Webshop | Van bestelling tot verzending

[Dave1]

Onze "huur" webwinkel gaat op korte termijn vervangen worden door waarschijnlijk een Magento Multistore.

 

Het proces van bestelling tot verzending duurt nu veel te lang omdat alles handmatig gedaan moet worden.

Bestelling komt binnen in webwinkel, wordt overgezet in boekhoud-/factuurprogramma, daarna ingepakt en adresgegevens is software transporteur gezet en pakketjes worden opgehaald.

 

Met 25-30 bestellingen per dag is dat nu nog wel te overzien, maar gezien de groei wordt dat volgend jaar echt een probleem. Dat moet dus veranderen met de Magentostore met koppeling met boekhoudsoftware en software transporteur.

 

Hoe hebben jullie dit nu geregeld? Gaat het automatisch? Of moet er geïmporteerd worden en geëxporteerd worden?

[Joost Vaessen]

Er zijn verschillende tools mogelijk. Zo kan je boekhoudpakketten koppelen aan Magento. Je zou even contact moeten opnemen met de ontwikkelaars van dit soort tools om te kijken wat de mogelijkheden zijn voor jou situatie. Je kan Magento bijvoorbeeld koppelen met Exact (online en globe) en tevens met Snelstart.

[Dave1]

De koppelingen is niet zo'n probleem, afgezien van de maandkosten die de meeste bedrijven vragen voor de "live"koppeling. Vandaar dat eigenlijk mijn vraag was hoe de meeste van jullie hiermee om gaan.

 

Op zich heb ik geen moeite met export uit Magento handmatig importeren in Snelstart en software transporteur. Maar het moet wel werkbaar zijn.

[Joost Vaessen]

De koppelingen is niet zo'n probleem, afgezien van de maandkosten die de meeste bedrijven vragen voor de "live"koppeling. Vandaar dat eigenlijk mijn vraag was hoe de meeste van jullie hiermee om gaan.

 

Op zich heb ik geen moeite met export uit Magento handmatig importeren in Snelstart en software transporteur. Maar het moet wel werkbaar zijn.

 

Ik weet van eerdere discussies op dit forum dat je de koppeling ook kan laten programmeren. Een tussenoplossing kan de oplossing van Younify zijn. Geen maandelijkse kosten en redelijk lage investering (http://www.younify.nl/magento-snelstart.html/).

Hier wordt automatisch een bestand klaargezet welke je dan handmatig importeert in Snelstart.

 

Zelf werk ik voor een klant ook met exporteren en vervolgens importeren. Echter dit gezien de webshop is opgezet in Opencart.

[Wouter Hol]

Je kan het zo gek maken als je wilt en alles aan elkaar koppelen, zolang je portemonnee maar diep genoeg is om het te betalen.

 

Best zoek je een goede programmeur die verstand heeft van het platform dat je gaat gebruiken. Hij kan dan jouw software onderhouden en je vertellen wat er mogelijk is tegen welke prijs.

[LEDworld.nl]

Wij gaan begin volgend jaar gebruik maken van Sherpa van Sherpaan. Dit is een back office systeem welke de order van begin tot het eind moet gaan leiden. Het wordt gekoppeld aan Magento en er kunnen meerdere shops geintegreerd worden. Tot zover goede berichten over gehoord, maar hoe het straks in de praktijk uit pakt moet ik nog zien.

 

 

 

[Dave1]

Ik was eigenlijk meer op zoek naar ervaringen van webshopeigenaren. Waarom kies je voor volautomatisch of juist niet? En hoe is de ervaring met "live" koppelingen?

 

[Wouter Hol]

Wij hadden eerst een semi-geautomatiseerd systeem. Met 1 druk op de knop rolden alle pakbonnen er uit en konden de bestellingen aan de hand daarvan verzameld en ingepakt worden. Vervolgens moesten de gegevens handmatig in parcelware geplakt worden. 1 iemand was dus een een of twee uur bezig met alleen maar draaien van etiketten. Toentertijd waren er nog geen hapklare koppelingen beschikbaar, dus al zouden we dat willen koppelen dan hadden wij die software moeten laten ontwerpen en programmeren. Inmiddels zijn er open source plugins beschikbaar, dus dat scheelt enorm voor de nieuwe generatie shops.

 

Nu is er een volautomatische koppeling met het magazijn. Zonder dat er mensenhanden aan te pas komen worden de orders naar de scanners gestuurd en worden de orders verzameld. Dan wordt elke bestelling door een andere medewerker gecontroleerd en bij OK wordt de bestelling goedgekeurd, wordt de pakbon en etiket geprint. Een derde medewerker pakt de bestelling vervolgens in. Dit gaat allemaal via een extern fulfilment bedrijf.

[Dave1]

@ Wouter, bedankt voor je reactie!

 

Ik denk dat wij ook gaan uitkomen op semi geautomatiseerd. Budget zal waarschijnlijk niet toereikend zijn om volledig automatisch te doen.

 

Er zit bij ons ook nog wel wat winst in het proces zelf. Order worden nu pas als factuur geboekt zodra deze compleet is. (1 order systeem, 1 factuursysteem, los van elkaar). Dat gaat al veranderen met de nieuwe boekhoudsoftware. Dan worden de orders in hetzelfde systeem geboekt.

