Vragen over de administratie

[Wendybest]

Hallo iedereen,

 

Zojuist ben ik aangemeld omdat het tijd wordt voor wat administratieve vragen over de eenmanszaak van mijn vriend.

 

In 2014 is hij als zzp'er begonnen in de bouw.

Ik heb zijn administratie tot nu toe gedaan en mij er aardig in vastgebeten.

Een collega van hem is al jaren ondernemer en zit bij een accountantsbureau.

Hij geeft ons vaak tips en inzage in zijn administratie.

 

De vragen:

Mijn vriend begint aardig uit te breiden en wil iemand op de loonlijst voor 20 uur.

We hebben een bedrijf gevonden die de loonadministratie gaat doen.

Mijn vraag hierover: moet je doorgeven aan de KVK dat er iemand op de loonlijst komt? is dit verplicht?

 

De accountant van de collega van mijn vriend maakt altijd per jaar 2 mappen aan.

Een met de administratie: verkoop, inkoop, bank en kas.

De verkopen op volgorde van factuurnummer, de inkopen op volgorde van boekstuknummer en de bankafschriften op volgorde van volgnummer met daarachter de betaalde bonnen.

De andere map is een balansmap: ib stukken, btw aangiftes, balans, winst- en verlies, grootboek, verzekeringen, verrekeningen en memoriaal.

 

Deze twee mappen heb ik ook aangemaakt.

Map 1 lukt me nog wel.

Map 2 is mij wat onlogisch:

Achter de balans en w-v zitten dus maar een blaadje.

Grootboek is een hele waslijst, btw zijn 4 aangiftes, ib de stukken voor de aangifte en memoriaal.

Wat moet er achter memoriaal? Ik heb wel een aantal jp gemaakt via memoriaal, maar dat is bijv de afsluiting van de btw rekeningen en privé-rekeningen.

 

Is er hier een accountant/ administrateur die ook zo werkt of een tip heeft het anders te doen?

 

Groeten Wendy

 

 

 

[Hans van den Bergh]

Beste Wendy, adviseer je vriend om ook een goede boekhouder te nemen in plaats van dat jij er nu mee moet worstelen. Als er genoeg wordt verdiend om iemand aan te nemen, moet een boekhouder ook geen probleem zijn. Sowieso moet een boekhouding altijd kloppen en al helemaal als er personeel wordt aangenomen, want dan zijn er nog wat meer zaken om rekening mee te houden.

[Wendybest]

Hallo Hans,

 

Ik wil het graag zelf doen en kunnen....

Vandaar mijn vragen hier. En wat u aangeeft klopt zeker, dit is ook overwogen.

Maar als ik hoor wat die vragen....... Veel is te vinden via het internet.

Daarom ben ik hier

 

[Hans van den Bergh]

Gelet op de situatie en jouw gebrek aan basiskennis, ben je dan sneller geholpen met het volgen van een goede boekhoudcursus. Jij kunt geen boekhouding bijhouden en neemt nu dus een te grote verantwoordelijkheid op je schouders. Je vriend zal echter de gevolgen moeten dragen, als het mis gaat door jouw gebrek aan kennis. Dat moet je niet willen. Bovendien is het wettelijk verplicht een sluitende boekhouding te voeren.

[Wendybest]

Hoezo gebrek aan basiskennis? Waarop baseer je dit?

Heb basiskennis boekhouden afgerond beste Hans.

 

Ik stel hier wat vragen en wordt direct afgeserveerd dat ik de boekhouding niet goed doe!

Gaat dit altijd zo hier?

 

[Roel J]

Hoezo gebrek aan basiskennis? Waarop baseer je dit?

Heb basiskennis boekhouden afgerond beste Hans.

 

Ik stel hier wat vragen en wordt direct afgeserveerd dat ik de boekhouding niet goed doe!

Gaat dit altijd zo hier?

 

neuh, niet altijd, alleen je was vandaag de derde die met relatief basale vragen over administratie komt..

dus soms sluipt er dan wat vraag vermoeidheid of misschien wel moedeloosheid in.

 

Als je basiskennis boekhouden hebt afgerond dan moeten de termen je toch wat zeggen. Die 2 mappen zijn prima. de ene map zijn je dagboeken waar je boekingen op doet in de andere map zit je grootboek daar komen al je boekingen uit het dagboek in terecht, daarom is dat een lange lijst. de balans en winst en verliesrekening is een samenvatting van de totalen per grootboekrekening en daarom maar 1 blaadje..

