Informatie goed opslaan?

[zrski]

Het bedrijfje waar ik momenteel aan meewerk heeft (nu al) het probleem dat het moeilijk is om te weten wat de laatste versie van bijvoorbeeld het businessplan is.

 

We werken er met zijn drieën aan en we gebruiken http://www.viadesk.nl als online kantoor.

 

Momenteel heb ik de volgende benaming standaard bedacht:

.

 

Wie kent dit probleem en heeft er iemand ideeën hoe je de documenten zo overzichtelijk mogelijk / nog overzichtelijker kan maken?

[I.Smid]

ik heb hier een gedeelte uit een document volgens de ISO norm (1997)

Helaas heb ik dit niet digitaal :-\

Dus even een paar headlines:

ddd_yyyyvvvo

debiteur of crediteur:3 cijfers (ddd= 001)

yyyy: Jaartal (2002)

vvv: volgnummer 3 cijfers(003)

o ; onderdeel (P=project, Q=offerte,K=kwalificatie,C=contract)

001_2002003C = contract voor debiteur 001 in 2002,met als volgnummer 003

m.a.w: dit is het de derde contract met debiteur 001 gemaakt in 2002.

 

Bestandsnaam:

ovvv_x.yz(omschrijving).ext

ovvv: document,tekening,presentatie,afbeelding o.a dus bv:D004.

x: uitgave :1 cijfer, wanneer een document, afbeelding etc structureel veranderd. bv:3: dit document is voor de derde keer uitgegeven

y: revisie O is de eerste revisie, daarna volgt A,B etc de revisiecode moet weer op ) 0 gezet worden zodra een nieuwe uitgave wordt uitgegeven. (is het een kleine verandering dan wordt de code opgehoogd dus dan A.

z: status: 1 letter , opgehoogd na veranderingen a,b etc. is het document definitief dan vervalt deze letter.

omschrijving: kleine opschrijving van het document.

extensie: doc.jpg.ppt ..

T0013_1.Bc(overzicht stuctuur).ppt

= Tekening met volgnummer0013, uitgave1,revisie B,status c en extensie ppt

 

Nou ik weet niet of dit helpt..ik heb ook nog iets voor brieven faxen en e-mail.

Maar ik vind dit al redelijk ingewikkeld :o

 

 

 

[zrski]

Ik zag niet de je je post had aangepast... Bedankt voor het advies!

 

Klinkt allemaal redelijk ingewikkeld en ik vind administratie al zo moeilijk. Thnx anyways ik hou je op de hoogte.

[Nils de Witte]

Lastig onderwerp, ik heb het absoluut nog niet onder de knie. Wat mij hept is centrale opslag. Visie documenten waaraan meerdere personen werken, of waaraan ik zelf vanaf verschillende locaies werk, zet ik op de webserver in een pivate map. Alle kopieën gooi ik stelselmatig weg, zodat er maar 1 versie is.

 

Voordeel is, dat er maar 1 document is en dat iedereen er bij kan, nadeel is dat oude versies overschreven worden en "kwijt" zijn. Eerlijk gezegd, wegen de voordelen in mijn geval ruimschoots op tegen de nadelen, vooral als je het document af en toe voor langere tijd "laat liggen".

 

KISS

 

Groeten,

Nils

[Arjan]

ik bewaar wel alle oude versie op ons centrale netwerk. ik sla bestanden op met een versie nummer en vaak ook een datum. Indien meerdere personen aan 1 document werken komen er ook nog initialen bij.

kan dus zijn dat een bestandsnaam erg lang wordt.

 

investmem-versie 5-30082002-abr

 

[Nils de Witte]

Bij mij (ons) gaat dat altijd mis. Er worden versies lokaal opgeslagen, of ze krijgen een nieuwe naam, maten gaat verder met een oude versie en ik kan er van huis niet goed bij. Op de webserver heb ik ze altijd bij de hand, ook als ik bij een business partner zit te praten en het onderwerp komt aan de orde. (mag ik even uw computer lenen? browse, browse, print en klaar)

 

Ik doe het vooral met presentaties e.d. Doet mijn laptop het niet, of is het flopje geknakt, dan kan ik altijd bij de originelen!

 

Maar ja, geen oude versies. Gulukkig ook geen rommel. Ik haat rommel.

 

Groeten,

Nils

[Annedien Hoen]

Dit vraagt om project management.

 

Toch? (meer dan alleen document-management... het hele proces kan inzichtelijk gemaakt worden!)

 

 

[Nils de Witte]

Projectmanagement? Moek zeker ook zo'n projectmanager aannemen zeker. Projectmanagement en documentenbeheer zijn voor ons luxe die we ons niet kunnen permiteren. 90% van het werk in 20% van de tijd. ;) Dat is alles wat we ons kunnen permiteren. Dus helaas geen versiebeheer. 'k praat liever met mijn klanten dan dat ik aan documenten zit te klooien.

 

Groeten,

Nils

[Annedien Hoen]

8)Projectmanagement heeft misschien wat elementen die het gehele proces stroomlijnen, waar het ordenen van documenten eigenlijk ergens onderaan de cascade van handelingen en informatiestromen staat. Denk ik.

Maar, toegegeven, ik ben soms drukker met systeem aanbrengen in dingen dan dingen gedaan krijgen dus mijn chaos-induced-efficiëntiefetish kan zo z'n nadelen hebben :)

 

http://www.phpcollab.com

heeft bijvoorbeeld een gratis te downloaden PHP projectmanagement-tool die je web based kunt opzetten, waarbij je de informatie dus ideaal kunt ontsluiten en ordenen.

 

Een geknakt flopje...dat klinkt ernstig!

 

Succes allemaal.

 

Annedien