hoe schrijf ik een goede offerte? (voorheen: mijn eerste ...)

[Gast]

beste mede-ondernemers,

 

Ik heb nu waarschijnlijk mijn tweede opdracht binnen om een website te maken. En het is de éérste keer dat ik een offerte schrijf.

 

Bij mijn eerste klant hadden we alleen mondelinge afspraken, en achteraf bleek dat we verschillende interpretaties hiervan hadden. Ik heb uiteindelijk veel meer werk voor niets gedaan om problemen te voorkomen.

Dit wil ik niet nog eens laten gebeuren, dus daarom heb ik geprobeerd de afspraken op papier te zetten.

 

ik zou het bijzonder op prijs stellen als menigeen van jullie hier een blik op wil werpen. Wellicht heb ik er iets absurds of onlogisch ingezet.....

(ook ben ik wel nieuwsgierig naar wat jullie van de prijs vinden).

 

Ik hoor het graag!

 

[edit mod] titel aangepast[/edit]

offerte.pdf

[Robert M]

Ik zou er in ieder geval een specifieke beschrijving aan toevoegen welke onderdelen erin komen. Ik zie dat het om een statische website gaat, dus kun je voor elke pagina aangeven wat er op komt te staan.

 

Een voorbeeldje:

Home: openingspagina met inleidende tekst + foto

Contact: adresgegevens + e-maillink

Over het bedrijf: bedrijfsinformatie

Diensten: overzicht van diensten die bedrijf levert.

 

a) Zo staat vast welke en hoeveel pagina's er komen.

b) Ook de content van de pagina staat vast. Zo voorkom je dat de opdrachtgever achteraf zegt dat er op de "Over het bedrijf" pagina nog een complete fotogallery moet komen.

 

Daarnaast zou ik vermelden in de offerte dat na het akkoord gaan met de offerte, eventuele aanpassingen zullen worden beschouwd als meerwerk.

 

Dan nog 1 klein puntje m.b.t. je Algemene Voorwaarden. De offerte komt m.i. niet overeen met punt 8.1 uit je Algemene Voorwaarden. Ik zou je voorwaarden aanpassen met "Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting" in plaats van "Alle prijzen zijn inclusief omzetbelasting"..

[Anders Floor]

In aanvulling op de opmerkingen van RobertM nog een aantal punten:

 

Wees duidelijk over de prijs

Is het een fixed price of kunnen de kosten hoger of lager uitvallen als je er minder tijd aan hebt besteed?

Het minimum van 1 uur onderhoud, is dat per dag/maand/jaar/millennium?

 

Wees duidelijk over de verantwoordelijkheden

Moet de opdrachtgever materiaal (beeldmateriaal, teksten, indelingen etc), faciliteiten (hosting etc) of andere gegevens (toegangscodes etc) opleveren? Zo ja, geef dit aan, vrijwaar jezelf van aansprakelijkheid voor het geval de opdrachtgever materiaal oplevert waar anderen auteursrecht op hebben en geef aan welke consequenties het niet (tijdig) opleveren heeft voor de voortgang van het project.

Geef ook aan wat jij zelf doet behalve de daadwerkelijke bouw. Zorg je bijvoorbeeld dat de site in zijn geheel live komt of stuur je de uiteindelijke code op via mail, CD-rom etc?

 

Planning

Je hebt geen projectplanning opgenomen. Nou hoef je niet alles van dag tot dag vast te gaan leggen maar iets meer duidelijkheid kan je een hoop werk besparen. Hoe vaak kan je opdrachtgever bijvoorbeeld zeggen dat hij de vormgeving toch iets anders wil? Zijn er mijlpalen, fases? Lever je preview-versies op? Hoe vaak? Hoeveel tijd heb je ingeruimd voor aanpassingen, en wanneer beschouw je het doorvoeren van nieuwe/andere wensen van de opdrachtgever als meerwerk?

Wees niet bang om een tijdschema met datus te noemen. Met het opgeven dat (richt)data leg je jezelf weliswaar meer vast maar het kan tevens voorkomen dat projecten zich voort blijven slepen. Maak (zie hierboven) wel duidelijk dat een en ander vertraagd kan worden als zaken niet tijdig opgeleverd wordt door opdrachtgever.

