Correcte verwerking van gemengde- privékosten in een BV

[Signature]

Hallo allemaal,

 

Ik heb een aantal vragen met betrekking tot de behandeling van kosten en vergoedingen na de omzetting van mijn eenmanszaak naar een bv-structuur. Ik ben nog niet helemaal zeker van de juiste aanpak en hoop dat iemand me kan helpen.

 

1. Hoe moeten gemengde kosten, zoals tankpas, telefoon- en internetabonnementen, nu worden behandeld in de bv? Voorheen werden deze kosten in de eenmanszaak gecorrigeerd en deels toegerekend aan de eenmanszaak en deels als privé opname beschouwd. Daarnaast werd de btw op autokosten naar rato in mindering gebracht. Ik vraag me af hoe deze kosten nu moeten worden verwerkt in de bv en of er wellicht een betere aanpak is.

2. Mijn auto staat privé, maar de facturatie van de tankpas staat op naam van mijn bedrijf. Nu de kosten van de tankpas door de bv worden betaald, wil ik graag weten of dit fiscale consequenties heeft, anders dan bij de eenmanszaak. Wordt dit gezien als belastbaar loon of dividend? Straks volgt trouwens ook een auto abonnement, waarbij ik maandelijks in privé facturen betaal van ca. 550 in de btw (mocht dat relevant zijn).  

3. Ik wil voorkomen dat ik belasting moet betalen over vergoedingen die de bv aan mij betaalt voor privékosten, zoals de tankpas en telefoonrekeningen. Wat is de beste manier om dit aan te pakken? Als deze kosten moeten worden verwerkt in een rekening-courant (RC), vraag ik me af hoe dit eruit moet zien nu de bankrekening van de eenmanszaak wordt gewijzigd naar die van de werk-bv.

 

Alle hulp en inzichten zijn zeer welkom. Alvast bedankt voor jullie bijdragen!

 

Gr

[Roel J]

1 In de BV mag je de kosten in eerste instantie volledig boeken in de administratie.  En alleen op je winstaangifte moet je een deel van de kosten in mindering brengen.

Er is dus geen noodzaak om daadwerkelijk te verrekenen / terug te betalen vanuit privé.

Je moet dus alleen zorgen dat je kosten waarvoor een aftrekbeperking geldt heel goed kunt terugvinden in je administratie zodat als je de aangifte maakt rekening kunt houden met de aftrekbeperkingen.

Het voordeel van deze methode is dat de BV de volledige factuur betaald en dat je dus uiteindelijk alleen wat meer vpb betaald omdat een deel van de kosten niet van de winst worden afgetrokken in de aangifte.

(overigens mag dit in een eenmanszaak ook, maar dat is niet meer relevant)

 

 

2. Als je je auto als prive hebt aangemerkt dan mag je nooit de tankpas ook nog eens via de zaak laten lopen, niet bij een BV en ook niet bij een eenmanszaak.
Alle kosten voor de auto, brandstof, onderhoud, verzekering, parkeren moet je uit privé betalen het enige wat je mag declareren voor een prive auto is 21 cent per zakelijke kilometer
zie https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/auto-en-vervoer/content/ondernemer-autokosten
(het is de niet meest klantvriendelijke vormgeving de stukjes over een zakelijke km met een privéauto zijn maar vrij kort.

 

 

 

[Signature]

46 minuten geleden, Roel J zei:

1 In de BV mag je de kosten in eerste instantie volledig boeken in de administratie.  En alleen op je winstaangifte moet je een deel van de kosten in mindering brengen.

Er is dus geen noodzaak om daadwerkelijk te verrekenen / terug te betalen vanuit privé.

Je moet dus alleen zorgen dat je kosten waarvoor een aftrekbeperking geldt heel goed kunt terugvinden in je administratie zodat als je de aangifte maakt rekening kunt houden met de aftrekbeperkingen.

Het voordeel van deze methode is dat de BV de volledige factuur betaald en dat je dus uiteindelijk alleen wat meer vpb betaald omdat een deel van de kosten niet van de winst worden afgetrokken in de aangifte.

(overigens mag dit in een eenmanszaak ook, maar dat is niet meer relevant)

 

 

2. Als je je auto als prive hebt aangemerkt dan mag je nooit de tankpas ook nog eens via de zaak laten lopen, niet bij een BV en ook niet bij een eenmanszaak.
Alle kosten voor de auto, brandstof, onderhoud, verzekering, parkeren moet je uit privé betalen het enige wat je mag declareren voor een prive auto is 21 cent per zakelijke kilometer
zie https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/auto-en-vervoer/content/ondernemer-autokosten
(het is de niet meest klantvriendelijke vormgeving de stukjes over een zakelijke km met een privéauto zijn maar vrij kort.

