inrichten van dossier, een "tree structure" in windows explorer

[deno]

 

Beste,

 

Wij zijn momenteel druk bezig om onze dossiers op orde te krijgen.

Wij hebben alle dossiers in windows explorer staan, maar een groot nadeel ervan is dat je niet direct ziet wat er in een dossier zit. Je moet eerst een mapje openen.

 

Het liefst hebben wij derhalve een aanpassing in windows explorer, zodat de folders met documenten weergegeven worden als een "boom structuur".

Zie hier voor een voorbeeld: http://www.caseware.nl/cms/publish/content/showpage.asp?pageid=42

 

Aals je het weergeeft als in de link hiervoor, dan zie je gelijk welke documenten er in een dossiertje zitten. In explorer niet.

 

Wie kan ons helpen, is er een mogelijheid voor het aanpassen van explorer of moeten we dure software gaan aanschaffen?

 

Alvast dank voor de antwoorden.

[djluc]

Vertel eens wat meer over waar je mee bezig bent zodat we je goed kunnen helpen. Dit soort dingen tonen is natuurlijk alleen maar een mogelijke oplossing, wellicht zijn er wel betere oplossingen!

[WaltervL]

Volgens mij weinig met ondernemen van doen maar goed:

 

Technisch zal het waarschijnlijk wel mogelijk zijn met een of andere filebrowser.

Het is maar de vraag of je dit echt wilt want wanneer je de hoofdfolder selecteert zou de file browser meteen de hele structuur moeten gaan openen. Daar wordt je bij uitgebreide structuren niet vrolijk van. Zeker niet wanneer je net de onderste folder moet hebben.

 

In het door jouw aangehaalde voorbeeld is er waarschijnlijk ook handmatig de folders geopend om de inhoud te laten zien.

 

Wanneer je de structuur in je dossiers goed opbouwt en duidelijke eenduidige namen geeft kan je snel door je structuur browsen.

 

Over hoeveel folders en subfolders praten we hier eigenlijk?

[DunneSloeber]

Dit heeft te maken met het inrichten van de gegevensverwerking van een organisatie. Dus in logische zin heeft het zeker met ondernemen te maken. Men wil hier Explorer gebruiken om een concrete invulling te geven van de logica voor het vinden van een document met een boomstructuur als index.

 

@Deno

De boomstructuur van Windows Explorer wilt u gebruiken als index. Let wel dit is de enige index die gebruikt kan worden, binnen Explorer. Vanaf de wortel van de boom moet voor elke splitsing bepaald worden wat de kernbegrippen zijn,

Organisatie ::

Personeel

Gebouw

Tuin

Interieur

Ik geef gewoon een voorbeeld. Wat mensen vaak willen is alle makkelijke indexen in diezelfde tree structure stoppen. Dit kan niet. Het is 1 index in de vorm van een boomstructuur. Die structuur moet mensen helpen zaken terug te vinden. U weet wat er teruggevonden dient te worden. Daar zullen de goede kernwoorden bij gevonden worden. Woorden die een belletje bij document zoekende mensen doet rinkelen. Zorg er voor dat voor elke splitsing de kernwoorden een logische groep vormt. Kat, deur, grassprietje is een groep woorden die niet direct verband met elkaar houdt. Deur, muur, kast wel.

Dus bepalen wat er van documenten teruggevonden wordt, bepaalt de kernwoorden voor elke laag in de boom. Elke laag in de boom wordt gevormd door splitsingen die onderling overeenkomstige namen hebben.

 

Verder kan de zoek functie van Explorer ook gebruikt worden. Dit kost wel een hoop verwerkingstijd, zeker naarmate de hoeveelheid documenten toeneemt.

 

 

[Henri Kroeze]

Kijk eens bij M-Files: www.m-files.com

 

Een soort van Document Management System en volledig onafhankelijk van voorgedefinieerde sturcturen; je kunt de structuren bepalen voor iedere 'eigenschap' van je documenten. Dus eigenlijk volledig gestuurd via je document properties!

Super tool, helaas niet geimplementeerd want toen we eenmaal een paar DMS demo's hadden bijgewoond, werd de vraag concreter en uitgebreider...

[deno]

 

Wij hanteren een standaardossier voor iedere client. Dit is dus gewoon een windows-folder. In deze folder, zitten zon 10 andere folders.

Elk klantendossier is zo opgebouwd.

Soms wil je snel kijken of je iets in een folder hebt zitten, maar dan moet je ze allemaal één voor één openklappen.

Hoop dat mijn vraag zo duidelijker is.

 

Ik zoek dus een mogelijkheid om met één klik, de inhoud van alle subfolders te zien.

In de afbeelding die ik heb toegevoegd, is dat mogelijk zoals je ziet.

 

@Stef

Bedankt voor je bericht. Begrijp ik uit jouw verhaal dat er standaard in explorer een "boomstructuur" te realiseren is?

