Dubbel boekhouden op een computer is onzinnig!

[bertjan]

Veel startende ondernemers weten heel goed wat hun inkomsten zijn en wat hun uitgaven. Ze weten vaak welke kosten mogen worden afgetrokken van de winst (zakelijke uitgaven ten behoeve van de onderneming) en welke niet (privé-boodschappen bij de supermarkt gepint met de zakelijke rekening).

 

Maar dan moet e.e.a. worden bijgehouden in een ordentelijke boekhouding. En dan vertelt de boekhouder dat de boekhouding met debet en credit in balans moet zijn. Nu haakt de ondernemer af. Debet en credit? Journaalposten? Waarom zo ingewikkeld? Ik weet toch wat mijn inkomsten en uitgaven zijn?

 

Waar komt het dubbel boekhouden met debet en credit vandaan?

 

Naar verluid heeft de briljante wiskundige Luca Pacioli dit in de 15e eeuw bedacht. De gedachte is simpel: je voert elk bedrag twee keer in. Als er ergens geld bijkomt (debet) dan gaat het ergens anders van af (credit). Als je iets koopt, worden je bezittingen meer en je bankrekening minder.

 

Toen er nog geen computers bestonden, werden bedragen handmatig opgeschreven en overgeschreven. Een simpele aanschaf van een machine voor 1000 euro werd diverse keren overgeschreven. Het saldo werd met 1000 euro verlaagd en daarna moest de BTW eruit gehaald worden en het resterende deel als kosten worden opgeschreven. En dat van dagboek naar journaalpost en opnieuw naar grootboek.

 

Dit handmatige overschrijfwerk voor een enkele aanschaf van 1000 euro was natuurlijk foutgevoelig. Maar als je alles twee keer doet (debet en credit) en vergelijkt aan het einde van de dag (of jaar) of debet en credit gelijk zijn, dan heb je waarschijnlijk geen fouten gemaakt. Wanneer debet en credit niet gelijk of 'in balans' waren, had je dus ergens een foutje gemaakt en kon je gaan uitzoeken waar.

 

Alles twee keer administreren had dus het grote voordeel dat je snel kon controleren of je alle bedragen enigszins netjes had overgeschreven. Dat was in die tijd met handmatige overschrijvingen geen overbodige luxe. Toch was deze controle beperkt. Wat nu als je zowel debet als credit het verkeerde BTW-bedrag had opgeschreven. Dan was de boekhouding nog steeds netjes in balans maar wel fout.

 

Toen kwam de computer

 

Een geweldige uitvinding die het mogelijk maakt om niets meer over te hoeven schrijven. Je voert één keer 1000 euro in en de computer berekent de BTW en zet alles netjes op een rij: saldo zus, BTW en V&W zo.

 

Computers slaan gegevens veelal op in databases ofwel gegevensbestanden. Afhankelijk van de vraag van de gebruiker worden de gegevens uit de database gelezen zonder deze te veranderen of over te schrijven. Gegevens in databases worden veelal gelezen met SQL-queries. Met SQL-queries kunnen de meest complexe vergelijkingen, totalen, verschillen, lijsten en overzichten worden gemaakt. Allemaal op basis van enkelvoudig opgeslagen gegevens. Sterker nog, hoe minder gegevens dubbel worden opgeslagen in een database, hoe beter het ontwerp.

 

Als de computer niets meer overschrijft maar simpelweg enkelvoudig opslaat, wat is dan nog de zin van alles twee keer doen? Die zin is er niet.

 

Dubbel boekhouden op een computer is onzinnig.

 

Maar dat gaat natuurlijk zomaar niet. In die 500 jaar sinds Pacioli hebben vele deskundige boekhouders zich de kunst van het dubbel boekhouden eigen gemaakt en deze werkwijze tot norm verheven. Er worden nog steeds klassen vol boekhouders opgeleid in het dubbel boekhouden maar er zijn er maar weinig die zich afvragen of dat nog wel nodig is. De vorm is belangrijker geworden dan het doel.

 

Toen de eerste boekhoudpakketten voor de computer werden geschreven, gaven de boekhouders aan dat alles twee keer moest. Debet en credit. Daar was geen discussie over mogelijk. Zo doen wij dat al jaren. Gezien de kracht van databases was dit een onzinnig uitgangspunt. Nu waren de programmeurs ook niet gek en sommigen van hen bedachten een list om zowel de voordelen van een database te combineren met de wens van de boekhouder om alle bedragen dubbel te zien.

 

Ze deden alsof het bedrag twee keer was ingevoerd! Het stond maar een keer in de database maar werd vervolgens twee keer getoond om de boekhouder tevreden te houden.

