Inkoopfacturen bewaren?

[dennisqw]

Allereerst allemaal een gelukkig 2010 :)

 

Is het verplicht om de facturen van leveranciers te bewaren?

Nu print ik zowel inkoop als verkoop facturen uit, en deze gaan in de juiste map.

 

Dezelfde vraag geldt eigelijk voor verkoop facturen.

 

Alvast bedankt voor de antwoorden ;)

 

[P.J.]

Joost (zal) kan het weten. ;)

[henkh]

Nu print ik zowel inkoop als verkoop facturen uit, en deze gaan in de juiste map.

 

volgens mij krijg je de inkoopfactuur van je leverancier toegestuurd en hoef je die niet te printen. of krijg je alle facturen al digitaal aangeleverd?

 

en volgens de b.d. moet je de boekhouding (dus ook facturen) 7 jaar bewaren.

 

 

[dennisqw]

Ik krijg 9 van de 10 facturen digitaal (PDF). Ik vind het zonde van het papier en de inkt.

Inscannen en opslaan als PDF mag ook? Als je ze maar kan laten zien als ze komen?

 

 

 

[P.J.]

Die facturen moeten toch netjes opgeborgen worden achter het bankafschrift waarop de betaling staat vermeld. Alsmede je eigen facturen achter het afschrift waarop de ontvangst staat vermeld.

[henkh]

Ik krijg 9 van de 10 facturen digitaal (PDF). Ik vind het zonde van het papier en de inkt.

Inscannen en opslaan als PDF mag ook? Als je ze maar kan laten zien als ze komen?

 

goh, zit ik zeker in de verkeerde branche. krijg ze allemaal nog gewoon per post, sommige zelfs met een kopiefactuur er standaard bij.

 

digitaal bewaren of archiveren heb ik geen ervaring meer, of je harde schijf over 7 jaar nog te lezen is weet je ook nooit zeker. maar ja als al dat paier verbrandt dan heb je weer een ander probleem. Misschien een idee om een topic te openen hoe je het beste alles 100 % veilig kan archiveren?

[Nattetas]

Google?

 

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/elektronisch_factureren_ob2081z4fd.pdf

 

Vergeet niet backups te maken :P

[dennisqw]

Wij zijn zelf een ICT bedrijf, met servers in 4 verschillende ruimtes in Nederland.

Opslaan, back-up's etc. is dus no problemo :)

[Sander DS-Finance]

Je bent verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Bij een controle moet je namelijk alles kunnen aanleveren.

 

Je mag dit digitaal opslaan, als je maar tijdens een controle de gegevens weer kan aanleveren.

 

Die facturen moeten toch netjes opgeborgen worden achter het bankafschrift waarop de betaling staat vermeld. Alsmede je eigen facturen achter het afschrift waarop de ontvangst staat vermeld.

 

Is niet te doen voor grote administraties. Daarnaast is een ondernemer over het algemeen verplicht factuurstelsel te hanteren en deze wijze lijkt meer op kasstelsel.

[Dick Marjot]

Wij krijgen veel facturen digitaal (PDF, html) maar ook veel gewoon nog op papier (bij een bestelling oid)... Momenteel printen we de digitaal binnengekomen factureren nog uit zodat ze samen met de op papier binnen gekomen factureren kunnen worden opgeborgen (alles bij/achter elkaar is toch wel erg praktisch bij nazoeken etc.). Een handigere/praktischere methode zijn we nog niet uit...

 

Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht

Alles gaan scannen is een optie maar ook een hoop werk (en gooi je de papieren versie dan echt weg of bewaar je die als backup? :P). En dan moet je het nog ergens georganiseerd in kunnen beheren...

[Maarten]

Alles gaan scannen is een optie maar ook een hoop werk (en gooi je de papieren versie dan echt weg of bewaar je die als backup? :P). En dan moet je het nog ergens georganiseerd in kunnen beheren...

 

Het is even wat werk als je gaat overstappen, maar dan valt het wel mee. Alle facturen en andere post wordt hier direct ingescand met een scanner met ADF (automatische papierinvoer) en gaan dan naar Abbyy een OCR programma. Daar worden ze opgeslagen in de juiste mapjes (/Administratie/2009/Inkoop/20090722 Voorbeeld.pdf bijvoorbeeld) met de herkende tekst opgeslagen onder de gescande afbeelding.

 

De papieren zelf laat je even liggen totdat de backup heeft gedraaid en kunnen dan door de papiervernietiger. Het grote voordeel wat je nu hebt door de OCR is dat alle post doorzoekbaar en vindbaar is geworden. Je laat een zoekprogramma alles indexeren en je hebt met de juiste zoekopdracht alles binnen een paar seconde terug gevonden. Je kunt daarnaast met de documenten doen wat je wil, zoals een kopietje maken voor je boekhouder of voor de belastingdienst, terwijl je zelf altijd toegang blijft houden tot je administratie.

 

Backups zijn wel heel erg belangrijk, en een enkele backup methode voldoet eigenlijk niet. Het beste kies je twee methodes los van elkaar, beter een backup extra die je nooit nodig hebt, dan een backup nodig hebben die je niet hebt.

[Dick Marjot]

Het is even wat werk als je gaat overstappen, maar dan valt het wel mee. Alle facturen en andere post wordt hier direct ingescand met een scanner met ADF (automatische papierinvoer) en gaan dan naar Abbyy een OCR programma. Daar worden ze opgeslagen in de juiste mapjes (/Administratie/2009/Inkoop/20090722 Voorbeeld.pdf bijvoorbeeld) met de herkende tekst opgeslagen onder de gescande afbeelding.

 

De voordelen zijn me wel duidelijk. En backuppen is ook geen punt (gebeurt nu toch ook al voor meer digitale bestanden).

Maar gaat vervolgens jullie boekhouder die pdf's afstruinen en inboeken in de administratie?