BTW-aangifte en administratie, hoe doen andere ondernemers dat?

[Belastingdienst]

We krijgen tijdens voorlichtingsbijeenkomsten veel vragen over het doen van je btw-aangifte en het bijhouden van administratie. We hebben twee startende ondernemers gevraagd hoe zij dat nou doen. Dit zijn hun ervaringen.

 

“Btw-aangifte? Dat is appeltje eitje!”“

Btw-aangifte doen is net zo gemakkelijk als een e-mailtje versturen”, vindt pedicure Myrthe Naomi Noorlander, eigenaar van Voet Plus Praktijk in Veenendaal. “Maar je moet wel je administratie op orde hebben. En dat kost heel wat meer tijd dan die btw-aangifte.”

 

Toen Myrthe Naomi begon met haar pedicurepraktijk deed ze haar administratie in Excel. “Dat was veel werk, want dan blijf je tikken. Bovendien kon ik sommige gegevens niet meer terugvinden als ik mijn administratie even liet liggen.” Daarom stapte ze al snel over op een geautomatiseerd boekhoudprogramma, dat in verbinding staat met haar kassa. In het boekhoudprogramma staan haar klantgegevens, de producten die ze verkoopt en de verschillende behandelingen die ze geeft. Myrthe geeft bijvoorbeeld de ‘gewone’ pedicurebehandelingen, maar ze is ook erkend medisch pedicure, gespecialiseerd in complexe nagelaandoeningen en risicovolle voeten.

 

Myrthe Naomi houdt haar administratie nauwkeurig bij. “Aan het einde van elke werkdag vergelijk ik de kassagegevens met de afspraken in mijn agenda. Vervolgens stuur ik alle gegevens uit de kassa door naar het grootboek. Daarnaast besteed ik iedere maandagochtend gemiddeld drie uur aan mijn administratie. Als alles op orde is, stelt de btw-aangifte niets voor. Ik laat mijn boekhoudprogramma selecteren op btw en vervolgens zie ik per maand precies hoeveel btw ik terugkrijg en wat ik zelf moet afdragen.”

 

“Ik hoef alleen maar bedragen op te tellen. Btw-aangifte kost me een half uur.”

“Administratie bijhouden en btw-aangifte doen valt mij erg mee”, zegt orthopedagoge Petra Hoekman. Zij werkt parttime in loondienst en daarnaast heeft ze haar bedrijf Hoekman Ontwikkeling & Advies. Als ondernemer geeft ze ondermeer les aan de Hogeschool Rotterdam en is ze procesbegeleider en coach bij welzijnsstichting SYnerKri in Krimpen aan den IJssel.

 

Petra heeft geen ingewikkelde administratie, vindt ze zelf. Ze houdt haar uren bij en ze verstuurt elke maand facturen. Tot en met het derde kwartaal van 2103 waren dat er 13. “De facturen staan in een digitaal verkoopboek. Daar kan ik ook uithalen hoeveel btw ik ontvangen heb.” De kosten die zij maakt voor haar bedrijf houdt ze bij in een Excelbestand. Ook dat is niet ingewikkeld. “Het zijn niet veel kosten. Een inktcartridge, materiaalkosten voor handleidingen, de kosten van mijn bedrijfstelefoon, dat soort dingen.”

 

Ieder kwartaal doet Petra btw-aangifte. “De ontvangen btw vind ik in mijn digitale verkoopboek. De btw die ik terugkrijg zie ik in het Excelbestand. Ik hoef alleen maar bedragen op te tellen en dan kan ik aangifte doen. Ik schat dat het mij in totaal een half uur kost.” Als je administratie op orde is, is aangifte doen eenvoudig, vindt zij. “Het is slim om met een accountant te bespreken hoe je je administratie het beste kunt inrichten. Dan vind je de gegevens voor je aangifte snel terug.”

 

Meld je aan voor online workshop over belastingzaken

Meer weten over belastingzaken van je onderneming? Volg dan de online workshop van de Belastingdienst op zaterdag 2 november van 16.30-17.15 uur.

[Joost Rietveld]

Had even afgestemd met de KvK, zaterdag 2-11 is hun landelijke startersdag...

 

Maar succes met de workshop uiteraard!

 

Groet

Joost

[Belastingdienst]

Hoi Joost,

 

We hebben dit met de KvK afgestemd: de workshop die we vanaf 16:30 als webcast uitzenden is namelijk een opname van de workshop die we ’s ochtends op de Startersdag in Amsterdam geven. Dus degenen die daar aanwezig zijn en ’s avonds in beeld willen, moeten zich even tactisch in beeld manoeuvreren. :)

 

Met vriendelijke groet,

 

Ronald

Webcareteam Belastingdienst

 

[Joost Rietveld]

Ach so. Jammer dat ik in Utrecht presenteren moet ;)

[Christine]

Toen ik voor het eerst voor mijn bedrijf aangifte moest doen, kreeg ik dat niet voor elkaar. Toen heb ik het een deskundige laten doen, en dat leverde meer op aan teruggaven dan die deskundige kostte. Sindsdien heb ik het altijd uitbesteed, en ik ben daar zeer tevreden over. Ik denk dat de meeste ondernemers beter af zijn als ze administratie en belastingen uitbesteden aan iemand die er verstand van heeft. Ik vind het een beetje misleiding dat de belastingdienst suggereert dat je dat het beste zelf kan doen.