 

Wie houdt nou wie voor de gek?

 

Er zijn veel voorvechters van het dubbel boekhouden. Veelal speelt traditie hierbij een rol. Er valt natuurlijk ook een goede boterham te verdienen aan dit onnodig ingewikkelde proces want de kleine ondernemer snapt het al snel niet meer. Er zijn zelfs voorstanders die claimen dat het onmogelijk is een goede boekhouding bij te houden zonder debet en credit. Leuker kunnen we en niet maken en zeker niet makkelijker.

 

We leven in de 21e eeuw en de computer maakt deel uit van bijna alles wat we doen. Waarom zouden we dan niet kijken op welke manier de computer ons kan helpen onze inkomsten en uitgaven op een makkelijke en goede manier bij te houden? Waarom zouden we dan niet kritisch kijken naar die werkmethoden die niet langer nodig zijn?

 

De ondernemers willen dit wel. Boekhouders hebben daar vaak moeite mee.

[Jeroen Bakker]

Interessante openingspost bertjan. Uiteraard een kopie van wat ook op jullie site staat, maar toch wel interessant om eens over na te denken.

 

Is een boekhouding met twee kanten niet dé manier om snel inzage te hebben in je inkomsten en uitgaven, je plussen en minnen van je bedrijf? M.a.w. het is puur een represenatiekeuze voor wat betreft de boekhouding. Daadwerkelijk dubbel invoeren is met een beetje een goed boekhoudprogramma al lang niet meer aan de orde, maar het idee van links en rechts heeft voor het snel kunnen interpreteren van gegevens wel toegevoegde waarde.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Bertjan, welkom op het forum.

 

Ik begrijp je punt helemaal! Het heeft lang geduurd voor ik ook het hele boekhoudkundig systeem begreep. En eerlijk gezegd, we zijn nog steeds geen vrienden. Maar je hebt nu het probleem aangekaart..... heb je ook de oplossing?

[bertjan]

Dankjewel Jeroen,

 

Als je eenvoudig weg wilt weten wat je hebt verdient, trek je de (verwachtte) uitgaven af van de (verwachtte) inkomsten. Dit heeft niets met dubbel boekhouden te maken.

 

Vaak denken we dat dubbel boekhouden de enige manier is om inzicht te krijgen.

[bertjan]

Hallo Ruben,

 

Ik heb mijn boekhouding jaren in Excel gedaan. Enkelvoudig uiteraard en kwam toen tot de conclusie dat dit prima werkt.

[StevenK]

Dankjewel Jeroen,

 

Als je eenvoudig weg wilt weten wat je hebt verdient, trek je de (verwachtte) uitgaven af van de (verwachtte) inkomsten. Dit heeft niets met dubbel boekhouden te maken.

 

Vaak denken we dat dubbel boekhouden de enige manier is om inzicht te krijgen.

En wat doe je dan om zowel een overzicht van de opbouw van kosten en opbrensten te hebben, als van bezittingen en schulden? Ga je dan van al die dingen aparte lijstjes bijhouden ofzo? Of stop je dan alles op briefjes in een schoenendoos, waar je dan op één doos schrijft 'bezittingen', één met 'schulden' etc?

 

Die computer die je noemt is heel handig, dat klopt: de computer accepteert jouw enkelvoudige invoer, bijvoorbeeld met factuur of betalingsinformatie, en boekt dat automatisch in een door jou afgewezen dubbelboekhoudsysteem.

[bertjan]

Hallo StevenK,

 

Je kunt met een database allerlei gegevens opslaan en ordenen. Het gaat hier over de noodzaak om het dubbel te doen.

 

Het debet en credit-paradigma zit zo vast ons denken dat we ons maar moeilijk kunnen voorstellen dat er ook op een andere, simpelere manier kan worden gewerkt.

 

Het is dus heel goed mogelijk een boekhoudprogramma te maken op basis van een database en SQL-queries die werkelijk alle overzichten van balans tot resultatenrekening kan genereren.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Beste bertjan,

 

Welkom op dit forum! Ik begrijp dat jouw bedrijf ook een (anderswerkend?) boekhoudpakket aanbiedt. Let er wel even op dat we enthousiaste ondernemers graag hier zien, maar dat we minder gecharmeerd zijn van mensen die hun diensten of producten aanprijzen.

 

Als je inhoudelijk bijdraagt aan dit forum (zoals de prikkelende openingspost) weten mensen je bedrijf snel te vinden ;D.

 

Tip: in je profiel kun je, als je wilt, een link opnemen naar je bedrijf.

