nummering van facturen

[ijsselg]

Hallo allemaal,

 

Ik heb een webshop en verstuur als zodanig iedere dag een paar facturen. Mijn eventuele probleem is de nummering. Op dit moment knip en plak ik klantgegevens en ordernummer uit mijn webshop in een excelsheet. Bovenaan de factuur staat dan bijvoorbeeld dit: FACTUURNR. WEB-2009-034. De 034 is een oplopend nummer. Dit nummer is dus steeds gelijk aan het nummer van mijn orders. Dat is wel zo gemakkelijk en zo duidelijk voor mij en de klant.

Nu wil het echter wel eens gebeuren dat een klant twee keer een bestelling plaatst waarvan er één geannuleerd mag worden. Van beide orders maak ik een factuur die ik bewaar. De ene is verzonden, de andere geannuleerd. Zo heb ik een qua nummering aansluitende reeks facturen, ze zijn echter niet allemaal verzonden. MAG DIT ZO?

 

Andere vraag: op dit moment bewaar ik alle orders en facturen digitaal. Is dat voldoende? Of moet ik alle facturen op papier in een map hebben..???

 

Gerard

[Karen Dam]

Ik denk dat het op zich wel mag, je hebt immers een netjes oplopende nummering en van elk factuur is het duidelijk of dat betaald is of niet, dus zo zal je boekhouding wel aardig kloppen.

 

Of het handig is.. is een ander verhaal.

 

Zelf werk ik met een ander ordernummer dan factuurnummer, het ordernummer is het nummer waaronder ik met de klanten communiceer over de status e.d.

Ik genereer een uniek en netjes oplopend factuurnummer op het moment dat een bestelling volledig is verwerkt inclusief betaling. Het factuurnummer gebruik ik puur boekhoudkundig, en loopt netjes op volgorde. In de boekhouding noteer ik ook het ordernummer die bij deze bestelling hoort, zodat alles altijd aan de hand van dat nummer terug is te vinden.

 

Op de facturen naar de klant staan ook altijd beide nummers vermeld.

Ik heb nooit vragen hierover.

 

Zelf print ik de facturen e.d. altijd gewoon uit, maar of dat wettelijk gezien ook nodig is weet ik niet.

Waarschijnlijk is het digitaal bewaren ook wel goed.

 

Karen

[ijsselg]

Karen, bedankt voor je reactie. Of het handig is...

 

Mijn factuur sheet bevat (natuurlijk niet zichtbaar op de print) een lijst met al mijn produkten met verkoopprijs. Ik knip en plak vanuit mijn webshop vijf regels naar de excelsheet, t.w. naam, adres, woonplaats, emailadres en ordernummer in mijn factuursheet. Klik op het uitklapmenu, kies het gekochte product, prijs komt er automatisch bij, btw berekening etc. ook automatisch, dan opslaan onder het ordernummer. Als order betaald is print ik deze factuur.

 

Kan het handiger?? Heb je misschien tips?

 

[renep]

Bovenaan de factuur staat dan bijvoorbeeld dit: FACTUURNR. WEB-2009-034. De 034 is een oplopend nummer. Dit nummer is dus steeds gelijk aan het nummer van mijn orders. Dat is wel zo gemakkelijk en zo duidelijk voor mij en de klant.

 

Nu wil het echter wel eens gebeuren dat een klant twee keer een bestelling plaatst waarvan er één geannuleerd mag worden. Van beide orders maak ik een factuur die ik bewaar. De ene is verzonden, de andere geannuleerd. Zo heb ik een qua nummering aansluitende reeks facturen, ze zijn echter niet allemaal verzonden. MAG DIT ZO?

 

Dat lijkt me niet. Je wordt geacht de facturen die je uitreikt doorlopend te nummeren (dat staat los van orders doorlopend nummeren), en facturen waarvan de order wordt geannuleerd te crediteren (dat wil zeggen: een extra factuur uitreiken met negatief bedrag). Zodoende kunnen factuurnummers en ordernummers nu eenaal niet synchroon blijven lopen, daar moet je je administratie gewoon op inrichten.

[ijsselg]

Tja, wat is nu juist..???

 

Op de site van de belastingdienst staat dit "De transactiegegevens moeten controleerbaar zijn.

