Automatiseren voor Starters

[wxanl]

Een van de meeste gemaakte fouten van beginnende ondernemers is het onderschatten van toekomstige kosten. Een van deze kosten posten is voor vrijwel elke ondernemer de automatisering. Uit ervaring weet ik dat de meeste startende ondernemers geen tijd, interesse of kennis hebben om hier over na te denken

 

Bij deze dus een paar aandachtspunten voor starters .

 

In een tijd waarin informatie behoefte en opslag de basis vormen van zowat elke administratie begrijpt elke ondernemer natuurlijk goed dat hij of zij niet zonder automatisering kan. En vaak eindigt het dan ermee dat de ondernemer een willekeurige computer winkel of elektronica keten binnenloopt en op basis van slecht advies en een goede prijs het eerste systeem koopt dat hem wordt aangeboden.

 

Vervolgens wordt de computer gebruikt voor e-mail , data opslag, downloaden, chatten, en het virtueel sociaal netwerken.

Het bedrijf groeit en nog steeds staat daar die ene computer die alles maar moet doen. Oh ja, externe opslag hebben we ook, dat heet USB schijf. Een backup maken we ook, op DVD…soms.

 

Wat nu als er een tweede werkplek bij moet komen ? Hoe delen wij al die informatie ?

Waar installeren wij dat nieuwe administratieve pakket ? Waarom werkt printen op de USB printer nou niet en waarom is er geen internet op de nieuwe PC ?

 

Pas op het moment dat er verandering komt in de IT situatie beseffen veel ondernemers dat zij zonder plan en zonder over de toekomst na te denken maar wat apparatuur en software hebben aangeschaft.

 

Er wordt een IT bedrijf ingeschakeld en de inventarisatie valt negatief uit. Alles moet weg, alles opnieuw. De facturen in Word moeten handmatig overgezet worden naar het nieuwe pakket.

De USB printer moet worden vervangen door een netwerk versie etc. etc.

 

Hoe voorkom je dit nou zonder gelijk te investeren in een complete infrastructuur ?

 

In eerste instantie is het belangrijk om gelijk vanaf het begin IT niet te zien als een kostenpost maar een mogelijkheid je bedrijf effectiever en efficiënter te besturen.

 

De volgende vragen kan jij je hierbij stellen:

 

1: Waar wil ik over 3 jaar zijn met mijn bedrijf ? Letterlijk dus, werk je dan nog van huis of heb je een kantoor ?

 

2: Blijf ik altijd alles alleen doen of bestaat er een reële kans dat ik iemand in dienst moet nemen of administratief werk moet uitbesteden ? Welke software gebruik je dan ? Wat gebruikt mijn accountant ?

 

3: Zijn er branche gerichte ICT oplossingen voor mijn sector en zo ja wat houden die in ?

 

Is het al te laat voor mijn bedrijf?

Nee, het is nooit te laat, maar het omzetten naar standaarden wordt moeilijker narmate een bedrijf langer op zijn eigen manier blijft werken. Vraag dus tijdig advies van andere ondernemers of schakel een IT bedrijf in.

 

Wat kan je eraan doen dan ?

Er zijn genoeg automatiseringsbedrijven die een gratis check aanbieden.

Zij komen je bedrijf gratis, meestal in een uur, bekijken en geven vervolgens advies hoe

Je het een en ander beter kan doen. Bel gerust een IT bedrijf op en vraag of zij die dienst aan bieden.

 

Ik wil mijn bedrijf starten, waar moet ik rekening mee houden ?

Denk niet in besparingen. Natuurlijk kan je facturen ook in Word maken, maar kan je accountant die inlezen in zijn pakket ? Oh, hij kan ze wel overtypen maar betaalde je nou niet per uur ?

 

Dataverlies = bedrijf failliet!

Wat doe je nou als je harde schijf crasht ? Alle emails weg, alle offertes, facturen, tekeningen … weg in een keer. Backup terug lezen ? Van wanneer is die ook alweer en is die ooit getest ? Het kan niet vaak genoeg gezegd worden. Regel een backup !!!

 

Laat het niet afhangen van de buurjongen die ook in computers doet !

Hij zal vast wel technische kennis hebben. Maar heeft hij ook kennis van ondernemen ? Van bedrijfsrisicos ?

Van Kantoor automatisering ? Van regelgeving en standaarden ?