 

Ik zie uit naar nog meer interessante bijdragen!

[bertjan]

Beste bertjan,

 

Welkom op dit forum! Ik begrijp dat jouw bedrijf ook een (anderswerkend?) boekhoudpakket aanbiedt. Let er wel even op dat we enthousiaste ondernemers graag hier zien, maar dat we minder gecharmeerd zijn van mensen die hun diensten of producten aanprijzen.

 

Als je inhoudelijk bijdraagt aan dit forum (zoals de prikkelende openingspost) weten mensen je bedrijf snel te vinden ;D.

 

Tip: in je profiel kun je, als je wilt, een link opnemen naar je bedrijf.

 

Ik zie uit naar nog meer interessante bijdragen!

 

 

Mijn stuk is primair bedoeld om een discussie op gang te brengen. Ik prijs op geen enkele manier een product aan, zelfs niet wanneer daar om wordt gevraagd.

[Henk de Greef]

beste Bertjan,

 

Het hele idee achter boekhouden is, dat als ik geld uitgeef, er iets tegenover moet staan, in de vorm van voorraad of kosten. aan de andere kant, dat als ik geld ontvang, er iets tegenover moet staan in de vorm van afname voorraad, of opbrengsten.

 

We noemen dat balans. Het blijkt een uitermate effectief middel om te kijken of de boekhouding "verantwoord" is. Ofwel of iedere euro die erin of eruit gaat, ergens goed voor geweest is.

 

Ik begrijp het verkoopargument met betrekking tot de dubbele boekhouding daarom niet zo goed, want dat is in de praktijk helemaal niet zo. Ik codeer een in- of verkoopfactuur zodanig, dat ik aan de balansrekening een tegenrekening heb, die de kosten of investeringen verantwoord. Maw: Waar ik mijn geld aan uitgeef of verdien. Als ik één van de handelingen weglaat, ben ik de controle over mijn poen kwijt en dat is het laatste wat ik zou willen. In de praktijk is het echter maar één boeking, want een beetje boekhoudpakket automatiseert het overgrote deel. (doet suggesties voor tegenrekeningen en met een muisclick is het voor elkaar)

 

Het gaat dus niet over de database, waaruit je dingen kunt genereren, maar meer over de handelingen die je moet doen om de database te vullen. Dat is namelijk je eerste controle om te kijken of de stukken die je boekt, wel conform de afspraken zijn, die je hebt gemaakt. Het heeft weinig te maken met een vastzitten in een paradigma, maar meer met willen weten waar je mee bezig bent.

 

Als ik het zo bekijk zit je zelf vast in het paradigma, waarin het slechts over het eindprodukt, de balans en w&v rekeningen gaat en vergeet je dat het proces juist toegevoegde waarde heeft. Boekhouden is een essentieel onderdeel van het ondernemen, dat veel stuurinformatie verschaft, die niet alleen uit de rapportages komt. (Knappe vent die die dingen kan lezen trouwens)

 

Misschien heb ik het verkeerd en heb je echt een revolutionair idee omtrent het vereenvoudigen van de boekhouding. Ik nodig je dan ook graag uit, om nader toe te lichten hoe dat werkt.

 

Henk de Greef

[StevenK]

Hallo StevenK,

 

Je kunt met een database allerlei gegevens opslaan en ordenen. Het gaat hier over de noodzaak om het dubbel te doen.

 

Het debet en credit-paradigma zit zo vast ons denken dat we ons maar moeilijk kunnen voorstellen dat er ook op een andere, simpelere manier kan worden gewerkt.

 

Het is dus heel goed mogelijk een boekhoudprogramma te maken op basis van een database en SQL-queries die werkelijk alle overzichten van balans tot resultatenrekening kan genereren.

imho is het voordeel juist dat al die verschillende informatie uiteindelijk geconsolideerd wordt in één dataset, namelijk het grootboek.

 

Als je dat niet doet, betekent dat dat wanneer op enig moment - bedoeld of onbedoeld - de onderliggende software die de database raadpleegt, wijzigt, je hele boekhouding anders is. Dat lijkt in strijd met het uitgangspunt dat de inhoud van de boekhouding vastgelegd moet zijn.

 

En het voordeel van automatiseren is dat een goed boekhoudprogramma de gebruiker niet zal vermoeien met het invoeren van dubbele gegevens, maar dat het in de backend wel uiteindelijk alle informatie in een solide grootboek invoert.

[Tekstflair]

Misschien hoeft het niet 'dubbel'. Ik spreek echter honderden ondernemers die eerst in Excel of iets dergelijks hun boekhouding hebben bijgehouden, maar zodra de zaak wat groter wordt er niet meer uitkomen.

