Zaken doen met grote opdrachtgevers (bedrijven en overheid)

[TwaBla]

Als je regelmatig opdrachten/bestellingen krijgt van grote bedrijven, bureaus en instellingen leer je dat de bijpassende bureaucratie voor- en nadelen heeft.

 

Ik ben iets nieuws aan het opzetten waarvoor ik belangstelling heb voor de bestel- en betaalgewoonten van deze opdrachtgevers, dus daar heb ik een paar vragen over. Maar het onderwerp is ook in de breedte interessant. Daarom hoop ik dat meer mensen hun ervaringen delen, vragen stellen en antwoord geven.

 

Mijn vraag: wanneer je abonnementen verkoopt aan afdelingen/managers bij grote ondernemingen en instellingen, wat kun je dan het beste doen om de de contractgang te bespoedigen? Wie beslist, wie betaalt en hoe? Kunnen individuele werknemers of managers bij grote banken, adviesbureaus, bedrijven en overheidsinstellingen zelfstandig een abonnement nemen en betalen, of gaat dat doorgaans via een centrale inkoopafdeling?

 

Wat is het beste moment (maand/seizoen) om te verkopen e/o factureren? En zijn lange of korte termijnen te verkiezen? Het kan maar zo zijn dat grote instellingen relatief makkelijk lange abonnementen afnemen - zeg voor twee tot drie jaar. Is betaling ineens en vooraf te verkiezen, of zijn termijnen gebruikelijk? Lange betalingen zijn immers een prachtige vorm van financiering...

 

Mijn ervaring: wat ik inmiddels geleerd heb door het werk voor grote bedrijven is dat ze een budgetcyclus hebben waardoor ze aan het end van hun boekjaar ineens grote orders plaatsen. Dat werkt ongeveer zo: een budgetverantwoordelijke ontdekt dat hij zijn budget nog niet helemaal besteed heeft. Als dat geld niet alsnog uitgegeven wordt, loopt hij het risico dat zijn volgende budget verlaagd wordt. Het is niet ongewoon dat dat geld alsnog snel besteed wordt. Zelfs zo dat projecten voortijdig gefactureerd kunnen worden om dat budget alsnog vol te laten lopen. November en december zijn dan ook goeie momenten om even te informeren of er nog projecten aan staan te komen. Een paar druppeltjes relatie-olie op het juiste moment doen wonderen!

[R.I.P. - Fred Wiersma]

...

Mijn vraag: wanneer je abonnementen verkoopt aan afdelingen/managers bij grote ondernemingen en instellingen, wat kun je dan het beste doen om de de contractgang te bespoedigen? Wie beslist, wie betaalt en hoe? Kunnen individuele werknemers of managers bij grote banken, adviesbureaus, bedrijven en overheidsinstellingen zelfstandig een abonnement nemen en betalen, of gaat dat doorgaans via een centrale inkoopafdeling?

...

 

Een abonnement waarop? Een tijdschrift is even iets anders dan bijv een duur softwarepakket.

 

Per bedrijf kan het anders gaan in mijn ervaring. Soms kunnen afdelingsmanagers zelfstandig inkopen, in andere bedrijven is het weer centraal geregeld en mag nog geen paperclip decentraal aangeschaft worden. Dus je zult per bedrijf afspraken moeten maken omdat er steeds weer andere goedkeurings- en betalingsprocessen zijn.

[Joost Rietveld]

Dat werkt ongeveer zo: een budgetverantwoordelijke ontdekt dat hij zijn budget nog niet helemaal besteed heeft. Als dat geld niet alsnog uitgegeven wordt, loopt hij het risico dat zijn volgende budget verlaagd wordt. Het is niet ongewoon dat dat geld alsnog snel besteed wordt. Zelfs zo dat projecten voortijdig gefactureerd kunnen worden om dat budget alsnog vol te laten lopen. November en december zijn dan ook goeie momenten om even te informeren of er nog projecten aan staan te komen. Een paar druppeltjes relatie-olie op het juiste moment doen wonderen!