 

Of heel kort gezegd.

Je gaat een huis bouwen. Zorg dat de fundering goed is ! (Iets wat je meestal ook niet zelf doet trouwens)

 

 

Wat zijn jullie ervaringen hiermee? Klinkt dit bekend of juist niet ?

 

[P.J.]

Tsja........

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Lekker basic, maar toch goed om weer eens in 1 bericht te zien. Vooral backups gaan te vaak mis, en er zijn vrijwel nooit noodscenario's (zeker bij hele kleine bedrijven en eenpitters).

[wxanl]

Lekker basic, maar toch goed om weer eens in 1 bericht te zien. Vooral backups gaan te vaak mis, en er zijn vrijwel nooit noodscenario's (zeker bij hele kleine bedrijven en eenpitters).

 

Inderdaad zijn het meestal ook de basics die vergeten worden. De fundering zoals gezegd. Er zijn natuurlijk zo veel meer punten die je kan noemen maar ik geloof dat het al voldoende is als je starters kan overhalen om zelf verder te denken dan "Media Markt" niveau :)

[ironny]

Een goed verhaal, snijdt zeker hout maar toch denk ik iets anders.

Je start voor jezelf.

Je maakt een plan en hieruit volgt een kostenplaatje.

 

Je budget blijkt niet toereikend. Volgens je plan heb je 5.000 nodig maar je krijgt er maar 3000. Alles geprobeerd, geen geldschieters. Dit is het.

Dan moet je keuzes maken.

Aan die keuzes zitten dus risico’s verbonden, maar je wil starten dus je moet wel. De dood of de gladiolen? Of zijn de risico’s te overzien?

 

Even plat. Ik word zelfstandig telemarketeer.

Wat heb ik nodig. Een telefoon, een computer, een server en een printer.

Een bureaustoel? Ach een eetkamerstoel is voorlopig goed. Een bureau? Ach wat houten planken op wat schragen.

Briefpapier laten drukken? Hoeft niet. Die paar brieven print ik wel uit.

Backup? Tja.. als mijn pc crasht maar ja… voor die paar bestandjes die ik er nu in heb staan. USB stick. Prima toch? Een voorwaarde, wel consequent doen.

Facturen… mooi excelbestandje gevonden. Facturen uitdraaien gaat gemakkelijk en geeft goede kwaliteit. En ja, we zijn startend dus de eerste maanden zijn dat niet zoveel factuurtjes.

Het gaat goed met de zaak. Paar leuke opdrachtgevers erbij en ja hoor er is wat geld over. Wederom maak je de calculatie. Wat heb je nu echt nodig. Een nieuw bureau? Mwah, die schragen zijn ook niet alles. En ook maar een nieuwe stoel want anders kan ik over een maand geen stap meer zetten. Of… toch maar investeren op automatisering?

 

Dus, zonder je verhaal te willen ontkrachten is toch elke situatie van elke ondernemer anders. En waar jij dan vindt dat je IT niet moet zien als een kostenpost is dat er in mijn ogen wel degelijk een.

Voor niets gaat de zon op. Alles kost geld en dan is het in mijn ogen alleen van groot belang om te weten wanneer je waarop moet beknibbelen en waarop. Dat kun je dus door de risico’s van wat je gaat doen en/of mee bezig bent, goed in kaart te brengen. Wel telkens in je achterhoofd of houden dat je in de groei van je bedrijf, deze risico’s groter worden en dus steeds meer moet gaan afdichten.

 

[Robbert12]

Ik zie niet in waarom je als starter allemaal onnodige dingen moet hebben als een USB-printertje ook gewoon werkt, de excel/word-facturen het trucje ook doen en een back-up via een externe harde schijf ook perfect werkt.

 

Tuurlijk als je bedrijf explosief groeit dan moet de IT-kant ook meegroeien, maar ik ben van mening dat het kapitaalvernietiging is om als startende ondernemer complete IT-infrastructuren aan te laten leggen waar een simpel pc'tje (desnoods van de media markt) met word met bijbehorende USB printer/back-up ook perfect werkt voor een fractie van de prijs.

 

Ik ben het met Ironny eens, je moet prioriteiten stellen. Met een kleine investering in een media markt pc met toebehoren heb je de IT-kant voor langere periode ruimschoots afgedekt naar mijn mening.

