L.Langmuur

Het testen van de nieuw ontwikkelde software op verschillende hardware configuraties kan in sommige gevallen onder de WBSO vallen. Maar nogmaals, zonder inhoudelijke kennis van het project ga ik geen uitspraak doen of dat in jou geval wel of niet van toepassing is. Als je niet samenwerkt met een subsidie adviseur kun je ook met de WBSO helpdesk bellen en deze case met hun inhoudelijk bespreken.

Deze vraag is niet te beantwoorden zonder inhoudelijk in te gaan op je project.

Wat de kosten zijn voor het bijhouden van je WBSO administratie ligt aan hoe je je bedrijfsproces hebt ingericht. Ik adviseer mijn klanten de administratie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij hun huidige werkproces. Er zijn namelijk geen richtlijnen voor hoe je moet administreren. Alleen het 'wat' is duidelijk vastgelegd. Aansluiten bij je huidige werkproces kan door gebruik te maken van een versiebeheer systeem (omdat je software ontwikkelt neem ik even aan dat je dat doet). Wanneer de ontwikkelaars in de commens aangeven wat ze waarom doen dan kun je aan de hand daarvan herleiden hoe het ontwikkeltraject heeft gelopen. Dit vergt nauwelijks extra tijd en levert je als ondernemer ook nog een hoop op want de overdraagbaarheid wordt sterk vergroot omdat de kennis dan is vastgelegd binnen je bedrijf. Daarnaast kun de voortgangsrapportage voor de WBSO integreren binnen je huidige overlegstructuur. Alle partijen zijn dan aanwezig en waarschijnlijk maak je toch al notulen zodat de informatie gelijk vastligt. Bespreek voor de WBSO-voortgang in ieder geval de volgende punten: [*]wat hebben we de afgelopen .... gedaan [*]waar liepen we tegenaan [*]hoe gaat we dit oplossen [*]wat zijn de vervolgstappen Deze notulen vormen een goed uitgangspunt om aard, inhoud en voortgang inzichtelijk te krijgen. Als je daarnaast tijdens dit overleg standaard alle losse documenten verzameld die je ter onderbouwing wilt toevoegen (mails, urenstaten aantekeningen), dan hoef je ook hier niet achteraan te zitten. Maak vervolgens één persoon verantwoordelijk voor het verzamelen van al deze relevante documentatie. Door op deze wijze de administratie te integreren in je gewone werkproces, houd je de kosten beperkt en blijf je bij. Als medewerkers dan niet op tijd aanleveren is dat ook tijdig bekend en hoef je geen urenlijsten achteraf bij te werken... Overigens wordt het administreren een heel stuk leuker als je de inkomsten van de WBSO verdeelt over het aantal uren dat je aan administratie kwijt bent...de gemiddelde MKB ondernemer verdient minder per uur...! Succes, Lana.

Beste Bas, Kun je iets specifieker zijn in wat je precies doet? Je geeft aan automatisering, maar dat is heel breed en ik zag geen website vermeld staan. Als je zelf software ontwikkelt kunnen subsidies een interessante manier zijn om je kosten te drukken en je liquiditeit op peil te houden, zeker als je van plan bent een BV op te starten. Als je zelf ontwikkelt kun je namelijk gebruik maken van de WBSO (wet bevordering speur en ontwikkelwerk). Deze regeling geeft je recht op vermindering van je loonafdracht en maakt het goedkoper om personeel in dienst te nemen (inclusief jezelf). Hoeveel afdrachtvermindering je krijgt, ligt aan wat je ontwikkelt en hoeveel uur je hieraan besteed. Als starter kun je een vermindering krijgen van € 14,50 per ontwikkeluur. Voorbeeld: Stel je ontwikkelt zelf 20 uur per week, dan bedraagt de afdrachtvermindering op jaar basis € 14,50 x 20 x 52 = € 15.080,- Hiermee heb je je financieringsgat al bijna volledig gedicht, want uit je verhaal begrijp ik dat je grootste kostenpost bestaat uit salaris. Daarnaast zijn er dan nog een aantal andere regelingen waar je gebruik van kunt maken, maar gaat voor nu denk ik te ver. Om te kijken of je werkzaamheden onder de WBSO kunnen vallen en wat het financiële voordeel zou zijn, kun je het beste even contact opnemen met mij of een andere subsidie adviseur. Dat scheelt je een hoop uitzoekwerk en/of problemen achteraf. Wel even een paar tips als je een subsidie adviseur inschakelt: -no cure no pay is gebruikelijk, maar maak afspraken obv werkelijk resultaat ipv toegekend subsidiebedrag zodat je niet voor financiele verrassingen komt te staan -let op de contractsduur en de ontbindende voorwaarden -vraag op welke manier ze je begeleiden bij eventuele administratie en controles -vraag of ze zich richten op één soort subsidie of meerdere, op termijn kunnen andere regelingen wellicht net zo interessant zijn -vraag om uitleg over de financiele consequenties van de verschillende regelingen op korte èn langere termijn, want een goede subsidies strategie kan veel verschil uitmaken voor het genoten voordeel! Succes in ieder geval met ondernemen! Lana Langmuur

