Declaraties zonder geldstroom en andere boekhoud vragen

[Bamihap]

Hallo,

 

Ik heb enkele vragen over enkele boekhoudkundige zaken die mij niet geheel helder zijn.

 

Hier volgt de casus 1:

Onze v.o.f. verdiend nog niet voldoende geld om zaken als reiskosten en hardware voor de vennoten te betalen. Op dit moment betaald iedere vennoot zijn eigen laptop, tablet, treinkaartjes etc. Deze kosten declareert de vennoot netjes aan het bedrijf. Op deze manier is het bedrijf de eigenaar van de laptop, tablet, treinkaartjes. Op deze manier krijgen we de BTW van deze declaraties terug. Het is de bedoeling dat iedere vennoot de BTW over zijn deel op zijn privé rekening terug gestord krijgt. Dus vennoot A koopt een laptop van 2500 euro, dan krijgt hij 19% daarvan terug, i.p.v. de volledige 100%. Er vindt dus geen geldstroom plaats met de volledig gedeclareerde bedragen. Mag dit? (volgens een accountant mag dit, maar bij navraag bij andere bedrijven kijken ze me gek aan).

 

Casus 1b:

Inmiddels verdiend het bedrijf genoeg om iedere vennoot per maand een bepaald bedrag uit te keren. Moet dit bedrag als winst gezien worden of kan het ook gezien worden als terugbetaling van de vroeger gedane declaraties?

 

Casus 2a:

Stel wij verkopen een pakket van software over de hele wereld via een website. De koper mag zelf een bedrag kiezen dat hij wil betalen. 5% van de gebruikers woont in Nederland. Moeten we dan enkel voor die 5% de belasting betalen of voor de volledige 100%?

 

Casus 2b: Omdat wij software verkopen van andere bedrijven is ons aandeel van het totaal bedrag maar 15%. 85% gaat naar de makers van de andere software. Is het mogelijk om enkel de blasting te betalen over die 15%? of moet de volledige 100% in de boekhouding?

[Marjan]

Ehhh.... Met alle respect maar dit zijn redelijk basale vragen. Heb je al eens overwogen een boekhouder te nemen?

 

Wat betreft je vragen|

 

als je laptops en andere bedrijfsmiddelen ook als zodanig, dus eigendom van de vof, beschouwt dan dient er een aankoopbon op naam van het bedrijf aanwezig te zijn. Particulieren, dus de vennoten in persoon, hebben geen recht op btw teruggave. Als de vof niet in staat is deze bedrijfsmiddelen te betalen kunnen de vennoten een prive storting doen aan de vof.

Overigens dien je aankopen boven de 450 euro, in het algemeen, te activeren op de balans en er jaarlijks op af te schrijven.

 

Bedragen die de vennoten opnemen zijn gewoon prive opnamen.

 

Wat vraag 2a betreft: als je verkoopt aan particulieren moet je gewoon btw rekenen en deze afdragen. Hetzelfde geldt voor verkoop aan bedrijven in NL. Buiten NL kun je te maken hebben met btw verlegging of, buiten de EU, zonder btw leveren.

 

Wat 2b betreft hangt af van de constructie. Als jullie daadwerkelijk leveren reken je btw over het hele bedrag en trekt de btw die het softwarebedrijf aan jullie in rekening brengt weer af als voorbelasting. Ik neem tenminste aan dat je met "belasting" de btw bedoelt.

[Bamihap]

als je laptops en andere bedrijfsmiddelen ook als zodanig, dus eigendom van de vof, beschouwt dan dient er een aankoopbon op naam van het bedrijf aanwezig te zijn. Particulieren, dus de vennoten in persoon, hebben geen recht op btw teruggave. Als de vof niet in staat is deze bedrijfsmiddelen te betalen kunnen de vennoten een prive storting doen aan de vof.

Overigens dien je aankopen boven de 450 euro, in het algemeen, te activeren op de balans en er jaarlijks op af te schrijven.

Bedankt voor je antwoorden. Ik weet alleen nog niet of het geen wat ik in casus 1 beschrijf wel of niet mag.

 

Mag ik iets kopen met mijn privé rekening en dit declareren op de zaak zonder dat de er geld van de zaak ergens heen stroomt?

[Michel_S]

Ja hoor, dat mag zorg wel voor goede facturen, maar waarom niet gewoon even een bedrag storten op bedrijfsrekening en daarmee de spullen kopen. Boekhoudkundig maak je het zo er niet makkelijker op, voor jezelf en voor je boekhouder (denk ook aan de kosten)

 

 

[Bamihap]

Ja hoor, dat mag zorg wel voor goede facturen, maar waarom niet gewoon even een bedrag storten op bedrijfsrekening en daarmee de spullen kopen. Boekhoudkundig maak je het zo er niet makkelijker op, voor jezelf en voor je boekhouder (denk ook aan de kosten)

Omdat we met een hoop vennoten zijn. Dan word het heel veel heen en weer gestuur van geld, wat alles voor ons onoverzichtelijk maakt.

