Vooruitbetalingen - hoe boeken?

[AndreV]

Ik ben van plan om voor een online dienst, klanten de mogelijkheid te bieden om een vooruitbetaling te doen. Hoe hoger de vooruitbetaling, hoe hoger de kortingsstaffel die zij automatisch ontvangen.

 

Nu zijn er boekhoudkundig gezien (denk ik) twee mogelijkheden:

 

1. Depotstorting. Klant krijgt ten tijde van de betaling geen factuur maar houdt een openstaande vordering totdat er daadwerkelijk een dienst afgenomen wordt (en ontvangt dan dus een factuur welke automatisch voldaan wordt vanuit het depot)

 

2. Klant ontvangt factuur voor vooruitbetaling en krijgt een nulfactuur zodra de dienst daadwerkelijk afgenomen wordt

 

Van methode 1 weet ik dat dit een rechtsgeldige methode is. Nu vraag ik me af of methode 2 ook een legitieme methode is? Het punt is natuurlijk dat er een bedrag gefactureerd wordt terwijl er nog niet daadwerkelijk iets geleverd wordt, maar ik vraag me dus af of dit al dan niet mag? En zitten hier eventueel nog haken en ogen aan?

 

Mijn voorkeur gaat sterk uit naar methode 2, omdat ons bestelsysteem hier reeds ondersteuning voor ingebouwd heeft (en voor methode 1 zou het hele systeem omgebouwd moeten worden).

[StevenK]

Waarom een 0-factuur? Je kunt gewoon factureren op het moment van betaling. Alleen fiscaal zul je bij je jaarafsluiting een deel van je omzet als onderhanden werk moeten aanmerken.

[AndreV]

Dank voor je reactie.

 

0-factuur om drie redenen:

 

1. Omdat het systeem waar wij gebruik van maken dit automatisch zo doet, en het vrij veel werk zou zijn om dit te veranderen.

2. Omdat op deze manier de afnemer een overzicht in zijn administratie heeft van welke diensten er afgenomen zijn. Want anders zou er in de administratie enkel facturen zichtbaar zijn met "vooruitbetaling", zonder dat duidelijk wordt waar die vooruitbetalingen precies voor zijn (want dat is op het moment van vooruitbetaling nog niet bekend, omdat het krediet aan verschillende producten besteed kan worden).

3. Omdat wanneer het krediet niet toereikend is voor de uitgave, op deze manier het resterende bedrag makkelijk gefactureerd kan worden

 

Ik neem aan dat het versturen van een dergelijke 0-factuur geen probleem zou moeten zijn?

 

Verder; het bijhouden van de omzet als onderhanden werk: eigenlijk zouden we dus per klant op 31 december vast moeten stellen hoeveel krediet er op dat moment nog open staat?

[4711]

 

Ik neem aan dat het versturen van een dergelijke 0-factuur geen probleem zou moeten zijn?

 

Verder; het bijhouden van de omzet als onderhanden werk: eigenlijk zouden we dus per klant op 31 december vast moeten stellen hoeveel krediet er op dat moment nog open staat?

 

Dat klopt.

Onderhanden werk is overigens het bedrag excl. BTW. De BTW zelf op je factuur (voor de vooruitbetaling) ben je gewoon aan de staat verschuldigd.

[Martijn van der Ploeg]

Volgens mij maakt je het jezelf te moeilijk.

 

Je gaat een online dienst aanbieden. Dat gebeurt wel meer.

 

Veel gehanteed business model is, dat een langere afnemen van de dienst beloond wordt met een lager maandtarief.

- klanten die een online dienst afnemen betalen een lager bedrag per periode (maand) wanneer zij een langere periode afnemen ineens. (Voorbeeld 1 maand 12,50 euro/maand, 3 maanden 10,00 euro/maand totaal 30 euro, etc, etc)

 

Klanten krijgen een factuur voor de periode die zij afnemen. Die boek je op het moment dat je ze verstuurt naar de klant.

 

Met een "null"-factuur schep je een issue dat helemaal niet nodig is.

[AndreV]

Martijn,

 

Zo'n model hanteren we al (de dienst draait overigens al 11 jaar ;))

 

Het gaat over bijvoorbeeld domeinregistraties. Het is daarbij heel gebruikelijk om met een vooruitbetaling te werken. Dat heeft diverse redenen (en de meeste domeinregistrars werken ook precies zo).

 

De vraag was ook niet zo zeer of het al dan niet logisch is om met vooruitbetalingen te werken - dat willen we sowieso gaan doen. Het ging me enkel om hoe we dit boekhoudkundig het beste aan kunnen pakken.

 

Ik weet dat die nulfacturen geen vereiste zijn, maar het lijkt me wel handig bij bijvoorbeeld een controle van de belastingdienst. Wanneer een controleur eerst een factuur ziet met "vooruitbetaling" zonder nadere specificatie, en daarna nulfacturen met specificatie, dan is het een stuk duidelijker waar het om gaat dan wanneer je enkel facturen met "vooruitbetaling" zonder nadere specificatie zou zien.