 

 

 

 

Bedankt voor je antwoord en verduidelijking. Ik heb nog een paar aanvullende vragen:

 

1. Wat is de fiscale behandeling van het privédeel van de kosten? Wordt dit gezien als loon, dividend of een niet-aftrekbare privé-uitgave? Geldt het eerste antwoord ook voor de  de tankpas?

 

2. Kan ik de kosten van de tankpas achterwege laten in de administratie van de BV en alleen de btw voor het zakelijke gebruik opvoeren? In de eenmanszaak werden de betalingen van de tankpas als privé opnamen aangemerkt, maar doordat het op bedrijfsnaam is kon ik a) de tankpas afnemen en b) gebruiken voor de btw-correctie. Heeft het toekomstige auto-abonnement invloed of kan ik dat beter gewoon privé houden?

 

3. Zijn er wijzigingen nodig in de rekening-courant (RC)-verhoudingen tussen mij en de BV, gezien de vergoeding van privékosten?

 

Bedankt voor je hulp en advies, ik waardeer het enorm!

[Paul van Minderhout]

2 uur geleden, Signature zei:

Hoe moeten gemengde kosten, zoals tankpas, telefoon- en internetabonnementen, nu worden behandeld in de bv?

Telefoon en internetabonnementen via de loonadministratie zou ik zeggen, BV sluit de abonnementen en dan via Werkkosten regeling, noodzakelijksheidcriteria.

 

De tankpas heeft niks te zoeken in de BV voor een auto die prive gereden wordt, Dat moet de kilometer vergoeding dekken, dus via de loonadministratie, Werkkosten regeling, gericht vrijstellingen, kostenvergoeding eigen vervoer

 

2 uur geleden, Signature zei:

Mijn auto staat privé, maar de facturatie van de tankpas staat op naam van mijn bedrijf. Nu de kosten van de tankpas door de bv worden betaald, wil ik graag weten of dit fiscale consequenties heeft, anders dan bij de eenmanszaak. Wordt dit gezien als belastbaar loon of dividend? Straks volgt trouwens ook een auto abonnement, waarbij ik maandelijks in privé facturen betaal van ca. 550 in de btw (mocht dat relevant zijn).  

Ik sluit me hier aan bij @Roel J

Zowel de auto als het abonnement hebben niks te zoeken in de administratie van de BV. Gewoon prive betalen en buiten de boekhouding van de BV houden, dat de factuur op die naam staat wil niet zeggen dat je hem dan in moet boeken. Dit gaat in mijn optiek via de gerichte vrijstelling, kostenvergoeding eigen vervoer, 0,21 Euro per kilometer

 

2 uur geleden, Signature zei:

3. Ik wil voorkomen dat ik belasting moet betalen over vergoedingen die de bv aan mij betaalt voor privékosten, zoals de tankpas en telefoonrekeningen. Wat is de beste manier om dit aan te pakken? Als deze kosten moeten worden verwerkt in een rekening-courant (RC), vraag ik me af hoe dit eruit moet zien nu de bankrekening van de eenmanszaak wordt gewijzigd naar die van de werk-bv.

Voor de tankpas lijkt me uit prive betalen dus de meest voor de hand liggende oplossing, als dat niet kan omdat er een incasso is afgegeven op de rekening van de BV, dan zou ik dat bedrag gewoon boeken als overboeking van Bank -> RC

 

Even voor de duidelijkheid, gaat het hier om de telefoonaansluiting thuis? Deze valt volgens mij dan weer niet onder noodzakelijkheids criteria, dan zou hetzelfde gelden als voor de tankpas, een mobiele telefoon is prima te verantwoorden onder het noodzakelijkheids criteria zou ik zeggen

 

Al met al verdiep je eens in de werkkosten regeling, wat voor werknemers geldt, dat geldt in het algemeen ook voor de DGA.

[Signature]

1 uur geleden, Paul van Minderhout zei:

Telefoon en internetabonnementen via de loonadministratie zou ik zeggen, BV sluit de abonnementen en dan via Werkkosten regeling, noodzakelijksheidcriteria.

 

De tankpas heeft niks te zoeken in de BV voor een auto die prive gereden wordt, Dat moet de kilometer vergoeding dekken, dus via de loonadministratie, Werkkosten regeling, gericht vrijstellingen, kostenvergoeding eigen vervoer

 

Ik sluit me hier aan bij @Roel J

Zowel de auto als het abonnement hebben niks te zoeken in de administratie van de BV. Gewoon prive betalen en buiten de boekhouding van de BV houden, dat de factuur op die naam staat wil niet zeggen dat je hem dan in moet boeken. Dit gaat in mijn optiek via de gerichte vrijstelling, kostenvergoeding eigen vervoer, 0,21 Euro per kilometer

 

Voor de tankpas lijkt me uit prive betalen dus de meest voor de hand liggende oplossing, als dat niet kan omdat er een incasso is afgegeven op de rekening van de BV, dan zou ik dat bedrag gewoon boeken als overboeking van Bank -> RC

 

Even voor de duidelijkheid, gaat het hier om de telefoonaansluiting thuis? Deze valt volgens mij dan weer niet onder noodzakelijkheids criteria, dan zou hetzelfde gelden als voor de tankpas, een mobiele telefoon is prima te verantwoorden onder het noodzakelijkheids criteria zou ik zeggen

 

Al met al verdiep je eens in de werkkosten regeling, wat voor werknemers geldt, dat geldt in het algemeen ook voor de DGA.