 

en het memoriaal is je 5e dagboek dat je gebruikt voor de boekingen die niet in een van de andere dagboeken hoort. het boeken van een btw aangifte is daar een voorbeeld van. verder zal je het niet zo vaak gebruiken, vooral rondom aangiftes en jaarafsluiting als je kosten gaat reserveren of nog te factureren omzet hebt op het einde van het jaar.

als je een loonadministratie erbij krijgt gaan die ook via memoriaal of je maakt een apart salaris dagboek. (kan handig zijn voor het terugzoeken op je grootboekrekeningen wat via het salaris is verrekend. )

 

verder kun je een administratie en de papieren op tientallen manieren organiseren en archiveren. zolang alles maar zo is opgeborgen dat jij het begrijpt en het over 5 jaar nog terug kan vinden en begrijpen als er een controle komt.

 

[Hans van den Bergh]

Nou, het is zeker niet als afserveren bedoeld, maar jouw vragen riepen een beeld op dat je als leek worstelt met de boekhouding van een ander. Als dat onterecht is, dan spijt me dat. Tegen welke problemen loop je precies aan die je niet in de cursus basiskennis terug kunt vinden?

[Wendybest]

Aahzo, ok bedankt.

Boekhouden kan ik ook wel aardig, alleen de indeling van de mappen was me even een vraag.

 

Btw boeken via het memo gaat niet bij mijn programma.

Bij een betaling btw boek ik:

Btw R-c

Aan bank

Via e- boekhouden boek ik dat.

Of bedoelt u wat anders?

 

Welke stukken archiveer ik dan in het memoriaal bijvoorbeeld?

Ik las ook dat je een kopie jp als bijlage in de map kunt doen.

Bent u daar bekend mee?

 

Gr. Wendy

[Roel J]

kopie van de jp is zo ongeveer standaard bij het memoriaal, eigenlijk voor alle dagboeken, maar bij in en verkoop boek word vaak volstaan met de facturen en daarop geschreven naar welke kosten of omzetrekening ze gaan en bij het memoriaal zijn er geen facturen (anders ging het wel via inkoop of verkoopboek) dus achter die kopie jp doe je dan het bewijsstuk of uitleg waarom je die memoriaal boeking maakt. (zodat je over 5 of 7 jaar nog weet waarom je die boeking hebt gemaakt)

 

als jou boekhoudpakket boeken op btw rekeningen verbied in memoriaal dan boek je een aangifte af zoals staat beschreven in de handleiding van dat boekhoudpakket.

nu ik er over nadenk is btw aangiftes boeken via memoriaal wel erg 2001, vroegah, ging het altijd zo steeds meer pakketten regelen de boeking zelf omdat de aangifte soms ook electronisch via het pakket kan worden ingezonden.

hoe jij het moet doen hangt echt van je boekhoudpakket af.. het was eigenlijk maar een (ongelukkig gekozen) voorbeeldje.

 

 

[Wendybest]

Bedankt Roel.

 

Kun je uitleggen wat je bedoelt met het inboeken van een btw aangifte?

Moet de aangifte ingeboekt worden dan?

Ik boek alleen het bedrag in wanneer dit wordt betaald of wordt gestort.

Dit gebeurd via het bankboek.

[Roel J]

Alleen de betaling boeken is ook een methode.. als gezegd het hangt van je boekhoudsysteem en werkwijze af hoe je btw aangiftes verwerkt er zijn ook systemen die de btw aangifte behandelen als een (bijzondere) inkoopfactuur

 

 

 

 

[old8x10]

Tevens zal de af te dragen BTW uit je boekhouding tevoorschijn moeten komen bij je aangifte IB

de btw over het 4e kw draag je pas af eind januari en dient dus op de balans te staan

wel handig als die dus in de boekhouding staat

 

[Nadiath]

Hallo Roel,

 

Jij hebt mij erg op weg geholpen in een ander topic.

Ik heb een vraag over iets wat jij zegt in dit topic.

 

Net zoals degene die dit topic aan heeft gemaakt houdt ik ook een map bij met een tabblad verkoopfacturen op volgorde van nummer, een tabblad met inkomende facturen op volgorde van boekstuknummer, een tabblad met bankafschriften en een tabblad met contante/ privébetalingen.

Ipv een aparte map aan te maken doe ik de btw aangiftes ook in deze zelfde map. Ik houd dus een map bij per jaar.

Een tabblad voor de memoriaalboekingen heb ik niet.

 

Jij geeft aan dat je voor elke memoriaalboeking een jp moet uitdraaien, met daarachter de bewijsstukken.

Bedoel je daarmee dat ik een printscreen moet maken van de journaalpost die ik in heb boekhoudprogramma heb gemaakt en deze moet uitdraaien en daarachter een bewijsstuk moet doen?

 

Voorbeeld voor de jaarafsluiting maak ik de volgende jp via het memoriaal;

 

Debet Beginkapitaal

Credit Aan/ Priveopnames en stortingen

Debet Resultaat boekjaar

 

Het bedrag hier uit verhoogd het ondernemersvermogen.