[wxanl]

Klopt ironny, elke ondernemer is anders. Elke situatie is anders. En ik zie je post zeker niet als afkraken maar als een eigen mening die iedereen mag hebben.

 

Natuurlijk heb je gelijk als je zegt dat je een calculatie moet maken en op de kosten moet letten. De belangrijke dingen eerst.

 

Voorbeeld backup op USB stick. Geniaal, werkt ook goed ... maar.

Je moet het inderdaad regelmatig doen. Niet vergeten. Hoe doe je dat dan ? Handmatig ? Of toch met een gratis verkrijgbaar backup programma die het automatisch doet ook al vergeet je het zelf ? Gebruik je dan twee sticks en heb je er een op een andere lokatie liggen ?

 

Mijn intentie is zeker niet om iedereen aan het IT shoppen te krijgen maar om net even wat verder te denken.

Uiteraard kan je facturen ook goed in excel maken, uitprinten en bij je accountant aanleveren. En voor veel bedrijven is ook niet meer nodig.

 

Maar een bedrijf wat bijvoorbeeld met voorraaden werkt gaat die vlieger niet lang op. Dan kan je beter 99,- euro in een goedkoop boekhoud pakket investeren. Dan heb je tenminste de basis functionaliteit en kan je in veel gevallen bestanden aanleven.

 

Reken maar eens je uurloon tegen de uren die je nodig hebt om een spreadsheet te maken die dat soort dingen doet ?

Dat is vast meer dan 99 euro :)

 

Nogmaals, je moet niet in kosten denken, maar in oplossingen. En die kunnen vaak ook gratis zijn :) Als je er maar aan denkt ben je al een stap verder.

 

 

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik lees het bericht van Wxanl vooral als: denk er in ieder geval over na! Als elke starter dat doet, is er al een hoop gewonnen.

 

Klakkeloos een simpel PCtje kan net zo fout zijn als een verschrikkelijk dure en overbodige IT infrastructuur. De ondernemer moet blijven nadenken, en vooral de backups niet vergeten ;).

 

Ik zie ook niet dat IT (vooral) een kostenpost is. Er is zoveel simpel te automatiseren, want handmatig veel tijd (en mogelijke fouten) kost, dat het zeker de moeite is eens er wat tijd voor uit te trekken, en met een goed IT bedrijf te praten.

 

En nee, ik heb geen IT bedrijf of ergens aandelen in zo'n bedrijf. ;)

[BE WANNE]

Op zich is het wel een onzinnige post aangezien dit aan dovemans oren is gericht.

 

Aan de andere kant wanneer je op dit forum leest blijkt dat vele gaan ondernemen zonder enige financiele buffer, dus ga je niet investeren in ICT, dit laat je over aan de buurjongen.

 

Het werkt dus is goed. Kan naar de aantal reply's op dit topic zegt ook al genoeg.

 

 

"ik mis hier de echte bedrijven"

[Henkei]

Ik denk dat het een punt van aandacht is bij het opstarten van een onderneming, maar het in wel onderneming afhankelijk wat voor kosten IT met zich mee brengt. Een ondernemer die z'n pc alleen voor administratie gebruikt. Tja koop je pc lekker bij de computer boer op de hoek. Het enige wat ik je mee wil geven is die backups. Ooo zo belangrijk. Vaak genoeg heb ik het fout zien gaan. En zo lastig is het helemaal niet om je backups te automatiseren naar een usb-stick.

 

Ben je als ondernemer een veel eisende computer gebruiker. Ja dan vind ik dat je best wat meer mag nadenken over je it situatie en je toekomst.

 

Voor een ieder is het verhaal weer anders. Er is geen standaard IT praatje wat bij iedereen past. Maar hier staan wel aardig wat puntjes waar men over na kan denken.

[wxanl]

Voor een ieder is het verhaal weer anders. Er is geen standaard IT praatje wat bij iedereen past. Maar hier staan wel aardig wat puntjes waar men over na kan denken.

 

En dat was nou net de bedoeling. Zorgen dat mensen er in iedergeval over nadenken. Als je dan een keuze maakt doe je dat tenminste bewust (met of zonder risico).

 

Dat ik hier niet de IT-oplossing voor iedereen wil en kan posten is denk ik ook wel duidelijk. Het verhaal is ook bewust algemeen gehouden om een soort "oh dat klinkt bekend" gevoel te krijgen zodat iedereen vervolgens zelf gaat kijken wat zijn situatie is.

