Opeenvolgende factuurnummers per klant of over het geheel?

[dirkmuis]

Wij factureren namens onze klanten aan hun eindgebruikers.

Dus wij creëren de PDF. De betaling zelf wordt afgehandeld door een payment provider.

De payment provider verzamelt de gelden en stort deze periodiek door naar de klant.

 

Het contract met de payment provider is met de klant en niet met ons. Wij verzorgen wel de techniek.
Tot op heden geven alle accountants (op 1 nieuwe na) ons aan dat zolang onze klanten de bedragen opboeken (per maand) als inkomsten uit de SaaS applicatie er geen enkel probleem is. De applicatie is trouwens een dienstverlening die procedureel na betaling start (dus geen fysieke producten).

 

Moeten wij nu als applicatie opvolgende factuurnummers hebben voor iedere factuur die wij uitgeven (dus applicatie breed) of voor iedere klant apart?

De situatie is een beetje te vergelijken met FaMed. Hebben zij voor iedere klant een nieuwe reeks factuurnummers of moet FaMed gewoon zorgen dat zij over al hun klanten heen doornummeren?

 

De teksten van de belastingdienst zijn nogal vaag hierover.

25 februari 2019 aangepast door dirkmuis

[dirkmuis]

Maar dit is als klant, gezien mijn scenario.

Moet je als pakket welke de facturen uitgeeft niet gewoon doornummeren om het sluitend te houden?

 

De klant boekt de inkomsten op en houdt dus geen de debiteuren administratie bij.

Waarom moeten zij dan unieke nummers hebben per debiteur die niet in hun boekhouding staat.

Facturen zijn dan toch puur bewijslast?

 

 

 

[Rik ·]

3 minuten geleden, dirkmuis zei:

Moet je als pakket welke de facturen uitgeeft niet gewoon doornummeren om het sluitend te houden?

De klant boekt de inkomsten op en houdt dus geen de debiteuren administratie bij.

Wat doe jij met de facturen? Doe jij BTW aangifte voor die facturen?

 

Volgens mij stuur jij de facturen namens de leverancier. Die leverancier zou dus bij controle de facturen moeten overleggen. Als daar gaten in zitten, dan zit hij met een probleem.

 

Als jij zelf controle krijgt, dan hoef jij die facturen uit dat systeem toch helemaal niet te laten zien (ze zijn helemaal niet van jou).

 

[dirkmuis]

Dat is correct inderdaad.

[Wolf Soft]

Factuurnummers moeten opéénvolgend zijn maar er mag best klantinfo aan toegevoegd worden.

Dus bijvoorbeeld

AAAAA-XXXXX waar X voor het factuurnummer staat en A de klantinfo.

bijvoorbeeld:

 

AAAA-00001

BBBB-00002

CCCC-00003

CCCC-00004

AAAA-00005

Zo ontstaan er geen gaten in de administratie en is er toch onderscheid te maken tussen de verschillende klanten.

[Benweerweg]

Ik heb wel met dit bijltje gehakt.

TS geeft dus facturen uit namens zijn klanten aan eindafnemers.

Geval is dat zijn klanten die facturen volledig en negeren berekenen omzet en BTW voor hun administtaie uit (andere) metadata waar uiteindelijk ook de facturen op zijn gebaseerd. De eindafnemer boekt de  facturen wel in hun administratie.

Probleem ligt er m.i. in dat er  facturen namens de klanten worden verstuurd, maar dat de klant deze niet nodig heeft en ook niet gebruikt. (niet eens ziet wellicht), en daarmee ook de verantwoordelijkheid van de gegeneerde factuur niet neemt... dus de verantwoordelijkheid voor correcte nummering etc. Dat wordt dan weer 'zo goed als mogelijk' door TS verzorgt. Dat het bij zoveel klanten 'goed' is gegaan komt doordat ze geen enkele verantwoordelijkheid hebben/nemen voor 'hun' factuur.... 

 

Probleem is te ondervangen door ofwel 1) er voor te zorgen dat de leveranciers de facturen als 'hun verkoopfacturen 'gaan behandelen( En ja, dan willen ze zeker een correcte, eigen nummering vanaf dan) of 2) geen facturen te sturen aan de eindafnemers maar bijvoorbeeld 'betaalspecificaties'. In dat geval zal de klant alsnog een BTW specificatie moeten na sturen.   Ik snap dat de klant dat niet wil, die wil gemak, dus optie 1 is wellicht ook zoals TS het bedoeld heeft. Kwestie van klanten de juiste richting sturen lijkt me dan!

 

NB. Het gebruik van een payment provider doet verder niet ter zake. Is slechts een doorgeefluik.

 

[Markilanosz]

Als ik 100 klanten heb die mijn systeem zonder morren accepteren, en er is er 1 die denkt dat het niet klopt. Dan denk ik dat die ene het fout heeft, en ga ik over tot de orde van de dag. Je kan je overal wel druk over maken. 

26 juni 2019 aangepast door Markilanosz

[dirkmuis]

Wellicht is het scenario niet helemaal duidelijk.

De situatie is dat wij klanten hebben (laten we zeggen 200 stuks) en vervolgens factureren wij naar hun eindgebruikers (zo'n 500.000 stuks). Wij factureren dus rechtstreeks naar de eindgebruiker.

 

Iedere klant heeft zelf een contract bij een payment provider. Wij schieten daar transacties in. De factuur zelf en de betaalmogelijkheid gaat via ons systeem naar de eindgebruiker.

De payment provider verzameld de betalingen van de eindgebruiker en stort periodiek door naar de klant.
De klant trekt uit ons systeem een totaal rapportage (specificatie) om de periodieke doorstorting te kunnen verantwoorden.

 

De klant houdt dus geen debiteuren registratie bij en boekt alleen de totaalbedragen op.

[Benweerweg]

1 uur terug, dirkmuis zei:

De klant trekt uit ons systeem een totaal rapportage (specificatie) om de periodieke doorstorting te kunnen verantwoorden.

 

 Klant heeft/krijgt/neemt geen verantwoordelijkheid voor de door jou, namens hem, gemaakte facturen ...

En die ene die dat wel doet heeft gelijk wat de nummering betreft.

 

[R.I.P. - Benm]

Op 19-6-2019 om 15:24, Wolf Soft zei:

bijvoorbeeld:

 

AAAA-00001

BBBB-00002

CCCC-00003

CCCC-00004

AAAA-00005

Zo ontstaan er geen gaten in de administratie en is er toch onderscheid te maken tussen de verschillende klanten.

 

Dit lijkt me ook geen probleem eigenlijk.

 

De bedoeling dat factuurnummers een doorlopende serie vormen is denk ik vooral bedoelt om fraude moeilijker te maken (factuur wegmoffelen, of 2 facturen maken met hetzelfde nummer en alleen de laagste inboeken etc). 

 

Voor de klant hoeven facturen die hij ontvangt natuurlijk geen oplopend nummer te hebben: Ik nummer alles door in 1 reeks, dus is het logisch dat een klant geen opeenvolgende factuurnummers krijgt als ik in de periode ertussen ook iets aan een ander gefactureerd heb.