Hoe moeilijk is het structuren van info op een Wiki ?

[Ewout Wolff]

Goedenavond allemaal.

 

Misschien is deze vraag hier niet helemaal goed. Maar naar mijn ervaring zijn het toch de innovatieve IT-ers die zelf het meest experimenteren met de nieuwe ontwikkelingen, zoals Wiki's.

 

Ik heb begrepen dat het technisch opzetten van een Wiki geen probleem is.

 

Daarom ben ik vooral benieuwd of mensen hier ervaring hebben met het starten van een Wiki. Op het internet, op een intranet. Wat zijn de geleerde lessen, wat moet je wel.niet doen, hoe makkelijk is het om te modereren, hoe snel gaan mensen hun kennis/info erop plaatsen, etc.

 

Thanks !

[Nico Schouten]

Anderhalf jaar geleden heb ik op twee sites waar ik als projectmanager bij betrokken was wiki's toe laten voegen. De ervaringen zijn wisselend, ik zal proberen e.e.a. een beetje toe te lichten.

 

De site die toen ontwikkeld is had en heeft als doelstelling zoveel mogelijk kennis met elkaar te kunnen delen. Het cms was al zo ingericht dat we voor elk site-onderdeel één of meerdere beheerders aan kunnen stellen. Aangezien het om sitecontent gaat waar we toch wel een beetje controle willen hebben op wie er wat plaatst leek dit ons voor de site de beste oplossing.

Daarnaast hebben we een wiki geïnstalleerd.

 

Een wiki zie ik vooral als een werksite, een onderdeel dat voortdurend under construction is maar onderhand steeds verder uitgebreid word. Anders dan de site waarvan ik vind dat er inhoudelijke en goed leesbare artikels op moeten staan zie ik de wiki meer als een kladblok+.

 

Een van deze wiki's is ingezet op een site waar enkele patientenverenigingen zich verenigd hebben.

Naast informatie op site leek het ons een goed idee om ook de wiki te vullen met informatie over de verschillende aandoeningen, natuurlijk in de wiki stijl. Dat betekend naar mijn mening dat je gewoon een artikel kunt schrijven zonder echt rekening hoeven houden met de verschillende kennisniveau's van de lezers. Bij elk moeilijk woord of begrip kun je een link plaatsen naar uitleg over het woord of begrip.

Het mooie is dat iedereen zelf een bijdrage kan leveren en ook bestaande onderwerpen naar believen verder uit kan diepen.

Die mogelijkheid brengt mij naar de volgende functie die een wiki voor een organisatie kan vervullen.

In organisaties wordt veel met gedeelde documenten gewerkt waar meerdere mensen aan werken of inzicht in willen hebben. Nu gaan dit soort documenten vaak via mail heen en weer of staan ergens op een server waar niet idereen die er aan werkt altijd toegang toe heeft.

Daarom hebben we de individuele verenigingen aangespoord om ook zaken als notulen van vergaderingen, draaiboeken van evenementen, contactpersonenlijsten, gemaakte afspraken met leveranciers de in de wiki in te voeren. We moedigen mensen aan draaiboeken van evenementen en andere wielen die je niet steeds opnieuw uit moet willen vinden zoveel mogelijk met elkaar te delen via de wiki.

 

Omdat de wiki in principe vanaf elk internetaccespoint te bereiken is zijn je documenten voor iedereen die daarvoor de rechten heeft toegankelijk. Iets wat naar mijn idee het werken aan de wiki bevordert boven een systeem waarbij er ergens op een server wat mapjes met wat documenten staan. Een wiki is een groot werkdocument waar je, mits je er goed over nadenkt, over een structuur beschikt waar je makkelijk door heen kan bladeren.

 

En daarmee kom ik gelijk op een tweetal punten die naar mijn idee noodzakelijk zijn voor het ten volle benutten van de wiki.

 

Een van de redenen waarom het momenteel nog niet storm loopt op de wiki bij de verenigingen is dat mensen nog altijd een zekere pc-fobie hebben. Zeker als het gaat om het aanpassen van een document hebben veel mensen, vooral die met minder ervaring, nog altijd een zekere angst onherstelbare schade aan te richten aan het systeem. Die angst weerhoud ze er toch van om actief deel te nemen aan het gezamenlijk uitbouwen van de wiki.

Wil je mensen echt enthousiast maken voor een dergelijk systeem dan zul je ze ook moeten leren omgaan met het systeem zodat ze niet alleen vaardig worden in het gebruik maar tevens in gaan zien dat ze niet zo snel iets helemaal verkeerd kunnen doen.

