2 Handelsnamen één boekhouding & Verzamelfacturen

[Jacco de J]

Goedemiddag HL leden,

Voorheen leverde ik alleen zakelijke diensten en stuurde ik maandelijks de facturen. Mijn bedrijfssituatie is nu iets complexer geworden door een extra activiteit en daardoor heb ik wat vragen over facturatie / boekhouding. Op het moment van schrijven werkt mijn boekhouding nog prima via Excel, maar een boekhoudpakket sluit ik in de (nabije) toekomst niet uit.
 

Situatie: Het betreft een eenmanszaak. In totaal zijn er nu 2 namen: de bedrijfsnaam + handelsnaam en één rekeningnummer. De bedrijfsnaam is voor levering van diensten (zakelijk), de handelsnaam is voor de nieuwe activiteit (levering van goederen aan consumenten).
 

1)    Ik heb al gelezen dat je meerdere factuurreeksen/series mag hanteren binnen één boekhouding. Voor het nieuwe bedrijf wil ik dus een nieuwe reeks maken. Elders las ik dat dit echter niet mag als je het handmatig – in bijvoorbeeld Excel – doet. Klopt dit? Of mag je gewoon de boekhouding in Excel blijven doen, mits de reeks oplopend en uniek genummerd is?

 

2)    Marktplaats zal één van mijn verkoopkanalen zijn. Hoe verwerk ik deze verkopen in de boekhouding? Mag ik maandelijks een ‘verzamelfactuur’ maken (zoals bij een braderieverkoop) of dienen dit individuele facturen te zijn? Indien verzamelfactuur, aan wie richt ik deze factuur dan?

 

3)    Bol.com wordt een tweede verkoopkanaal. Deze sturen een verzamelfactuur. Hoe ga je te werk als een klant een individuele factuur vraagt? Mag deze bijvoorbeeld het bestelnummer bevatten ipv een factuurnummer? Anders staat dezelfde verkoop zowel op de verzamelfactuur van Bol als in een aparte factuur, en kloppen de cijfers niet meer?!

Groet,

Jacco

[Highio]

Jacco,

 

allereerst welkom op ondernemersforum Higherlevel. Wat een vragen of vraagtekens, man!

 

Wat nieuw voor je wordt, is een voorraadadministratie en in- en verkoopadministratie (crediteuren- en debiteurenadministratie) aanleggen en bijhouden. Als je dat niet zelf weet te verzinnen, is het verstandig een boekhouder te zoeken om e.e.a. te structureren en/of om een administratiecursus te volgen, zodat je op termijn eventueel zelf met een boekhoudpakket aan de slag kunt. Zeker als het aantal verwachte transacties oploopt.

 

Ik zou de administratie van beide activiteiten zoveel mogelijk scheiden. Is het daarbij ook geen logische gedachte om een tweede bankrekening te gaan gebruiken?

 

Groet,

 

Highio

2 februari 2019 aangepast door Highio

[Jacco de J]

Bedankt, Highio! Tja, het zijn inderdaad best wat dingen die door m'n hoofd spookten :) Ik wil de administratie (uiteraard) zo goed mogelijk doen. Daarmee ook voorkomen dat ik voor verrassingen kom te staan. 

Ik wilde eerst eigenlijk even aankijken hoe het gaat lopen en of het storm gaat lopen. Het aanbieden van diensten zal toch mijn core blijven. Daarnaast met af en toe een inkoop, het grootste gedeelte verkoop via Bol, verwacht ik niet zoveel facturen. Ik ga namelijk geen webwinkel houden en gebruik platformen van derden, die een verzamelfactuur sturen.  Ik denk het dus met wat Spreadsheets voorlopig wel te redden, maar dan gaat het meer om correctheid voor de Belastingdienst.

[Cosara]

4 uur geleden, Jacco de J zei:

1)    Ik heb al gelezen dat je meerdere factuurreeksen/series mag hanteren binnen één boekhouding. 

Maar waarom zou je dat willen doen. De kosten en opbrengsten van meerdere activiteiten en verkoopkanalen binnen één boekhouding kan je met kostenplaatsen en winstcentra prima gescheiden houden.

 

4 uur geleden, Jacco de J zei:

2)    Marktplaats zal één van mijn verkoopkanalen zijn. Hoe verwerk ik deze verkopen in de boekhouding?

Als een ondernemer iets koopt dan maak je een factuur. Als een particulier iets koopt dan maak je een factuur als hij/zij daarom vraagt. De betaling gaat waarschijnlijk deels via de bankrekening en deels contant bij afhalen. De contante verkoop noteer je in een kasboek. 

 

4 uur geleden, Jacco de J zei:

3)    Bol.com wordt een tweede verkoopkanaal. Deze sturen een verzamelfactuur. Hoe ga je te werk als een klant een individuele factuur vraagt?

