie input.

 

Met vriendelijke groet,

Bert1000

 

14 juli 2021 aangepast door Mikky Vrolijk
Titel aangepast

[Roel J]

Je hebt een opdracht binnengehaald, maar je hebt nog geen omzet gemaakt dus wat wil je precies activeren op de balans en wat wordt dan de tegenrekeinng. In de winst en verliesrekening valt nog niet veel te melden. Want er is nog niets gerealiseerd.

 

Welk doel wil je bereiken want er zijn verschillende boekingsgangen te bedenken maar welke passend is hangt af van wat het doel is. Het onvangen van een inkooporder is meestal geen reden om boekhoudkundig al boekingen te gaan maken. die vinden pas plaats als er daadwerkelijk leveringshandelingen zijn gedaan of als er voorschotten worden berekend.

Ook kan het zijn dat je een project alle kosten en omzet als onderhanden werk binnen de balans registreert zodat je pas winst neemt bij afronding van een projectfase.

 

Kortom wat wil je precies bereiken, waarom moet deze PO volgens jou op de balans komen?

 

[bert1000]

Dag Roel,

 

Bedankt voor je reactie.

 

Wij willen graag dat de balans een goed overzicht geeft van hoe het bedrijf ervoor staat. Binnenkort is er voor ons een ijkpunt mbt de bedrijfssituatie adhv de balans. Middels deze PO is er een aankoop gedaan die we pas later in rekening kunnen brengen, maar er is nu wel al duidelijk dat we die dus in rekening kunnen brengen. De aankoper heeft zich (naar mijn weten) met deze PO al tot betaling verplicht zodra wij leveren. De omzet zal inderdaad pas geregistreerd worden in de periode dat de factuur de deur uit gaat (waarbij de opdrachtwaarde bij de debiteuren op de balans komt). Maar ik durf toch zeker te stellen dat de nu ontvangen aankoopbevestiging (PO) op dit moment (in de huidige periode) wel degelijk al van waarde is voor het bedrijf. Graag zou ik die waarde dus terug zien op de balans. Mijn inziens is de situatie voor het ontvangen van de desbetreffende PO dus anders dan na het ontvangen van de PO. De tegenrekening (doel je op een post aan de creditzijde?) zou dan denk ik het Eigen Vermogen zijn. Vraag blijft of die PO op de een of andere wijze te activeren is en zo ja op welke post?

 

Schept deze uitleg meer duidelijkheid? Zo ja, ik hoor graag wat je er van denkt! Zo niet, dan hoor ik het ook graag, dan zal ik er nog verder over uitwijden.

[prinsrachid]

Tuurlijk kan dat, Bert.

 

Je maakt een balansgrootboekrekening aan die bijvoorbeeld "Nog te factureren omzet" heet. En op die manier kun je de omzet in je boekhouding alvast toewijzen aan de juiste maanden waarop het betrekking heeft.

 

Zodra je de daadwerkelijke factuur stuurt, boek je deze niet als omzet, maar boek je het tegen de balans rekening.

 

Het is wel zo dat de omzet zo al naar voren in de tijd wordt getrokken voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Maar het is wel correct.

[Roel J]

De balans van een (MKB) onderneming is nooit een volledige weergave van de bedrijfssituatie. Daarom is er in de jaarrekening een paragraaf "niet uit de balans blijkende verplichtingen" Daar vind je ook bijv de waarde van het huurcontract van het pand voor de resterende looptijd of de waarde van de contracten voor de leaseauto's

langs dezelfde meetlat hou je dus ook gewoon een orderportefeuille bij van verkoopcontracten die al wel getekend zijn maar nog niet gerealiseerd / geleverd.

 

Het klopt dat de klant middels een contract (en niet de PO) is gebonden aan die overeenkomst, maar dat betekent niet dat hij al in de boekhouding thuishoort, vanwege het voorzichtigheidsbeginsel neem je pas winst als de omzet (en kosten) zijn gerealiseerd.

