Plansysteem medewerkers

[Cilla-1992]

Goedenavond allemaal,

 

Mijn bedrijf groeit en dat betekent ook meer personeel.

 

Ik ben opzoek naar een niet al te moeilijk systeem waarin bij voorkeur het volgende mogelijk is:

• Aanvragen vanuit scholen komen hier binnen en ik kan hier akkoord/afwijzen;
• Ik kan meteen het personeelslid dat ik hierop wil zetten aan koppelen;
• Personeel kan beschikbaarheid aangeven, persoonlijke gegevens invullen, documenten toevoegen, zodat alles op één plek terug te vinden is;
• Optioneel: opmerkingen plaatsen bij de aanvraag (zowel voor de aanvrager, mij en het toegewezen personeelslid).

 

Is er iemand die met een bepaald plansysteem werkt, hier verstand van heeft of de gouden tip met mij wil delen? 

 

Alvast bedankt.

[RubenT]

Zijn die scholen je klant? Dan maakt je eerste punt je zoektocht wel wat uitdagender. Dan moet je planningssysteem namelijk ook goed werkbaar zijn voor je klant, die misschien nog aanvullende wensen of eisen hebben. Ik kan me voorstellen dat het daar ook over tarief etc. gaat.
 

Het proces van een klant binnenhalen / een school die een aanvraag doet is wel echt een ander proces dan het inplannen van jouw personeel. Je kunt je afvragen of je dat wel moet willen combineren.

 

Wat betreft planning van je personeel: heb je wensen over indeling op afdeling, type werk, o.i.d. ? 
Ik heb zelf altijd naar tevredenheid met Werktijden.nl gewerkt. Gebruikersvriendelijk, personeel kan er beschikbaarheid invullen, er kunnen documenten worden toegevoegd (wat voor type documenten wil je bij laten voegen, trouwens?), verlof kan worden aangevraagd, je kunt bepaalde rollen of kenmerken toewijzen aan medewerkers, etc. 
 

Of een dergelijk systeem voor jou werkt hangt ook af van hoeveel klanten je hebt en of je de planning van je personeel wil indelen op klant of op type werkzaamheden. Het laatste geval werkt beter bij bijv Werktijden.nl, waarbij je bij een werktijd een opmerking zou kunnen toevoegen met de klantnaam.

 

Kun je nog wat meer context geven over hoeveel werknemers en opdrachtgevers (scholen?) het gaat, of het om verschillende type werkzaamheden gaat en hoe lang een taak/opdracht duurt (1 uur, 1 dag, 1 week, etc?

[Cilla-1992]

10 uur geleden, RubenT zei:

Zijn die scholen je klant? Dan maakt je eerste punt je zoektocht wel wat uitdagender. Dan moet je planningssysteem namelijk ook goed werkbaar zijn voor je klant, die misschien nog aanvullende wensen of eisen hebben. Ik kan me voorstellen dat het daar ook over tarief etc. gaat.
 

Het proces van een klant binnenhalen / een school die een aanvraag doet is wel echt een ander proces dan het inplannen van jouw personeel. Je kunt je afvragen of je dat wel moet willen combineren.

 

Wat betreft planning van je personeel: heb je wensen over indeling op afdeling, type werk, o.i.d. ? 
Ik heb zelf altijd naar tevredenheid met Werktijden.nl gewerkt. Gebruikersvriendelijk, personeel kan er beschikbaarheid invullen, er kunnen documenten worden toegevoegd (wat voor type documenten wil je bij laten voegen, trouwens?), verlof kan worden aangevraagd, je kunt bepaalde rollen of kenmerken toewijzen aan medewerkers, etc. 
 

Of een dergelijk systeem voor jou werkt hangt ook af van hoeveel klanten je hebt en of je de planning van je personeel wil indelen op klant of op type werkzaamheden. Het laatste geval werkt beter bij bijv Werktijden.nl, waarbij je bij een werktijd een opmerking zou kunnen toevoegen met de klantnaam.

 

Kun je nog wat meer context geven over hoeveel werknemers en opdrachtgevers (scholen?) het gaat, of het om verschillende type werkzaamheden gaat en hoe lang een taak/opdracht duurt (1 uur, 1 dag, 1 week, etc?

 

 

Hi Ruben,

 

Dankjewel voor je reactie en verdiepende vragen. Dit heeft mij aan het denken gezet. 

 

Ik denk dat het handiger is om een apart systeem te hanteren voor de scholen en een apart systeem voor het personeel. 

 

Het gaat momenteel om 8 werknemers (op zzp basis contract) en 4 scholen per maand ongeveer, doorlopend in het jaar, dus gemiddeld iedere maand 4 scholen (in de toekomst wellicht nog meer!). Scholen kunnen pakketten afnemen van 8, 16, 24, 32 en 40 weken. Hierin is er ieder week een twee uur durende les die gegeven worden door het personeel dat ik inzet. De werkzaamheden van mijn personeel bestaat uit het geven van de les in combinatie met een kookworkshop (vandaar ook twee uur durende les totaal per week).

[Cilla-1992]

RubenT bij Werktijden.nl heb ik inmiddels een account aangemaakt met een proefperiode, eens kijken hoe het mij bevalt.

 

Heb jij nog tips wat betreft systemen gericht op mijn klant (de scholen) die de aanvragen kunnen doen en ik deze in een overzicht kan zien? (ik werk nu met Google Forms omdat aan het aanmeldproces ook een aantal vragen gekoppeld zijn om de inschrijving zo soepel mogelijk te laten verlopen), alleen weet niet of dit voor de klant nu ook zo handig is.

 

Mocht je tips hebben, dan hoor ik dat graag.

[RubenT]

22 uur geleden, Cilla-1992 zei:

bij Werktijden.nl heb ik inmiddels een account aangemaakt met een proefperiode, eens kijken hoe het mij bevalt.