 

Dank Paul van Minderhout, zeer welkome aanvullingen. Voor de duidelijkheid. De facturen tankpas zitten alleen in de boeken om btw-correctie op autokosten. Dit kan in de BV toch ook nog? EZ is dit jaar geruisloos ingebracht, vandaar dus. Voor de rest geen vaste telefoon, maar gaat echt om mobiel telefoonabonnement.

 

1. Is het mogelijk om de btw-correctie voor zakelijk gedeelte van de privé gemaakte kosten (auto, telefoon, internet) nog steeds te verwerken als deze kosten privé worden betaald? 

2. Voor het telefoon- en internetabonnement dat privé is afgesloten, maar wel noodzakelijk, hoe kan ik dit het beste verwerken in de administratie van de bv? Abonnementen privé houden en onbelaste vergoeding in de loonsfeer? Lijkt mij niet dat de holding deze kosten dan ook nog zal moeten opvoeren (want dubbelop)

3. WKR voor telefoon- en internetabonnement: via de gerichte vrijstelling lijkt me, dus niet ten koste van de vrije ruimte. De thuiswerkvergoeding kan er dan niet nog bovenop, hoewel die ook andere kosten lijkt te dekken. 

 

16 juni 2023 aangepast door Signature

[Paul van Minderhout]

Voor zover ik weet kun je niks met de BTW van prive gemaakte kosten in de BV.

 

telefoon en internet abonnementen in de BV afsluiten, en dan via de werkkostenregeling verstrekken lijkt mij de beste route. Volgens mij is er dan ook geen BTW correctie voor prive gebruik van toepassing. De BTW op deze facturen is dan als voorbelasting terug te vorderen mits deze op naam van de BV staan uiteraard.

 

Wil je deze abonnementen perse prive houden, dan zou je de kosten inclusief BTW kunnen declareren en wegboeken in de WKR. maar de BTW is dan niet meer terug te vorderen, hooguit valt de betaalde BTW dan in de kosten.

 

De BTW op brandstof en tankpas is mijn inziens ook niet terug te vorderen, nogmaals de kilometer vergoeding zou hier alle kosten moeten dekken, tenminste dat vind de fiscus. Mocht je daar niet uitkomen met 0,21 ct per kilometer gerichte vrijstelling, dan kun je een hogere vergoeding afspreken, maar het meerdere zal dan tenkoste gaan van de vrije ruimte dunkt mij

 

De thuiswerkvergoeding van 2,15 per dag kan in mijn optiek naast alle andere 

 

 

 

[Signature]

55 minuten geleden, Paul van Minderhout zei:

Voor zover ik weet kun je niks met de BTW van prive gemaakte kosten in de BV.

 

telefoon en internet abonnementen in de BV afsluiten, en dan via de werkkostenregeling verstrekken lijkt mij de beste route. Volgens mij is er dan ook geen BTW correctie voor prive gebruik van toepassing. De BTW op deze facturen is dan als voorbelasting terug te vorderen mits deze op naam van de BV staan uiteraard.

 

Wil je deze abonnementen perse prive houden, dan zou je de kosten inclusief BTW kunnen declareren en wegboeken in de WKR. maar de BTW is dan niet meer terug te vorderen, hooguit valt de betaalde BTW dan in de kosten.

 

De BTW op brandstof en tankpas is mijn inziens ook niet terug te vorderen, nogmaals de kilometer vergoeding zou hier alle kosten moeten dekken, tenminste dat vind de fiscus. Mocht je daar niet uitkomen met 0,21 ct per kilometer gerichte vrijstelling, dan kun je een hogere vergoeding afspreken, maar het meerdere zal dan tenkoste gaan van de vrije ruimte dunkt mij

 

De thuiswerkvergoeding van 2,15 per dag kan in mijn optiek naast alle andere 

 

 

 

Ik kom op de site van de overheid de volgende tekst tegen:

Btw over autokosten aftrekbaar

U mag de btw op uw autokosten aftrekken voor zover u de auto gebruikt voor uw btw-belaste omzet.