 

Op dit moment hebben we een digitaal declaratieformulier die iedere vennoot iedere maand invult. Alle facturen zijn op kantoor aanwezig, dus dat zit wel snor.

 

Ik moet wel zeggen dat er behoorlijk vaak word verwezen naar het inhuren van een boekhouder. Is dit forum niet precies voor mensen die deze zaken zelf willen regelen gemaakt? Ik kan makkelijk mijn boekhouding dumpen bij een accountant, maar daar leer ik zelf helemaal niets van. Ik vind boekhouding doen iedere keer weer afschuwelijk, maar het is zo'n opluchting als het weer rond is. Vind het overall erg leerzaam :)

[Jeroen Bakker]

Niet zozeer. Dit forum is er om betere ondernemers te maken. En daar hoort bij: keuzes maken in waar je als bedrijf in wilt groeien, en slim alles uitbesteden wat niet bijdraagt aan je core-business.

 

Ik ben heel blij dat mijn bedrijf altijd een goede boekhouder en later een goede accountant heeft gehad, die hebben zich vele malen terugverdient in goede tips, ontzorging, werk uit handen nemen, en bovenal nachtrust dat het op dit vlak goed geregeld is. Zodat wij ons op de corebusiness van ons eigen bedrijf kunnen richten en daarin kunnen groeien. Dat levert veel meer op dan tijd en energie kwijt zijn aan de boekhuding.

[Roel J]

Ik moet wel zeggen dat er behoorlijk vaak word verwezen naar het inhuren van een boekhouder. Is dit forum niet precies voor mensen die deze zaken zelf willen regelen gemaakt?

 

Nee dit forum is niet gemaakt als goedkoop alternatief voor gedegen advies. Tuurlijk leer je veel van zelf de boekhouding doen. Maar bij sommige zaken komt meer kijken als wij op een forum kunnen overzien. Vergelijk het maar met een rijbewijs, op je 18e kun je je rijbewijs B behalen dan mag je personenauto's en kleine vrachtwagens tot 3500 kg besturen. Maar als je met een grote aanhanger, een bus, taxi of vrachtwagen wilt rijden heb je extra rijopleidingen en rijbewijzen nodig.

 

Vergelijk het standaard rijbewijs B eens met een eenmanszaak, meestal niet heel complex en als je een beetje je best doet om de btw regels en de inkomstenbelasting regels te snappen red je het zelf meestal wel zonder (al te grote) ongelukken te maken.

 

Als je echter met meerdere partners gaat werken in een vof dan word het al snel complexer, ook al blijft de basis administratie hetzelfde, krijg je wel te maken met meer complexere zaken die een "extra rijbewijs" wenselijk maken. De vragen die je hier stelt laat zien dat je nauwelijks de basiskennis van administatie beheerst of doorziet en dan kun je al snel opmerkingen verwachten dat je beter wat hulp kan zoeken. Dat advies komt niet omdat wij je niet willen of kunnen vertellen dat je de facturen op naam van de VOF moeten staan maar omdat er nog een hele reeks andere regeltjes achteraan komen die je fiscaal voordeel op kunnen leveren of waaraan je moet voldoen om geen boetes op te lopen later.

 

Niemand heeft geadviseerd je boekhouding over de schutting te flikkeren bij een boekhouder of accountant maar wel om advies in te winnen over hoe je zaken op zet zodat je niet later in de problemen komt, bijvoorbeeld omdat je de vof geld lijkt te verdienen, dit vrolijk word uitgekeerd en dan blijkt dat je nog belasting moet betalen. (om maar even dicht bij je eigen voorbeelden te blijven.

__________

 

Ik zal toch kort even ingaan op je vragen

 

casus 1: ja vennoten mogen uitgaven doen en zelf betalen, maar om de btw terug te kunnen krijgen doe je er verstandig aan om te zorgen dat alle facturen, op naam van de VOF staan zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wie de eigenaar is en dat het niet gaat om prive goederen Eigenlijk moet je als hoofdregel hanteren dat de facturen voor alle aankopen op naam van de VOF moeten gebeuren, alleen bij treinkaartjes hoeft dat niet. Anonieme bonnen zonder naam kan dus géén btw op worden terug gevraagd. Overigens kan ik alleen op deze regel al vele uitzonderingen benoemen maar dan word het verhaal alleen maar onduidelijker en onoverzichtelijker.