Zo ja, kan je dan aangeven hoe ik dat praktisch kan doen.

 

Bedankt,

Deno

[DunneSloeber]

@Deno

Met tree structure of boomstructuur wordt bedoeld dat er een map is, in die map kunnen andere mappen zitten. En documenten of andere files. De wortel van de boom is in Windows het opslagstation. De beroemde c:\ bijvoorbeeld.

Een tak (map) splitst zich in een aantal andere takken (mappen), dat is alles.

[DunneSloeber]

Ik zoek dus een mogelijkheid om met één klik, de inhoud van alle subfolders te zien.

In de afbeelding die ik heb toegevoegd, is dat mogelijk zoals je ziet.

Met een gelijkvormige benaming van mappen en documenten is dit mogelijk. Ga niet teveel af op technische oplossingen. Technische oplossingen zijn nodig, en toveren geen orde. Orde bij gegevensverwerking komt alleen door goede structuur. Structuur wordt o.a. gevormd door een goed benamingssysteem van documenten, en benaming van indexen en indexonderdelen.

 

Verder heb ik niet helemaal helder wat u bedoelt met met 1 klik de inhoud van de subfolder zien. Dat is namelijk standaard explorer gedrag, ik klik op een folder en de inhoud van de folder is meteen zichtbaar. Dus waarschijnlijk bedoelt u wat anders.

 

Wat is precies de inhoud die u dan wilt zien?

[willemj]

Wat je om te beginnen wilt is recursief de mappen openen. Je kunt nu met de rechtermuisknop op een folder klikken en kiezen voor 'expand' (uitklappen) en daar zou een optie bij moeten komen 'expand all' waarmee ook alle submappen geopend worden. En dat kan in de verkenner: selecteer de map in kwestie en druk op het *-teken op het numerieke gedeelte van je toetsenbord.

 

Zie je nog steeds de bestanden niet in de boomstructuur maar scheelt al een hoop ;)

[Maarten]

Volgens mij is de vraag vrij duidelijk, natuurlijk zijn er duizenden manieren waarop je kunt werken, maar de vraagsteller weet volgens mij al duidelijk wat hij wil.

 

http://www.xyplorer.com/

 

is een voorbeeld van een tool die de inhoud van meerdere directories tegelijk kan laten zien. Niet zo mooi als in je eigen screenshot, maar het werkt wel erg snel, je kan precies die mappen aanklikken waarvan je de inhoud wilt zien, en dan bijvoorbeeld op naam sorteren. Als je op freeware zoekt met termen als 'file catalog' kun je nog van alles vinden.

[Karel Stromph]

Ìk doe het als volgt:

 

C:\...\cliënten\

 

Van de "cliëntenmap" maak ik een snelkoppeling naar het bureaublad.

 

Deze sleep ik naar de rechterrand van het scherm en "drop" hem dáár. Vervolgens kies ik "Beeld" en daarna "kleine pictogrammen". Dan zie je meteen de folders van de eerste 30 cliënten. Onderaan >>. je drukt hierop en dan komt er >. Druk je daarop dan laat ie scrollend alle cliënten zien. Tik je op een cliënt, dan gaat die map open.

 

Heel praktisch. Langs de bovenrand heb ik de "directory" van de US-HD met alle primaire diretories en langs de linkerrand "Mijn documenten" met alle primaire subdirectories.

 

Karel

[willemj]

Wie kan ons helpen, is er een mogelijheid voor het aanpassen van explorer of moeten we dure software gaan aanschaffen?

 

De juiste 'vakterm' voor het aanpassen / uitbreiden van explorer schiet me ineens te binnen 'shell extension'.

[Anoniem200]

Wanneer je het folderoverzicht gerelateerd wilt zien aan je klantgegevens, dan kan ik je misschien helpen. Ben bezig voor een klant om de inhoud van folders automatisch te importeren in een database waarin je het direct aan de klantgegevens gekoppeld hebt en je ook een status per document kunt beheren. Ze hanteren eenzelfde structuur als jij.

 

Dwarsdoorsnedes door alle documenten is ook mogelijk.

 

Daarnaast kun je ook je facturatie naar je klanten overzichtelijk en eenvoudig uitvoeren. En wat je maar nog meer nodig hebt. Aangezien het nog niet volledig gerealiseerd is kan ik helaas niets laten zien, maar laat even weten of je interesse hebt.

 

Ouverture software is wel commercieel, dat wel ;)

Maar als je daarmee veel zoektijd bespaart, heb je het snel terugverdiend.

 

Groeten,

 

Guido Vrijdag

[FFen]

Tot dat je een andere oplossing hebt gevonden is de volgende short key denk ik erg handig:

 

In Windows Explorer kun met als je op een folder gaat staan met Numlock + * combinatie alle subfolders expanden. Je kunt zo snel zien of er bestanden in staan.

 

Succes. FFen.