Als een klant via bol.com een factuur vraagt, dan neem je het eerstvolgende vrije factuurnummer. De verzamelfactuur van bol.com zal niet veel anders zijn dan de opbrengsten minus de kosten/provisie en het verschil op je bankrekening storten. Het ontvangen geldbedrag zal je binnen je boekhouding nog wel moeten verantwoorden. Daarvoor gebruik je het verkoopboek.

[Jacco de J]

18 uur geleden, Cosara zei:

Maar waarom zou je dat willen doen. De kosten en opbrengsten van meerdere activiteiten en verkoopkanalen binnen één boekhouding kan je met kostenplaatsen en winstcentra prima gescheiden houden.

Meerdere reeksen leek mij wel handig om het voor mezelf overzichtelijk te houden. Bijvoorbeeld A2019xxx voor Activiteit A, B2019xxx voor Activiteit B. Ik zou me even in moeten lezen in kostenplaatsen om te zien wat voor mijn situatie het efficiëntste (en voor de belastingdienst correct) werkt.
 

18 uur geleden, Cosara zei:

Als een ondernemer iets koopt dan maak je een factuur. Als een particulier iets koopt dan maak je een factuur als hij/zij daarom vraagt. De betaling gaat waarschijnlijk deels via de bankrekening en deels contant bij afhalen. De contante verkoop noteer je in een kasboek. 

Waarschijnlijk ga ik alleen digitale betalingen aanbieden, danwel via een betaallink bij afhalen. De meeste verkopen zullen aan particulieren zijn. Ik had al gelezen dat een factuur schrijven dan niet verplicht is, maar je hoeft dus geen verzamelfactuur te maken voor je eigen administratie? In andere woorden: een Excel file met de voorraad, inboekingen en uitboekingen / verkopen in een verkoopboek volstaat voorolopig? 

 

18 uur geleden, Cosara zei:

Als een klant via bol.com een factuur vraagt, dan neem je het eerstvolgende vrije factuurnummer. De verzamelfactuur van bol.com zal niet veel anders zijn dan de opbrengsten minus de kosten/provisie en het verschil op je bankrekening storten. Het ontvangen geldbedrag zal je binnen je boekhouding nog wel moeten verantwoorden. Daarvoor gebruik je het verkoopboek.

Klopt. Ik wilde de opbrengsten dan in de boekhouding boeken plus de kosten (vormt samen het ontvangen geldbedrag). Maar hoe maak je dan duidelijk dat Factuur XXX onderdeel is van diezelfde opbrengsten / het ontvangen geld bedrag? 

3 februari 2019 aangepast door Jacco de J

[Cosara]

35 minuten geleden, Jacco de J zei:

Meerdere reeksen leek mij wel handig om het voor mezelf overzichtelijk te houden. Bijvoorbeeld A2019xxx voor Activiteit A, B2019xxx voor Activiteit B. Ik zou me even in moeten lezen in kostenplaatsen om te zien wat voor mijn situatie het efficiëntste (en voor de belastingdienst correct) werkt.

Omzetbelasting. Administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen

27 juni 2012

Nr. BLKB/2012/477M

Belastingdienst/Landelijk Kantoor Belastingregio’s, Brieven en beleidsbesluiten

 

3. De factuur

3.3 Inhoud van de factuur

3.3.1 Nummer

Facturen moeten een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Eén van deze vermeldingen is een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.

 

Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is.  De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd.

 

Er behoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur buiten de reeks te kunnen houden die wel is voorbereid maar die niet wordt uitgereikt. De beslissing om de factuur niet uit te reiken moet gevolgd kunnen worden. Dat betekent dat de zogenoemde audit trail niet doorbroken moet worden.

 

Artikel 35a lid 1b van de Wet op de Omzetbelasting 1968 (Geldend van 01-10-2018 t/m heden) vermeldt wel de eerste alinea, maar vergeet voor de noodzakelijke duidelijkheid de rest van het verhaal.

b. een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd;

 

36 minuten geleden, Jacco de J zei:

Ik had al gelezen dat een factuur schrijven dan niet verplicht is, maar je hoeft dus geen verzamelfactuur te maken voor je eigen administratie? In andere woorden: een Excel file met de voorraad, inboekingen en uitboekingen / verkopen in een verkoopboek volstaat voorolopig?  

Ja.

 

38 minuten geleden, Jacco de J zei:

Klopt. Ik wilde de opbrengsten dan in de boekhouding boeken plus de kosten (vormt samen het ontvangen geldbedrag). Maar hoe maak je dan duidelijk dat Factuur XXX onderdeel is van diezelfde opbrengsten / het ontvangen geld bedrag?  

Middels kostenplaatsen en winstcentra.

Daarmee verwijs je binnen één boekhouding naar de verschillende onderdelen/activiteiten binnen één onderneming.