Vraagje ivm archivering facturen en verantwoordelijkheid boekhouder.

[Wannes]

Mijn vrouw en ik zijn beiden zzp'er, wij hebben samen een kleine VOF en besteden onze boekhouding uit bij een administratiekantoor. Nu is er het volgende gebeurd. Tot eind vorig jaar verstuurden wij onze facturen vanuit Twinfield, omdat onze boekhouder hiermee werkte. Enkele weken geleden is hij overgeschakeld van Twinfield op Exactonline. In Exactonline staan al onze oude verkoopfacturen wel opgelijst, en ik kan ze opgelijst downloaden als excel-file, maar de pdf's van alle facturen zijn bij de verhuis van Twinfield naar Exactonline verloren gegaan. Ik vind dat onhandig, omdat ik bij tijd en wijlen zo'n oude factuur zou willen downloaden. Soms vraagt een klant ernaar, of zijn er andere redenen dat zo'n oude pdf nodig is. Mijn vrouw heeft er bijvoorbeeld een aantal nodig voor haar pensioendossier.
Op dit moment kunnen wij dus niet meer aan die oude pdf's. Ik heb onze boekhouder laten weten dat we dit onhandig en vreemd vinden, maar hij schijnt de ernst van de zaak niet te zien. Hij bezorgt ons de grootboekrekeningen en beweert dat dat voldoende is. Maar ik vraag me toch af of hij niet gewoon verplicht is om dit archief bij te houden en raadpleegbaar te maken. Ik heb hem gevraagd of hij ons de oude facturen wil bezorgen. Daarvoor moet hij naar eigen zeggen contact opnemen met Twinfield en dat gaat geld kosten. Ik ben van mening dat wij niet voor die kosten moeten opdraaien.
Hoe zit dit precies? Hebben jullie advies voor ons? Veel dank alvast!

[Cosara]

3 uur geleden, DaMedia zei:

Ik realiseer mij nu dat ik in mijn (eigen gemaakte) factuurpakket het template heb aangepast (nieuw BTW-nummer) en dat die dus ook voor het herprinten van oude facturen wordt gebruikt.

Het is gewenst/noodzakelijk dat alle data - ook die data die repeterend terug keren - per factuur aangemaakt en bewaart worden, en niet telkens weer uit het geheugen worden opgehoest.

Wellicht dat boekhoudprogramma’s, die meestal ook facturen kunnen genereren, kritischer naar data kijken dan factuurprogramma’s. 

[DaMedia]

Dan heeft aanpassen van mijn factuurpakket geen zin, maar ik heb alle facturen ook als originele PDF en de laatste 10 jaar ook in de uitgaande mail. Dan ben ik wel gedekt.