[ThijsD]

Hoewel ik het nog op particuliere basis doe (eigen bedrijf starten wil ik wel, maar het is allemaal zo lastig ;)), maar ik ga altijd als volgt te werk:

 

- Laat de klant een overzicht maken met wat er PRECIES allemaal op de site moet komen.

- Vaak stel ik daarna nog vragen over onduidelijkheden en omdat ik meestal meer ervaring heb dan de klant op het gebied van websites zit ik vaak meer dan de opdrachtgever.

- Als het volledige plan klaar is stel ik een offerte op, op basis van de hele opdracht een vast bedrag.

- Zorg voor een contract met een standaardgedeelte (verzuim van betaling, aansprakelijkheid etc.) en een gedeelte met het overzicht waarin staat wat ik precies voor de klant ga doen.

[unknown]

Wij beschrijven zoals Robert al aangaf ook de hele website in tekst.

 

Dus uit hoeveel pagina's de site bestaat;

bv 5 pagina's, waaronder 1 homepagina en 4 achterliggende pagina's.

 

welke benaming deze pagina's krijgen;

bv home,bedrijfsprofiel,producten,foto's,contact

 

en een beschrijving van wat er op de pagina's komt te staan.

Dit aangevuld met wat de klant zelf aan dient te leveren (tekst, foto's).

bv

Home

als men op home komt, verschijnt de start pagina van de website, dit is dezelfde pagina die verschijnt na het in tikken van Uw internetadres in de adresbalk van de internetbrowser.

Op de homepage bevinden zich een aantal standaard elementen:

   - hoofdmenu

   - (eventueel) een welkom tekst

   - foto’s van het bedrijf (aan te leveren door klant)

 

Als de klant met de offerte akkoord gaat, krijgen ze van ons een opdrachtbevestiging in tweevoud waarvan ze er één getekend naar ons retour terug dienen te sturen.

 

Als we een opzet gemaakt hebben nemen we contact op met de klant en kunnen ze de opzet via een speciale link zelf al on-line bekijken, en op/aanmerkingen doorgeven. Als de site helmaal naar wens is gaat deze on-line en is het project opgeleverd. (dit wordt wat uitgebreider ook in de offerte vermeld.)

 

Onze offerte's bestaan vaak ook uit 3 á 4 pagina's.

-inleiding

-uiteenlegging website (1 of 2 pagina's)

-kostenoverzicht

 

Veel werk, maar het levert wel wat op als je al in je offerte duidelijk bent. ;D

 

groetjes

 

Willie

 

[nonex.nl]

Even niet over de inhoud, maar wel over je presentatie: je maakt nogal veel gebruik van erg formeel, bijna ambtelijk taalgebruik.

 

ik zet even achter elkaar: Jongstleden....interpretaties overeenkomen....behuizen....naar behoren uitvoeren... zorgdragen voor..... ten goede komt.....

 

Lees dit nu eens en bedenk hoe jij een prijsopgave zou willen zien:

 

 

 

Beste Jo-wen Mei,

 

Volgens onze afspraak op12 januari 2006, hierbij de offerte.

Hierin heb ik onze afspraken over het plaatsen van de uitlaat uit het gesprek verwerkt.

 

Werkzaamheden de Garage:

• Het leveren van de uitlaat, inclusief katalysator en montagemiddelen. Geschatte benodigde uren: 10

• Het plaatsen van de uitlaat. Geschatte benodigde uren: 10

• Optimalisatie van het starten: luchtinlaatbehandeling en transport van uitlaatgassen (Let op: het starten is ook afhankelijk van externe factoren: de garage zal alleen de luchtinlaatbehandeling afstellen).

Geschatte benodigde uren: 4

 

Op basis van bovenstaande uren:

25 uur x € 30 = € 750 excl. btw (925,93 incl btw).

Na de oplevering van de auto wordt er een onderhoudscontract afgesloten à 35 euro per uur, met een minimum van één uur. Zie voor meer informatie in de algemene voorwaarden.

 

Indien u akkoord gaat met dit voorstel, dan graag de offerte (inclusief algemene voorwaarden) ondertekend terugsturen.

 

Met vriendelijke groeten,

de garage.

 

Note; op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van toepassing, welke toegevoegd zijn.