Ik vind ook, dat als je een heel klein bedrijf hebt, je best in Excel kunt werken.

Dat dubbel boekhouden is trouwens niet voor niets uitgevonden. Je maakt met cijfers heel snel een foutje, en met dubbel boekhouden haal je het er zó uit. Juist met de pc.

En geloof me, ik ben geen fan van boekhouden, en zeker niet het dubbel boekhouden.

[bertjan]

beste Bertjan,

 

Het hele idee achter boekhouden is, dat als ik geld uitgeef, er iets tegenover moet staan, in de vorm van voorraad of kosten. aan de andere kant, dat als ik geld ontvang, er iets tegenover moet staan in de vorm van afname voorraad, of opbrengsten.

 

We noemen dat balans. Het blijkt een uitermate effectief middel om te kijken of de boekhouding "verantwoord" is. Ofwel of iedere euro die erin of eruit gaat, ergens goed voor geweest is.

 

Ik begrijp het verkoopargument met betrekking tot de dubbele boekhouding daarom niet zo goed, want dat is in de praktijk helemaal niet zo. Ik codeer een in- of verkoopfactuur zodanig, dat ik aan de balansrekening een tegenrekening heb, die de kosten of investeringen verantwoord. Maw: Waar ik mijn geld aan uitgeef of verdien. Als ik één van de handelingen weglaat, ben ik de controle over mijn poen kwijt en dat is het laatste wat ik zou willen. In de praktijk is het echter maar één boeking, want een beetje boekhoudpakket automatiseert het overgrote deel. (doet suggesties voor tegenrekeningen en met een muisclick is het voor elkaar)

 

Het gaat dus niet over de database, waaruit je dingen kunt genereren, maar meer over de handelingen die je moet doen om de database te vullen. Dat is namelijk je eerste controle om te kijken of de stukken die je boekt, wel conform de afspraken zijn, die je hebt gemaakt. Het heeft weinig te maken met een vastzitten in een paradigma, maar meer met willen weten waar je mee bezig bent.

 

Als ik het zo bekijk zit je zelf vast in het paradigma, waarin het slechts over het eindprodukt, de balans en w&v rekeningen gaat en vergeet je dat het proces juist toegevoegde waarde heeft. Boekhouden is een essentieel onderdeel van het ondernemen, dat veel stuurinformatie verschaft, die niet alleen uit de rapportages komt. (Knappe vent die die dingen kan lezen trouwens)

 

Misschien heb ik het verkeerd en heb je echt een revolutionair idee omtrent het vereenvoudigen van de boekhouding. Ik nodig je dan ook graag uit, om nader toe te lichten hoe dat werkt.

 

Henk de Greef

 

Ik pleit er niet voor om allerlei boekingen te doen zonder relatie met zaken als kostensoorten e.d. Ik hoor wel vaker als reactie op mijn stelling dat ik schijnbaar geen inzicht en orde zou kunnen of zelfs willen creëren.

 

Waarom zou ik niet willen weten waar mijn geld naartoe gaat? Dat wil ik ook graag weten. Ik heb daar echter geen dubbel boekhouden voor nodig. Waarom zou ik geen goede en volledige gegevens voor mijn IB-aangifte willen hebben? Natuurlijk heb ik deze. Maar niet op basis van dubbel boekhouden.

 

Ik heb een jaarrekening met een uitgewerkt traject van bruto omzet naar netto winst. Zonder dubbel boekhouden. Ik heb een balans met uitgewerkte activa en passiva. Zonder dubbel boekhouden.

 

In mijn paradigma zitten er geen fouten in dubbel boekhouden. Ik ben echter van mening dat de grootste groep van ondernemers in Nederland (de kleine ondernemers, ZZP-ers) geplaagd wordt met de misvatting dat boekhouden dubbel moet en ingewikkeld is. Daar gaat veel energie en ondernemerskracht verloren.

 

Men zegt dat we het de ondernemers in Nederland makkelijk willen maken. Ze mogen nu ook bijvoorbeeld digitaal factureren.

 

Maar ze mogen niet weten dat de achilleshiel van hun administratie veel simpeler kan dan ze denken. Dan kom je aan een taboe.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Dit topic gaat niet over ondernemen. Dit gaat zelfs niet over het voeren van de administratie. Dit topic gaat over wat topicstarter een unieke eigenschap vind van zijn eigen product. Topic starter wil geen discussie opstarten, topic starter wil deze unieke eigenschap tot in den treure verdedigen.

 

Daarom gaat deze op slot.