Als een vennoot zelf spullen koopt voor de VOF word dat gezien als prive storting en neemt zijn kapitaalrekening (ook wel eigen vermogen genoemd) in de VOF toe

 

casus 1b: bedragen die worden uitgekeerd worden niet gezien als winst, De winst van de VOF word bepaald op basis van de winst en verliesrekening (ook wel resultatenrekening), die winst word na het opmaken van de jaarrekening verdeeld op basis van de overeengekomen winstverdeling tussen de vennoten.

Alle bedragen die gedurende het jaar naar de vennoten worden overgemaakt worden geboekt als prive opname en daarmee neemt de kapitaalrekening van de vennoten af.

 

Belasting word betaald over je winstaandeel, door (te) veel opnamen kan een schuld van de privepersoon (vennoot) aan de VOF ontstaan, door prive stortingen in contanten of door het betalen van kosten kan dus een vordering ontstaan van de privepersoon op de VOF. Het saldo van prive stortingen, priveopnamen en toegekende winst (of verlies) word bijgehouden op de individuele kaptiaaal rekening die voor elke vennoot moet worden aangemaakt.

 

Case 2a: je stelt een onduidelijke vraag. Dus in telegram stijl een antwoord

- 100% van jullie verkopen behoren tot de inkomsten en leiden na aftrek van kosten tot een winst waarover inkomstenbelasting worden betaald, waar je je producten verkoopt is niet relevant voor de winstbepaling.

- Voor de BTW gelden heel andere regels, voor Nederland moet altijd btw berekend worden, Voor Europa kan het ofwel zijn dat je de btw moet verleggen (levering aan andere btw ondernemers), dat je toch gewoon btw moet rekenen (levering niet-btw ondernemers of particulieren) en het is ook nog mogelijk dat je het btw percentage van het land van de afnemer moet berekenen als je bepaalde drempelbedragen overschrijd en je software of de wijze waarop het geleverd word gezien word als afstandsverkopen of electronische dienstverlening.

- Voor BTW buiten Europa geld dat vaak 0% mag worden berekend maar dat je soms ook zelf verantwoordelijk bent voor het doen van BTW aangifte in het betreffende land.

 

Case 2b:

inkomstenbelasting: je betaald alleen belasting over de winst die je maakt dus over de 15%

BTW: je moet altijd BTW berekenen over de hele vergoeding die je ontvangt, en niet jullie, maar de klant betaald de btw.

 

 

Nu heb je dus antwoorden die in de basis niet fout zijn, maar door specifieke situaties voor jullie VOF die niet te overzien zijn voor ons als forumdeelnemers kan het dus goed zijn dat het op onderdelen afwijkt.

 

Ik hoop dat dit enigszins duidelijk maakt dat het niet zo makkelijk is als het lijkt en ook geen onwil is om te antwoorden maar er toch regelmatig word geadviseerd om een boekhouder te raadplegen die alles kan overzien.

[Michel_S]

Omdat we met een hoop vennoten zijn. Dan word het heel veel heen en weer gestuur van geld, wat alles voor ons onoverzichtelijk maakt.

Deze kosten declareert de vennoot netjes aan het bedrijf. Op deze manier is het bedrijf de eigenaar van de laptop, tablet, treinkaartjes

En wie beslist over wie wat mag aanschaffen en voor welk bedrag ? De afschrijven worden zoals ik het lees immers gezamelijk gedragen, dus iedereen betaald mee aan de apart aangeschafte hardware. Als iedereen zijn eigen hardware moet betalen (nadat de BTW is teruggevraagd) en ook de afschrijvingen voor zijn rekening moet nemen dan moet je het anders regelen.

 

Op dit moment hebben we een digitaal declaratieformulier die iedere vennoot iedere maand invult. Alle facturen zijn op kantoor aanwezig, dus dat zit wel snor.

Maar weet jij ook in wat voor mate iedereen in welke mate overal aan heeft meebetaald ? Hierbij rekening houdende met mijn vorige opmerking.

 

Ik moet wel zeggen dat er behoorlijk vaak word verwezen naar het inhuren van een boekhouder. Is dit forum niet precies voor mensen die deze zaken zelf willen regelen gemaakt? Ik kan makkelijk mijn boekhouding dumpen bij een accountant, maar daar leer ik zelf helemaal niets van. Ik vind boekhouding doen iedere keer weer afschuwelijk, maar het is zo'n opluchting als het weer rond is. Vind het overall erg leerzaam :)

 

Het zelf doen van een boekhouding is zeer goed mogelijk. Maar zeker met een VOF moet je wel enige kennis hebben hoe het een en ander onderling werkt. Er is een heel groot gebied tussen alles zelf doen en alles door een boekhouder laten doen. Een aantal zaken zelf doen heeft een aantal voordelen, maar sommige zaken kun je beter uitbesteden, zoals Jeroen Bakker ook schrijft.