 

Hoe archiveer ik dit dan in de map? En wat geef ik aan als boekstuknummer? Memo 1, memo 2 etc?

Een bewijsstuk voor deze boeking is er toch niet?

 

Nog een voorbeeld;

Een crediteur ( kosten) heb ik via mijn privérekening betaald.

Dit boek ik via het memoriaal;

 

Crediteur

Aan/ Priveopnames en stortingen

Hoe archiveer ik dit dan?

 

Wat bedoel je met een JP is ongeveer standaard voor alle dagboeken?

Ik neem aan dat ik niet voor elke boeking die ik doe een JP moet uitdraaien via print screen? Je geeft al aan dat je op de omzet- en inkoopfacturen een grootboeknummer op het stuk zet. Dit doe ik lang niet altijd. Het grootboek is daar toch ook voor?

Dit geldt ook voor het boeken van de bank.

 

Wellicht denk ik te moeilijk hoor en bedoel je het vrij simpel.

 

Kun je mij weer een handje helpen?

 

Groetjes Nadia

[Roel J]

Beste Nadia,

 

Ja, ik denk dat je te moeilijk denkt :) Ik probeer even samengevat te antwoorden want je stelt een aantal detailvragen die uiteindelijk volgens mij tot hetzelfde leid. Dus ik begin met een tegenvraag..

 

Waarom heb jij geen memoriaal tabblad waar documenten in zitten waar uit blijkt waarom je die boeking maakt als je voor je inkoopboek en verkoop boek wél van elke boeking een bewijststuk (de factuur) bewaard?

 

Boekhouden is het vastleggen van wat er in je bedrijf is gebeurd en welke financiële consequenties dat heeft gehad, enerzijds doe je dat voor jezelf om inzicht te hebben of het eigenlijk wel genoeg oplevert wat je doet en anderzijds doe je het omdat de belastingaangifte moet doen, dat laatste gaat op basis van vertrouwen, wat jij indient word voor waar aangenomen, maar zo af en toe gaan ze dat wel controleren en op dat moment moet jij op alle mogelijke vragen antwoord kunnen geven. Vooraf weet je niet welke vragen gesteld worden.

Enige manier om te zorgen dat je alle vragen kunt beantwoorden is het gestructureerd vastleggen op een eenduidige wijze van al je (financiële) handelingen. Ongeacht of dit nu een boeking in het inkoopboek, het verkoopboek of het memoriaal is. Van elke boeking die je doet moet je kunnen uitleggen waarom je die hebt gedaan. Terwijl je de boeking maakt weet je waarom je die maakt, maar weet je het over 5 jaar als de controle komt over 2015 nog steeds als je niks vastlegt?

 

Even jou voorbeeld van de prive betaalde factuur. Als die factuur gewoon zakelijk komt zet je hem in het inkoopboek en bewaard de factuur. maar als je het prive betaald hebt en alsnog in je boekhouding opneemt dan moet je nog steeds een bewijs hebben dat die kosten izjn gemaakt, anders kan je gewoon elke maand wel een paar bedragen overboeken, scheelt een hoop belasting.

Die factuur is gewoon een bewijsstuk dat je die kosten prive hebt gemaakt maar zakelijk horen te zijn. Dus bewaar je die factuur en stop je die bij je memoriaal boekingen.

 

Het andere voorbeeld van het wegboeken van resultaat en priveopnamen, dat is net ff wat anders, dat zijn "technische" boekingen die noodzakelijk zijn om jaarlijkse tellers tbv je IB aangifte weer op nul te stellen, daar is geen extern bewijsstuk zoals een factuur van, maar dat is niet nodig ook elke belastinginspecteur snapt de achtergrond hiervan. Toch kun je gewoon de balans uitdraai die je hebt gebruikt om te zien welke bedragen je moest overboeken gebruiken als boekstuk

 

Je moet er verder niet te zwaar aan tillen, het hebben van een memoriaaltabblad met bewijsstukken is een noodzaak niet omdat je in de bak komt of een boete krijgt als je het niet doet maar gewoon omdat je over 5 jaar als je en controle krijgt echt niet meer weet dat je 5 jaar geleden een factuur prive betaald hebt en daarna via een memoriaal boeking het bedrag hebt overgezet naar prive. maar de controlerend belastinginspecteur stelt jou wel de vraag "waarom heeft u een bedrag overgeboekt naar prive en opgevoerd als kosten" en dan met jij kunnen aantonen dat dit terecht is gebeurd, dat kan je alleen maar als je er iets van hebt bewaard.

Het opbergen in je memoriaal doe je gewoon op datum of volgorde van boekstuk, net wat je het makkelijkst vind..