 

Mijn motto is: ik doe wat ik goed kan, en de andere dingen laat ik doen door mensen die die andere dingen goed kunnen.

 

[Joost Rietveld]

Ik vind het een beetje misleiding dat de belastingdienst suggereert dat je dat het beste zelf kan doen.

 

Hoewel ik het met je eens ben, lees ik die suggestie niet. BD heeft twee ondernemers geïnterviewd en die geven zelf aan dat ze hun boekhouding zelf niet complex vinden. Dat kan natuurlijk. Als er weinig bijzonders in zit dan heb je doorgaans van doen met maar vier onderdelen:

 

[*]omzet met bijbehorend tarief.

[*]voorbelasting

[*]deels niet aftrekbare voorbelasting (vooral horeca)

[*]correctie wegens privégebruik van zakelijke goederen

 

Toegegeven: die laatste categorie kan nog wel eens complex worden, zie alle auto topics op HL, maar bij een recht toe recht aan boekhouding is de BTW aangifte niet heel spannend.

 

Wat uiteraard niet wegneemt dat ik vermoed dat veel ondernemers toch (kleine) fouten maken in hun aangifte omdat de kennis van de uitzonderingen en afwijkende regels hen ontbreekt.

 

groet

Joost

 

[Christine]

 

 

Toegegeven: die laatste categorie kan nog wel eens complex worden

 

Voor een "typische beta" als ik is alle belasting en administratie complex. Ik doe liever andere dingen, die mijn boekhouder dan weer complex vindt. Zo heeft iedereen z'n eigen ding.

 

 

[jamesJones]

 

 

Toegegeven: die laatste categorie kan nog wel eens complex worden

 

Voor een "typische beta" als ik is alle belasting en administratie complex. Ik doe liever andere dingen, die mijn boekhouder dan weer complex vindt. Zo heeft iedereen z'n eigen ding.

 

 

 

Een boekhouder kan ook fouten maken, niks mis met een dubbel check. Dan weet je zeker dat het goed gebeurt.

[Christine]

 

 

Toegegeven: die laatste categorie kan nog wel eens complex worden

 

Voor een "typische beta" als ik is alle belasting en administratie complex. Ik doe liever andere dingen, die mijn boekhouder dan weer complex vindt. Zo heeft iedereen z'n eigen ding.

 

 

 

Een boekhouder kan ook fouten maken, niks mis met een dubbel check. Dan weet je zeker dat het goed gebeurt.

 

Als ik een app maak voor een klant die zelf geen IT mensen in dienst hebben, gaan die dan ook mijn source code dubbel checken? Dat doen ze niet. Ik kan ook niet het werk van mijn boekhouder dubbel checken, om dezelfde reden.

 

 

[mmint]

Tja, ik neem aan dat je de app wel uitgebreid laat testen door anderen dan de makers?

Uiteindelijk blijf jijzelf wel eindverantwoordelijk voor je aangifte, niet je boekhouder die vast ook wel eens een foutje maakt.

Hoe controleer jij dat?

[Christine]

Tja, ik neem aan dat je de app wel uitgebreid laat testen door anderen dan de makers?

De klant test de app, maar alleen het gedrag, niet de source code.

Uiteindelijk blijf jijzelf wel eindverantwoordelijk voor je aangifte, niet je boekhouder die vast ook wel eens een foutje maakt.

Hoe controleer jij dat?

 

Niet. Daar heb ik de kennis niet voor. En als ik mensen die ik inhuur moet gaan zitten controleren, dan kan ik ze net zo goed niet inhuren, toch?

 

 

[Marjan]

Ik kan me wel voorstellen dat Christine er zo over denkt. Het is moeilijk, zo niet onmogelijk, het werk van een ander waar je zelf geen verstand van hebt, te controleren. Als ik mijn auto naar de garage breng voor herstel van een technisch mankement ga ik er daarna ook niet zelf onder liggen om te controleren of het goed gedaan is. Daar moet ik maar op vertrouwen.

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik vind het leuk dat de Belastingdienst échte ondernemers als voorbeeld gebruikt. Het tweede voorbeeld, waarbij aangegeven wordt dat ze er ook parttime bij werkt en de indruk gewekt wordt dat heel veel omzet van twee klanten komt, vind ik niet zo'n vreselijk goed voorbeeld. Dan is je administratie ook bar eenvoudig, en kun je er imho met een half uurtje per maand wel zijn.

 

Het eerste voorbeeld vind ik veel aansprekender. De ondernemer geeft aan dat ze elke dag eventjes tijd aan haar administratie besteedt, en elke week drie uur. Ik kan niet beoordelen of dat voor een pedicure een normale tijdsbesteding is, maar ik denk wel dat het de afweging voor een hoop ondernemers helder maakt: misschien kan ik dit wel zelf, maar het kost me veel tijd en het is niet mijn hobby. Kan een ander het beter en wegen de kosten dan op tegen de tijd en frustratie die ik mezelf bespaar? En dan moet iedereen lekker zijn eigen keus maken.