 

Een ander punt is dat je van te voren goed na moet denken over hoe je structuur wil geven aan de inhoud van de wiki.

Voor algemene onderwerpen maakt dat denk ik niet zo heel veel uit, maar zodra je het gaat hebben over procedures of protcollen, zodra het gaat over bestuursvergaderingen waarvan zowel agenda alsnotulen geadministreerd gaan worden in de wiki dan denk ik dat het wel handig is als je daar eerst even over nadenkt, anders heb je voor je het weet een onoverzichtelijke reeks links op je homepage staan zonder diepte.

 

Zelf zie ik heel veel voordelen voor bedrijven en instellingen om een eigen bedrijfswiki te ontikkelen waar allerlei informatie in staat. Als je alleen al ziet hoeveel extra manuren het in bedrijven kost als de man of vrouw die de verzendingen normaal doet een keer een dag niet aanwezig is. Een administrateur die er enkele dagen niet is en mensen zich ineens afvragen wat ze precies aan een leverancier voor gegevens moeten verstrekken om een bestelling goed af te handelen.

Technische diensten die er een complete onderhoudshistorie van machines in kunnen opslaan, werkinstructies voor die werkzaamheden die maar enkele keren per jaar voorkomen, enz enz.

 

Maar ook hier geldt weer, denk van te voren goed na hoe je zoiets gaat opzetten en beheren.

Zelf ben ik nu voor een Europees platform bezig met een contentplan voor de wiki die we ook in deze site gaan gebruiken.. Over enkele maanden hebben we tegelijk met de launch een bijeenkomst waar de beheerders van de nationale sites instructie gaan krijgen over het gebruik en onderhoud van de site inclusief alle onderdelen van de site. Uiteraard kunnen ze die info naderhand in de wiki terugvinden.

 

 

Zelf gebruik ik nu een van deze wiki's om projecten verder uit te werken, Ik heb nu besloten om ook een wiki op mijn thuisserver te installeren omdat ik die info liever helemaal in eigen beheer heb.

 

[Ewout Wolff]

Nico, maar 1 woord : wow. Thanks. Ik ga nadenken over wat je hebt geschreven.

[Nico Schouten]

Nico, maar 1 woord : wow. Thanks. Ik ga nadenken over wat je hebt geschreven.

 

Graag gedaan, ik ben wel benieuwd wat jouw kijk is op een wiki en de gebruikersmogelijkheden.

 

[Ewout Wolff]

Uiteraard.

 

Ik ben aan het kijken naar verschilende functies. Gemeenschappelijk : Kennisuitwisseling & vastleggen van Kennis.

 

Om met 1 te beginnen: een intranet binnen een bedrijf. Nu vind ik veel van die sytemen vreselijk ingewikkeld, volkomen gesloten en in het geheel niet gericht op samenwerking. Een ingewikkeld schoolbord, daar lijkt het nog het meest op.

Ik hou van het internet vanwege de eenvoud, openheid en simpelheid. Als je dan wilt samenwerken, dan zijn de huidige systemen hopeloos verouderd. Ik kijk dan naar een Wiki als eenvoudig systeem voor uitwisseling & vastleggen van de broodnodige kennis.

 

Een andere is het internet.

 

Blogs, forums en communities zijn goed in het generen van enorme bakken aan ervaringen, kennis en informatie. Waar ze domweg vreselijk slecht in zijn, is het vastleggen van relvante & waardevolle kennis. Ik begrijp niet waarom bedrijven geen standaard wiki gebruiken op hun site.

 

En ja, voor de goede lezer : ik ben al tijden bezig om te kijken hoe we de goede info van Higherlevel, die tijdloze waarde heeft, kunnen filteren en beschikbaar maken voor de community. FAQ's zoals bij Innovatie en Commercie en Marketing zijn al redelijk, maar zijn erg lastig bij te houden. En zijn bovendien het werk van 1 of 2 mensen. Zou het niet prachtig zijn als iedereen tijdloze info kan plaatsen (en terugvinden!!) op een wiki en daarnaast over recente dingen, specifieke vragen of ontbrekende onderwerpen kan discussieren op HL.nl ? Volgens mij zou het een enorme stap voorwaarts zijn voor ons forum. Maar ik hoor graag of Wiki het goede tool is en/of dit voor HL geschikt kan zijn.

[Cloud]

Hallo,

Al enige tijd ben ik bezig met het verzamelen van kennis m.b.t. het gebruik van wiki's binnen de bedrijfsmuren, de voordelen, valkuilen en beheerproblematiek die zich hierbij voordoet. Daarom lever ik hier graag een bijdrage in de discussie.