 

 

 

[asteriskfreak]

En vooral het backuppen is erg belangrijk.

De meeste doen dit op een USB stick, maar wat als men zo'n USB stick verliest?

In de meeste gevallen komen dus klant en bedrijfsgegevens op straat te liggen omdat

men heeft nagelaten om de stick te beveiligen.

 

Het heeft weinig zin om een complete IT infrastructuur op te zetten als men niet weet om

deze effectief te benutten. Dit terwijl kleinere zaken zoals backup gegevens beveiligen vaak

over het hoofd worden gezien. Dagelijks raken in Nederland ontelbare USB sticks zoek, waarvan het gros

hiervan de gegevens zo van uit te lezen zijn.

 

Mijn advies luidt dan ook, geef vooral aandacht aan de privacy van de klant en uiteraard voor jezelf.

door je zaken goed te beveiligen. Zorg dat deze gegevens niet door derden gelezen kunnen worden

en later eventueel misbruikt kunnen worden door criminelen. De schade hiervan op langere termijn

is veel groter dan als men geen backup zou maken.

 

Met dit opensource programma komt men al een heel eind.

 

 

[Dataman]

Wow...

 

Ik zie als datarecovery specialist elke dag de gevolgen van niet of slecht backuppen.

Deze ruimte is te klein om alle mogelijke scenario's te omschrijven waarbij het fout gaat.

 

Het belang van een backup kan niet onderschat worden.

Uit een amerikaans onderzoek blijkt dat bij bedrijven die hun opslagmedia aanbieden bij een datarecovery bedrijf en waarbij het niet gered kan worden, ongeveer de helft binnen 5 jaar falliet gaat. De belangrijkste reden daarvoor is dat ze een niet meer in te halen achterstand oplopen ten opzichte van hun concurrent.

 

In mijn dagelijkse praktijk zie ik toch als belangrijkste reden dat men dacht dat er een backup was.

Men maakt trouw een backup maar controleert niet of de data er daadwerkelijk op staat.

De controle vindt dan pas plaats als de backup nodig is (de zaak is gecrashed) en dan blijkt dat de backup niet goed gegaan is. Soms zelfs alle backups van de laatste 3 jaar die niet goed gegaan zijn.

Bij de bedrijfsvoering hoort het regelmatig controleren van een backup. Vaak wordt daar ten onrechte op bezuinigd, terwijl de gevolgen soms net zo groot zijn als dat je toko tot de grond toe afbrand. Het risico wat je loopt is zeer hoog en de gevolgen zeer groot. Het is alsof je geen WA verzekering hebt. Het kan goed gaan, maar als er iets fout gaat is het een ramp.

 

Alleen backuppen naar een USB stick is echt te riskant.

Je hebt meerdere backups nodig waar je op terug kunt vallen en één medium is ook een extra risico.

Backup als je niet veel data hebt zowel naar een USB stick en regelmatig naar een DVD.

Denk ook aan brand of blikseminslag. Bewaar minimaal 1 backup offsite (of online tegenwoordig).

Vertrouw nooit op één backup.

 

Maak minimaal één maal per jaar (na het afsluiten van je boekhouding bijvoorbeeld) een totale backup en leg die ergens anders neer. Ik maak regelmatig mensen mee die alles kwijt zijn van de afgelopen 5 jaar. Dat is gemakkelijk te voorkomen.

 

Als je foto's hebt (die tegenwoordig meestal digitaal zijn) maak dan regelmatig DVD's en ruil met familie. Zij hebben een kopie van jou foto's en jij van hun. Op die manier heb je je backup en het is vaak nog leuk ook.

 

Voor een beginnend ondernemer lijkt dat allemaal niet zo boeiend, maar je bent wel verplicht om je administratie een bepaalde tijd te bewaren voor de fiscus. Als die alleen digitaal is en het origineel en backup is weg, dan heb je een aardig probleem. Dan moet je alles weer opnieuw gaan zitten invoeren. De tijd en het geld wat daar in gaat zitten kun je beter voor wat anders gebruiken.

 

Een backup is als een verzekering.

Hopelijk heb je hem nooit nodig, maar als je hem nodig hebt dan ben je blij dat hij er is.

Je kunt beter een goede backup hebben dan een verzekering.

Een backup dekt altijd, bij een verzekering is het vaak afwachten :)