Ik ben benieuwd! Hun support is goed bereikbaar en denkt graag mee, probeer ze in je proefperiode dus ook te benutten om goed te beoordelen of het systeem handig in te richten is naar jouw behoefte.

 

22 uur geleden, Cilla-1992 zei:

Heb jij nog tips wat betreft systemen gericht op mijn klant (de scholen) die de aanvragen kunnen doen en ik deze in een overzicht kan zien?

Je zou eens kijken of er offerte plugins voor Wordpress beschikbaar zijn. Dat is waarschijnlijk mooier te integreren dan leads naar een extern formulier doorverwijzen.

Zo te zien heb je gebruik gemaakt van een partij waarmee je cursuswebsites kunt maken, hebben zij geen mogelijkheden voor offerteaanvragen? Dat lijkt me een vrij cruciaal onderdeel van hun business.

 

22 uur geleden, Cilla-1992 zei:

Mocht je tips hebben, dan hoor ik dat graag.

Nog wel wat ongevraagd advies. Ik denk dat je nog wel een slag te slaan hebt in de professionele uitstraling van je website/bedrijf. Het eerste wat mij opviel is je e-mailadres. Het komt echt een stuk professioneler over als je gewoon e-mailadressen van je domeinnaam gaat gebruiken i.p.v. een Gmail-account. Je Google Forms komt in mijn ogen ook niet erg professioneel over: zoals ik hierboven aangaf, kijk of je dat kunt integreren in je website.

 

Op 17-1-2024 om 09:16, Cilla-1992 zei:

Het gaat momenteel om 8 werknemers (op zzp basis contract)

Tot slot: "werknemers" en "zzp"  in één zin klinkt spannend. Je hebt het over personeel, maar eigenlijk huur je externe ondernemers in, toch? Ben je bekend met de risico's van schijnzelfstandigheid?

22 januari aangepast door RubenT
typo

[Cilla-1992]

Hi RubenT,

 

Dankjewel voor je reactie.

 

Ik heb inderdaad al contact gehoord met support van Werktijden.nl inderdaad, erg fijn hoe zij in de proefperiode ook al meedenken met mij. 

 

Achter de offerteoptie ga ik inderdaad aan, dank!

 

Wat de website betreft, heb je helemaal gelijk in ;) ook al is het ongevraagd advies haha.

Wij zijn hier momenteel al mee bezig om dit stap voor stap door te voeren. E-mailadres is inmiddels aangevraagd (wacht nog op goedkeuring) en Google Forms is momenteel een tussen oplossing, waar ik ook spoed achteraan ga zetten om dit op een professionele manier op te pakken. Toevallig was ik hier al over in gesprek met mijn technisch beheer, dank dat ook jij hier je licht hier even over hebt laten schijnen.

 

Ik werk inderdaad met externe ondernemers. Ik heb mij inderdaad ingelezen in de schijnzelfstandigheid. Hiervoor heb ik een jurist die mij hierin adviseert en wij hebben hier ook een overeenkomst opgesteld waarin staat dat het niet om loondienst of werkgeversgezag gaat. Fijn dat jij mij hier ook nog even op wijst. 

[JvanMar]

Kreeg deze vandaag rond lunch nog in de mailbox:

 

https://www.businessinsider.nl/top-5-beste-personeelsplanning-software-insider-bedrijfssoftware/

 

Misschien heb je er iets aan in je vergelijking.

[Dirk-Pieter van Walsum]

Ha Priscilla, leuk om je afgelopen vrijdag te ontmoeten bij de HL-borrel!

Over de plan systemen, kijk eens bij https://www.risecalendar.com 

Ik weet niet of 't voor jouw wensen geschikt is, veel scholen gebruiken Microsoft of Google tools omdat educatieve licenties vaak met flinke kortingen worden verstrekt.

Uiteraard is het vragen aan ondernemers zinvol, ik denk wel dat (naast je eigen wensen) het aan kunnen sluiten op veel gebruikte plansystemen bij scholen een belangrijke eis bij je keuze is. 
Daarnaast ben je natuurlijk zelf de baas over de de vrijheid die je de klanten wilt geven, veel schoolroosters worden in de zomer vakantie gemaakt. Wat dat betreft ben je nu goed op tijd om je daarop voor te bereiden. 

Misschien kun je een klant relatie waar je naast zakelijk ook een goed privé contact mee hebt, vragen wat haar of zijn tool is die ze voor planning gebruiken.

[Cilla-1992]

JvanMar Bedankt voor het delen van de link!

 

Ik ga het op mijn gemak bekijken.

[Cilla-1992]

Dirk-Pieter van Walsum , wederzijds! Leuk je gesproken te hebben en kennis te maken met jou en je expertise.

 

Bedankt voor het delen van de link, ik zal hier op mijn gemak naar kijken.

Inderdaad wat je zegt, ik ga contact opnemen met mijn netwerk en heb hier zeker ook iemand die mij kan vertellen welk systeem zij hanteren. Thanks voor de tip en het meedenken.

[IJsbrand Schipperus]

Een beetje laat misschien, ik moest aan dit topic denken:

 

microsoft bookings. Deze vertel je welke 'producten' je hebt, met een tijdspanne en welke 'medewerkers' die kunnen verlenen. De booking kalender zorgt er vervolgens voor dat de klant alleen kan boeken op momenten dat er iemand vrij is. Ik geloof dat je zelfs in kunt stellen dat de klant een voorkeur voor medewerker kan ingeven, maar dat weet ik niet zeker.

 

Voorwaarde is dan wel dat je een eigen microsoft omgeving hebt (Microsoft 365 Business Standard) en al je medewerkers/zzpers daarin een account hebben.