 

 

Vraag Frans maar eens naar zijn ervaringen van deze weken ;)

[Frans Sijtsma]

Vraag Frans maar eens naar zijn ervaringen van deze weken ;)

 

Die heeft hij al gelezen denk ik als ik de post zo teruglees ;D

[TwaBla]

 

Uh, niks gelezen. Heb je een grote opdracht gekregen - te factureren voor eind december?

[Frans Sijtsma]

Yep, uitleg via pm :)

[Douwe Beckmann - De Roode Kikker]

Uit mijn ervaring blijkt het afhankelijk te zijn van het gene je 'verkoopt'. Medewerkers van gemeentes bijvoorbeeld kunnen tot specifieke bedragen zelf beslissingen nemen en hier vlot mee afgehandeld zijn als het gaat van handtekening tot betalen. Na een bepaalde grens (ik meen 25.000 Euro) moet het voorgelegd worden aan een specifieke raad of zelfs in de vergadering goedgekeurd worden. De aanbestedingen daargelaten, want dat proces vergt nogal wat uithoudingsvermogen...

Grote bedrijven (in ons geval uitgeverijen) hebben ook diverse schijven waar opdrachten doorheen moeten. Je hebt een uitgever, maar daarboven zit weer de uitgeefmanager. En als je geluk hebt kan het nog een tandje hoger geschakeld worden naar directieniveau. Echter, de beslissingen kunnen wel binnen enkele weken afgerond worden en betalingen geschieden ook goed, alhoewel niet iedereen het betalingstermijn strikt aanhoudt...

 

Wat je aangeeft over het spenderen van geld aan het einde van het jaar, herken ik erg goed vanuit de school waar ik gewerkt heb. Daar was meer het motto: "het moet op, anders hebben we het volgend jaar niet meer!" eigenlijk best erg dat het zo moet. Natuurlijk wel prettig als jij de gelukkige bent waar dat geld aan besteed wordt!

[TwaBla]

 

Geldt het omgekeerde ook: budgethouders die in de laatste maanden moeten knijpen en een factuur in het nieuwe jaar vragen?

[Frans Sijtsma]

vreemd, dacht dat ik gisteren al had gepost hier, maar kan hem niet terugvinden. Zal wel niet dus.

 

Voor wat betreft de overheid:

 

Veel abonnementenbudgetten worden gebundeld op afdelingsnivo, vervolgens op concernnivo en dan nog een keer op een nog hoger nivo. Hierdoor wordt het budget dermate groot dat de handling aanbesteed wordt aan een partij die de coördinatie gaat regelen, de inkoop van de abonnementen, de verzending, administratie etc.

 

Dit wordt abonnementenbeheer genoemd.

 

Ambtenaren kunnen, na toestemming vaak via een website van de dienstverlener de abo's bestellen. Je kunt dus de individuele ambtenaar benaderen, de afdeling inkoop of wellicht beter, zien te achterhalen welke externe partij de coördinatie doet.

 

De snelste manier om veel van de werkwijze te weten te komen is je registreren op www.aanbestedingskalender.nl en te zoeken op abonnementenbeheer of abonnementen.

Er volgt dan een rits aanbestedingen waarvan vaak de contractdocumenten cq. bestekken te downloaden zijn (dat kan gratis als geregistreerd lid.)

Hierin staat vaak de hele werkwijze beschreven per stad, provincie etc.

 

Een aardige in dit geval is die van o.a. de provincie Zuid-Holland. die kun je hier vinden

 

Vervolgens even kijken welke opdrachten gegund zijn en aan wie en je komt bij o.a.

 

http://www.vanhageveko.nl/

 

Groet

Frans

[huur.nl]

Goede tips!

 

Ik was er net mee bezig.

Bedankt.

[Joost Rietveld]

Goede tips!

 

Ik was er net mee bezig.

Bedankt.

 

 

Je kunt mensen ook bedanken met wat karma ::)