 

Ik ben van mening dat er een groot verschil is tussen openbare- en bedrijfswiki's. Dit alles heeft te maken met het grote cultuurverschil tussen internetgebruikers waar kennis delen de basis voor vormt en organisaties waar kennis macht betekend. De verzendingen-man en de administrateur uit het voorbeeld van Nico vinden het immers juist erg prettig dat ze niet gemist kunnen worden!

 

Om een wiki binnen een organisatie succesvol te laten zijn, zal je je mijn inziens daarom moeten focussen op een cultuurverandering waarbij kennisdeling beloond wordt. Anders zal de wiki al vrij snel na de introductie een tanend bestaan gaan leiden. Wellicht is het een idee om een maandelijkse incentive in het vooruitzicht te stellen voor de medewerker met de meeste bijdragen. De statistieken hiervoor dienen via de wiki-software opgevraagd te kunnen worden.

 

Om medewerkers betrokken te houden, is het belangrijk om het abonnementsysteem op pagina's (via email alerts en/of rss feeds) onder de aandacht van de gebruikers te brengen, ze hier goed over te instrueren en het gebruik van deze tools regelmatig te monitoren. De gewoonte om een handmatige email rond sturen nadat een pagina is aangepast, dient zo snel mogelijk uitgebannen te worden.

 

Geef de gebruikers in het begin alleen een minimale instructie en laat hun kennis groeien door een pagina met wiki gebruikers-tips aan te maken en regelmatig te updaten. Op een gegeven moment gaan gebruikers zelf tips toevoegen waardoor je ook een goed beeld krijgt van van het niveau van de "volwassenheid" van de wikigebruikers.

 

Ik ben het er mee eens dat een wiki gestructureerd dient te worden maar ik vind dat deze ontwikkeling organisch moet plaats vinden. Dus niet vooraf al allerlei structuren met lege pagina's aanmaken maar achteraf modereren en herstructureren. Niets is immers zo frustrerend dan steeds weer lege pagina's tegen te komen en het remt het gebruik van de wiki enorm af. Het zou mij bovendien niet verbazen als de wiki na bijvoorbeeld een jaar intensief gebruik de ideale organisatiestructuur weer geeft waarbij ook alle informele informatiestromen in beeld zijn gebracht. Dit soort analyses van een wiki kan zeer waardevol zijn en helpen bij het overtuigen van het nut van een wiki bij het management.

 

Over de rechten en plichten van wiki-moderators dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden. Enthousiaste gebruikers met veel eigen bijdragen dienen niet gefrustreerd te worden doordat de moderator regelmatig de structuur zonder overleg aanpast. De wiki-software dient ook over tools te beschikken waarmee gebroken links snel kunnen worden opgespoord en hersteld. Als door de moderators pagina's worden verplaatst, dienen de links die naar deze pagina's verwijzen automatisch aangepast te worden. Dit lijkt wellicht een opendeur maar ik heb al heel wat ellende zien ontstaan door "re-organisaties" van wiki's.

 

Een belangrijk punt van aandacht is ook de actualiteit van de informatie te waarborgen. Dit probleem is door Ewout ook al zijdelings aangehaald, namelijk het feit dat veel informatie niet tijdloos is. Openbare wiki's worden vaak door duizenden mensen bekeken en bijgehouden waardoor er een natuurlijk actualisatie proces ontstaat. Bij een bedrijfswiki zijn er vaak maar enkele personen die kunnen beoordelen of de informatie nog up-to-date is. Een mogelijke oplossing is om de "starter" van een pagina per nader vast te stellen periode de pagina te laten reviewen en deze reviewdatum op de pagina te registreren.

 

Over de beveiliging van een bedrijfswiki dient vooraf erg goed nagedacht te worden. Enerzijds wil je zo weinig mogelijk drempels voor de gebruikers opwerpen maar anderzijds wil je ook niet dat de bedrijfsgeheimen op straat komen te liggen.

 

Een wiki is een goede tool om kennis die verborgen zit in het HL forum te ontsluiten. Ik ken een voorbeeld van een opensource software bedrijf die de zelfde problematiek heeft en gestart is met het gestructureerd vast leggen van kennis door in een wiki pagina's aan te maken en daar alle links op te verzamelen over een specifiek onderwerp dat in verschillen forum-threads behandeld wordt. Het is wel veel werk en het blijft lastig om de pagina's in de tijd up-to-date te houden, vooral als er weer een nieuwe versie van de software is uitgekomen, maar het is een goed instrument om de in de jaren verzamelde informatie gestructureerd te ontsluiten.

