Boekhouding ordenen....

[Vino33]

Zo, maar eens weer gaan ordenen. Aangezien de map met inkomende facturen vol is en er een nieuwe bij moet vroeg ik mij het volgende. Is het beter om alle inkomende facturen in één map op datum volgorde op te ruimen of voor elke soort facturen een nieuwe map, zoals leaseauto, accountant, telefoonkosten, koerierskosten etc...?

 

Hoe doen jullie dat zodat het meest overzichtelijk is.

Thanks. ::)

[Zlata]

Nummeren en op datum achter elkaar opbergen, maar wel in een Excelsheet gooien met leverancier en datum erbij, zodat ik middels sorteren/filters/draaitabellen altijd benodigde analyses kan uitvoeren.

[Sander DS-Finance]

Hoi Dasim,

 

Je kan de facturen genummerd op volgorde van binnenkomst opruimen. Dan kan je de factuur vanuit je boekhouding makkeljk terug vinden als je het inkoopnummer van je factuur hebt opgezocht.

 

Je kan ook de factuur per leverancier met de nieuwste factuur boven opruimen. Dan kan je ook makkelijk een factuur terug vinden, vooral als je leverancier er over belt of jij iets moet opzoeken bij een bepaalde factuur, zonder dat je je boekhouding moet opstarten

[Astrid Heijkamp]

@Zlata, ik zou toch opbergen op nummer (uniek) in plaats van datum maar wellicht dat je dat ook bedoelde of wellicht loopt dat bij jou gelijk (hoeft niet altijd zo te zijn).

 

Zelf scan ik bovendien al mijn inkoopfacturen en sla deze per boekjaar op met de naam [inkoopfactnr] [naam leverancier] [korte omschrijving] . Dmv de zoekfunctie krijg ik dan als ik zoek op leverancier alle inkoopfacturen eventueel kan ik ook zoeken over de verschillende boekjaren heen. Als je het scannen dagelijks doet dan is het niet zo heel veel werk.

 

Ik ben dit jaar begonnen alles te scannen, ook de in en uitgaande poststukken. Voor mij werkt het super, via zoeken op [relatienaam] in 1 overzicht alle stukken op mijn scherm die ik van een bepaalde relatie heb ontvangen (of naar toe verstuurd heb). Maar goed dit gaat iets verder dan de vraag van de TS.

 

Een prettige dag allemaal!

 

Astrid

[avelache]

Ik heb altijd geleerd (bij een accountantskantoor) dat facturen achter het desbetreffende kasblad of bankafschrift horen te zitten. In de boekhouding kan je bijv. de telefoonkosten zeer eenvoudig herleiden naar het bankafschrift waar ze op staan. En dan pak je de map en heb je binnen enkele seconden het bankafschrift gevonden met bijbehorende telefoonrekening.

 

Als je een groter bedrijf hebt is het veel handiger om de facturen te nummberen (=boekstuknummer) en dan gewoon op alfabet opruimen. Zoals iemand al eerder aangaf, als je dan een vraag van een leverancier krijgt of belangrijker nog, zelf iets zoekt over één leverancier, dan kan je eenvoudig alle (betaalde) facturen vinden.

Bij deze methode heb je dus een extra map (of gewoon een bakje) nodig. Daar stop je alle facturen in die nog betaald moeten worden. Zodra de facturen betaald zijn archiveer je ze dan op alfabet.

 

 

[ecofin]

avelache

.....Zodra de facturen betaald zijn archiveer je ze dan op alfabet.

 

Als ik ergens een hekel aan heb dan is het wel het opbergen van stukken op alfabet. Dat geeft alleen maar aanleiding tot misverstanden en verkeerd opbergen met als gevolg dat de factuur die ik zoek echt helemaal niet meer te vinden is.

Een voorbeeld uit de praktijk:

een factuur van De Nederlanden van 1845 wordt opgeborgen onder de "D"; een volgende factuur wordt opgeborgen onder de "N". Deze zijn, met enig nadenken, nog terug te vinden overigens.

 

John

[avelache]

Ach ja, bij bedrijven waar 2 of meer personen op een boekhouding werken raken altijd facturen zoek.

Op de 1 of andere manier kan het nooit zo zijn dat alles is terug te vinden. Raar, maar waar! :-P