U mag geen btw aftrekken over:

vrijgestelde omzet

privégebruik

Houd er rekening mee dat u aan het eind van het jaar nog btw moet betalen voor het privégebruik van uw auto. Woon-werkverkeer geldt als privé. Registreer daarom uw kilometers.

 

Dan lijkt me juist dat de btw-correctie voor zakelijk gebruik toegepast kan worden. Of mis ik iets?

17 juni 2023 aangepast door Signature

[Signature]

 

 

 

Op 17-6-2023 om 11:51, Paul van Minderhout zei:

telefoon en internet abonnementen in de BV afsluiten, en dan via de werkkostenregeling verstrekken lijkt mij de beste route. 

 

 

Is dit inderdaad mogelijk, lijkt me dan een dubbele belasting van de bv (loon+overige kosten)? Is op naam van de werkBV voldoende?

 

Op 17-6-2023 om 11:51, Paul van Minderhout zei:

Voor zover ik weet kun je niks met de BTW van prive gemaakte kosten in de BV.

 

Inmiddels heb ik begrepen dat de kosten van de tankpas in RC terecht kunnen komen. Kan iemand nog wel bevestigen of ik net als in de EZ ook in de BV de btw-correctie voor zakelijk gebruik kan toepassen op de autokosten? Dus zeg 10K van 30K kilometers zijn zakelijk, dan heb je toch grof gezegd recht op 33% zakelijke btw teruggave?  Juist doordat de facturen van de tankpas op naam van de BV komen, lijkt dit mij een prima manier om het aan te vliegen. 

 

Is het voldoende dat de betaling voor de abonnementskosten van een Lynk & Co auto via de rekening van de BV verloopt, ook al staat de factuur op privénaam, om de btw op deze kosten op dezelfde wijze terug te kunnen vorderen? Is het noodzakelijk dat de facturen op naam van de BV staan om aanspraak te maken op btw-teruggave? Op naam van de BV komt er - m.i. overbodig - 21% bovenop de abonnementsprijs.

19 juni 2023 aangepast door Signature

[Signature]

Op 19-6-2023 om 19:14, Signature zei:

 

 

 

 

Is dit inderdaad mogelijk, lijkt me dan een dubbele belasting van de bv (loon+overige kosten)? Is op naam van de werkBV voldoende?

 

Inmiddels heb ik begrepen dat de kosten van de tankpas in RC terecht kunnen komen. Kan iemand nog wel bevestigen of ik net als in de EZ ook in de BV de btw-correctie voor zakelijk gebruik kan toepassen op de autokosten? Dus zeg 10K van 30K kilometers zijn zakelijk, dan heb je toch grof gezegd recht op 33% zakelijke btw teruggave?  Juist doordat de facturen van de tankpas op naam van de BV komen, lijkt dit mij een prima manier om het aan te vliegen. 

 

Is het voldoende dat de betaling voor de abonnementskosten van een Lynk & Co auto via de rekening van de BV verloopt, ook al staat de factuur op privénaam, om de btw op deze kosten op dezelfde wijze terug te kunnen vorderen? Is het noodzakelijk dat de facturen op naam van de BV staan om aanspraak te maken op btw-teruggave? Op naam van de BV komt er - m.i. overbodig - 21% bovenop de abonnementsprijs.

 

Kleine up, misschien nog iemand? 

 

Naast de btw-correctie speelt voor mij nu met name nog de vraag op welke BV ik deze kosten (telefoon-, internetabonnement, autokosten etc.) het beste kan laten boeken. Ik begreep dat de werkbv wellicht logisch is, omdat daar alle omzet voortvloeit en je risico's uit de holding wilt hebben. Ik zit alleen wel met het volgende: als de werkbv deze kosten betaald, moeten ze dan vervolgens (complex) via RC worden verrekend met de holding en vanuit de holding (voor zover het ziet op privéuitgaven) via RC met de DGA? Of mogen ze al als kosten in de werkbv van de omzet af.. Als het via (complexe) RC verhouding moet, loop je ook nog tegen rentebetaling aan, omdat de RC-overeenkomst tussen de holding en werkbv geen rentevrij beding mag bevatten (tot 17500). 

[Signature]

Inmiddels eindelijk teruggebeld door administratiekantoor, die geeft aan 'alles op de werkbv'. Voor zover het privé is zal dit in RC-verhouding opgelost moeten worden en privé facturen van autokosten zouden ook meegenomen kunnen worden in de btw-correctie, juist omdat het gaat om correctie op privé betaalde kosten. Maar ze moest wel een en ander nog uitzoeken.

 

Zou fijn zijn als dit zo kan,  want btw in de holding kan ik volgens mij niks mee. Aanvragen van een fiscale eenheid btw kan misschien nog helpen. Nadeel lijkt me dan wel weer dat je over privé gedeelte, rente tussen de bv's blijft houden....