Om daar antwoord op te kunnen geven heb ik meer informatie nodig: - waar wil je je gaan vestigen, niet alleen plaatsnaam maar ook eventueel de naam van het bedrijventerrein - wat ga je precies veranderen aan het bedrijf - welke investeringen doe je ter verbetering, denk aan milieu- en energiebesparende maatregelen - voor welke bedrijfsactiviteiten werd het pand gebruikt en waarvoor ga je het zelf gebruiken. Er zijn namelijk verschillende subsidies voor investeringen in milieu- en eneregiebesparing en lokaal wordt er soms geinvesteerd in verbetering van bedrijventerreinen of het ombouwen van leegstaande panden. Kun je je plannen iets meer toelichten?

Beste Herman, Klopt, die toevoeging heb ik weggelaten om het verhaal zo duidelijk mogelijk te houden voor een specifieke doelgroep: ondernemers die de Innovatiebox krijgen toegekend obv de WBSO. Daarbij ben ik geen expert op het gebied van octrooien, dus waag ik me niet aan uitspraken op dat gebied. Ben trouwens wel benieuwd wat de risico's zijn als een bedrijf de Innovatiebox krijgt toegekend obv een octrooi en het octrooi wordt bijvoorbeeld nietig verklaard...

3 tips om succesvol gebruik te maken van de combinatie WBSO en Innovatiebox Als je innoveert binnen je bedrijf en gebruik wilt maken van de WBSO in combinatie met de Innovatiebox, lees dan eerst deze drie tips door! Afstemming WBSO – Innovatiebox Veel ondernemers zijn bekend met de WBSO en zijn van plan de Innovatiebox aan te vragen. Dat de WBSO het toetsingskader is voor de Innovatiebox is over het algemeen bekend, maar dat het rendement van deze regeling sterk verhoogd kan worden door de WBSO aanvraag hier inhoudelijk op af te stemmen is minder bekend. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat de adviseur verstand heeft van beide regelingen en dat is meestal niet het geval. De WBSO wordt vaak aangevraagd door een subsidie adviseur en de Innovatiebox door een fiscalist of accountant, die beide relatief weinig van elkaars vakgebied afweten. Hierdoor ontstaat een hiaat aan kennis die het rendement van de Innovatiebox sterk verlaagd. Vraag dus door aan de adviseur hoe de WBSO aanvraag rekening houdt met de toetsingseisen van de Innovatiebox en laat je goed informeren over de extra risico’s die verbonden zijn aan de koppeling van deze regelingen want de eindverantwoordelijkheid en financiële gevolgen ligt te allen tijde bij de ondernemer. Aanvraag Innovatiebox Laat de Innovatiebox aanvragen door een fiscalist met kennis van transfer pricing en AANTOONBARE Innovatiebox ervaring (voor een wortelkanaalbehandeling zoek je ook geen pionierende tandarts). En mijn advies: vraag de Innovatiebox pas aan als de kosten voor aanvraag (= kosten fiscalist) volledig betaald kunnen worden uit het voordeel van het eerste jaar. Reden hiervoor is dat de meeste ondernemers geen zekerheid hebben over winstverwachtingen op een termijn van twee tot drie jaar. Bovendien ben je als ondernemer het voordeel altijd aan het voorfinancieren en hoe korter die periode, des te beter voor je liquiditeit. Administratie Het toetsingskader van de Innovatiebox is de WBSO: wees hier heel goed van bewust! Op welke manier veranderingen in je WBSO gevolgen hebben voor de Innovatiebox na goedkeuring, is (nog) niet bekend. Wat gebeurt er als de WBSO tijdens een controle wordt afgekeurd? Wat betekent dit voor het voordeel dat is toegekend middels de Innovatiebox? En wat als je stopt met de WBSO, maar wel de Innovatiebox toegewezen hebt gekregen? Op dit moment is niet duidelijk wat er dan gaat gebeuren en/of welke financiële correcties zullen worden toegepast, met of zonder boete. Dit kan grote gevolgen hebben voor de liquiditeit van je bedrijf. Zorg dus voor een strakke en sluitende WBSO administratie en laat je vooraf en zolang als je er gebruik van maakt, goed informeren door een adviseur die op de hoogte is van beide regelingen en in staat is strategisch over dit soort zaken te adviseren. Tot slot Subsidies zijn een middel en géén doel op zich! De Nederlandse overheid zet stevig in op de regelingen WBSO, RDA en Innovatiebox waardoor het voor innovatieve bedrijven daadwerkelijk aantrekkelijk wordt om in Nederland te ontwikkelen, maar wees ook bewust van de consequenties voor je organisatie. Je administratieve organisatie moet strak zijn ingericht om veilig en duurzaam gebruik te kunnen maken van deze regelingen, zeker als je de Innovatiebox combineert met de WBSO. De gevolgen bij eventuele correcties en boetes kunnen gigantisch zijn afhankelijk van de liquiditeit van je bedrijf. Doe het dus goed voor de lange termijn OF begin er niet aan, maar geen half werk! Hopelijk geven deze drie tips je wat meer armslag als je in gesprek gaat met een subsidieadviseur & fiscalist. Het belangrijkste is dat een goede selectie op termijn een hoop ellende en teleurstelling kan voorkomen. Want linksom of rechtsom, de eindverantwoordelijke is de ondernemer zelf. Succes met innoveren, Lana Langmuur