 

Ik eindig met waarmee ik begonnen ben en dat is het belang van de cultuuromslag. Een bedrijfswiki is ten dode opgeschreven als niet binnen alle lagen van de organisatie het belang van het vastleggen van kennis wordt ingezien en gepromoot, Dat betekend ook dat er budget vrij gemaakt moet worden . Niet voor de software want er zijn verschillende opensource pakketten gratis verkrijgbaar (Valkuil!). Wel voor een deugdelijk implementatie , een goede interne promotie, het beheer en last but not least het motiveren en vrijmaken van medewerkers om de wiki te vullen.

 

Niek.

 

 

 

 

 

 

[Ewout Wolff]

Hai Niek,

 

Sorry dat ik niet eerder gereageerd heb : normaal krijg ik daar een email van, maar deze is blijkbaar door de mazen van het net geglipt.

 

Erg leuk en goed wat je schrijft, dank je. En ik kan mij zeer goed voorstellen met wat voor bedrijf je in je hoofd had, toen je je adviezen opschreef. Erg goed.

 

Wat mij steeds meer opvalt, is dat er een generatie gebruikers is opgestaan, die delen van kennis niet zo moeilijk meer vindt. Die ervaring heeft met Wikipedia en dit als een organische en logische manier van ordenen/verzamelen van info beschouwt.

 

Wat je schrijft over de hoeveelheid werk die het kost om goede kennis te verzamelen: ja, dat klopt. Maar ik denk dat bijv. hier op HL veel mensen zijn, die graag willen meewerken op hun vakgebied. Dus dat wordt al wat lichter werk. Daarnaast heb ik een paar jaar geleden een FAQ van Marketing & Communicatie gemaakt en daarbij viel op dat : het enorm zwaar werk was, omdat een HL-post niet geschikt is al makkelijk te wijzigen/aanpassen tekst. Bovendien is het 1 post met veel moois erin. Maar het blijkt (ondanks de populairiteit) makkelijk over het hoofd te zien zijn.

 

Ik wil liefst niet links maken naar discussies/posts waar mooie woorden gezegd zijn : neen, ik wil echt destilleren, opschrijven. Ik wil wel graag vermelden welk lid iets heeft gezegd, maar daar blijft het bij. Anders moet een lezer heen en weer switchen tussen de wiki en het forum en dat is niet alleen verwarrend - het is ook een gruwelijk slechte user experience.

 

Waarom het toch de moeite waard is dit te doen ?

 

Omdat onze kennis nu verspreid wordt op 2 manieren : 1. de mensen die hier aanwezig zijn 2. de zoekfunctie. En ik wil dat de mensen ontlast worden en de zoekfunctie echt gebruikt wordt voor de hardcore vragen, niet voor generieke informatie. Verder weet ik dat er in de tussentijd enorme bakken met kennis ontwikkeld zijn, die je nergens anders op het internet kan vinden. Die wil ik naar boven halen en tonen aan de wereld. Dat Google dat ook heel fijn zal vinden : alleen maar op de koop toegenomen en fijn voor de mensen die in deze Wiki vaak genoemd worden.

 

Het levert het internet en HL ook een laagdrempelige bron van zakelijke informatie op, die een makkelijke plaats is om naar te verwijzen. Dan kunnen we bijv. ook verschillende soorten leden met verschillende ervaringen beter bedienen naar hun behoeften : newbies willen graag niet alleen concreet antwoord, maar liefst ook een context van dit antwoord. En dan ook een verwijzing bijv. naar een nog breder kennisgebied, waar hier meer over wordt gezegd.

 

Gevorderden weten al veel meer en zijn geinteresseerd in mensen met bredere/diepere ervaring en willen dan niet gestoord worden door verwijzigingen/suggesties voor kennis, die zij al lang hebben.

 

Daarnaast kan de Wiki ook zo gestructureerd worden, dat bepaalde groepen gebruikers specifieke informatie vinden, voor hun behoeftes : denk aan een pagina : wat je moet doen als je een bedrijf start. Wat als je bedrijf 5 jaar bestaat. Wat doe je als je je bedrijf gaat verkopen. Hoe ga je om met capital venture mensen, etc,etc.

 

De kennis kan je dus op verschillende manieren relevant maken : nu is die maar op 1 manier te lezen.

