Ik heb een vraag over mijn administratie van mijn webwinkel, die via Exact online bijgehouden wordt.
Om een idee te geven van de grootte van de administratie:
Elk jaar 8 tot 10 ordners met inkoop en verkoop bonnen.
Ik zal proberen uit te leggen hoe alles bijgehouden wordt.
-klanten betalen altijd vooraf, we doen niks met achterafbetalingen
-klanten betalen altijd per bank/iDeal, geen contante ontvangsten/uitgaven.
Alle inkoopfacturen worden ingeboekt in Exact op de juiste grootboekrekeningen (bijvoorbeeld omzet, autokosten, kantoorkosten, etc.), ze worden hier genummerd, deze nummers vermelden we op de facturen en op de bankafschriften bij de datum van afschrijving. De facturen gaan op volgorde achter de juiste afschriften, zodat we altijd snel bij een bepaalde datum de juiste inkoop-bon kunnen vinden.
Alle verkoopfacturen worden via Exact gemaakt, als er bestellingen binnenkomen via de webwinkel dan worden de verkoopfacturen gemaakt, die worden dus automatisch genummerd.
Klanten betalen met iDeal, wat per batch van bijvoorbeeld 10 betalingen in 1 keer gestort wordt op de rekening. We zoeken dan uit welke verkoopfacturen bij die batch horen en vermelden de verkoopfactuurnummers op het afschrift en tellen de bedragen nogmaals op ter controle.
We hebben dan dus mappen met verkoopfacturen achtereenvolgens genummerd, en mappen met bankafschriften met daarachter de inkoopfacturen op volgorde.
De btw aangiftes zijn dus altijd met 2 drukken zichtbaar in Exact.
Wat we daarna ook nog doen (en dat is eigenlijk mijn vraag, of dat nodig is) is in Exact een bankboek bijhouden door de inkoop en verkoopfacturen te koppelen aan de bij/afschrijvingen (als het ware wordt er dus een kopie gemaakt van het bankafschrift) Maar omdat we dat dus al in de map zelf doen, lijkt mij deze handeling dubbel en niet noodzakelijk. Zeker omdat dit erg veel werk is en elk jaar terugkomt wilde ik eens vragen of dit inderdaad verplicht is/nodig is om te doen?
Onze boekhouder heeft dit jaren geleden aangeraden als extra controle, maar volgens mij is dit meer zinvol als er bijvoorbeeld achteraf-betalingen gedaan worden, wat wij niet hebben.
Ik hoor graag jullie mening!
(we hebben natuurlijk ook nog het webshop-systeem als controle waar alle bestellingen en orders in staan, en waar wij later het factuurnummer bij vermelden)