 

Maar een "live" koppeling van Magento met Snelstart moet er denk ik wel komen. Had laatst een factuur met 145 artikelregels. Nou daar wordt je niet vrolijk van. Dan is het wel handig als deze automatisch ingelezen wordt en alleen maar gecontroleerd hoeft te worden.

 

Koppeling met logistieke software moeten we even kijken. Denk dat export adresgegevens uit Magento eigenlijk al voldoende is. Verwerken is dan heel simpel, gewoon op klantnummer. Dan heb je zo 100 adresssen in 10 minuten erin staan.

 

We zijn er alleen nog niet helemaal uit of het Magento moet worden. Is wel een mooi platform, maar ook duur in maandelijkse hosting. Wij dus andere opties ook nog aan het bekijken.

[baasje]

Qua boekhouding heb ik ervoor gekozen om dit handmatig te blijven invoeren. Sowieso maak ik al geen gebruik van boekhoudpakketten, en dagelijks een rits cijfertjes invoeren gaat best vlot.

 

Wel heb ik direct vanaf het begin gekozen voor het automatisch printen van etiketten en exportmogelijkheid van adressen naar PostNL. Als je veel bestellingen hebt, zeker van lagere waarde, is dit zeker de moeite waard. Facturen zitten ingebouwd in de webshop, ook direct vanaf het begin zo gedaan.

 

In ons geval gaat het als volgt: bestelling komt binnen, klant betaalt, factuur druk ik af met 2 klikken, ik vink de betaalde bestellingen aan voor de adresetiketten. Bedragen voer ik handmatig in in Excel. Na het inpakken voer ik gewichten in op de webwinkelsite voor postNL-pakketten van vandaag en importeer ik dit xml-bestand op de site van PostNL voor het afdrukken van de etiketten van de pakketjes (naam en adresgegevens voer ik dus niet handmatig in, moet er echt niet aan denken!). Dat met die gewichten van te voren invoeren is natuurlijk niet bij elke pakkettenboer verplicht, maar in ons contract wel.

 

Ik ben overigens in 2006 begonnen. In die tijd was koppeling met boekhoudprogramma's en pakkettenbezorgers tamelijk nieuw en voor een starter niet /slecht haalbaar.

Ik heb toen dus een open source pakket helemaal naar mijn wensen laten ombouwen, wat we tot op de dag van vandaag gebruiken en we nog geen alternatief voor hebben gevonden, dat voldoende geautomatiseerd kan (2 magazijnen afhankelijk van geografische locatie klant, 4 talen, orders verzenden tussen filialen + voorraad automatisch bijwerken, automatisch advies over bij welke leveranciers in te kopen etc.) Tot op de dag van vandaag ben ik heel blij met onze custom-oplossing. Het heeft in die 6 jaar ontzettend veel tijd bespaard, wat ik aan leukere zaken (lees: promotie, nieuwe producten inkopen etc) heb kunnen besteden. Dat is naar mijn mening best een flinke greep in de portemonnee waard.

 

Met alle nieuwe add-ons die er bestaan, zijn we enorm aan het twijfelen geslagen over Magento. Het heeft veel voordelen, maar ik vind het eigenlijk ook een beetje een 49-deilige serviesset, terwijl ik niet veel meer dan een bord en een vork nodig heb ;)

[Dave1]

Qua boekhouding heb ik ervoor gekozen om dit handmatig te blijven invoeren. Sowieso maak ik al geen gebruik van boekhoudpakketten, en dagelijks een rits cijfertjes invoeren gaat best vlot.

 

Facturen en debiteurenbeheer is niet te doen in de huidige webwinkelsoftware. Dus daarom gebruiken wij apart factuur-/boekhoudprogramma. Met de nieuwe software is een "live" koppeling dan wel een vereiste.

 

Met alle nieuwe add-ons die er bestaan, zijn we enorm aan het twijfelen geslagen over Magento. Het heeft veel voordelen, maar ik vind het eigenlijk ook een beetje een 49-deilige serviesset, terwijl ik niet veel meer dan een bord en een vork nodig heb ;)

 

Daar zitten wij ook een beetje mee. Magento is zeker een mooi systeem, maar ook een zwaar pakket. Heb vele webwinkels gezien die niet vooruit te branden zijn (shared hosting). Dus wij staan zeker nog open voor andere systemen.

 

Blijft wel lastig om een goed, betaalbaar bedrijf te vinden. De prijzen verschillen zo ontzettend veel. Van €2500,00 tot €15.000, 00 voor in mijn ogen een soortgelijke webwinkel. Althans het offerteverzoek is hetzelfde dus daar kan het niet aan liggen.

 

[Marrewijk]

We runnen een middelgrote webshop met Magento. Ervaring met andere pakketten hebben we niet maar Magento bevalt goed. Het is niet perse zo dat hosting van Magento duur is, dat ligt helemaal aan het aantal producten dat je hebt en het aantal bezoekers. Voor 50 euro per maand kom je al een heel eind.

 

We hebben geen koppeling tussen Magento en een boekhoudprogramma. Alle facturen komen uit Magento zelf.

1x per maand exporteren we een XML bestand met klantnaam, factuurno, bedrag en datum.

Dit importeren we ten behoeve van de BTW aangifte.

 

We hebben nog geen koppeling met Pakket software. Er bestaan meerdere Extensions voor Parcelware, installeren ervan staat nog op het 'To-Do' lijstje.