 

Je  hebt vast nog andere verkooporders open staan die je ook niet op de balans opvoert.. Je moet dus wel consequent omgaan met het verantwoorden van nog uit te voeren verkooporders. Je kunt niet omdat je nu een vette vis hebt gevangen zeggen "deze gaan we op de balans zetten"

 

Als je dus een tussentijds ijkpunt hebt waarin dit soort posten belangrijk zijn maak je dus een (half)jaar rapport waarin je naast de boekhoudkundige balans ook de orderportefeuille vermeld, en alle andere niet uit de balans blijkende verplichtingen.

 

Denk ook eens aan de journaalpost die je zou maken, het mag niet in het resultaat verantwoord worden dus dan ga je 2 balansrekeningen muteren voor 1 verkooporder, per saldo doet dat dus niks voor de waarde behalve het balanstotaal opkloppen omdat je bij acitva en bij passiva het zelfde bedrag opvoert.

Er zijn wel bedrijven die dat doen hoor en beursgenoteerde bedrijven moeten soms iets dergelijks doen, maar dat gebeurd dan wel consequent voor alle posten en niet selectieve voor de "vette vissen" want dan ben je een mooi weer balans aan het bouwen en niet één die een volledig en juist beeld geeft.

 

 

[bert1000]

Dag Roel J en dag prinsrachid,

 

Hartelijk dank voor jullie beider input!

 

Er zit echter wel nog een verschil tussen jullie beider antwoorden. Rachid stelt dat we de PO waarde op de balans kunnen activeren onder 'nog te factureren omzet': dan betreft het dus omzet en gaat het resultaat/EV omhoog en zijn we er vanaf dat punt vennootschapsbelasting over verschuldigd, waar Roel zegt je kan het wel activeren maar dan dien je aan de creditzijde ook een post op te nemen (als ik je goed begrijp?) die gelijk is aan de geactiveerde PO waarde en zo deze 'omzet' eigenlijk lostrekt uit het resultaat (waarbij het balanstotaal wel wordt verhoogt), correct?

 

Ik heb het 'voorzichtigheidbeginsel' even gegoogled. Aangezien het voorzichtigheidbeginsel aangeeft dat winst (en dus omzet vul ik zelf maar even in) pas geboekt mag worden wanneer deze geraliseerd is, denk dat de vraag dan eigenijk is welk moment als ijkpunt voor 'omzet' geldt? Is dat de contractdatum, de leverdatum, de factuurdatum of de betaaldatum?

 

Ik vermoed dat normaal de factuurdatum aangehouden wordt terwijl er eigenlijk aan al die stadia muv de betaaldatum een risico zit dat het geld nooit betaald wordt.

 

Echter zolang wij gewoon leveren kan de klant zich op dit moment ook niet zomaar meer uit deze deal terugtrekken.

 

Is er in dat daglicht niet ook een optie denkbaar waarbij je nog te factureren omzet activeert (zonder aparte tegenrekening aan de creditzijde) maar waar je invulling geeft aan het voorzichtigheidsbeginsel door deze slechts voor een deelpercentage te activeren? Bijvoorbeeld: "nog te factureren omzet a 70%"?

 

Verder helemaal met je eens Roel dat als we deze weg inslaan dat consequent dienen te doen voor alle opdrachten.

 

PS: in de met ons door de klant overeengekomen voorwaarden staat dat een schriftelijk bevestigde PO als contract geldt

PS2: mochten we een balanspost 'nog te factureren omzet' in het leven roepen en die invloed hebben op de vennootschapsbelasting in die periode, blijft de verschuldigde BTW dan wel gewoon gelinkt aan de factuurdatum, ook al wordt de factuur zelf pas een periode later verstuurd? Lijkt mij van wel aangezien de BTW ook op de factuur staat?

[Roel J]

Op 14-7-2021 om 14:39, bert1000 zei:

Is dat de contractdatum, de leverdatum, de factuurdatum of de betaaldatum?

 

In principe is de leverdatum leidend. want ook al is er een contract getekend, pas als jij hebt geleverd heb je ook recht op betaling.

