Hallo Obiwan,
Makkelijke vraag, maar uiteraard moeilijker een antwoord te geven omdat de kwestie een arbeidsjuridisch, administratief en fiscaal aspect heeft.
Ik zou het arbeidsjuridisch gezien praktisch insteken.
1. U heeft met hem schriftelijke afspraken aangaande de auto van de zaak (in een arbeidsovereenkomst of in een bedrijfsreglement?);
2. Hij moet op basis hiervan o.a. een sluitende schriftelijke km-registratie bijhouden;
3. Hij heeft dat herhaaldelijk niet gedaan;
4. Sterker, hij heeft ondanks mondelinge en schriftelijke waarschuwingen nog immer niet (tot het einde toe) aan zijn administratieve en normaal te achten werknemersverplichting in deze voldaan;
5. Hij heeft waarschijnlijk privé met de auto gereden terwijl dat niet mocht;
6. Hij heeft zelfs (op welke data?) de auto zonder toestemming mee naar huis genomen (werk-werkverkeer is overigens geen privé);
7. U mist administratieve verantwoording en kilometers.
U kunt zelf uitrekenen aan de hand van de opdrachten die hij heeft verricht en aan de hand van de wel door hem verantwoorde/geregistreerde kms, wat het totaal aantal kilometers (ongeveer) zou moeten/kunnen zijn. U weet echter ook het feitelijke aantal kms.
Daar zit een gat tussen: de gemiste kms. De enige die hier een verklaring over kan en moet geven is de werknemer (ik neem aan dat hij de enige is die op die auto heeft gereden).
U kunt hem dus gewoon over:
a. Zijn handelwijze aangaande de gebrekkige en onvolledige km-administratie en het meenemen van de auto zonder uw toestemming en
b. De gemiste aantallen kilometers,
een aangetekende brief sturen waarin u hem een week de tijd geeft om met een schriftelijke verklaring te komen. U stelt gewoon dat u deze info van hem nodig heeft om de rechten en verplichtingen over en weer te kunnen vaststellen. Zolang u deze wezenlijke gegevens van zijn kant niet heeft moet u hem berichten dat u dan ook geen definitieve eindafrekening voor hem kunt opstellen. Noem, als u hem toch al iets aan geld doet toekomen, dat dan ook ”een voorlopige betaling”.
Komt hij niet, of niet met een redelijke uitleg over zijn handelwijze noch over de gemiste kms, dan zou ik dat met hem verrekenen. Misschien arbeidsjuridisch gezien niet in de haak (je mag niet een betwiste vordering met een eindafrekening verrekenen), maar er is wel een redelijke verklaring voor uw handelwijze in deze (schadepost, gemiste kms door zijn toedoen!). Het is gemakkelijker hem het geld later alsnog na te betalen, dan het bij hem terug te vorderen (kosten/baten-analyse).
Vanwege bovenstaande mijn praktische insteek.
Sterkte,
Hans van Dongen / Steunpunt Arbeidszaken / 6-9-2011