Verwerken creditcard afschriften Rabobank in Exact Online

[Dennis Smit]

Beste Forum leden!

 

Wij krijgen elke maand een stevige (met veel regels) creditcard afschrift wegens de vele online diensten welke wij gebruiken voor ons bedrijf.

 

Nu willen wij dit natuurlijk, zo goed mogelijk boeken in Exact Online. Een mogelijkheid welke onze accountant aanreikt is de volledige afschrift als factuur boeken en dan de regels van de 'factuur' op de verschillende grootboeken. Echter is dit weer moeilijk te combineren met alle losse facturen welke bij de creditcard afschrift hoort.

 

Heeft iemand (of meerdere) hier ervaring mee en een good practice voor ontwikkeld?

 

Ik zie uit naar jullie oplossingen hiervoor, en een selectie oplossingen vanuit verschillende invalshoeken zou helemaal mooi zijn!

 

Dank ;-).

 

[Joost Rietveld]

Ha Dennis

 

Heb je exact al eens gevraagd? Misschien een leuke opdracht voor jullie ;)

Ik kan me niet voorstellen dat dit de aandacht van exact niet heeft. Online betalen met je company card gebeurt steeds meer en meer, dus er moeten toch meer ondernemers zijn die dit ervaren.

 

Succes in elk geval.

 

Gr. Joost

[brood]

Ik gebruik de (een) Creditcard Rekening als een dagboek. Gelijk aan bankboek. Indien er aan de (betalende) afschrift een factuur ter grondslag ligt dan wordt dit met die factuur verrekend. De factuur is daarbij in het inkoopboek eerder ingevoerd. Is er geen factuur, dan kun je dat direct tegen de kostenpost boeken.

 

Bij verkoop en ontvangsten per creditcard gebeurd het omgekeerde. De creditcard rekening is dus een balans post.

 

Ik heb geen kennis van Exact, maar vreemd dat dit niet door je accountant zo wordt voorgesteld. Of begrijp ik het probleem niet?

 

[Dennis Smit]

Ik heb inmiddels contact hierover gehad met Exact, zij geven ook aan een extra bankboek op te zetten voor de creditcard en dan via een tussenrekening (b.v. grootboekrekening kruisposten) de creditcard afschrift af te handelen van de bankafschrift.

 

Het volgende probleem is dat de Rabobank geen .mut bestanden aanbied voor creditcards, maar alleen een magere HTML pagina. Ik zal hier een stukje software voor maken welke deze omzet naar een .mut bestand zodat dit wel in te lezen is bij Exact Online in het bankboek 'Creditcard'.

 

Al bij al, nog zeker geen netjes integrated pipeline, maar tenminste juist te boeken!

 

Mis ik nog iets? ;-)

 

 

[Joost Rietveld]

Mis ik nog iets? ;-)

 

Een reus vanwege de zelfredzaamheid. Oh nee, die heb je ook al ;)

[prinsrachid]

Dennis,

 

Het lijkt erop dat er twee opties zijn en die zijn min of meer al aangedragen.

 

(1) Het is mogelijk om helemaal geen enkel grootboek aan te maken voor de creditcard, maar simpelweg de afschrijving van het maandelijks creditcardbedrag te gebruiken al betaling van alle losse creditcardbetalingen. Ik deed dit zelf op deze manier toen ik nog een (kleine) eenmanszaak had.

 

Op je afschrift staat dus 1 bedrag, maar in je boekhouding zijn dat dan alle losse facturen die op je creditcard-statement staan. Deze optie werkt overigens alleen goed als je ook echt elke maand het volledige openstaande bedrag in z'n geheel betaalt. Het gevolg is wel dat het in je boekhouding dan net lijkt of alle rekening pas na zo'n 30 dagen betaald worden.

 

(2) Een andere optie is gewoon een soort van bankboek aan te maken, net alsof je met een bankrekening te maken hebt. In Exact Online (dat ik ook gebruik) heb ik dat voor creditcards, maar bijvoorbeeld ook voor PayPal-rekeningen, via een omweg moeten doen. Namelijk via het aanmaken van een Memoriaal rekening en die te koppelen aan de grootboekrekening van de creditcard. Dat gaat zo:

 

- Via Stamgegevens ga je naar "Grootboekrekeningen" (onder het kopje Financieel)

- Klik op Nieuw om een nieuwe Grootboekrekening aan te maken, bijv:

code: 1129

omschrijving: credit card ING

type: Algemeen / Balans / Debet

classificatie: 16 Liquide Middelen (o.i.d.)

- Bewaren

 

- Vervolgens via Stamgegevens ga je naar "Dagboeken" (onder het kopje Financieel)

- Klik op Nieuw om een nieuw Dagboek aan te maken, bijv:

code: 29

naam: ING credit card

type: Memoriaal

- Grootboekrekening --> Kies degene die je net hebt aangemaakt hierboven

 

Als het goed is, kun je nu via het Memoriaal de creditcard betalingen boeken. Houdt er wel rekening mee dat het niet werkt zoals bij Bankboekingen! Je moet dus debet en credit werken. Als je alle betalingen hebt geboekt, moet je dus nog even het totaalbedrag debet of credit boeken op het grootboekrekeningnummer van de creditcard om alles in balans te maken.

 

Hopelijk heb ik het niet te ingewikkeld uitgelegd!

 

Veel succes ermee,

 

Met vriendelijke groet,

 

[Innovaat]

Even ter info voor diegenen die via Google deze pagina vinden: Ondertussen is het mogelijk om een CSV bestand te downloaden uit Rabo Internetbankieren (Professional). Hoe dit precies Exact Online in gaat weet ik niet, dat doet de boekhouder. Maar lijkt mij logisch dat dit inderdaad via een apart bankboek gaat.