 

Kortom: ik geloof er wel in. Nu Jeroen en de andere mods nog overtuigen en we kunnen gaan.

 

(nu ik erover nadenk : zo'n wiki zou je bijv. ook erg makkelijk kunnen vertalen.....opening naar het buitenland ? ) ;-)

[Mark]

Een tip uit ervaring: Wiki's werken niet binnen de bedrijfsmuren.

[Merkava]

Een tip uit ervaring: Wiki's werken niet binnen de bedrijfsmuren.

 

Omdat ............?

[Mark]

Waarom? Ik heb 10 jaar gewerkt als R&D Engineer met 35 man op een development afdeling. Er is drie maal een poging gedaan om Wiki te introduceren, nooit gelukt. Kost te veel tijd om te onderhouden en techneuten hebben de pest aan extra tekstwerk naast alle formele documentatie die je toch al moet schrijven.

[Ewout Wolff]

Mark, maar kwam dit door een technisch mankement of omdat mensen gewoon niet wilden? Wat was trouwens de reden om een Wiki te beginnen bij dat bedrijf ?

[djluc]

Het mooie aan wiki's is dat ze geen structuur hebben in principe (super flexibel). Het nadeel is dat je een hoop features gaat missen zodra je een flinkje hoeveelheid informatie hebt. Tenzij deze informatie echt zoals een encyclopedie gestructureerd is maar in de praktijk is dat niet zo. Je hebt vaak zaken met vele relaties die je wilt beschrijven. Dan loopt je als snel tegen de beperkingen aan.

[Merkava]

Je hebt vaak zaken met vele relaties die je wilt beschrijven. Dan loopt je als snel tegen de beperkingen aan.

 

Kun je daar een voorbeeld van geven Luc ?

[Ewout Wolff]

Ja, graag. Het leuke/mooie van een wiki lijkt mij nou net, dat je ongebreideld aan de slag ermee kan gaan. En als je over iets nieuws wilt schrijven, dat je dan gewoon op een nieuwe pagina aan de slag kan gaan.

[djluc]

Stel dat je bijvoorbeeld bepaalde projecten beschrijft. Dan wil je bij elk project een inleiding. In een relationeel systeem is het dan redelijk simpel om een extra eigenschap bijvoorbeeld toe te voegen of op elke pagina iets te wijzigen. In een wiki moet je voor elk ding elke pagina langs. Dat is niet lekker werken.

[Mark]

Mark, maar kwam dit door een technisch mankement of omdat mensen gewoon niet wilden? Wat was trouwens de reden om een Wiki te beginnen bij dat bedrijf ?

 

Ewout, de hoofdreden was om kennis en relevante informatie binnen de R&D groep met elkaar te gaan delen. Verder was het ook de bedoeling om de wiki te gaan gebruiken voor project gerelateerde zaken. Elk project bij ons duurt minimaal 1 jaar en meestal werken wij samen met onze VS collega's die hun rust nemen op het moment dat wij hier in Nederland bezig zijn. Op het moment dat je info nodig hebt om verder te kunnen werken en je collega ligt te slapen dan kan het heel vervelend zijn.

[Ewout Wolff]

Okay, ik probeer het mij allemaal voor te stellen. Maar dat is niet gemakkelijk : ik heb een kleine zaak en ik weet natuuurlijk waar overal alles te vinden is. Dat wordt moeilijker als je een enorme bak info zou maken, waar de structuur niet 1,2,3 duidelijk is.

 

Laten we Higherlevel als voorbeeld nemen :

 

Stel, we willen een Wiki maken met alle kennis die opgehoopt zit in Higherlevel van de afgelopen 7 jaar. Wat zou dan een logische structuur zijn ? De namen van de subfora? De leeftijd van een bedrijf (starter, <5 jaar, >10 jaar), de grootte van een bedrijf? ZZP, shop, MKB, grootbedrijf? Leg het mij uit, want ik wil het graag weten.

 

Dank.

[Minter]

Het is al eens gezegd een wiki heeft eigenlijk geen structuur, de enige structuur is de interne verwijzingen binnen de pagina's

 

Kennis deling binnen bedrijfsmuren is een lastig iets... Vooral voor mensen die een hekel hebben aan het schrijven..

 

Ik denk als er binnen de organisatie 1 of 2 man hier fanatiek mee bezig gaan uiteindelijk de rest wel volgt..

 

Hoe deze informatie gedeeld wordt is van ondergeschikt belang.. Blog, fora, wiki of intranet het maakt allemaal niet zo heel veel uit, als gebruikers de paden maar weten te vinden.