Wij hebben zelf net drie min of meer dezelfde websites laten bouwen bij drie verschillende partijen. De bedragen hiervoor lagen ver uit elkaar (duurste was ruim twee keer zo duur als de goedkoopste). Het belangrijkste verschil zit in de service, waarbij prijs zeker niet leidend was voor de dienstverlening, en in het CMS dat er achter zit. Bedrijven die zelf een CMS hebben ontwikkelt zijn uiteraard duurder dan bedrijven die wordpress gebruiken. Als je weet hoe je op HL je weg kan vinden, dan heb je geen extreem makkelijk CMS nodig, dus wordpress moet lukken. Verder kun je flink in de kosten snijden door zelf het voorwerk te doen voor het ontwerp. Zoek sites die qua stijl passen, die qua navigatie passen en waarvan het beeldmateriaal past bij jou uitstraling. Als je zo een paar sites kan laten zien aan de ontwerper, dan kan deze flink besparen op uren. En hoe simpeler de content/navigatiestructuur, hoe goedkoper je uit kan zijn. Bovendien moet je je niet blind staren op de eenmalige kosten, maar vooral scherp zijn op de doorlopende kosten. Die lijken in verhouding misschien niet hoog, maar blijven wel terugkomen! En ze zijn meestal goed onderhandelbaar. Wat moeten zij doen en wat kun je zelf doen via een hostingsite... Let ook op de nieuwheid van de technologie die gebruikt wordt. Hoe meer gevestigd het bedrijf is, hoe scherper je hier op moet zijn om zeker te weten dat hun technologie meer dan alleen geüpdate is. Dit merk je namelijk in je vindbaarheid in Google. Die start-up nerds (zonder iemand te willen beledigen) hebben vaak de beste en nieuwste techniek. Laatste tip: Laat gewoon wat offertes maken en spreek een max budget af! (tip obv ervaring...) Succes, Lana

Hoi Poffertje, Hier een paar tips voor als je voor het eerst met een adviseur om tafel gaat: Belonging: Vaak wordt er gesproken over no cure - no pay wat betekent dat je als ondernemer alleen hoeft te betalen als de subsidie daadwerkelijk wordt toegekend. Maar als je project niet doorgaat, vertraging oploopt of je programmeur rijdt tegen een boom (laten we hopen van niet, maar het gebeurt) dan ontvang je geen subsidie maar ben je wel je geld kwijt aan de adviseur. Deze out off pocket kosten kunnen flink oplopen, dus maak hier van te voren afspraken over (bijvoorbeeld no cure - no pay obv werkelijk behaald resultaat) of stap over op een andere manier van beloning. Kleine lettertjes: Veel bureaus maken gebruik van contracten obv stilzwijgende verlenging, dus ben je niet tevreden dan kun je niet zomaar weg. Vraag je toch WBSO aan buiten het bureau om, dan ben je vaak verplicht alsnog de afgesproken fee te betalen… Als de visie ontbreekt, regeert de boekhouder: Als je bedrijf nog niet zo lang bestaat, dan zal het geld nog niet met kruiwagens naar binnen rollen, maar als je over een tijd meer geld gaat overhouden zijn er interessante regelingen waar je gebruik van kunt maken (bijvoorbeeld RDA en Innovatiebox). Belangrijk is wel dat je de regeling die hiervoor als toetsingskader geldt (WBSO), daar nu al op wordt afgestemd. Maar dat vergt een meer strategische opmaak van je WBSO aanvraag. Vraag hiernaar bij je adviseur, dit levert je op termijn veel op! Ook zijn er tips om het rendement van de WBSO te verhogen (dus niet door extra uren te schrijven!), maar ook dat vraagt inhoudelijk meer kennis van organisatiestructuren etc, vraag je adviseur hoe je hier het beste mee om kan gaan, want dit verschilt per bedrijf. Hopelijk heb je hier wat aan en als je inhoudelijk meer wilt weten dan zie ik je reactie vanzelf tegemoet. Succes, Lana Langmuur

Zelf ga ik veel naar beurzen waar mijn doelgroep naartoe komt. Op die manier is het makkelijk om persoonlijk contact te maken en krijg je meer de tijd om je verhaal te doen, of niet. Soms is het beter over andere dingen te praten en later alsnog contact op te nemen om zaken te doen. Al het een leuk gesprek was, dan herinnert men je wel en is de stap naar een afspraak niet zo groot. Succes, Lana.