 

 

Nu herschrijf ik eea, op een manier dat ik als klant een offerte helder zou vinden:

 

Beste Jo-wen Mei,

 

Naar aanleiding van uw bezoek aan onze garage van 12 januari jongstleden, stuur ik u de offerte in tweevoud op.

Hierin zal worden beschreven wat de gemaakte afspraken zijn, zodat onze interpretaties overeenkomen.

 

Voor het opleveren van uitlaat zal de garage de volgende activiteiten naar behoren uitvoeren:

• Het zorgdragen voor de levering van de uitlaat. Hieronder vallen de uitlaat welke de gehele montagemiddelen behuizen.

• Het plaatsen van de uitlaat, zodat de auto kan starten en rijdt.

• Optimalisatie van het starten: luchtinlaatbehandeling en transport van uitlaatgassen (Let op: de garage kan op dit gebied geen enkele garantie bieden, omdat het starten ook afhankelijk is van externe factoren).

 

 

Urenraming:

Leveren van de uitlaat: 10 uur

Plaatsen van de uitlaat:10 uur

Optimalisatie: 5 uur:

25 uur x € 30 = € 750 excl. btw (925,93 incl btw).

Na de oplevering van de auto wordt er een onderhoudscontract afgesloten à 35 euro per uur, met een minimum van één uur. Zie de algemene voorwaarden.

 

Alsu het eens bent met deze offerte, dan graag de offerte ondertekend retour, waarbij u een kopie voor uw eigen administratie kunt behouden.

 

Met vriendelijke groeten,

de garage.

 

Op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van toepassing, welke bijgesloten zijn. Met de ondertekening van de offerte gaat de klant aan de algemene voorwaarden te hebben ontvangen en het hiermee eens te zijn.

 

 

(Algemene voorwaarden sturen ze niet terug, maar behouden je klanten)

 

Je hoeft niet heel formeel te schrijven om 'zakelijk' over te komen: wel spreekt het mensen aan als je eenvoudig en helder schrijft.

 

[nonex.nl]

Ter vergelijking een voorbeeldofferte van mij (ook ontwerpbureau, maar dan interieurontwerp).

 

Ik heb de topictitel aangepast naar 'hoe schrijf ik een goede offerte.' : dit probleem zullen meer starters hebben, en hier zitten genoeg ondernemers die ook vaak aan de andere kant van de tafel zitten. en die kunnen misschien ook iets bijdragen ;)

 

Succes!

voorbeeldofferte_Nonex.pdf

[Erik@chainsupport]

Even niet over de inhoud, maar wel over je presentatie: je maakt nogal veel gebruik van erg formeel, bijna ambtelijk taalgebruik.

 

 

Helemaal mee eens. En ik kan het weten, want ik ben ruim 20 jaar ambtenaar geweest ;D

 

Er zijn een hele berg boeken en boekjes te koop over het schrijven van offertes. Ik heb veel opgestoken van 'succesvolle offertes' van Plattel.

 

Je schrijft in je offerte dat er een onderhoudscontract voor een uur wordt afgesloten. Is dat per dag, per week, per maand? En de uurprijs van € 35,00 is inclusief BTW?

 

Nog een klein dingetje: als je van de klant verwacht dat hij voor akkoord tekent, zou ik onder de offerte duidelijk ruimte maken voor die ondertekening. Dus met een datum en met de naam van de klant.

 

Succes!

[Gast Verwijderd account]

Lees ook eens dit artikel, volgens mij is het schrijven van een projectplan heel verstandig om onduidelijkheden te voorkomen. En, het is al even aangestipt, laat je klant een goede briefing maken voor je aan je offerte begint, waarin hij/zij duidelijk omschrijft wat de verwachtingen zijn aangaande het project, maar ook voor wat betreft de offerte zelf.

 

ALTIJD EEN PROJECTPLAN

Documenteren voorkomt ellende

 

Aan het begin van een project zijn jij en je klant allebei enthousiast over wat jullie voor ogen hebben. Er zijn mooie plannen en we willen aan de slag. En wel nu! Maar het is belangrijk om éérst de afspraken goed op papier te zetten in een projectplan. Dat voorkomt namelijk – aan beide kanten – veel gezeur tijdens de uitvoer.