De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daaraan gekoppeld zijn (zoals tijdstip en nummering) moet binnen uw administratie zijn te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controlespoor). Zo moet u bijvoorbeeld gebruikmaken van een doorlopende nummering. Met een doorlopende nummering (alle transacties staan in een ononderbroken volgorde) kan worden vastgesteld of er één transactie ontbreekt en kunnen transacties makkelijk worden teruggevonden. Bijzondere registraties, zoals het corrigeren van transacties die al geregistreerd staan, het opleiden van personeel (“trainingsstand”), “geldlade open zonder verkopen” en het inloggen van personeel worden vastgelegd en bewaard."

 

Je zou toch niet denken dat het hier gaat om uitgereikte facturen? OF wel.. Weet iemand een duidelijker tekst van de belastingdienst???

[renep]

Tja, wat is nu juist..???

 

Misschien heeft Karen gelijk :)

 

"Er hoeven geen separate nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur die wel is voorbereid maar in laatste instantie niet wordt uitgereikt, buiten de reeks te kunnen houden. Wel moet de beslissing om uiteindelijk de factuur niet uit te reiken, kunnen blijven worden gevolgd, met andere woorden de “audit trail” moet niet doorbroken worden." (besluit van de directeur-generaal Belastingdienst d.d. 12 augustus 2004, nr. CPP2004/1537M)

 

Dat roept nog wel de vragen op wat precies met "de enkele" bedoeld wordt en of in jouw geval het niet-uitreiken kan worden gevolgd.

 

De tekst die jij van de site van de belastingdienst citeert gaat over kassasystemen en niet over het uitreiken van facturen, lijkt me.

[Joost Rietveld]

Kom mensen, zo moeilijk is het niet: gewoon een creditfactuur sturen!

 

De zin van de doorlopende nummering is dat de fiscus kan controleren of er facturen opgemaakt zijn, waarvan de betaling niet uit de administratie volgt. Dat impliceert nl. zwarte omzet. Ze veronderstellen dan fraude omdat de betaling van een wel opgemaakte factuur niet als omzet verantwoord is. Dan stellen dat het om een geannuleerde order gaat, is niet een sterk argument.

 

(@Karen, bankafschriften naast de facturen leggen is dus niet voldoende).

 

Andersom: als je een factuur gewoon verwijderd uit de admin, dan loopt de nummering niet door en is het vermoeden van zwarte omzet nog sterker.

 

Als X een order annuleert en het factuurnummer was 2009/016, dan stuur je gewoon een creditnota met factuurnummer 2009/0?? (welk nummer dan aan de beurt is) waarop je aangeeft dat het om een creditering gaat van notanummer 2009/016.

 

Zo loopt de nummering door en heb je meteen bewijs waarom factuur 2009/016 niet betaald is.

 

Groet en factureerse

Joost

 

 

[Maarten]

Wat een gedoe om zo iets simpels. Je kan toch gewoon een oplopend nummer hanteren voor de facturen die je wel verstuurd, en het ordernummer daarnaast ook op de factuur afdrukken? Het is zover ik weet heel gebruikelijk om zowel ordernummers als factuurnummers op een factuur te zetten, zelfs de grote webshops als Bol doen dat.

 

Creditfacturen moet je alleen gaan sturen als je de factuur gestuurd hebt.

[Joost Rietveld]

is ook een oplossing.

 

Overigens ga ik er vanuit dat TS idd alle facturen verstuurt, dus ook voor gecancelde orders.

 

Groet

Joost

[ijsselg]

Bedankt voor jullie reacties. Maar het gaat om niet verstuurde facturen. Een klant doet een bestelling, ik maak digitaal een order en factuur klaar. Die liggen klaar tot de klant betaald heeft, dan wordt pakketje verzonden plus factuur. Op de factuur staat dan het ordernummer gelijk aan factuurnummer. Zo liggen er een stuk of wat te wachten op betaling. Ondertussen reageert iemand een tijd niet meer en laat dan weten dat er geannuleerd mag worden. Zo heb ik een niet verzonden factuur. Ik heb 'em dus wel in mijn digitale administratie, en ik heb er een geprinte order bij die geannuleerd is.

 

 

[renep]

Bedankt voor jullie reacties. Maar het gaat om niet verstuurde facturen.

 

Dat verandert niks aan de antwoorden, want de fiscus kan bij een controle achteraf niet zien welke facturen wel en niet verstuurd zijn. Bovendien zul je ook in andere gevallen wel eens een creditfactuur moeten sturen, waardoor ordernummer en factuurnummer niet gelijk blijven. Laat dat idee gewoon los en doe wat vrijwel iedereen doet: aparte nummering voor orders en facturen, geannuleerde orders crediteren.