Wanneer je factureert en wanneer er betaald wordt zijn subjectieve momenten.

 

de boeking die prinsrachid noemt maak je op moment dat de apparatuur of diensten geleverd zijn, maar nog niet gefactureerd mogen worden volgens de overeenkomst.

hij heeft dus de aanname gedaan dat de prestatie al geleverd is. Ik ben er vanuit gegaan dat er nog niets is gepresteerd/ geleverd en dan valt er nog niks te boeken. D

 

 

Dat je later factureert dan levert is een commerciële afspraak. maar juridisch heb je al recht op betaling omdat er geleverd is. Daarom is er op dat moment voldoende zekerheid om de omzet te mogen/moeten verantwoorden in je winst en verliesrekening uiteraard boek je op het zelfde moment ook de daaraan gerelateerde (inkoop)kosten zodat niet je hele omzet als winst wordt gerekend en later alsnog de kosten eraf moeten.

 

 

[bert1000]

Ik vind zonet nog de volgende tekst op 'boekhoudprogramma-advies.nl', en die voorziet, voor zover dit een betrouwbare bron betreft eigenlijk al in het antwoord op mijn vraag:

 

"Wanneer is omzet gerealiseerd?

Een ondernemer mag aan de andere kant pas als ze gerealiseerd zijn winsten en omzet als deze gerealiseerd zijn in de boekhouding verwerken. Omzet wordt pas genomen op het moment dat de dienst of product is geleverd. 

 

Dus niet bijvoorbeeld op het moment dat er een offerte is ondertekend. Op die manier kan je jouw onderneming in de jaarrekening niet rijker voordoen dan dat dit in de werkelijkheid het geval is."

 

Nogmaals bedankt voor de input, voor mij is het nu duidelijk!

[bert1000]

Roel J, onze laatste berichten verschenen tegelijk, en beide zijn met elkaar in overeenstemming, dat is mooi :) Nogmaals hartelijk dank voor je uitleg!

[prinsrachid]

Op 14-7-2021 om 14:39, bert1000 zei:

Rachid stelt dat we de PO waarde op de balans kunnen activeren onder 'nog te factureren omzet': dan betreft het dus omzet en gaat het resultaat/EV omhoog en zijn we er vanaf dat punt vennootschapsbelasting over verschuldigd

 

Ik zei dat je de omzet moet boeken in de periode waarop het betrekking heeft, ongeacht wanneer je factureert. Dit is overigens ook het geval als je de factuur vóóraf stuurt in plaats van achteraf.

 

Stel dat je een opdracht hebt van 10.000 euro. Je levert 4.000 euro in juli, 5.000 euro in augustus, en 1.000 euro september. Vervolgens factureer je in oktober. Dan moet je dus die aparte bedragen als "nog te factureren omzet" boeken in de desbetreffende maanden. En dat verhoogt inderdaad je omzet voor de inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting.

 

Overigens moet je eigenlijk ook even kijken naar het juiste tijdvlak voor de omzetbelasting. Je moet namelijk de btw over de omzet afdragen uiterlijk op de 15e ná de maand van levering. In de voorbeeld:

4.000 euro --> 15 augustus --> Neem je mee in Q3 van het jaar
5.000 euro --> 15 september --> Neem je mee in Q3 van het jaar
1.000 euro --> 15 oktober --> Neem je mee in Q4 van het jaar

Als je de factuur in oktober zou versturen zou je wellicht kunnen denken dat de afdracht van de btw over de omzet pas in Q4 zou plaats vinden op basis van de factuurdatum. Dat is dus niet zo. Als het btw-bedrag van de bedragen in Q3 echter minder dan 1.000 euro bedragen, zou je kunnen besluiten om dat bedrag alsnog door te schuiven naar Q4, zodat je op die manier de afdracht van de btw gelijk laat lopen met de factureren, maar bij grote bedragen is dat eigenlijk niet correct.

[bert1000]

Dankjewel prinsrachid voor je verdere toelichting, ook mbt de BTW!