 

Als je niet (of onvoldoende) documenteert wat jullie hebben afgesproken kunnen er allerlei nare dingen gaan gebeuren. De scope van het project kan bijvoorbeeld gaan schuiven, waardoor je opeens veel meer werk moet verzetten dan je aan het begin van het project (toen je je offerte opstelde) dacht. Of iemand denkt dat jij een bepaald onderdeel van het project gaat uitvoeren terwijl je dat helemaal niet jouw taak vindt, of erger nog, dat je het zelf niet kunt. Of je krijgt extra werk te doen doordat de planning verschuift, en je je bijvoorbeeld telkens opnieuw in een project moet verdiepen dat een tijd heeft stilgelegen.

 

Voor je het weet verlies je geld of tijd of komt er mot in de tent, en dat wil je natuurlijk niet. Zowel voor je klant als voor jou is het belangrijk om aan het begin van het project een aantal dingen op papier te zetten. En daar samen voor te tekenen.

 

Lees hier meer: http://www.naarvoren.nl/artikel/projectplan/

[Gast]

potverdikkie wat een goede tips. Ik had nog wel wat verbeteringen verwacht,maar niet zoveel!

Het is ook erg handig om de volgende dag even het ding zelf te lezen, alsof je de klant bent... goed voorbeeld nonex. Ik wilde inderdaad wat zakelijker overkomen, maar ik schoot het doel voorbij.

 

ook erg goede tip dat de klant de voorwaarden gewoon in zijn bezit houdt.... alleen ik ga hem de offerte emailen, en hij mag hem 2x uitprinten als hij wil (tijdswinst).

Nu denk ik niet dat ik nog een opdrachtbevestiging ga sturen, dat lijkt me enigzins overbodig. Kan ik hiervoor niet gewoon de offerte zelf gebruiken? Hierin staat het toch (na mijn aanpassingen) gedetailleerd genoeg?

[Erik@chainsupport]

ik denk dat je er toch niet aan ontkomt om de overeenkomst per post te sturen. Je zult immers toch ook zelf ergens je handtekening moeten zetten?

[Gast]

@Erik: ik denk dat ik ervoor kies om het eerst de klant te laten ondertekenen. Zie dit draadje.

 

Verder zit ik voor mijn gevoel best hoog met de prijs. Ik ben bang dat de klant er misschien van schrikt. Kan ik hoog beginnen en later alsnog lager gaan? of zal ik nu al wat meer of safe spelen en wat lager inzetten?

Ook ben ik aan het twijfelen of ik misschien iets van korting erop zet, zodat hij het gevoel heeft dat het al goedkoper is.....

[unknown]

Met 30 euro per uur vind ik je niet echt hoog zitten, meer een gemiddeld tarief.

 

Ik ken webdesigners die vlot 2000 euro vragen voor een simpele website. (waarvan je templates eenvoudig kunt kopen,voor weinig,op het web)

 

Vind jezelf dan dat je die 30 euro per uur niet waard bent?

 

groetjes

 

Willie

 

 

[Erik@chainsupport]

@ondertekening: helder.

 

Tja, een prijs vragen voor je werk. Soms net zo lastig als het voeren van verkoopgesprekken, nietwaar?

 

Je vraag over de prijs begrijp ik niet helemaal: je begint met de opmerking dat je waarschijnlijk je tweede opdracht binnen hebt. Heb je met je klant nog helemaal niet over prijs gesproken? Hoe dan ook, een uurtarief van € 30,00 vind ik zeker niet overdreven.

 

Is jouw uurtarief reeel? Dan moet je dat tarief aanbieden. Hoog beginnen en dan omlaag gaan is meer iets voor de handel in tweedehands auto's. En als je laag inzet kun je nooit meer omhoog.

 

Wat je zou kunnen doen is een 'kennismakingskorting' aanbieden, maar dan zou ik wel mijn uurtarief verhogen....

 

8)

[nonex.nl]

Je tarief is inderdaad niet erg hoog:

 

volgens de tarieven-en prijzengids2005-2006 (P.C. Bosman, Publimix, isbn 90-808116-6-1):

 

illustratoren:50-70/uur

vormgevers: enquete Publimix gemm. 66/uur, brancheinformatie bno: gemm. 75/uur.

webdesigners/developers (publimix: varierend van 35-150/uur, maar meest voorkomende tarieven tussen de 60-90/uur.

tekstschrijvers/webdesigners (publimix): 45-75/uur.

 

Vergeleken met de verschillende brances zit je dus laag. Als daar een argument voor is (je beheerst nog niet alle vaardigheden) dan zouik meniet druk maken, als je eigenlijk alle vaardigheden beheerst, zou ik in de nabije toekomst een hoger tarief rekenen.

 

Als je denkt dat je dan moeilijk aan je eerste opdrachten komt: je kunt maar beter een hoger tarief rekenen en korting verlenen, dan een laagtarief rekenen. Als deze klant straks aan al zijn vrienden verteld dat jij zo 'lekker goedkoop' bent,en over een jaar verwachten ze nog steeds dat je voor die prijs werkt, dan kan het wel eens minder rendabel zijn dan nu. Daarmee veronderstel ik dat je wilt concurreren op kwaliteit, en niet op prijs.

[Gast]

Ik vind het zelf wel een redelijke prijs, ik zou normaliter nog ietsjes hoger zitten, maar ik heb het gevoel dat de klant er niet zo heel veel voor overheeft. Ik ben bang dat hij er niet mee akkoord gaat.

 

Wat is precies een kennismakingskorting? dat je begint met een speciaal lager tarief? Ik wil nou juist hem korting aanbieden als hij mij nog een opdracht geeft.... omdat het meerwerk is.

 

 

[nonex.nl]

Kennismakingskorting is gewoon een hoger tarief in je offerte opnemen dan je nu Je kunt zeggen dat je standaardtarief 50 euro is, en je bijeen eerste opdracht 20 % kortinggeeft. De klant betaald 40 euro, maar komt hij twintig keer terug met een nieuwe opdracht, dan kun je daarna wel gewoon 50 euro vragen. Als je bij een bestaande klant probeerd je tarief te verhogen, dan gaat hij waarschijnlijk niet akkoord. Maar intussen heb je hem wel binnengehaald met je lagere tarief. Ik ben zo ook begonnen...

 

Zou jij ook gek vinden, als die uitlaat er onder zetten in eens het dubbele kost.

[willemj]

Ik begin mijn offertes meestal met een korte omschrijving van het wat en waarom van de opdracht. Handig omdat de lezer weet dat ik begrijp waar het over gaat en de offerte omschrijft dan het hele verhaal (het waarom mist nog wel eens in een offerte) Dat laatste kan handig zijn als degene aan wie jij de offerte stuurt hem doorstuurt naar een collega / baas.

 

Voorbeeldje:

Nieuwbouw in Nederland moet voldoen aan de EPN. heeft product x op de markt gebracht wat het halen van deze norm vereenvoudigd. Het huidige aanbod van software om de EPC van nieuwbouw te berekenen voorziet echter niet in de mogelijkheid om product x te modeleren. Dit projectvoorstel omschrijft een webbased applicatie die fungeert als verlengstuk van de bestaande software die de EPC berekening mogelijk maakt voor product x.

 

Nu de rest van de offerte nog ;)

[Christine]

Wat is precies een kennismakingskorting? dat je begint met een speciaal lager tarief? Ik wil nou juist hem korting aanbieden als hij mij nog een opdracht geeft.... omdat het meerwerk is.

 

Je kunt het beste alleen korting geven die eenmalig is. Dus niet 10% korting op mensdagen, want dan wil de klant die voortaan altijd. Beter is de eerste twee dagen gratis geven. In bedrag is dat dan hetzelfde, maar de klant betaalt daarna het normale tarief en blijft dat ook gewoon doen. Ze zullen daarna niet weer om gratis dagen vragen.

 

En eigenlijk moet je helemaal geen kortingen geven. Waarom zou je dat doen? En als je korting geeft moet daar iets tegenover staan. Je kunt bijvoorbeeld bedingen dat ze in ruil voor korting meewerken aan een PR actie, door in een persbericht uitgebreid te vertellen hoe goed jouw bedrijf is. Wat je zelf zegt is ook prima, je geeft een aantal dagen korting als ze toezeggen een vervolgproject met jou te doen.

 

dagdag

Christine